для каких документов подходит печать для документов
Для каких документов подходит печать для документов
7. Использование оттиска печати при оформлении документов
Печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.
Оттиск печати в соответствии с ГОСТ заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.
Каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц имеет круглую печать с собственным наименованием. Ряд организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» использует для заверения подлинности подписей должностных лиц печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербовую печать. Требования к гербовой печати установлены ГОСТ Р 51511-2001 (с изменениями N 1 к ГОСТ Р 51511-2001).
Кроме того, в организации могут использоваться печати структурных подразделений и иные круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.п.). Печати, кроме наименования организации, могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов, а также иные реквизиты, установленные нормативными правовыми актами.
Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа.
Инструкция может иметь следующие разделы:
— перечень печатей, используемых в организации;
— места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;
— порядок пользования печатями.
Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения. Подготовка инструкции должна увязываться с разработкой табеля унифицированных форм документов организации, в котором имеется графа «печать».
В инструкции определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.
Перечень печатей включает:
— название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати ;
Разрешенное количество экземпляров каждой печати в нормативных актах не оговаривается. В ГОСТ Р 51511-2001 (с изм. N 1 2002 г.) «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» в пункте 3.5 предполагается изготовление гербовой печати для данного юридического лица «не в единственном экземпляре».
— должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.
Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики документирования своей деятельности.
Правила пользования устанавливаются для оттиска каждой разрешенной печати по следующей примерной схеме:
Оттиск печати службы ДОУ
Должность работника, который проставляет оттиск
Когда применяется печать для документов?
Собственный бизнес – это неустанная работа. При продвижении компании к новым вершинам вас поджидает большое количество тонкостей и правил ведения предприятия. Особое место в жизни любой фирмы занимают печати. Сколько их должно быть и куда ставится печать на документах? Как открыть штамп для документов, кто должен ими заведовать и где они хранятся? Стоит ли ограничиться основной, или же удобнее вести бизнес имея несколько различных вариантов?
Однозначного ответа на данные вопросы не существует, однако есть наработанная практика, опыт и практичный пример оттиска для документов. Сейчас существует огромный выбор инструментов для офиса: печати различных видов, штампы, нумератор страниц автоматический или ручной, факсимиле и т.д. Нужно только правильно подобрать необходимый вариант.
В нашей статье вы узнаете, когда применяется печать для документов, куда ее можно ставить, и оправдано ли вообще использование печати для документов.
Гербовая печать и печать для документов: в чем разница?
Сегодня печать предприятия для документов может иметь различный внешний вид. Удачный пример клише для документов: внешне оттиск основной и для документов идентичны, но с необходимыми дополнениями во вспомогательном клише. Однако при желании дизайн может быть выполнен абсолютно в самостоятельной компоновке, различной формы и наполнения. Хотя такие инструменты уже относятся к категории штампов, нежели печатей. Главное чтобы основная информация была читаема и в полном объеме. Поэтому как правильно сделать печать для документов, решать исключительно вам.
Использование печати для документов
Использование печати для документов крайне удобно и функционально. Введение подобных дополнительных инструментов позволяет грамотно распределить ответственность и наладить заверку любых бумаг. Дополнительным бонусом становится распределение загрузки на клише, что продлевает срок службы основного экземпляра в несколько раз.
На момент принятия решения о введении дополнительных щтемпелей каждый директор уже знает ответ на вопрос, зачем нужна печать для документов именно ему. Главная причина: гарантия того, что основная печать будет иметь ограниченное количество пользователей, вплоть до одного. Такой подход позволяет отслеживать все важные бумаги и исключать возможные махинации со стороны персонала. Куда ставить печать на документах, а где использовать основную – руководитель решает сам, основываясь на допустимом уровне доверия к сотрудникам и безопасности для своего бизнеса. В целом использование такого оттичка приравнивается по силе к основному, однако это актуально только в тех случаях, когда стороны согласны с внедрением печати для документов.
Дополнительный инструмент является универсальным решением. И если вы задались вопросом как правильно оформить печать для документов и учли при этом все требования к основному клише, то вы получаете средство, которое подойдет во многих ситуациях и не вызовет никаких проблем.
Как открывается печать для документов, и как закрыть печать для документов?
Где и куда можно ставить печать для документов?
Печать для документов на договоре, можно ли использовать ее как полноценную замену основной? Использование дополнительного оттиска ничем не ограничено, если дело не касается работы с государственными учреждениями, подачей отчетов и других бумаг, где прописано применение только основной круглой печати. Однако некоторые затруднения могут возникать и при работе с партнерами. Дополнительный оттиск может быть использован, в случае если наличие штампа необязательно или условия договора не предусматривают обязательное использование основного.
Куда ставить печать на документах?
Как и любая другая, печать для документов ставится в отведенное для нее место. Во многих бумагах эта область помечается как «Место печати» или «М.П.». Вторым важным моментом в вопросе как пользоваться печатью для документов становится правило, в котором сказано, что оттиск не должен залезать на текст, подпись и ее расшифровку.
Все символы печати и заключаемого договора должны быть максимально читаемыми. И, конечно же, сам оттиск обязан иметь четкий рисунок. При соблюдении этих правил печать для документов на договоре не вызовет сомнений и вопросов.
Какой должна быть печать для документов?
Организации и ИП в целях заверения документов могут использовать печать:
В законодательстве РФ не содержится какой-либо классификации печатей — использование вышеуказанных разновидностей сложилось на практике.
Необходимость в задействовании печатей для документов, отличных от основной, может быть обусловлена трудностью получения структурными подразделениями фирмы или конкретными сотрудниками оперативного доступа к основной печати. Поэтому им может быть предоставлена возможность пользоваться соответствующими альтернативными инструментами для заверения документов.
С юридической точки зрения все типы печатей, применяемых фирмой, равнозначны, если:
Если документ направляется в государственный орган, заверять его следует только основной печатью. Использование фирмой специальных или соответствующих структурным подразделениям печатей при взаимодействии с партнерами и контрагентами осуществляется с их согласия.
В соответствии с поправками, внесенными законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ в ряд федеральных НПА, российские организации в общем случае не обязаны использовать печать в правоотношениях, если иное прямо не предписано отдельными нормами права.
ВНИМАНИЕ! Если ваша компания отказалась от использования печати, вы вправе не ставить ее ни на первичке, ни на декларациях, ни на документах, требумых ФНС. Подробности мы рассказывали здесь.
Узнать больше о специфике применения норм права, регулирующих использование печатей организациями, вы можете в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».
В какую часть документа ставится печать?
Проставляется печать для документов в большинстве случаев рядом с подписью лица, заверившего официальную бумагу. Как правило, в соответствующей области документа присутствует аббревиатура «М.П.» (место для печати). Но если она не предусмотрена исходной формой, не стоит прописывать ее вручную.
Куда можно ставить печать для документов при их заверении? Итак, на заверяемом документе печать должна стоять так, чтобы она позволяла:
Желательно также, чтобы печать частично захватывала одно из слов, составляющих название должности лица, подписавшего документ.
Контрагентами, налоговиками и иными госструктурами всегда приветствуется как можно более четкий оттиск печати на бумаге (но не жирный).
Можно ли ставить печать «для документов» на доверенность или на документы первичного учета и отчетность рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите разъяснения.
Где можно ознакомиться с образцами печатей для документов?
Наши специалисты подготовили для вас несколько образцов печатей для документов, которые используются в различных случаях. А также вы можете посмотреть пример того, как правильно проставляется печать на документе.
Итоги
В целях оптимизации документооборота российские фирмы вправе использовать не только основную, но и дополнительные печати для документов. Однако в официальные структуры следует направлять документы, заверенные только основной печатью.
Важно обеспечить отражение в структуре основной и дополнительных печатей для документов названия и адреса фирмы. Все типы печатей для документов, используемые компанией для их заверения, направляемых в адрес внешних субъектов — контрагентов, госструктур, должны быть круглыми.
Куда ставится печать на документах? Она должна быть проставлена так, чтобы не закрывались другие значимые записи, присутствующие в документе.
Ознакомиться с прочими нюансами применения печати при организации документооборота на предприятии вы можете в статье «Ставится ли печать на счете-фактуре (нюансы)».
Печать для документов
Понятие и назначение печати для документов
С 7 апреля 2015 года хозяйственные общества не обязаны иметь круглую печать. В соответствии с п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО) наличие печати для ООО является правом, а не обязанностью. Аналогичные нормы содержатся и в Федеральном законе от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО).
Вместе с тем в настоящее время печати активно используются в современной предпринимательской деятельности, без них, пожалуй, сложно представить документооборот юридического лица или ИП. Более того, помимо основной печати в бизнес-практике применяются и другие печати, которые различаются по своему назначению, их условно называют «дополнительные» или «вспомогательные». К ним относится и печать «для документов». Насколько ее использование оправдано? Какие документы можно заверять этой печатью? Постараемся ответить на эти вопросы.
Вообще, в гражданском законодательстве понятие «печать для документов» отсутствует, не раскрывает законодатель и сам термин «печать».
Легальное определение печати мы находим в п. 2.1 ГОСТ Р 51511-2001, утвержденного Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 N 573-ст (далее — ГОСТ Р 51511-2001), в соответствии с которым под печатью понимается устройство, содержащее клише печати, для нанесения оттисков на бумагу.
Согласно п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Таким образом, понятие и правовой статус любой печати, в том числе печати «для документов», определены: это инструмент, позволяющий удостоверить подпись уполномоченного лица на документе.
Данный вывод закреплен в п. 71 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, согласно которому печать — устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.
С одной стороны, иметь такую печать очень удобно бухгалтеру, кадровику, юристу организации, так как она всегда под рукой и ей можно заверить подпись на документе, когда нет доступа к основной печати (например, руководитель увез ее с собой на переговоры в другой город).
С другой стороны, возникает вопрос, является ли такое заверение легитимным и не заставит ли оно сомневаться контрагента организации в добросовестности ее действий. Во-первых, сомнения вытекают из анализа норм Законов об ООО и АО, из буквального толкования которых следует, что организация вправе иметь только одну печать (п. 5 ст. 2 Закона об ООО, п. 7 ст. 2 Закона об АО). Вместе с тем печать «для документов» достаточно широко используется в сфере предпринимательства. Этому, несомненно, способствует устойчиво сложившаяся судебная практика в отношении данной категории печатей (Постановления Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.06.2018 N 12АП-3901/2018 по делу N А12-33980/2017, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 11.12.2017 N 15АП-18702/2017 по делу N А53-14906/2017).
Так, довод апеллянта о том, что «штамп для документов», которым были заверены акты выполненных работ, необоснованно признан судом первой инстанции «печатью организации», был отклонен и арбитражным судом апелляционной инстанции, поскольку, как указал суд, «наличие оттиска печати (штампа с данными ответчика) на акте выполненных работ порождает юридический факт, с наличием которого у лица возникают определенные права и обязанности, поскольку печать и штамп являются средством индивидуализации юридического лица и находятся в распоряжении самого общества, доступ к ней имеют только уполномоченные лица. Соответственно, печать удостоверяет подлинность подписи, а также тот факт, что соответствующий документ исходит от индивидуально-определенной организации» (Постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 22.06.2016 по делу N А45-22782/2015 (Постановлением Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 11.10.2016 N Ф04-4272/2016 по делу N А45-22782/2015 данное Постановление оставлено без изменения)).
Указанное Постановление содержит очень важные выводы, позволяющие определить статус печати «для документов»: такого рода печать (или еще ее можно назвать «штампом», тем самым отличая ее от основной печати) также может служить доказательством подлинности подписи должностных лиц на документах, так как, находясь в ведении конкретного юридического лица, в ограниченном доступе, также является средством его индивидуализации.
Говоря о внешнем виде печати «для документов», следует указать, что законодатель не установил императивные требования к тому, как она должна выглядеть. ГОСТ Р 51511-2001 вводит стандарты только в отношении печати с воспроизведением государственного герба РФ. И все-таки обязательные требования к данному виду печати можно определить, если руководствоваться назначением любой печати как средства идентификации конкретного юридического лица.
Как уже писалось выше, печать удостоверяет подпись руководителя или иного уполномоченного лица на документе. Сомнительно, что все контрагенты юридического лица досконально знают подпись его руководителя. В этом случае любая печать служит гарантом того, что документ исходит от данной организации. В связи с этим печать «для документов», как и другие печати, должна содержать следующие реквизиты: полное наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы, местонахождение, ОГРН, ИНН. Печать «для документов» обязательно будет включать в себя дополнительную надпись «для документов». Причем форма и размер такой печати могут быть любыми.
Таким образом, можно сделать следующие выводы относительно понятия и назначения печати «для документов»:
Правовой статус основной печати и печати «для документов» тоже сходен: обе используются для удостоверения подписи руководителя или иного уполномоченного лица на документах. Выбор печати зависит от статуса документа, так как законом может быть установлено его заверение только основной печатью. Отсюда возникает вопрос, какие еще виды документов можно заверять этой печатью, чтобы впоследствии суд не признал их ненадлежащими доказательствами. Для ответа следует исходить от противного, то есть определить перечень документов, на которых обязательным является проставление основной печати.
Печать «для документов» и доверенность
Вопросы удостоверения полномочий представителя юридического лица заслуживают особого внимания, поскольку руководитель физически не имеет возможности постоянно лично участвовать во всех судебных заседаниях, подавать документы в различные государственные органы, не обладает он и должной компетентностью во всех вопросах, с которыми ежедневно сталкивается организация (юридические, финансовые и т.п.). Как правило, представитель действует по доверенности, выдаваемой руководителем и предоставляющей ему определенные полномочия.
Согласно п. 4 ст. 185.1 ГК РФ доверенность от имени юридического лица необходимо заверять исключительно подписью руководителя или иного уполномоченного лица, проставление печати данной статьей не предусмотрено.
Вместе с тем и ГПК РФ, и АПК РФ указывают на то, что доверенность от имени организации должна быть подписана не только руководителем или уполномоченным лицом, но и скреплена печатью организации, то есть основной печатью (п. 3 ст. 53 ГПК РФ, п. 5 ст. 61 АПК РФ). Однако оба Кодекса делают оговорку: проставление печати обязательно только при ее наличии (не забываем, что с апреля 2015 года печать уже не является обязательным атрибутом документооборота хозяйственных обществ).
Тем самым норма КАС РФ с ее императивным требованием заверять доверенность печатью не соотносится с другими нормами корпоративного законодательства (п. 6 ст. 57 КАС РФ).
Таким образом, если уставом организации предусмотрено наличие основной печати, то заверение ею доверенности на ведение дел в судах обязательно (см. ответ на вопрос 10 Обзора судебной практики Верховного Суда РФ N 2 (2015) (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 26.06.2015)). Если печать в организации отсутствует, то достаточно проставить на доверенности подпись, печать «для документов» также будет лишним атрибутом, хотя ее использование и не запрещено. Что касается других видов доверенностей, выдаваемых организацией, например, на получение корреспонденции для организации, в этом случае юридическое лицо вправе само определять, проставлять на них печать или нет. Представляется, что печать «для документов» будет смотреться на таких доверенностях нелепо, скорее, в силу сложившейся практики подготовки документов в организациях, обычаев делового оборота.
Документы первичного учета и отчетности и печать «для документов»
Что касается документов, направляемых в налоговые органы, то согласно последним разъяснениям Минфина РФ, требования к ним в части проставления печати сходны с требованиями, предъявляемыми к доверенностям на представление интересов в суде. Если юридическое лицо имеет печать, вся отчетная документация должна содержать оттиск печати этой организации. Если устав хозяйственного общества не предусматривает наличие печати, заверения ею документов, представляемых в налоговый орган, не требуется (Письмо Минфина России от 16.02.2016 N 03-02-07/1/8575). Печать «для документов» в данном случае может вызвать по меньшей мере недоумение налоговых работников.
Вопрос о проставлении печати «для документов» на так называемой «первичке» остается дискуссионным. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» вообще не относит печать к обязательным реквизитам. Вместе с тем если юридическое лицо имеет основную печать и использует в своей деятельности формы первичных документов, где предусмотрен оттиск печати, то проставление ее считается необходимым, в противном случае контролирующие органы могут предъявить к бухгалтеру организации претензии.
Однако следует отметить, что даже в этом случае юрист может предъявлять в суд первичные учетные документы, заверенные печатью «для документов». Как показывает анализ судебных актов, суд принимает такие документы в качестве надлежащих доказательств, особенно если использование печати «для документов» является сложившейся в организации практикой (Постановления Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.01.2016 N 18АП-15644/2015, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 06.04.2016 N 17АП-17165/2015-ГК (Постановлением Арбитражного суда Уральского округа от 04.07.2016 N Ф09-6037/16 по делу N А60-33106/2015 данное Постановление оставлено без изменения; Определением Верховного Суда РФ от 01.11.2016 N 309-ЭС16-14035 по делу N А60-33106/2015 отказано в передаче кассационной жалобы для пересмотра в порядке кассационного производства данного Постановления)).
Даже заверять основной печатью записи в трудовой книжке необходимо теперь только при ее наличии (Приказ Минтруда России от 31.10.2016 N 589н «Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», Приказ Минтруда России от 31.10.2016 N 588н «О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 N 69»).
Гражданско-правовой договор и печать «для документов»
Следующий вопрос, очень важный для практикующих юристов, это использование печати «для документов» на договоре. По общему правилу в заверении договора печатью необходимости нет вообще. Другое дело, если само соглашение обязывает стороны заверить печатью организации договор. Этот вывод следует из п. 1 ст. 160 ГК РФ и подтверждается судебной практикой (Постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 08.05.2018 N 05АП-1357/2018 по делу N А24-6011/2017).
Однако в действительности в большинстве случаев договоры скрепляются «круглыми» печатями. Это тоже обычай делового оборота. Проставление на договоре печати говорит о важности документа, о серьезности намерений сторон, об их добросовестности. Оттиск печати служит для второй стороны дополнительной гарантией надлежащего исполнения контрагентом условий договора.
Кроме этого, поскольку важные договоры, как правило, подписывает руководитель, то заверение его подписи именно «круглой» печатью контрагент может рассматривать как единственно надлежащее. Аргумент здесь простой: основная печать находится в ведении руководителя, печать «для документов» теоретически может находиться в каком угодно подразделении организации, например в отделе кадров, который к подписанию договоров не имеет никакого отношения. Если договор заверен печатью «для документов», партнер вправе усомнится в подлинности документа, а также в том, что воля контрагента действительно направлена на исполнение договорных обязательств.
Конечно, можно рискнуть и, сославшись на ст. ст. 160, 434 ГК РФ, отказаться заверять договор «круглой» печатью. Однако в таком случае нужно быть готовым, что контрагент не станет сотрудничать с несговорчивым бизнес-партнером.
Приказы организации и печать «для документов»
Проставление основной печати на приказах руководителя законодательством не предусмотрено. Это связано с тем, что приказ является внутренним организационно-распорядительным документом. Даже унифицированные формы по учету кадров и рабочего времени не содержат требований о проставлении в числе реквизитов «круглой» печати. Так, унифицированная форма приказа (распоряжения) о приеме на работу, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, не предусматривает заверение данного документа печатью. Кадровые приказы допускается вести и в произвольной форме. Именно поэтому заверение подписи руководителя печатью «для документов» представляется возможным. Правилами документооборота в организации могут быть предусмотрены специальные правила заверения любых внутренних документов, в том числе приказов.
Часто у сотрудников кадровых служб возникает вопрос, каким образом заверять копии приказов. Так, согласно ст. 68 ТК РФ по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
«ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) предусматривает, что документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»). Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Подводя итог сказанному, можно сделать следующие заключительные выводы: