на каком счете учитываются топливные карты в бюджетном учреждении

На каком счете учитываются топливные карты в бюджетном учреждении

Дата публикации 08.09.2020

Будет ли нарушением правил бухгалтерского (бюджетного) учета ведение учета топливных карт на счете 03 «Бланки строгой отчетности»? Некоторые эксперты предлагают учитывать топливные карты на забалансовом счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» или на специально созданном забалансовом счете. По их мнению, учет топливных карт на забалансовом счете 03 некорректен, поскольку карты не обладают признаками бланков строгой отчетности. Как правильно учитывать топливные карты и приобретение ГСМ по ним?

Порядок бухгалтерского учета топливных карт в инструкциях по бухгалтерскому учету для учреждений госсектора не установлен. Следовательно, учреждение, исходя из экономического содержания операции, вправе разработать его самостоятельно и закрепить в учетной политике.

Согласно п. 1.7 технических требований к электронным контрольно-кассовым машинам (ККМ) для денежных расчетов с населением в сфере торговли нефтепродуктами и газовым топливом (утв. решением Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам, протокол № 14 от 10.11.1994) магнитные и чиповые карты являются эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов.

С этой точки зрения топливную карту можно было бы рассматривать как денежный документ аналогично талонам на ГСМ (п. 169 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, далее – Инструкция № 157н). Однако карта не имеет одного из основных признаков денежного документа – номинальной стоимости. Кроме того, карту можно пополнить и заблокировать, срок ее действия не ограничен, в то время как при предъявлении денежного документа обычно предоставляется товар (услуга) на всю его номинальную стоимость. Поэтому организовать достоверный учет топливных карт на счете 201 35 не представляется возможным.

Топливная карта содержит техническую информацию о видах топлива и установленных суточных лимитах (в литрах или рублях). Она не является средством расчета (платежа) за приобретаемое топливо. Суды отмечают, что топливные карты используются как средство строгой отчетности, позволяя их держателю получить от имени покупателя определенное количество нефтепродуктов (постановление АС Северо-Западного округа от 03.03.2016 № Ф07-2618/2016 по делу № А56-2768/2015, постановления ФАС Поволжского округа от 05.06.2008 № А12-987/08-С22, от 03.04.2008 № А12-16953/07-С22).

Если рассматривать карты исключительно как техническое средство для учета операций получения топлива (носитель информации), то для обеспечения их сохранности и контроля за выдачей наиболее оправдана организация учета карт на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Это не означает, что топливные карты являются бланками строгой отчетности. Учет карт и бланков должен вестись раздельно. Речь идет о том, что счет 03 позволяет учесть всю необходимую информацию о картах с наименьшим количеством трудозатрат.

Учет на забалансовом счете 03 ведется в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения. Внутренние перемещения бланков строгой отчетности в учреждении отражаются по забалансовому счету на основании оправдательных первичных документов путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.

Применительно к топливным картам имеет значение и тот факт, что учет на забалансовом счете 03 может вестись как в условной оценке (один бланк, один рубль), так и по стоимости приобретения бланков. Дело в том, что в зависимости от условий договора топливные карты могут передаваться как бесплатно, так и за плату.

Аналитический учет смарт-карт можно вести в разрезе каждой карты по номеру или закрепить каждую карту за автомобилем или за водителем. Списание карты с забалансового счета производится в случае ее утраты или расторжения договора с топливной компанией.

В письме Минфина России от 03.06.2008 № 02-14-10а/1611 также выражено мнение, что карты эмитентов, не являющихся кредитными организациями, которые предназначены для получения юридическими лицами (в т.ч. уполномоченными физическими лицами, держателями карт) предварительно оплаченных товаров, работ, услуг (карты ГСМ), необходимо учитывать на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Подобная точка зрения в отношении транспортных карт содержится в письмах Минфина России от 02.10.2018 № 02-07-10/70752, от 12.10.2012 № 02-06-10/4243.

Следовательно, вводить специальный забалансовый счет для учета топливных карт нецелесообразно. Ведение учета ценностей на забалансовом счете 27 предполагает наличие у них балансовой стоимости (п. 385 Инструкции № 157н), которой в случае с топливными картами может и не быть.

Таким образом, организация учета топливных карт на забалансовом счете 03 представляется оптимальной. Главное – закрепить такой порядок в учетной политике. Тогда ни о каком нарушении методологии бухгалтерского учета не может быть и речи.

В 2020 году вступил в силу федеральный стандарт «Запасы», утв. приказом Минфина России от 07.12.2018 № 256н (далее – СГС «Запасы»). Согласно п. 45 СГС «Запасы» объекты, подлежащие отражению согласно стандарту на соответствующих балансовых счетах, которые ранее не признавались таковыми в составе запасов и (или) отражались на забалансовом учете, отражаются в бухгалтерском учете на соответствующих балансовых счетах по их первоначальной стоимости, если они соответствуют критериям признания актива.

Как правило, топливная карта остается собственностью компании, которая ее выпустила, и служит носителем информации об авансовых платежах. Поэтому она не является самостоятельным объектом бухгалтерского учета, который необходимо учитывать на балансовых счетах учреждения. Соответственно, топливные карты не отвечают понятию актива, закрепленному в пп. 36 – 38 федерального стандарта «Концептуальные основы», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н, и не могут быть учтены на балансе.

Расходы по оплате информационных услуг, которые оказывают поставщики нефтепродуктов клиенту (компьютерный учет заправок по пластиковым топливным картам), отражаются по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (п. 10.2.6 порядка, утв. приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н, далее – Порядок № 209н).

Расходы на приобретение ГСМ относятся на подстатью 343 КОСГУ (п. 11.4.3 Порядка № 209н).

Как правило, изначально учреждение перечисляет поставщику предварительную оплату за ГСМ. Поставщик обобщает данные о нефтепродуктах, отпущенных по топливным картам на автозаправочных станциях, за определенный период времени (месяц) и оформляет единую накладную (счет-фактуру, реестр операций и т.д.). Чтобы оперативно принимать к учету полученные ГСМ, для водителей (ответственных лиц) в учреждении могут быть установлены более сжатые сроки для представления документов, которые подтверждают получение нефтепродуктов. В составе таких документов обязательно должны быть чеки ККТ электронного терминала. Сводные документы об отпуске нефтепродуктов, представленные поставщиками по окончании периода, могут служить для сверки с показателями бухгалтерского учета.

Стоимость топлива списывается в состав расходов на основании данных путевых листов.

В бухгалтерском учете бюджетного (автономного) учреждения приобретение ГСМ с использованием топливных карт можно отразить следующими записями (на примере деятельности в рамках выполнения задания):

Смотрите также

Источник

Учет ГСМ в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8»

Общий порядок работы

В статье кратко описаны общий порядок работы с подсистемой Учет ГСМ и возможности подсистемы, позволяющие повысить эффективность учета ГСМ в учреждении за счет сокращения времени оформления и обработки документов учета ГСМ и минимизации ошибок в рутинных операциях ввода данных. Полная информация о подсистеме Учет ГСМ, методике учета ГСМ, приведена в разделе «Учет ГСМ» методической поддержки редакции 2 «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» в ресурсах ИТС-БЮДЖЕТ.

Согласно пункту 2 статьи 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (ТС).

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (ред. 2) предусмотрено оформление путевых листов на транспортные средства различных видов.

В программе производится таксировка путевых листов и учетных листов на агрегаты и списание ГСМ в соответствии с нормативами.

Расчет нормативного и фактического расходов по путевому листу (учетному листу агрегата) может быть произведен по нескольким видам ГСМ, например для газо-дизельного оборудования, по нескольким маршрутам или режимам работы с различными условиями эксплуатации транспортного средства или агрегата, влияющими на расход ГСМ.

Для каждого транспортного средства, агрегата можно создать настройки, соответствующие типичным условиям эксплуатации, которые будут подставляться при таксировке и при необходимости могут быть скорректированы, если маршрут или режим работы, отличаются от типового.

Эта работа ведется в подсистеме Учет ГСМ.

Какие задачи решает подсистема «Учет ГСМ»

Подсистема Учет ГСМ решает следующие задачи:

Возможности, предоставляемые подсистемой, включаются опционально: в разделе Администрирование следует вызвать команду Настройка параметров учета на панели навигации и далее на закладке Специализированные подсистемы следует установить флаг Учет горюче-смазочных материалов в одноименной раскрываемой группе. По умолчанию опция ведения учета ГСМ отключена.

Принципы работы в подсистеме «Учет ГСМ»

Заполнение настроек подсистемы «Учет ГСМ»

В первую очередь следует заполнить справочник Виды ГСМ (раздел Администрирование, группа команд Учет ГСМ), затем ввести нормы расхода ГСМ, поправочные коэффициенты и значения в соответствующие справочники, а также настроить режим округления результатов расчета нормативного и фактического расхода ГСМ (раздел Нормативно-справочная информация, группа команд Учет ГСМ).

Нормы расхода задаются для каждого вида ГСМ на 100 км пробега и в зависимости от типа нормы могут иметь основной параметр расчета (например, «время простоя (ч)» или «объем транспортной работы (т-км)») и его значение по умолчанию. Нормы расхода позволяют указать сезонность применения (день и месяц начала, день и месяц окончания действия). Для нормы расхода смазочных материалов и специальных жидкостей указывается вид горючего и значение расхода при расходе 100 единиц горючего.

Нормы для агрегатов имеют основной параметр расчета, в качестве которого могут быть:

Поправочные коэффициенты отражают поправку в большую или меньшую сторону в процентах (например, + 5%). Поправочные значения отражают поправку в большую или меньшую сторону в единицах измерения ГСМ (например, + 1 л).

Формирование путевых и учетных листов

Перед выездом транспорта (до начала работы агрегата) оформляются путевые листы (учетные листы агрегатов). Оформление путевых листов и учетных листов агрегатов выполняется специализированными документами программы или вручную, путем заполнения бланка.

Для оформления первичных учетных документов, характеризующих работу агрегата, применяется документ Рабочий лист агрегата. Форма первичного документа разработана на основании формы № 17 «Рабочий лист агрегата» (код по ОКУД 6002210). Для оформления первичных учетных документов, характеризующих механизированные работы тракторов, комбайнов и самоходных машин, в программе применяется документ Учетный лист тракториста-машиниста (форма № 411-АПК). Форма первичного документа разработана на основании формы № 411-АПК «Учетный лист тракториста-машиниста».

Для открытия списка соответствующих документов можно воспользоваться командами Журнал путевых листов и Журнал учетных листов агрегатов в группе команд Учет ГСМ раздела Материальные запасы.

Следует отметить, что перечень унифицированных форм первичных учетных документов, утвержденный приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н, не содержит форм путевых листов, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, а также форм № 411-АПК, № 17, поэтому учреждение вправе разработать и утвердить в Учетной политике формы путевых листов и учетных листов агрегатов при условии, что они будут содержать обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».

Путевые листы, формируемые в программе, отвечают данным требованиям. Также к любому документу можно добавить внешнюю печатную форму в рамках типового функционала (в разделе Администрирование следует вызвать команду Печатные формы, отчеты и обработки, а затем убедиться, что включен флажок Дополнительные отчеты и обработки и перейти по одноименной ссылке для детальной настройки).

Для формирования печатных форм путевых листов следует заполнить:

Для быстрого заполнения документов предусмотрена специальная настройка. Настройка «привязана» к основному средству и типу учетного документа (доступна для добавления и заполнения в панели навигации формы элемента справочника Основные средства, НМА, НПА). Данная настройка позволяет упростить заполнение:

Расчет нормативного и фактического расхода ГСМ

В случае если списание ГСМ необходимо выполнять в конце установленного договором расчетного периода после получения документов от поставщика топлива, в документах таксировки путевых листов можно не заполнять таблицу Списываемые материалы на закладке Списание ГСМ, а создать сводный документ таксировки и заполнить его за период. Сводный документ таксировки объединит результаты расчета по всем путевым листам (учетным листам) за период.

Если путевые листы оформляются на типографских бланках, то данные путевого листа указываются в документах таксировки вручную на закладке Данные путевого листа.

На закладке Исходные данные следует ввести все маршруты (шаг 1 на рис. 1) с различными условиями применения норм и поправок (например, первый маршрут был в горах, а второй маршрут проходил по усовершенствованным дорогам). В таблице слева задаются маршруты и виды ГСМ, а справа задаются нормы и поправки, отражающие особенности для каждого маршрута.

Для упрощения заполнения норм и поправок расхода для транспортного средства следует ввести настройку в регистре Настройки норм расхода для транспортных средств и агрегатов.

Данная настройка также позволяет задать контрольные параметры для пробега и срока эксплуатации транспортного средства для своевременного начала или прекращения действия поправок, учитывающих обкатку транспортных средств или износ, связанный с большим пробегом и сроком эксплуатации, согласно методическим рекомендациям, утвержденным распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Использование данной настройки позволит быстро заполнять любые сложные сочетания норм и поправок, характеризующие типичные условия эксплуатации для каждого транспортного средства.

После выполнения команды Заполнить параметры расчета по настройкам для ТС (шаг 2 на рис. 1) можно редактировать значения основных параметров расчета норм и добавлять/удалять нормы и поправки норм в соответствии с условиями эксплуатации в данном рейсе.

На закладке Расчет расхода ГСМ выполняется расчет расхода ГСМ.

Общий порядок действий пользователя следующий:

2. Ввести данные о количестве выданных (заправленных) ГСМ и остатках ГСМ при возвращении, расчет фактического расхода ГСМ будет выполнен автоматически.

На закладке Списание ГСМ определяется список номенклатуры и направление расхода ГСМ для списания.

Для сокращения времени на заполнение списка списываемых материалов можно настроить регистр сведений Настройки отражения затрат на ГСМ и по команде Заполнить в результате сопоставления вида ГСМ и номенклатуры таблица списываемых материалов будет заполнена автоматически. В более сложных случаях списания расходов следует использовать команду Подбор. Документ позволяет гибко списывать ГСМ по различным значениям реквизитов Номенклатура, ИФО, Подразделение, КФО, Счет учета, КПС, Дополнительная аналитика, МОЛ/Место хранения, Счет учета затрат и субконто счета затрат.

После указания состава и заключения комиссии, а также проведения документа можно сформировать печатные формы «Справка-расчет расхода ГСМ» и «Акт списания МЗ (ф.0504230)».

В Справке-расчете расхода ГСМ представлены исходные данные, формулы и расчет нормативного и фактического расхода ГСМ.

Формирование отчетов для контроля корректности расходования ГСМ

Подсистема позволяет формировать следующие отчеты:

Отчеты доступны в группе Учет ГСМ панели отчетов Отчеты по материальным запасам раздела Материальные запасы.

Источник

Учет расходов на приобретение топливных карт в бюджетном и автономном учреждении

Топливные карты не соответствуют основным признакам денежного документа, изложенным в Инструкции и Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

К таким признакам, например, относят:

По сути, это техническое средство, выдаваемое водителям для отпуска нефтепродуктов на АЗС. Работнику организации при выдаче топливной карты фактически не передаются денежные средства. Поэтому для отражения данных операций использование счетов 0 201 00 000 «Денежные средства» (аналитический счет 0 201 35 000 «Денежные документы») и 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» необосновано.

Учитывать топливные карты на счете 0 105 00 000 «Материальные запасы» также не вполне правомерно. Нефинансовые активы должны иметь ценность сами по себе либо использоваться организацией в качестве предметов труда. Топливные карты данному требованию также не отвечают. Затраты, связанные с приобретением топливных карт, можно расценивать как дополнительные расходы на приобретение топлива, то есть включать в стоимость бензина, приобретенного по ним. Подобный порядок учета предложен, в частности, в Отраслевых особенностях бюджетного учета в системе здравоохранения Российской Федерации, утвержденных Минздравсоцразвития РФ.

Порядок учета операций, связанных с приобретением топлива по картам, зависит от условий договора с поставщиком нефтепродуктов. Как и в случае с количественными талонами на бензин, здесь возможны два варианта:

За счет субсидии на выполнение госзадания для ведения деятельности, не облагаемой НДС, учреждение приобрело топливную карту. Ее стоимость составила 944 руб. (в том числе НДС — 144 руб.). На топливную карту перечислено 37 760 руб. (в том числе НДС — 5760 руб.). По топливной карте водителем было заправлено в автомобиль 130 л. бензина. При этом фактический расход топлива составил 95 литров. Согласно учетной политике учреждения стоимость топливных карт включается в состав расходов по приобретению топлива.

По условиям договора с поставщиком нефтепродуктов право собственности на топливо переходит к учреждению в момент его выборки (заправки автомобиля). При этом топливо отпускается по розничным ценам, действующим в этот момент. На день заправки автомобиля стоимость топлива составляла 37,76 руб./л (в том числе НДС — 5,76 руб.).

Операции по приобретению карты, выборке и списанию бензина отражают в учете учреждения записями (для упрощения примера забалансовый учет денежных средств учреждения не приводится):

Дебет 4 106 34 340 Кредит 4 302 26 730

– 944 руб. — отражены затраты на приобретение топливной карты и кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом «входного» НДС);

Дебет 4 302 26 830 Кредит 4 201 11 610

– 944 руб. — перечислены деньги поставщику в оплату топливной карты с лицевого счета учреждения в казначействе (с учетом «входного» НДС);

Дебет 4 206 34 560 Кредит 4 201 11 610

– 37 760 руб. — перечислены деньги на топливную карту в оплату предстоящих поставок бензина с лицевого счета учреждения в казначействе (с учетом «входного» НДС);

Дебет 4 106 34 340 Кредит 4 302 34 730

– 4908,80 руб. (37,76 руб./л × 130 л) — оприходовано 130 л. топлива, приобретенного водителем при заправке автомобиля (с учетом «входного» НДС);

Дебет 4 302 34 830 Кредит 4 206 34 660

– 4908,80 руб. — зачтена сумма перечисленного аванса в части выбранного топлива;

Дебет 4 105 33 340 Кредит 4 106 34 340

– 5852,80 руб. (944 + 4908,80) — отражена фактическая стоимость 130 л топлива в составе материальных запасов учреждения (с учетом стоимости топливной карты);

– 4277,05 руб. (5852,80 руб. : 130 л × 95 л) — списана стоимость 95 л израсходованного топлива (на основании путевых листов).

По условиям договора с поставщиком нефтепродуктов право собственности на топливо переходит к учреждению в момент перечисления средств на топливную карту. В день перечисления денег стоимость топлива составляла 37,76 руб./л (в том числе НДС — 5,76 руб.). Соответственно, учреждением было приобретено в собственность 1000 л бензина.

Операции по приобретению карты, выборке и списанию бензина отражают в учете учреждения записями (для упрощения примера забалансовый учет денежных средств учреждения не приводится):

Дебет 4 106 34 340 Кредит 4 302 26 730

– 944 руб. — отражены затраты на приобретение топливной карты и кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом «входного» НДС);

Дебет 4 302 26 830 Кредит 4 201 11 610

– 944 руб. — перечислены деньги поставщику в оплату топливной карты с лицевого счета учреждения в казначействе (с учетом «входного» НДС);

Дебет 4 106 34 340 Кредит 4 302 34 730

– 37 760 руб. — отражена стоимость 1000 л приобретенного топлива и кредиторская задолженность перед поставщиком нефтепродуктов (с учетом «входного» НДС);

Дебет 4 302 34 830 Кредит 4 201 11 610

– 37 760 руб. — перечислены деньги на топливную карту на оплату нефтепродуктов с лицевого счета учреждения в казначействе (с учетом «входного» НДС);

Дебет 4 105 33 340 Кредит 4 106 34 340

– 38 704 руб. (944 + 37 760) — отражена фактическая стоимость 1000 л топлива в составе материальных запасов учреждения (с учетом стоимости топливной карты);

– 3676,88 руб. (38 704 руб.: 1000 л × 95 л) — списана стоимость 95 л израсходованного топлива (на основании путевых листов).

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».

Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь

Источник