для авансового отчета какой нужен чек товарный или кассовый

Для авансового отчета какой нужен чек товарный или кассовый

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Сотрудник бюджетного учреждения приобретает у индивидуальных предпринимателей и юридических лиц материальные ценности. К Авансовому отчету он прикладывает товарный чек без чека КТТ. Часть товарных чеков не содержит названия организации и печати.
Можно ли принять к учету Авансовый отчет с товарным чеком?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Бюджетное учреждение может принять к учету авансовый отчет, к которому приложен только товарный чек, в случае, если он содержит все обязательные реквизиты и организация или ИП не применяет ККТ в случаях, установленных ст. 2 Закона N 54-ФЗ.
Документ, подтверждающий произведенные расходы и оформленный с нарушениями, может быть принят к учету на основании распоряжения руководителя учреждения. Однако возмещение таких расходов может вызвать претензии со стороны контролирующих органов.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Старовойтова Елена

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————
*(1) Более подробно о случаях неприменения ККТ можно ознакомиться в материалах:
— Энциклопедия решений. Кто вправе не применять ККТ?
— Памятка бухгалтеру бюджетной сферы: Все про применение и неприменение ККТ.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Источник

Особенности авансового отчета без кассового чека

Что нужно прилагать к авансовому отчету

Требуется ли в принципе сопровождать авансовый отчет какими-либо документами? В п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У говорится, что соответствующий отчет должен быть предъявлен бухгалтеру либо руководителю фирмы вместе с «прилагаемыми подтверждающими документами», но не уточняется, какими именно.

В п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, указано, что по возвращении из командировки сотрудник фирмы должен представить работодателю авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие наем жилья, расходы по проезду и иным статьям.

Прилагать документы к авансовому отчету, которые подтверждают корректность расходования работником выданных денежных средств, нужно обязательно. Не считая указанного требования законодателя, на то есть и иные причины. В частности, суммы, выданные работнику под отчет и использованные им на оговоренные при выдаче цели, могут быть приняты компанией-работодателем к уменьшению налогооблагаемой базы (при наличии их в требуемой законом комплектности — нужны бумаги, подтверждающие как факт оплаты товаров или услуг, так и их получение).

РАЗЪЯСНЕНИЯ от КонсультантПлюс:
Можно ли принять к учету авансовый отчет с товарным чеком, но без кассового? Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

В главных нормативных актах, устанавливающих необходимость формирования авансовых отчетов, ничего не сказано о том, что к соответствующему документу должны прилагаться кассовые чеки. Вместе с тем следует отметить, что в структуре формы АО-1, предлагаемой постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 в качестве унифицированной формы для составления авансового отчета (как и в ее аналоге, применяемом для бюджетных учреждений, — форме 0504505, утвержденной приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н), есть графы, куда нужно вносить сведения о документах, подтверждающих расходы. В форме АО-1 необходимо фиксировать название данных документов, их номера и даты, в форме 0504505 — номера, даты, а также содержание расходов.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В настоящее время большинство продавцов должны использовать онлайн-ККТ и выдавать покупателям кассовый чек, соответствующий всем требованиям закона «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Работать без ККТ и выдавать иные документы о расчете могут только лица, освобожденные от применения ККТ. Если продавец свою кассовую обязанность игнорирует, закон нарушает он, а не покупатель. Поэтому покупатель не должен нести негативных последствий отсутствия у него чека ККТ, а также не обязан (да и не имеет возможности) проверять, правомерно ли продавец не использует ККТ и выдает ему другой документ. Поэтому прилагать к авансовому отчету любой из нижеперечисленных документов, подтверждающих оплату, можно и сейчас. Но следует помнить, что это сопряжено с опеределенными рисками. В основном, по части подтверждения расходов для целей налогообложения.

Итак, к документам, которые содержат необходимые для первички реквизиты (номер, дату, содержание расходов), кроме кассового чека, относятся:

Рассмотрим, каковы требования к оформлению каждого из упомянутых документов.

Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем БСО

Итак, авансовый отчет без кассового чека можно дополнить БСО. Чтобы к расходам не было претензий, БСО должен отвечать требованиям закона.

В настоящее время большинство продавцов должны формировать БСО с помощью автоматизированных устройств, по сути, приравненных к онлайн-ККТ, а такие БСО равнозначны чекам ККТ.

Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО

Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.

ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.

Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:

Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.

И самое главное: квитанция к ПКО подтверждает только факт оплаты. Подтвердить с ее помощью вид расходов, к примеру, наименование приобретенных ТМЦ, услуг проблематично. Поэтому помимо квитанции к приходнику к авансовому отчету должен прилагаться документ о виде понесенных расходов: товарная накладная, акт и т.п.

Дополняем авансовый отчет товарным чеком

Еще один возможный сценарий обоснования расходов по отчетным средствам — использование товарного чека в качестве документа, дополняющего авансовый отчет. Товарный чек можно сделать приложением к АО, если он подтверждает факт заключения договора и факт совершения платежа (ст. 493 ГК РФ, письма Минфина от 16.08.2017 № 03-01-15/52653, от 06.05.2015 № 03-11-06/2/26028).

Для товарного чека законодательно не утверждена какая-либо форма, но есть требования к реквизитам. Он должен содержать:

Как правило, товарный чек содержит полную делализацию оплаченных ТМЦ, значит, дополнять его накладной не требуется.

Можно ли учесть расходы на покупку товаров для налога на прибыль, если приложенный к авансовому отчету товарный чек имеет пороки, например, в нем отсутствует номер? Ответ на этот вопрос от экспертов-практиков вы найдете в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.

Итоги

Составление авансового отчета обязательно сопровождается приложением к нему документов, подтверждающих осуществленные расходы. Такими документами могут быть не только кассовые чеки, но также БСО, квитанция к ПКО и товарные чеки. Оформление ПКО происходит на бланке утвержденной формы, а к реквизитам БСО и товарных чеков, не имеющих подобных форм, существуют определенные требования.

Источник

Расходы подотчетных лиц: НДС по кассовым чекам, выдача денег «задним» числом и отсутствие отчетов

Какие реквизиты должны содержаться в кассовом чеке, выдаваемом подотчетному лицу, приобретающему товары, работы и услуги в пользу организации?

Обязательные реквизиты кассовых чеков приводятся в п. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации».

С 1 июля 2019 года данный перечень был дополнен реквизитами, которые указываются при расчетах с подотчетными лицами, действующими от имени организаций (Федеральный закон от 03.07.2018 № 192-ФЗ). К таким реквизитам относятся:

При этом полномочия подотчетника должны подтверждаться доверенностью, выданной организацией. Без такой доверенности продавец вправе оформлять чеки без указания сведений о покупателе.

Может ли организация учесть в составе своих расходов затраты по кассовым чекам, выданным подотчетнику как физлицу, то есть без реквизитов организации-покупателя?

Да, может. Расходы организаций, учитываемые при налогообложении прибыли, должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Сам по себе чек подтверждает только факт несения расходов, а их обоснованность подтверждается дополнительными документами (в том числе авансовыми отчетами).

При этом отсутствие в чеке реквизитов покупателя не свидетельствует о его фиктивности. Такой чек подтверждает расходы на общих основаниях. Требование об обязательном указании в чеке реквизитов покупателя было введено в действие только с середины 2019 года. До этого момента доходы организаций без каких бы то ни было проблем подтверждались чеками, не содержащими данных реквизитов.

Поэтому на основании чеков, выданных подотчетнику как обычному физлицу, то есть без указания реквизитов самой организации, произведенные затраты могут быть включены в состав учитываемых при налогообложении прибыли расходов.

При этом наряду с кассовым чеком, который, как мы уже сказали, подтверждает лишь факт самой оплаты, у организации должны присутствовать и документы, которые подтверждают обоснованность произведенных расходов.

Такими документами могут являться в том числе авансовый отчет работника и распоряжение работодателя о выделении в подотчет денежных средств для приобретения, скажем, стройматериалов или канцелярских принадлежностей.

Можно ли учесть в составе расходов затраты подотчетного лица, предоставившего вместо кассового чека только товарный чек?

Да, это возможно. В настоящее время ряд организаций и ИП освобождены от обязанности применять ККТ при расчетах с клиентами (ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Соответственно, вместо кассовых чеков в целях подтверждения расчетов они выдают покупателям другие документы. В частности, товарные чеки и квитанции.

В свою очередь товарный чек является одним из первичных документов, на основании которых покупатель может подтвердить факт оплаты товара, приобретенного по договору розничной купли-продажи.

Причем ст. 493 ГК РФ прямо устанавливает, что договор купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека.

То есть товарный чек является законной альтернативой кассовому чеку и подтверждает факт осуществления расходов на равных с ним основаниях (письмо Минфина от 16.08.2017 № 03-01-15/52653).

Любой ли товарный чек, представляемый подотчетным лицом, может подтверждать расходы организации?

Нет, не любой. Товарный чек в целях подтверждения расходов организации должен содержать все реквизиты, указанные в п. 2.1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. К таким реквизитам относятся:

При отсутствии какого-либо из вышеуказанных реквизитов товарный чек не будет считаться надлежащим документальным подтверждением состоявшегося расчета. Соответственно, учесть расходы по такому чеку организация не сможет (письмо Минфина от 06.05.2015 № 03-11-06/2/26028).

Может ли компания выдавать авансы подочетникам «задним числом»? Например, когда подотчетник за свой собственный счет покупает что-то для нужд организации и потом приносит в бухгалтерию кассовые чеки и авансовый отчет.

Нет, так делать нельзя. Выдача денег под отчет осуществляется до совершения самих расчетов. Деньги выдаются на основании распоряжения работодателя либо по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме.

Данное заявление должно содержать запись о сумме наличных денег, сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Выдача денег подотчетнику «задним числом» законодательством не предусмотрена.

Сотрудник не получал денег под отчет, но произвел за свой счет расходы в интересах организации (купил офисные принадлежности). Может ли организация возместить работнику эти затраты и учесть их в составе своих расходов?

Да, может. Только в этом случае оформляется не выдача наличных денег под отчет («задним числом»), а именно компенсация расходов работника на приобретение товаров для нужд организации.

При обоюдном согласии сторон подобные сделки считаются совершенными в интересах организации, а расходы на возмещение работникам понесенных расходов разрешается учесть в целях налогообложения прибыли (ст. 183 ГК РФ).

Для компенсации сотрудник должен написать на имя руководителя организации соответствующее заявление (служебную записку) и приложить к нему отчет об израсходованных средствах и документы, подтверждающие осуществленные расходы. Такими документами могут выступать, в частности, накладные, кассовые и товарные чеки.

Далее руководитель организации издает приказ о выплате работнику денежной компенсации/возмещения. Все приобретенные таким образом материальные ценности должным образом приходуются, а их стоимость списывается в расходы.

Чтобы дополнительно обезопасить себя от возможных претензий налоговиков, возможность приобретения ТМЦ сотрудниками за свой счет с последующим возмещением за счет средств работодателя можно закрепить в учетной политике. Также можно выдать части сотрудников доверенности на совершение такого рода сделок.

Сотрудник не отчитался по ранее выданным ему деньгам на приобретение ТМЦ. Можно ли ему выдать под отчет новую сумму денежных средств? Не повлечет ли это штрафов по ст. 15.1 КоАП РФ?

Да, можно. Это не будет считаться нарушением и не повлечет никаких штрафов. По действующим правилам наличие у работника задолженности по выданным организацией подотчетным средствам не является препятствием для выдачи ему под отчет новых денег. Поэтому деньги могут выдаваться работнику без представления авансового отчета по ранее полученным средствам (указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У).

Главное в этой ситуации, чтобы сотрудник представил авансовый отчет не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который ему были выданы наличные деньги под отчет (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Между тем, накапливать в течение продолжительного времени значительные долги по подотчетным средствам явно не стоит. Налоговики могут посчитать такие действия выплатой подотчетнику материального дохода и доначислить на подотчетные суммы НДФЛ и страховые взносы. Тогда отстаивать свою правоту организации придется в суде.

Можно ли получить вычет по НДС по приобретенным ТМЦ на основании кассового чека (с выделением суммы налога), представленного подотчетным лицом?

Нет, нельзя. По общему правилу вычет НДС производится на основании счетов-фактур выставленных продавцами, документов, подтверждающих фактическую уплату сумм НДС, а также документов, подтверждающих уплату сумм НДС, удержанного налоговыми агентами (п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ).

Исключение из общего правила предусмотрено в отношении вычетов НДС по услугам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы по найму жилых помещений в период служебной командировки работников.

Вычеты НДС по таким расходам производятся на основании БСО, оформленных на командированного работника с выделением суммы НДС отдельной строкой (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Поэтому при отсутствии счетов-фактур принять к вычету суммы НДС на основании кассовых чеков, полученных подотчетниками при приобретении ТМЦ, нельзя (письма Минфина от 26.02.2020 № 03-07-09/13555, от 26.11.2019 № 03-07-11/91521).

Источник

Какие чеки приложить к авансовому отчету

Чек и товарный чек для авансового отчета — это документы, подтверждающие расходы подотчетного лица. Принять к учету допускается только те формы, которые отвечают новым законодательным требованиям.

Почему бухгалтерия требует подтверждающие документы

В п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 сказано, что подотчетные лица обязаны сдавать авансовые отчеты вместе с подтверждающей документацией, но какой чек нужен для отчета в бухгалтерию, в указаниях Центробанка не сказано. По сути, это любой финансовый формуляр, подтверждающий расходы и содержащий обязательные реквизиты бухгалтерской первички. В противном случае бланк нельзя принять к бухучету.

Повсеместный переход на онлайн-кассы внес существенные изменения в порядок ведения расчетов с подотчетными лицами. Практически все продавцы товара, работ или услуг обязаны проводить покупку через онлайн-ККМ. Покупателю выдается фискальный кассовый чек (далее ФКЧ) или БСО нового образца. Закон №54-ФЗ четко определил, какой чек можно принять к авансовому отчету, и принятие к учету формуляров, не соответствующих новому регламенту по применению онлайн-касс, несет для компании налоговые риски.

Есть всего три дня, чтобы отчитаться! Сделать это помогут образцы и инструкции КонсультантПлюс. Получите бесплатно доступ на 2 дня, чтобы воспользоваться.

Требования к документам, подтверждающим расходы

В пункте 6.1 ст. 4.7 Федерального закона №54-ФЗ регламентированы единые требования к чекам для авансового отчета 2020 года. Норматив устанавливает более 20 реквизитов, к ним относятся:

Законодатели предусмотрели некоторые особенности, характерные для каждого вида фискальной документации.

Кассовый чек

Еще в 2019 году с введением Федерального закона №129-ФЗ от 06.06.2019 стали действовать новые правила, какие чеки принимаются к авансовому отчету в 2020 году, поэтому проверьте, чтобы фискальный бланк содержал дополнительные реквизиты:

Какие реквизиты допустимо не указывать в бумажном ФКЧ, определяет ФНС (п. 1.1 ст. 4.7 закона №54-ФЗ). Например, в нем могут отсутствовать номер смены и номер ФКЧ за смену.

Товарный чек

Подотчетные лица, отчитывающиеся в бухгалтерию, обычно прикладывают кассовый и товарный чеки для авансового отчета, хотя при наличии фискального (кассового) товарный необязателен. А разрешено ли принять авансовый отчет, если работник предоставил только товарный?

Да, организация вправе учесть расходы по авансовому отчету, к которому приложен только ТЧ (письмо Минфина №03-01-15/52653 от 16.08.2017). Работодатель не несет ответственности за то, что продавец не соблюдает кассовое законодательство.

К тому же подотчетное лицо или его руководитель не уполномочены проверять, обязан ли продавец применять онлайн-ККТ. Следовательно, признайте расходы, даже если работник сдал товарный чек без кассового для авансового отчета в 2020 году, но обратите внимание, что такие документы могут повлечь налоговые риски в части признания расходов при налогообложении.

Чек, полученный в электронной форме

Если подотчетнику выдали электронный ФКЧ, то он тоже является фискальным документом, подтверждающим расходы. Достаточно ли чека для авансового отчета? Да, достаточно, но документ необходимо распечатать.

Для этого скачайте онлайн-чек по ссылке из сообщения, направленного продавцом на электронную почту или в СМС. Затем электронный документ распечатайте и приложите к АО. Цифровой бланк должен содержать все реквизиты, предусмотренные приказом ФНС №ММВ-7-20/229@ от 21.03.2017 (ред. от 29.08.2019). В противном случае документ не является подтверждением затрат по подотчету.

Бланки строгой отчетности

Вместо ФКЧ продавец вправе выдавать специализированные БСО. Платежная квитанция без кассового чека к авансовому отчету принимается на общих основаниях. Требования к реквизитам бланка строгой отчетности те же, они закреплены в п. 6.1 ст. 4.7 Федерального закона №54-ФЗ.

Какими документами нельзя подтвердить расходы

Представители Минфина и ФНС неоднократно указывали бухгалтерам на то, какие чеки нельзя принимать к авансовому отчету:

Электронный посадочный талон

Оплату проезда командированных работников учитывайте в налоговых расходах на основании распечатанного электронного билета, посадочного талона (письмо Минфина №03-03-06/1/4908 от 28.01.2020).

При потере электронного билета расходы на перелет подтвердит справка авиакомпании, что командированный летел рейсом, указанным в билете. Если нет справки, Минфин разрешает обосновать расходы билетом и документами, косвенно подтверждающими перелет (письмо Минфина №03-03-05/12957 от 28.02.2019), — отметкой в загранпаспорте и т. п.

Источник

Для авансового отчета какой нужен чек товарный или кассовый

Дата публикации 10.09.2021

Какие документы подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерию для отчета за потраченные денежные средства при приобретении ТМЦ? Является ли товарный чек обязательным при предъявлении кассового чека? Обязательно ли наличие синей печати на кассовых документах, предъявляемых в бухгалтерию?

Первичные учетные документы, принимаются к бухгалтерскому учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти. Документы, формы которых не унифицированы, должны содержать следующие обязательные реквизиты (п. 25 СГС «Концептуальные основы», ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

В соответствии с п. 26 СГС «Концептуальные основы» первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа и при наличии на документе подписи руководителя субъекта учета или уполномоченных им на то лиц.

Перечень документов, прикладываемых к авансовому отчету, утверждается в учетной политике учреждения.

Договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара (ст. 493 ГК РФ). Следовательно, при предъявлении кассового чека прикладывать товарный чек необязательно.

Обязательные реквизиты кассового чека и бланка строгой отчетности, выдаваемых продавцом покупателю, содержатся в ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ. Среди них синяя печать не поименована. Следовательно, наличие синей печати на кассовом чеке, предъявляемом в бухгалтерию, не обязательно.

Смотрите также

Источник