на какой части копии отправляемого документа проставляется виза
Глава 24. Реквизит «Виза»
Глава 24. Реквизит «Виза»
143. Согласование проекта документа, создаваемого в Правительстве, с должностными лицами оформляется визой. Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.
144. На проектах правовых актов визы проставляются на оборотной стороне листа, где есть реквизит подписи вышестоящего должностного лица.
145. В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте. На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю. Допускается полистное визирование документа и его приложений. При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:
Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)
Начальник Административного управления
Правительства Калининградской области
Подпись И.О. Фамилия
146. Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Что это такое?
Что такое виза на документе? Рассмотрим подходящие в данном контексте определения:
Что такое визирование?
Главная цель визирования, согласования документов в том, чтобы устранить обезличивание в разного рода деловых процессах.
При этом надо помнить, что официально слово «визирование» в деловых бумагах употреблять некорректно. Тут уместно применять термин «согласование». В деловой переписке эти слова являются синонимами, однако «визирование» более подходит для неофициальных бесед.
Визирование (согласование) документации может быть как внешним, так и внутренним. Рассмотрим особенности этих двух случаев.
Внутреннее согласование
Оно производится с теми подразделениями, отделами, участие которых предусматривается при реализации данного документа. Если в учреждении действует юридическая служба, то бумаги до их визирования обязательно согласовываются со специалистом-юристом. Также документ может согласовываться с зам. руководителя, в поле ведения которого находятся вопросы, отраженные в бумаге.
Если выполнение документации связано с какими-либо финансовыми тратами, то ее обязательно визирует финансовая служба. В большинстве случаев подпись ставит главный бухгалтер. Он заверяет соглашения и договоры, связанные с получением/отпуском материальных ценностей, выполнением работ и оказанием услуг, приказы об установлении окладов, надбавок к заработной плате, положения о премировании.
Особенности оформления
Разберем теперь критерии визирования документов. Что касается внутреннего согласования, то к визе предъявляются следующие требования:
Если визирующее лицо не согласно с содержанием документа, у него имеются дополнения и замечания к проекту, то все это излагается на отдельном листе. Он также подписывается и прилагается к основному документу.
Виза тут будет оформлена следующим образом:
Место визы
Где ставится виза? Тут два случая:
Во всех учреждениях обязательно составляют список важнейших документов с указанием лиц, чьи визы необходимы для признания подлинности этих бумаг, придания документации юридической силы. Такой перечень обычно можно найти в приложениях к инструкциям по делопроизводству. Каждый из специалистов данной службы должен четко представлять, без визы каких ответственных лиц документ будет недействительным.
Внешнее согласование
Внешнее визирование документов в организации может происходить с привлечением целого спектра сторонних учреждений:
Внешнее согласование документации может быть оформлено следующим образом:
Как показывает практика, самым распространенным является именно последний вариант. Рассмотрим его более подробно.
Особенности оформления
Если обратиться к порядку визирования документов, мы увидим, что гриф согласования представлен двумя вариациями:
Рассмотрим, как оформляется гриф согласования конкретным лицом:
В случае когда необходимо согласованием другим документом, оформление грифа стандартно следующее:
То есть, в конечном виде это будет выглядеть так:
Протокол собрания профессионального комитета
В случае когда необходимо согласование документа сразу с несколькими организациями, к бумаге прикрепляется отдельный лист для ее визирования.
Виза согласования
Таким образом, нам нужно различать два схожих, но не равнозначных понятия. Это виза согласования и гриф согласования. Рассмотрим их отличительные черты.
Виза согласования характеризуется следующим:
Гриф согласования
Ответственные лица
В зависимости от содержания документации может потребоваться ее визирование самыми разными должностными лицами. Представим стандартный список сотрудников, кто уполномочен ставить визу согласования:
Сроки согласования
Какие-то определенные сроки визирования документации определить сложно. Для каждого типа деловой бумаги они определяются в индивидуальном порядке. На это влияет следующее:
Основные правила
В заключение перечислим основные правила оформления виз и грифов:
На какой части копии отправляемого документа проставляется виза
5 Оформление реквизитов документов
5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.
Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.
5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.
Форма по ОКУД 0211151
5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.
В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).
5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).
5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;
словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.
5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.
5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.
Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.
5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
Новый гост для оформления документов
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.
Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.
Мы прочитали его весь — вот главное.
Как составлять документы по госту
Вот несколько советов из стандарта:
Зачем гост для документов
У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.
Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.
Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.
Когда документ на нескольких страницах
Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.
У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.
Шрифты — бесплатные
Шрифты рекомендуют такие:
Или похожие по начертанию и размеру.
В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.
Отступы и интервалы
Абзацный отступ — 1,25 см.
Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.
Вот требования к интервалам:
Минимальные поля для всех документов:
Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.
Выравнивание — по ширине
Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.
Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.
Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.
От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.
Реквизиты документа
Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.
В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.
По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.
Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:
На какой части копии отправляемого документа проставляется виза
Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа).
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Лист согласования может иметь различную форму.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.