кпд в бухгалтерии что такое
Ключевые показатели эффективности бухгалтера (KPI)
Стимулирование работников на достижение новых целей и эффективное выполнение задач с помощью поощрений принято практически в каждой организации. Правильная оценка достижений требует четкую постановку цели и определенные критерии значимости достигнутого результата. Для конкретной регламентации достижений сотрудников создана система, основанная на совокупности показателей эффективности. Она помогает работникам быть осведомленными о том, как они могут достичь желаемой цели (поднятие зарплаты, карьерный рост и другие бонусы), а менеджерам объективно оценивать уровень затраченных усилий персонала.
Основные обязанности бухгалтера
Бухгалтерия – одно из важнейших звеньев в цепочки функционирования предприятия. От успешной работы этого отдела и своевременного ознакомления сотрудников с нововведениями законодательства во многом зависит непрерывность и продуктивность деятельности всех подразделений организации. К основным обязанностям бухгалтера можно отнести:
Список обязанностей бухгалтера зависит от специфики деятельности организации. Каждое предприятие имеет свой регламент должностных обязанностей бухгалтера, поэтому список может быть значительно шире, исходя из хозяйственных потребностей.
Основы KPI
KPI – это система коэффициентов. Совокупность KPI воздействует на количественные и качественные достижения относительно предполагаемого результата. Разработка показателей предусматривает разложение главных индексов для получения каждым подразделением предприятия группы своих KPI. Каждый коэффициент имеет свои параметры эффективности, четко регламентированные установленным сроком выполнения задачи. В соответствии с показателями эффективности на основе KPI каждый сотрудник получит индивидуальное вознаграждение.
Для успешного запуска системы коэффициентов эффективности предприятию необходимо провести многоэтапную подготовку.
Условия успешного функционирования системы коэффициентов:
Виды основных коэффициентов эффективности:
KPI главного бухгалтера – что сюда входит?
Каждый отдельно взятый отдел бухгалтерии имеет свои особенности работы в соответствии с деятельностью организации, поэтому совокупность коэффициентов для каждого отдельно взятого главного бухгалтера будет своя. К показателям, определяющим результативность работы бухгалтерии, можно отнести:
Кроме перечисленных выше критериев, главному бухгалтеру стоит принимать во внимание информацию о квалификации, стимулах и уровне нагрузке в работе персонала.
Пример KPI главного бухгалтера
Рассмотрим пример расчета главного бухгалтера на основе 4 коэффициентов:
Z – несвоевременное выполнение расчетов: Z = Z факт./Z план, где Z факт. – действительные временные затраты на отчетность.
Zплан. – плановые временные затраты: P – объем просроченных платежей; P = (P пo/Pобщ.) × 100%, где P пo – сумма просроченных обязательств, Pобщ. – сумма неоплаченных обязательств.
N – переплаты контрагентам; N = (Nопл./Nр) × 100%, где Nопл. – сумма, оплаченных обязательств.
Nр – настоящая сумма, выставленная к оплате: O – ошибки при ведении счетов, O = O общ.выст. – O верн.выст, где O верн.выст. – объем верных счетов в денежном выражении. O общ.выст. – объем всех счетов в денежном выражении.
Пример 1. Бухгалтер A:
Z = Z факт./Z план = 56/37 =1,51,
P = (P пo/Pобщ.) × 100% = 120/3600*100=3%
N= (N опл./Nр) × 100% = 6500/6500*100=100%
O = O общ.выст. – O верн.выст =35 — 35=0
На основе полученных результатов можно сделать выводы: Z>0 – значит, работа выполнена не только в срок, но и запасом времени; P 50%, что говорит о довольно высоком уровне просрочек, N>100% рассказывает об отсутствии переплат и O>0 свидетельствует о наличии ошибок в выставлении счетов.
KPI в рассмотренном примере равен 0, нет ни одного положительного результата расчета, что говорит о низком уровне эффективности работы главного бухгалтера.
KPI – хороший стимул для сотрудников и эффективное средство контроля для руководителей. Для каждой конкретной организации количество и состав показателей результативности будет свой. Однако, чтобы система работала, важно вести справедливую оценку деятельности, придерживаясь выставленных коэффициентов, и достаточную программу бонусов для сотрудников, для высокой мотивации к достижениям целей компании.
KPI бухгалтера: показатели и критерии для премирования
Автор: Елена Желенкова главный бухгалтер-консультант
KPI бухгалтера: показатели и критерии для премирования
Автор: Елена Желенкова
главный бухгалтер-консультант
Кому подходит эта статья: собственникам бизнеса, которые хотят разработать систему мотивации для сотрудников бухгалтерии и тем самым повысить эффективность их работы.
Простыми словами KPI – это показатели эффективности, по которым можно определить, насколько хорошо работает сотрудник, отдел, компания. К этим показателям привязывается переменная часть вознаграждения сотрудника, а попросту говоря, премия.
Бухгалтер не влияет напрямую на прибыль компании, поэтому рассчитать его KPI сложнее, чем, например, менеджера по продажам или работника у станка. Эффективность последних можно измерить количеством продаж или выработанных деталей сверх нормы, а что будет показателем эффективности бухгалтера? Поговорим об этом в нашей статье.
Сразу оговоримся, что стандартов в этом вопросе нет и быть не может. Вы можете найти пример в интернете, но в любом случае его придется адаптировать под себя. Функции бухгалтера в разных компаниях сильно отличаются. У единственного бухгалтера небольшой торговой фирмы это будут одни функции, а у бухгалтера отдела учета основных средств крупной производственной компании – совсем другие. Поэтому отталкиваться нужно от функций бухгалтера именно в вашей компании.
Вовсе необязательно привязываться к термину KPI, выдумывать большое количество показателей и применять сложные методики расчетов, чтобы оценить работу бухгалтера. Для того, чтобы система работала и мотивировала, нужно определить самые значимые показатели и их вес в общей сумме премии.
Что брать за показатели эффективности
За основу нужно взять основные процессы, в которых участвует бухгалтер.
Наградить бухгалтера можно за:
Как видите, список выглядит немного странным, потому что вовремя сдавать отчетность и правильно считать налоги и заработную плату – это обычные стандарты работы бухгалтера, за которые он получает зарплату. Получается, что собственнику бизнеса приходится платить премии за то, чтобы бухгалтеры не ошибались и не пришлось платить штрафы. Но это специфика работы бухгалтеров – их работа не видна, пока нет ошибок. Поэтому система показателей для бухгалтера в основном строится на отсутствии ошибок, штрафов, нарушений и претензий.
Если вы передаете бухгалтерию на аутсорсинг, то все, за что премируют штатную бухгалтерию – соблюдение сроков отчетности, отсутствие ошибок и претензий от контролеров и т.д., – является стандартом обслуживания в рамках абонентской платы. Не нужно доплачивать за то, что не было ошибок и штрафов, за то, что подготовили годовой отчет и т.д. Наоборот, аутсорсинговая компания сама теряет деньги, если ошибается, потому что несет ответственность и платит штрафы из своего кармана.
Чтобы не переплачивать за то, что и так должно быть сделано, некоторые компании применяют такую схему: назначают небольшую фиксированную зарплату бухгалтеру и переменную часть, которая зависит от выполнения показателей. Таким образом, если бухгалтер работает хорошо, он получает обычную зарплату, а если плохо – маленькую. Например, оклад 20 тысяч и премия – от 0 до 35 тысяч.
Другой вариант – премия выплачивается только в отчетные периоды, когда нагрузка на бухгалтера возрастает, а все остальное время он получает только оклад.
Главное, чтобы в списке показателей не было тех процессов, на которые бухгалтер повлиять не может. А еще показатели должны быть измеримыми, а не размытыми. Иначе это будут показатели ради показателей, мотивировать бухгалтера они не будут.
Пример из практики
У одного нашего нынешнего клиента показатель премирования штатного бухгалтера был прописан так: «Высокая результативность выполнения наиболее сложных (внеочередных) работ и достижение высоких показателей». Что значит высокая результативность? Какие высокие показатели? Что конкретно должен делать бухгалтер, чтобы получить премию по этому пункту?
Вот яркий пример формального подхода к разработке KPI, когда ничего непонятно и есть место субъективной оценке. А вот формулировка «Своевременная выдача расчетных листов и отсутствие ошибок в расчете заработной платы» звучит уже конкретнее. Бухгалтер знает, что получит часть премии за то, что вовремя выдал «расчетки» и правильно посчитал зарплату.
Не стоит придумывать десятки показателей, для рядового бухгалтера достаточно пяти.
Вот как может выглядеть чек-лист для расчета премии обычного бухгалтера
Показатель
Процент выполнения
Итого с учетом веса
В этом примере бухгалтер должен получить 97% от максимальной суммы премии.
Если премия выписывается на целый отдел, то дополнительно определяется коэффициент трудового участия каждого сотрудника и высчитывается его доля в общей сумме.
Это упрощенный пример с общими показателями только для того, чтобы показать принцип. Каждая фирма сама определяет показатели и их значимость, все зависит от функций бухгалтера и специфики деятельности компании.
Вы можете включить в список:
Для разработки более сложной и детальной оценки премирования лучше обратиться к специалистам.
За что можно премировать главного бухгалтера
Критерии оценки работы главбуха будут другими, так как он организует работу бухгалтерии, выполняет более объемные задачи и больше влияет на доходы и расходы компании.
Премию главного бухгалтера можно привязать к таким показателям:
Как оформить премию бухгалтеру
Порядок премирования нужно закрепить в локальных документах компании: положении об оплате труда, положении о премировании, коллективном договоре, трудовых договорах.
1С-WiseAdvice возьмет на себя разработку локальных документов, пропишет в них KPI бухгалтера и других сотрудников, подготовит кадровые документы, оформит приказы на премии и рассчитает заработную плату.
KPI может стать хорошим стимулом для сотрудников бухгалтерии, если ввести справедливую оценку деятельности. Систему показателей нужно разработать, исходя из реальных функций бухгалтеров, и требовать от них достижимых результатов.
В отличие от штатной бухгалтерии, бухгалтеров аутсорсинговой компании стимулировать и подстегивать не нужно – это задача их работодателя.
Типичные ошибки при оформлении КДП
Руководитель отдела по кадровому консультированию
Значимость юридически грамотной кадровой документации сложно переоценить. Любой кадровый документ это закрепление на бумаге юридически значимых фактов. Например, трудовой договор – это решение двух сторон, достигнутое при согласовании условий, в которых работник будет выполнять свою трудовую функцию, а работодатель обеспечивать работника всем необходимым для эффективной деятельности, и производить оплату его труда.
Безусловно, любая ошибка кадровика может повлечь за собой неблагоприятные последствия для работодателя, но в этой статье мы остановимся лишь на двух серьезных блоках кадровой работы – это локальные нормативные акты и трудовые договоры, ведь ошибки в этих документах приводят к максимальным рискам.
Проводя экспертизу кадровой документации у наших клиентов, я, как правило, рекомендую унифицировать кадровый документооборот и свести к необходимому минимуму документы пакета кадровой документации – в этом случае будет соблюден баланс между соблюдением требований законодательства и минимизацией ошибок при создании емких документов, в которых будет содержаться лишь существенная информация.
Создавая локальные нормативные акты, мы, стремясь сохранить структуру документа, наполняем его «лишней информацией». Так, в небольших по численности компаниях я зачастую встречаю множество локальных актов, которые дублируют друг друга: Коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда, Положение о премировании, Кодекс компании, Положение о режиме и секретности и т.д. Хорошо, если в создании этих документов участвовал юрист, но на практике выходит так – кадровик, имеющий небольшой опыт использует знания, полученные в интернете, и созданные при помощи интернета локальные акты не только наполнены лишней информацией, но противоречат друг другу. А теперь представим себе: сколько времени уходит у кадровика на процедуру приема на работу – ведь в соответствии с ч. 3 ст. 68 ТК РФ, до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись со всеми локальными нормативными актами (ЛНА), непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника.
ТК РФ однозначно требует наличия у работодателя лишь двух локальных нормативных актов: Правил внутреннего трудового распорядка и Положения, регламентирующего работу с персональными данными работников. Если грамотно продумать их структуру, то эти два документа могут содержать в качестве разделов все необходимые регламенты (правила оплаты труда, поощрений и наложения дисциплинарных взысканий, правила корпоративной этики и сохранения конфиденциальности и т.д.), необходимость в создании иных ЛНА отпадет.
Но, давайте перейдем к конкретным ошибкам, допускаемым при создании ЛНА. Это:
— отсутствие конкретной информации о режимах рабочего времени и времени отдыха в данной компании. В лучшем случае прописывается 5–дневная, 40-часовая неделя с двумя выходными днями и перерыв для приема пищи не более 60 минут. Однако, анализируя трудовые договоры с работниками этой организации, я встречаю установление режима ненормированного рабочего дня, практически, у 80% работников – что никак не отражено в ЛНА, хотя в соответствии со ст. 101 ТК РФ, перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников. Учитывая ритм, в котором существует бизнес, многие компании не устанавливают конкретное время перерыва на обед и прописывают «плавающий режим обеденного перерыва», а это значит, что применить норму законодательства о наложении дисциплинарного взыскания при отсутствии работника в течение 4-х часов подряд будет проблематично;
— отсутствие регламента выплаты заработной платы: как часто выплачивается заработная плата, каковы ее составные части, место и порядок ее выплаты и т.д. Вместо этого могут использоваться устаревшие нормы и терминология КЗоТ РФ (например, аванс и заработная плата). Кроме того, бывает так, что в компании применяют различные формы оплаты труда (часовая или дневная ставка, должностные оклады), но ЛНА информации об этом не содержат;
— при наличии обособленных подразделений в других регионах, где режимы работы, отдыха и оплаты труда имеют особенности, но никак не отражены в ЛНА (а зачастую и в трудовых договорах тоже), что снижает уровень гарантий работников организации в этих регионах по сравнению ТК РФ;
— ошибки в Штатном расписании. Штатное расписание – документ, отражающий все разнообразие должностей и уровней оплаты по всей организации, в него необходимо включать и обособленные подразделения. При этом категорически недопустимы «вилки окладов», это будет трактоваться как дискриминация в сфере труда (это серьезное нарушение законодательства, которое встречается практически в 90% компаний, в которых есть региональные подразделения);
— отсутствие информации об индексации заработной платы, хотя статьей 134 ТК РФ предусмотрено, что работодатели, производят индексацию заработной платы в порядке, установленном локальными нормативными актами;
— ограничение прав работников при установлении правил работы с конфиденциальной информацией. Работодатели «увлекаясь» проблематикой, обязывают работников уведомлять работодателя о намерении работать по совместительству (в противном случае работнику грозит ряд административных мер), что является нарушением ст. 282 ТК РФ;
— закрепление в ЛНА внутриорганизационных норм (например, обходные листы при увольнении работника, обязанности соблюдения дресс-кода). Эти правила не носят правового характера и привлечь работников к ответственности за их нарушение невозможно. Более того, задержка трудовой книжки при увольнении работника, не сдавшего обходной лист, является нарушением ТК РФ и влечет за собой выплату среднего заработка за все время задержки с уплатой штрафов;
— отсутствие необходимой информации при разработке Положения о персональных данных: не оговаривается перечень должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным и порядок обработки данных, отсутствие исчерпывающего перечня документов, относящихся к персональным данным;
— нарушение ст. 192 ТК РФ, в соответствии с которой перечень дисциплинарных взысканий является исчерпывающим и применение любого другого взыскания к нарушителям трудовой дисциплины (например, лишение премии, снижение процента премии, перенос отпуска, уменьшение количества дней отпуска за совершенный прогул, наложение денежных штрафов и лишение каких-либо льгот в качестве наказания и т.д.) незаконно.
Говоря об ошибках при оформлении кадровой документации, нельзя не рассмотреть такой документ как Трудовой договор, экземпляр которого хранится у работника на руках. Его важность сложно переоценить – трудовой договор это компас, с которым сверяется работник, в течение всего периода трудовых отношений с работодателем и с ним же отправляется в трудовую инспекцию и в суд.
Другая, часто встречающаяся ошибка, также связана с применением одного шаблона для всех категорий персонала. Если в организации устанавливаются различные режимы рабочего времени, то логично предположить что и варианты оплаты будут различны. В этом случае применяя единый шаблон трудового договора, кадровик подвергает работодателя серьезным рискам. Ведь, если работнику (например, работающему вахтовым методом) устанавливается суммированный учет рабочего времени, то нужно предусмотреть не только учетный период, но возможно, и график работы, способ оплаты и дополнительных компенсаций за работу вахтовым методом, предоставление дополнительных ежегодных отпусков, и др.
Совет подобен тому, который был дан выше, в ситуации с локальными нормативными актами, нужно разобраться какие категории работников есть в организации, сколько шаблонов трудовых договоров необходимо разработать и продумать их содержание. Изменение режима работы, как правило, влечет за собой изменение способа оплаты – это значит, что в разработанный юристами шаблон договора необходимо внести дополнения в разделы «Режим рабочего времени, время отдыха», «Оплата труда». Кадровики часто сетуют на то, что убедить работодателя (даже ссылаясь на законодательство) на увеличение суммы по договору весьма сложно, но кто говорит об увеличении итоговой суммы? Как прописать заработную плату в трудовом договоре – это мастерство и профессионализм кадровика. Безусловно, не стоит погружать директоров в технические детали того как вы соблюдаете баланс между требованиями законодательства и размером бюджета организации.
Кадровая документация очень важна. Она закрепляет факты, которые юридически значимы как для работника, так и для работодателя. Документировать трудовые отношения, следует очень внимательно, ведь от качества оформления этих документов зависит успех в разрешении трудовых споров. Не стоит экономить время при создании кадровых документов, поскольку аккуратно разработанный документ, на который было затрачено чуть больше времени, позволит сэкономить средства вашей компании.
Восстановление КДП на предприятии. Пошаговая инструкция
Основы КДП — что важно знать
Работники, впервые столкнувшиеся с этой аббревиатурой, могут задаться вопросом: что такое восстановление КДП. Этим термином кадровики называют процесс, направленный на исправление ошибок и недочетов, допущенных при ведении кадрового делопроизводства. Оформление всех кадровых бумаг должно происходить согласно нормам и правилам действующего трудового законодательства, но не все компании уделяют этому достаточное внимание.
После того как мы разобрались с тем, КДП — что это в кадрах, рассмотрим ситуации, когда восстановление кадрового делопроизводства необходимо:
Если на вашем предприятии имеют место быть подобные явления, стоит задуматься о том, как исправить ситуацию и как восстановить КДП.
Шаг 1. Восстанавливаем КДП: основные документы
Для восстановления КДП придется провести аудит состояния дел. Вначале определим перечень основных документов. В каждой организации, сколько бы работников в ней ни было, должны быть:
Этот не полный список, но то основное, с чего можно начать восстановление КДП. Когда этот этап будет окончен, перечень расширится, но об этом позже.
Шаг 2. Анализируем имеющиеся документы
Эта задача вроде бы несложная — собрать все, что имеется, рассортировать по видам и сравнить со списком. Но это если большинство документов есть в наличии. Когда бумаг много, но трудно понять, чего не хватает, можно поступить так: чтобы систематизировать собранную информацию, составьте таблицу со списком работников и отмечайте, что имеется на каждого из них, а чего нет. По мере восстановления в таблице можно делать пометки: так объем сделанной работы будет заметен, так же как и оставшиеся пробелы. Актуальный список сотрудников можно взять у бухгалтера по расчету заработной платы.
Начать разумно со штатной расстановки, а если она не составлялась, сделать ее можно, имея список отделов с фамилиями и должностями. Наверняка он есть у руководства или главного бухгалтера.
Шаг 3. Восстанавливаем историю трудовых отношений
Отсутствие трудовых договоров — частое явление в компаниях, пренебрегающих КДП. Что уж говорить об изменениях к ним. И даты приемов на работу, и изменения условий обычно известны бухгалтерии. Зачастую учет ведется в 1С или другой аналогичной программе, которая позволяет сформировать отчет с датами начала работы. Кадровые изменения также можно отследить в этой программе. Определите, какие изменения должны были оформляться дополнительным соглашением, и что из этого было составлено. Внесите все данные в таблицу и сравните с тем, что есть в наличии.
Если трудового договора нет
Его необходимо заключить. В зависимости от ситуации, в компании вариантов может быть два:
В обоих вариантах начать процедуру лучше так: составить письменное уведомление сотруднику о том, что с ним не был заключен трудовой договор при приеме на работу и необходимо это сделать.
Если руководство сменилось, порядок действий таков: договор составляется текущей датой, указывается реальная дата начала работы (пусть даже несколько лет назад) и действующий оклад, подписывает его действующий директор. Прикладываем уведомление о необходимости заключить договор, оно объяснит несовпадение дат.
Если договор есть, но нет изменений к нему
Исходим из соображений целесообразности. Для сотрудника, работающего многие годы, за которые неоднократно сменилось руководство, сделать все допсоглашения вряд ли получится. Поэтому восстанавливаем с того момента, с которого это не вызывает трудностей, так, чтобы текущие условия были согласованы и с работником, и с гендиректором. В компании, не менявшей руководителей, восстанавливаем все по максимуму.
Шаг 4. Восстанавливаем Т-2 и кадровые приказы
Личные карточки по форме Т-2 — обязательный кадровый документ. Удобнее всего их распечатывать из вспомогательных кадровых и бухгалтерских программ, эта форма там имеется. Но чтобы личные данные были полными, их нужно вначале туда внести. Поэтому нужно проверить заполнение уже имеющихся форм и определить, чего не хватает по каждому сотруднику. Распечатать Т-2 на каждого работающего имеет смысл потому, что в ней отражаются все отпуска, прием и переводы за весь период работы. Подписывая договоры, ознакомьте работников под подпись также и с Т-2.
В имеющиеся в наличии формы Т-2 просто допишите вручную недостающую информацию.
Перечень кадровых приказов отражается в журнале, он может быть и электронным. Удобнее отслеживать их наличие, разделив на виды. Не забудьте, что приказы на отпуск хранятся 3 года, более ранние восстанавливать не нужно. А вот прием и увольнение нужно возродить полностью. Там, где подписи взять уже невозможно, подшейте в дело неподписанный приказ с пометкой «восстановлено». Если и работник, и руководитель работают, предложите им бумаги на подпись.
Шаг 5. Уведомляем работников
Собирать подписи под распоряжениями с давно прошедшей датой непросто: это вызывает много вопросов, а иногда и недовольство коллектива. Поэтому издаем приказ о проведении кадрового аудита и приведении КДП к нормам ТК РФ за весь период работы организации. Знакомим с содержанием приказа всех сотрудников лично или через руководителей. Разъясняем, что точность и правильность всех договоров и приказов — в интересах работников. Так они смогут подтвердить свой стаж, зарплату и профессиональные навыки.
Заодно можно попросить всех принести недостающие документы: трудовые книжки, дипломы об образовании, свидетельства о рождении детей и т. д.
Конечно, начинать шаг 5 нужно, когда все документы для подписей готовы.
Шаг 6. Смотрим, в каком состоянии трудовые книжки
Для начала нужно выяснить, есть ли в компании совместители, на которых трудовые книжки не ведутся. На всех остальных трудовые книжки должны быть в наличии, и в них должны быть внесены записи о работе и переводах (постоянных). Кроме этого, проверьте наличие журнала учета движения трудовых книжек и записи в нем. От того, в каком это все состоянии, зависит порядок ваших действий. Бывает, что в журнале запись имеется, а самой книжки нет. Возможно, она утеряна, а возможно, просто выдана на руки в нарушение всех правил. Это предстоит выяснить по каждому случаю. Еще одна нередкая ситуация — требовалось завести новую трудовую, а бланки закончились. Время шло, а вопрос так и не был доведен до конца. В результате новый кадровик разыскивает несуществующий документ.
Журнал учета трудовых книжек — обязательный регистр. Если он не велся или имеет нестандартную форму, не опломбирован, стоит завести новый. В него переносятся данные на всех работающих сотрудников с датами их приема. В старом журнале делается пометка «данные перенесены в журнал установленной формы» с датой и подписью кадрового работника.
Шаг 7. Создаем или корректируем штатное расписание, графики отпусков, табели
Все указанные документы можно восстановить в любое время, сложность заключается лишь в сборе подписей в графике отпусков.
Делать множество изменений к старому штатному расписанию не имеет смысла, так что составляем актуальное, утверждаем приказом.
График отпусков за прошедший год составляем по факту использованных отпусков, данные о них есть у бухгалтера, который выплачивал отпускные. За предыдущие годы воссоздавать графики отпусков не нужно, так как хранятся они всего 1 год. За текущий год утверждаем от середины декабря прошлого года, вносим даты прошедших и планируемых отпусков.
Табели учета рабочего времени иногда делает бухгалтер. Если они не распечатывались, нужно сделать это. Программа 1С позволяет формировать табели за любой период.
Шаг 8. Принимаем локальные нормативные акты
К обязательным ЛНА относятся Правила внутреннего трудового распорядка и Положение о премировании, если премии когда-либо выплачивались.
Правила трудового распорядка можно взять типовые, дополнив текст особенностями организации. Обязательно нужно ознакомить с ними всех сотрудников под подпись. Не будет нарушением, если вы сделаете это текущей датой, важно, что требование закона выполнено.
Положение о премировании лучше обсудить с руководством и главным бухгалтером. Подготовьте стандартный текст и попросите внести коррективы. С этим документом также нужно ознакомить всех работников.
Стоит проверить также наличие Положения о защите персональных данных. Если его нет, нужно его разработать, приложить согласие сотрудников на обработку таких данных и подписать с каждым сотрудником.
Шаг 9. Как быть с уже уволенными
Эта ситуация всегда вызывает затруднения: работники уже уволились, а их бумаги оформлены неправильно, подписей нет и взять их теперь негде. Как быть? Самый логичный путь — заархивировать все в том виде, в котором есть. Как правило, проверяющие интересуются работающим персоналом, и старые ошибки не будут выявлены. На случай, если пробелы всплывут, составьте акт о передаче дел и о том, в каком состоянии они передавались. Или издайте приказ о восстановлении КДП. Так вы снимете с себя ответственность за те нарушения, что были допущены до начала вашей работы в организации.
Шаг 10. Расширяем список
Когда самое важное уже сделано, можно заняться и остальными делами. Проверьте наличие документов по направлению охраны труда и воинскому учету: