до какого числа работодатель должен уведомить работника о переходе на электронные трудовые книжки
Заканчивается срок для подачи заявлений о выборе формы трудовой книжки
До 31 декабря 2020 года включительно каждый работник должен подать письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) или о сохранении бумажной версии документа. Об этом напомнили специалисты ПФР на своем сайте.
Как известно, в этом году работодатели обязаны были уведомить каждого работника о праве выбрать форму ведения трудовой книжки — электронную или бумажную. Соответствующие уведомления следовало направить сотрудникам до 31 октября 2020 года (см. « Срок уведомления работников о переходе на электронные трудовые книжки продлен »).
В свою очередь работник, получивший уведомление, должен до конца 2020 года принять решение о том, хочет ли он перейти на ЭТК, или намерен сохранить бумажную версию документа. Подробнее об извещении работников и образце уведомления см. в статье: « Электронные трудовые книжки: что работодатели должны сделать в 2020 году ».
Если работник предпочтет электронный формат, работодатель должен зафиксировать этот факт в бумажной трудовой книжке и вернуть ее сотруднику (см. « Минтруд уточнил, как заверить запись о ведении электронной трудовой книжки при выдаче работнику бумажного экземпляра »). При этом бумажная книжка не потеряет своей силы. Она останется источником сведений о трудовой деятельности работника за периоды до 2020 года.
СПРАВКА
Сейчас в электронной версии трудовой книжки фиксируются только сведения о работе с 2020 года. Но с 2021 года по желанию работника в нее можно включить записи о трудовом стаже за все предыдущие периоды. Соответствующий законопроект № 1052422-7 находится на рассмотрении в Госдуме.
Если работник выберет бумажную трудовую книжку, то работодателю придется вносить сведения в обе версии документа — и в бумажную, и в электронную.
Как быть, если работник не подаст заявление до конца 2020 года? Чиновники отвечают, что в этом случае нужно продолжить вести его трудовую книжку на бумаге.
Также в фонде напоминают, что, если человек впервые трудоустроится в 2021 году или позже, все сведения о периодах его работы следует вносить только в ЭТК. Оформлять бумажную трудовую книжку не надо.
ВАЖНО
После того, как работник выберет форму ведения трудовой книжки, работодатель должен сдать отчет по форме СЗВ-ТД. Подробнее см. « Как правильно заполнить и сдать форму СЗВ ‑ ТД ».
Продлен срок уведомления работников о возможности перехода на электронные трудовые книжки
Работодателям необходимо проинформировать своих работников о праве выбора формы трудовой книжки до 31 октября 2020 г. включительно. Прежний срок 30 июня был продлен в связи с длительным периодом работы в удаленном режиме большинства российских компаний.
Способ уведомления сотрудников при этом сохраняется – работодателю следует уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.
Напомним, с начала текущего года данные о трудовой деятельности работников формируются в электронном виде. К настоящему времени в Марий Эл уже 6318 организаций направили в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности на 107610 человек.
Организации представляли информацию только в том случае, если за отчетный период происходили прием на работу, перевод работника на другую должность или увольнение либо работник подавал заявление о выборе формы трудовой книжки.
Заявление о выборе ведения трудовой книжки в электронном виде подали 6963 человека.
Сведения для электронных трудовых книжек направляются всеми компаниями и предпринимателями с наемными работниками. Самозанятые граждане не представляют отчетность о своей трудовой деятельности.
Подробнее об электронных трудовых книжках читайте на сайте ПФР
Срок уведомления работников о переходе на цифровые трудовые продлен до 31 октября 2020 года
Срок предупреждения сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки, который истекает 30 июня 2020, решено продлить.
В связи с противоэпидемическими мероприятиями и работой в условиях самоизоляции многие компании могут не успеть уведомить работников о возможности выбора между бумажной или электронной книжкой до 30 июня. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 19.06.2020 №887, срок такого уведомления продлевается до 31 октября 2020 года.
При этом способы уведомления остаются на усмотрение работодателя, нужно только закрепить их в локальных нормативных актах с учетом мнения представительного органа работников (при наличии такого представительного органа).
Напомним, с 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Электронная книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета.
Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.
При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.
Для сведения: по предварительным данным, перемены, связанные с введением электронной трудовой книжки, затронут более 600 тыс. жителей Владимирской области и 40 тыс. организаций, работающих в регионе.
Переходим на электронные трудовые книжки: алгоритм действий
В декабре 2019 года приняты законы о введении электронных трудовых книжек:
Основные тезисы
Пошаговая инструкция
Внесение изменений в законодательство в части введения электронных трудовых книжек повлекло за собой необходимость проведения в учреждениях определенных мероприятий, а также установления новых обязанностей для должностных лиц кадровой, бухгалтерской (либо иных) служб. Следовательно, нужно будет издать приказы по учреждению:
Скорректировать потребуется и некоторые локально-нормативные акты учреждения. В частности, нужно будет:
Работодатели должны позаботиться об обеспечении технической готовности представления сведений о трудовой деятельности для хранения их в информационных ресурсах ПФР.
Кроме того, нужно завести электронную почту (и довести адрес электронной почты до сведения работников), куда работники смогут присылать заявления о выдаче им сведений о трудовой деятельности.
4. Разработайте формы уведомления и заявления
Законодательство обязывает работодателей в срок до 01.07.2020 уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки. Форма такого уведомления не утверждена, соответственно, работодатель должен разработать ее самостоятельно.
Работники, в свою очередь, до 31.12.2020 включительно должны подать работодателю письменное заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки). Форма такого заявления произвольная. Но чтобы у работников не возникало вопросов, целесообразно разработать формы заявлений и предлагать их в качестве образца работникам.
5. Проверьте правильность оформления бумажных трудовых книжек
Перед переходом на ведение электронных трудовых книжек целесообразно провести сплошную проверку правильности оформления бумажных трудовых книжек. При необходимости — внести новые записи или исправить ошибки.
6. Подготовьтесь к сдаче отчетности
С 2020 года работодатели обязаны будут представлять сведения:
То есть, как уже указывалось выше, в учреждении нужно будет назначить лиц, ответственных за оформление данных форм, при необходимости провести обучающие занятия по порядку их заполнения.
Отметим, что ежемесячная форма СЗВ-ТД в 2020 году должна оформляется не на всех работников, а лишь на тех:
1) которые подали заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в месяце, следующем за тем, в котором было подано такое заявление);
2) у которых поменялись сведения о трудовой деятельности, в частности произошли следующие события:
С 2021 года работодатели обязаны будут подавать в ПФР сведения о приеме и увольнении работников не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).
7. Уведомите работников о переходе на электронные трудовые книжки
Проведите разъяснительную работу среди работников о сути электронных трудовых книжек, о возможности выбора способа ведения трудовых книжек и об алгоритме получения сведений о трудовой деятельности.
До 01.07.2020 уведомите под подпись работников (включая тех, кто находится в декрете) о переходе на электронные трудовые книжки и о необходимости выбора ими дальнейшего способа ведения трудовых книжек. Декретницам уведомление можно направить заказным письмом.
8. Организуйте прием заявлений от работников
До 31.12.2020 организуйте прием заявлений от работников о выборе способа ведения трудовой книжки.
Если работник до 31.12.2020 не представил соответствующее заявление по уважительной причине (например, находился на больничном, в отпуске, в декрете либо по иному основанию не исполнял трудовые обязанности, но за ним сохранялось место работы либо гражданин имел стаж работы по трудовому договору, но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых отношениях), он может представить такое заявление работодателю в любое время позже.
9. Выдайте работникам бумажные трудовые книжки
Если работник выбрал способ ведения трудовой книжки в электронном виде, после 01.01.2021 бумажную трудовую книжку ему нужно будет выдать на руки под подпись (факт выдачи зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек). При выдаче трудовой книжки в нее необходимо внести запись о подаче работником соответствующего заявления.
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь
Истек срок уведомления об «электронных трудовых». Что дальше?
эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства
Ответим на главные вопросы работодателей и кадровиков
В октябре 2020 года завершился срок, в который работодатели были обязаны уведомить работников о выборе ведения трудовой книжки и собрать у них заявления. Как теперь принимать на работу?
Используйте правильную терминологию. «Электронная трудовая книжка» — это обывательское понятие, его не существует в нормативных правовых актах. Вспоминайте, мы говорили об этом на вебинарах и уроках весь 2020 год. И в статье мы используем единую терминологию: «предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ». Будем говорить профессионально и грамотно — это не так сложно, как кажется.
1. Спрашивать ли работников о способе ведения трудовой книжки после 31.10.2020?
С одной стороны, работодатели при приеме на работу после этой даты больше не обязаны уведомлять работников о происходящих изменениях в законодательстве.
С другой стороны, работник обязан до 2021 года сделать выбор и написать заявление:
Согласитесь, есть некая рассогласованность.
Предлагаем на выбор два варианта:
В конце статьи есть шпаргалка
2. Останется ли у работников после 2020 года возможность подавать заявления о дальнейшем ведении бумажной трудовой книжки или отказе от нее?
Законодатели не забыли о тех, кто не имел возможности написать заявление в 2020 году:
Работники, которые пожелали остаться с бумажными трудовыми книжками и написали заявления об этом, не утратили права изменить свое решение в последующем. А это значит, что даже после 2020 года они смогут обратиться к своему работодателю с заявлением о выборе предоставления им сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
3. Как узнать, предоставлял или нет работник заявление о выборе варианта внесения сведений о трудовой деятельности на предыдущем месте работы?
Кажется, что в теории вопрос очевиден. Если работодатель знает, а главное соблюдает законодательство, то при приеме на работу работник предъявляет трудовую книжку с последней записью о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и (или) форму СТД-Р или СТД-ПФР.
Но на практике может возникнуть ситуация, когда работник приносит трудовую книжку, в которой последняя запись о расторжении (прекращении) трудового договора. Возможны как минимум два варианта развития событий:
4. Как быть, когда у работника две трудовые книжки или прежний работодатель не внес соответствующие записи?
Законодатели это не учли, но. На практике у работника может быть несколько трудовых книжек:
Также есть работодатели или работники кадровых служб, которые не отследили изменения или не поняли их:
В итоге у нас есть работники, которые писали заявления об отказе ведения бумажной трудовой книжки, но в их в трудовой это не отражено. Если работодатель все же сдавал по ним отчетность, то информация будет внесена в информационную систему ПФР. Но работодатель, к которому этот работник устраивается, из документов, предъявляемых при приеме на работу, этого не узнает.
Законодательно вопрос не решен. Но не стоит паниковать. Оснований для привлечения текущего работодателя к ответственности нет. Если вы столкнетесь с такой ситуацией, просто продолжите вести на работника трудовую книжку, предоставите отчет СЗВ-ТД с информацией о приеме на работу в ПФР. Риск здесь лишь в дополнительной ответственности за ведение, учет, хранение, выдачу трудовой книжки, которая на самом деле должна храниться у работника. Ну и, конечно же, это лишняя работа для вас.
Выводы
В статье мы дали практические рекомендации, как поступать работодателям с работниками, которые устраиваются на работу после 31.10.2020, в части изменений, связанных с переходом на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
В 2021 году нас ждут изменения в форме СЗВ-ТД. Будем держать вас в курсе и давать практические рекомендации по работе.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
Примеры записей в трудовую (оформление титульного листа, внесение исправлений, совместительство становится основным) 632.6 КБ