до какого числа утверждается график отпусков на 2021 год
Новые разъяснения Минтруда России про график отпусков
 |
| bakhtiarzein / Depositphotos.com |
В письме от 9 декабря 2020 г. № 14-2/ООГ-17846 специалисты ведомства отмечают, что трудовое законодательство не содержит требований об ознакомлении работников с графиком отпусков. Работники лишь должны быть в силу ст. 123 Трудового кодекса уведомлены о времени начала отпуска под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
В письмах от 8 декабря 2020 г. № 14-2/ООГ-17785 и № 14-2/ООГ-17788 указывается, что при утверждении графика отпусков, работодатель обязан учитывать мнение представительного органа работников независимо от количества его членов.
По вопросам о том, следует ли включать в график отпусков отдельные категории работников, Минтруд посоветовал работодателем предусмотреть соответствующее регулирование в локальных нормативных актах. Так в ведомстве ответили на вопросы о необходимости включения в график работников:
Аналогичным образом чиновники ответили и на вопросы о том, нужно ли отражать в графике не использованные работником отпуска за предыдущие годы (письмо от 9 декабря 2020 г. № 14-2/ООГ-17850), а также о том, нужно ли фиксировать в графике конкретную дату предоставления отпуска (письмо от 8 декабря 2020 г. № 14-2/ООГ-17783).
График отпусков на 2022 год: особенности составления, форма
За две недели до начала нового календарного года работодателям нужно успеть утвердить важный локальный нормативный акт — график отпусков. Отсутствие этого документа расценивается как административное правонарушение и влечет предупреждение или штраф. Разберемся, какие особенности нужно учесть в графике отпусков на 2022 год и какие категории сотрудников вправе претендовать на отдых вне очереди.
График отпусков регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ). При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Это нужно успеть сделать к 17 декабря.
Составление графика отпусков — обязанность почти всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании. В Письме ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193 уточняется, что микропредприятие, отказавшееся полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, в том числе графика отпусков, может заменить его на письменное соглашение между работодателем и работником. Это нужно будет указать в соответствующем пункте трудового договора по типовой форме. ГИТ обосновывает свою позицию ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ, Письмом Роструда от 01.08.2012 N ПГ/5883-6-1.
Особенности составления графика отпусков
Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой. Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников. В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.
По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.
Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2022 года.
При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев. Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2021 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.
Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников
Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:
1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.
Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:
Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.
Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.
Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.
3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.
Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.
В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.
Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.
В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями. По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон. При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.
Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.
При составлении графика отпусков на 2022 год важно помнить, что нерабочие праздничные дни, которые указаны в ст. 112 ТК РФ, в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не входят. Поэтому если отпуск приходится на эти дни, срок его окончания переносится автоматически.
Дата начала отдыха в графике отпусков
Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.
Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.
О праве переноса отпуска на следующий год
Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2022 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2023 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.
Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, то только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.
Форма для графика отпусков
При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.
В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.
Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них вносятся от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.
Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.
До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст. 372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке согласования нужно об этом сделать пометку.
С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под подпись. Документ следует:
Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.
Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:
Изменение графика отпусков
Поскольку график отпусков относится к обязательным локальным нормативным актам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон.
Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.
Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях:
Добавление нового сотрудника в утвержденный график отпусков
Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков?
Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:
Сотрудник будет уволен в январе. Нужно ли на него заполнять график отпусков?
В нем ведомство указало, что в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика. Это требование распространяется и на работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры.
Таким образом, нельзя не учитывать в графике отпусков работника, у которого уже в январе истечет срок трудового договора.
Штраф за отсутствие графика отпусков
Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрена ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ) — предупреждение или наложение административного штрафа:
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
График отпусков на 2021 год: как составить, заполнить, утвердить — скачайте бланк и образец
Каждый работодатель должен ежегодно утверждать график отпусков. За отсутствие или неверное оформление этого документа госинспекция труда может выписать внушительный штраф. Наша статья поможет без ошибок заполнить, утвердить и скорректировать график отпусков на 2021 год, а значит, избежать санкций.
Как правильно составить график отпусков
Статья 123 ТК РФ обязывает всех работодателей каждый год издавать график отпусков. Этот документ должны соблюдать как работодатели, так и работники. При наличии профсоюза график отпусков до его утверждения необходимо согласовать с выборным органом объединения работников.
На практике график отпусков составляется по унифицированной форме № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Допустимо разработать свой бланк, в том числе на основании формы № Т-7 (письмо Роструда от 09.01.13 № 2-ТЗ). Процедуру составления и утверждения графика необходимо завершить не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.
Принятый график позволит кадровой службе заранее (не позднее, чем за две недели, ч. 3 ст. 123 ТК РФ) уведомить сотрудника о предстоящем отдыхе. А также следить за тем, чтобы отпуска не накапливались. Напомним, что непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещено (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).
Бухгалтерии график отпусков необходим для того, чтобы вовремя рассчитать и выплатить отпускнику сумму среднего заработка. Здесь срок составляет три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.20 № ПГ/20884-6-1, см. « Роструд сообщил, как исчислять срок для выплаты отпускных »).
СОВЕТ
Утвержденный график отпусков нужно также передать главам структурных подразделений компании и линейным руководителям. Это поможет им заблаговременно спланировать работу и при необходимости найти замену уходящему в отпуск сотруднику либо перераспределить его функции.
Что учесть при планировании отпусков
Законодательство не требует издания приказа (распоряжения) о составлении графика отпусков. Однако на практике, особенно если речь идет о средних и крупных предприятиях, такой распорядительный документ оформляется. Объясняется это просто. Чтобы составить график, надо запросить информацию о планируемых датах отдыха у каждого сотрудника. Понятно, что собирать такие сведения проще децентрализовано, передав соответствующие функции линейным руководителям. Именно для этого издается приказ. В нем указываются лица, ответственные за сбор информации о предстоящих отпусках сотрудников, а также за подготовку сводного документа по форме № Т-7, его согласование с профсоюзом (если это требуется) и передачу на утверждение в отдел кадров и руководителю.
При планировании отпусков нужно учитывать следующее. В график необходимо включить в том числе и тех работников, у которых срок действия трудового договора истекает в следующем календарном году (письма Минтруда от 09.04.20 № 14-2/В-395 и от 27.03.20 № 14-2/В-321). Также в график вносятся отпуска декретниц, поскольку никаких исключений в этой части Трудовой кодекс не содержит.
А вот лиц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, при составлении графика можно не учитывать, если их отпуск по уходу приходится на весь следующий календарный год. Еще одна категория работников, сведения о которых допустимо не вносить в график, — совместители. По правилам статьи 286 ТК РФ, время их ежегодного отпуска на работе по совместительству совпадает с отдыхом по основной работе.
Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в график надо включить и сведения о дополнительных отпусках, на которые имеет право сотрудник. Кроме того, следует отразить отпуска, которые не были использованы в текущем и предшествующих годах. Причем, вносить сведения о прошлых отпускных периодах допустимо в произвольном порядке, а не в хронологическом (письмо Роструда от 01.03.07 № 473-6-0). Например, сначала можно предоставить неиспользованный отпуск (или его часть) за прошлый год, потом отпуск за текущий, а затем — отпуск (или его часть) за позапрошлый.
ВНИМАНИЕ
Отпуска без сохранения заработной платы в график не вносятся. Это следует из Указаний по применению и заполнению формы № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). В них сказано, что данная форма применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков.
Утверждение графика отпусков
Обычно данный документ подписывается руководителем организации. Однако не запрещено делегировать это полномочие любому другому работнику, в том числе заместителю директора или начальнику кадровой службы (ч. 6 ст. 20, ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Подробнее см. « Как правильно делегировать право подписи гражданско‑правовых договоров и кадровых документов ».
На момент утверждения формы № Т-7 графы 1-6 должны быть заполнены. Равно как и сведения о согласовании графика с профсоюзом (при необходимости). Составленный, но еще не утвержденный документ подписывается руководителем кадровой службы, а при его отсутствии — лицом, ответственным за изготовление документа. Если руководитель организации сам заполняет график, эту строку из формы можно удалить.
Далее руководитель (или уполномоченное им лицо) проставляет свою подпись в графе «Утверждаю». Также указывается должность подписанта и дата. Здесь надо проследить, чтобы эта дата не оказалась ранее дня согласования графика с профсоюзом. Также важно, чтобы от этой даты до конца года оставалось не менее двух недель. То есть самая поздняя дата утверждения графика отпусков на 2021 год — 17 декабря 2020 года.
В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией документов. Сделать это может уже не руководитель компании, а сотрудник, отвечающий за делопроизводство.
ВНИМАНИЕ
Утвержденный график отпусков доводится до сведения работников. При этом законодательство не требует проставлять под графиком подпись каждого сотрудника (письмо Роструда от 01.08.12 № ПГ/5883-6-1). Однако в этом же письме указано, что график отпусков — это локальный нормативный акт. А на основании статьи 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под подпись с локальными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Поэтому во избежание претензий со стороны госинспекции труда лучше ознакомить каждого работника с выпиской из графика в части, касающейся его отпуска, либо с графиком целиком. Сделать это нужно до начала календарного года, в котором будет применяться этот документ.
Как вносить изменения в график отпусков
Любые отклонения реальных сроков отпусков от того, что было запланировано, должны оформляться приказами, вносящими изменения в график. В частности, это требуется при переносе отпуска с согласия работника. В такой ситуации изменения вносятся в графы 8 и 9 формы № Т-7 (ст. 124 ТК РФ). При этом дата переноса значения не имеет: корректировки необходимы и в случае предоставления отпуска раньше назначенного срока, и в том случае, если отдых отложен на более позднее время.
Также изменения в график вносятся при отзыве работника из отпуска (об ограничениях на отзыв см. « Минтруд сообщил, можно ли отозвать работника из неделимой 14‑дневной части отпуска »). Для этого обычно используется графа 10 «Примечание» формы № Т-7. Там указывается, что работник отозван из отпуска, и проставляется дата отзыва. Реквизиты приказа об отзыве заносятся в графу 8, а в графе 9 указываются сведения о дате начала использования оставшейся части отпуска.
ВАЖНО
Надо ли вносить изменения в график в связи с приемом новых работников в течение года? Порядок корректировки формы № Т-7 для этой ситуации не регламентирован. Мы рекомендуем составлять на таких сотрудников отдельную форму № Т-7 в качестве приложения к утвержденному ранее графику.
Особенности графика отпусков в 2021 году
При составлении графика на 2021 год нужно учесть постановление Правительства от 10.10.20 № 1648 «О переносе выходных дней в 2021 году». В нем установлено, что в 2021 году будут перенесены следующие выходные дни: с субботы 2 января на пятницу 5 ноября; с воскресенья 3 января на пятницу 31 декабря и с субботы 20 февраля на понедельник 22 февраля (см. « Правительство утвердило перенос выходных дней в 2021 году »).
При этом нужно помнить, что нерабочие праздничные дни в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ, письмо Минтруда от 15.04.16 № 14-1/В-351). Перечень таких дней приведен в статье 112 ТК РФ. Согласно этому перечню, 2 и 3 января являются нерабочими праздничными днями. Поэтому если отпуск приходится на 2 или 3 января 2021 года, то эти дни в период отпуска не включаются, и отпускные за них не выплачиваются. А срок окончания отпуска автоматически переносится.
СПРАВКА
К нерабочим праздничным дням также относятся религиозные праздники, объявленные в субъекте Российской Федерации (п. 7 ст. 4 Федерального закона от 26.09.97 № 125-ФЗ; разд. 1 Рекомендаций Роструда, утв. Протоколом № 1 от 02.06.14; постановление Президиума Верховного суда РФ от 21.12.11 № 20-ПВ11).
Срок хранения графика отпусков
ВНИМАНИЕ
Трехлетний период хранения применяется в том числе к графикам отпусков за 2019 и 2020 годы, а также к графикам за предыдущие годы, если по состоянию на 18.02.2020 они не были включены в перечень на уничтожение (или не были фактически уничтожены). Этот вывод следует из письма Росархива от 13.03.20 № Р/М-479.
Ответственность за отсутствие графика отпусков
Поскольку график отпусков — это обязательный кадровый документ, его отсутствие само по себе является нарушением трудового законодательства.
Ответственность за такое нарушение установлена частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ. В качестве наказания данная норма предусматривает штраф как для работодателей (организаций или ИП), так и для их должностных лиц. Размер штрафа составляет: для должностных лиц и работодателей-ИП — от 1 000 до 5 000 руб., для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.
График отпусков на 2021 год
График отпусков — это нормативный документ, в котором заполняется информация о запланированных отпусках работников предприятия (ст. 123 ТК РФ). Каждый год руководитель организации утверждает его.
Составить и утвердить график отпусков долг каждой организации. Исключение ИП, они могут не составлять его и предоставлять сотрудникам время отпуска по соглашению (ст. 305 ТК РФ). Однако лучше, конечно, пользоваться графиком, чтобы не возникало путаницы с периодами отпусков сотрудников. С ним вы сможете отслеживать отсутствие сотрудников, чтобы не допустить остановку рабочего процесса.
График отпусков можно составить по унифицированной форме (утв. Пост. Госкомстата от 05.01.2004 № 1) или по самостоятельно разработанной форме.
В неё необходимо включить следующую информацию:
Необходимо учитывать мнение профсоюза при составлении графика отпусков, если на предприятии такой имеется (ч. 1 ст. 123 ТК). В унифицированной форме № Т-7 для отметки профсоюза выделена отдельная строка. В ней нужно указать дату и номер согласования профсоюзом. Если строка о согласовании графика отпусков с профсоюзом не заполнена, инспекторы из трудовой инспекции могут придраться к этому при проверке. Поэтому лучше её заполнить, чтобы не возникло лишних вопросов.
Срок составления графика отпусков на 2021 год
Работодатель должен утвердить график отпусков за 2 недели до наступления нового календарного года. Такие сроки установлены статьей 123 ТК РФ. В нынешнем году график отпусков нужно составить не позднее 16 декабря 2020 года. По мере необходимости можно вносить изменения в имеющийся график.
К примеру, у сотрудника возникли определённые обстоятельства, и он желает изменить дату начала отпуска. Сначала вы оформляете приказ о предоставлении отпуска и переносе его сроков, далее просто вносите эти изменения в график. Создавать новый приказ на утверждение графика ни к чему. Если вы не успели включить изменения в установленные сроки — ничего страшного, просто утвердите график задним числом. Самое главное — успеть всё сделать до проверки инспекторов, чтобы избежать штрафов.
График отпусков: правила составления
Для составления графика отпусков необходима информация о пожеланиях сотрудников. Её собирают руководители структурных подразделений согласно приказу директора.
Законодательно порядок получения этой информации не регулируется, однако, во избежание трудовых споров рекомендую вам собирать данные о планируемых датах отпуска в письменном виде от сотрудников.
Есть ещё один способ. Вы можете разослать бланк графика по электронной почте всем сотрудникам, они обозначат планируемые дни отпуска и отправят обратно ответным письмом. Такой способ не совсем подойдёт для крупных компаний в целом, но вполне может быть использован в структурных подразделениях. Ведь руководители подразделений наверняка лучше знают, когда и какого сотрудника можно отпустить в отпуск, чтобы были соблюдены интересы работодателя.
Обращаю ваше внимание, что спешить соглашаться на все пожелания сотрудников не нужно. В первую очередь определите, есть ли те, кто имеет привилегию отдохнуть в любое время.
В Трудовой кодекс в 2018 году была добавлена новая статья 262.2 (от 11.10.2018 № 360-ФЗ). Она предусматривает, что сотрудники, имеющие трёх и более детей до 12 лет, могут попросить отпуск в любое удобное для них время. Другими словами, многодетные матери и отцы могут уходить в отпуск тогда, когда им захочется. Это означает, что график отпусков в первую очередь должен быть заполнен сотрудниками, которые являются многодетным родителями, а уже потом остальным работникам.
Я составила для вас наглядную таблицу со списком работников, которые должны/не должны соблюдать график отпусков.
Кто должен/не должен соблюдать график отпусков
Только определённые категории сотрудников имеют право взять отпуск вне графика. Для других сотрудников и для работодателя график обязателен. Объясните работнику, что он должен согласовать внеплановый отпуск с руководителем, для этого ему нужно написать соответствующее заявление. Обозначьте ему, что директор имеет право отказать в отпуске вне графика, если он не входит в льготную категорию.
Призываю вас не брать заявление у сотрудника, если он хочет пойти в отпуск завтра, через день или два. У вас должно быть три календарных дня для выплаты отпускных. Во избежание таких ситуаций, укажите в правилах внутреннего трудового распорядка период, в течение которого сотрудники обязаны предупредить в внеплановом отпуске.
К примеру, за пять календарных дней. В таком случае вы сможете выплатить своевременно отпускные работнику. Если сотрудник настаивает на отпуске с завтрашнего дня, предложите взять трёхдневный отпуск за свой счёт. Отпустить его в отпуск, но оформить официально только через три дня — не очень хорошая идея. Если с ним в эти дни произойдёт несчастный случай, то это будет считаться производственной травмой.
Работодатель обязан предоставлять законный перерыв в работе сотрудникам, но без прерывания производственного процесса. Следовательно, если желаемые даты отпусков совпадают у некоторых сотрудников, то руководитель может настоять на смене периода отпуска.
В график вносят сведения по основным и по дополнительным отпускам, неоплачиваемые отпуска не нужно отражать в нём.
В Минтруде пояснили, как разделить накопленный за несколько лет отпуск на части (письмо от 24 сентября 2019 г. № 14-2 / OOG-6958). В график отпусков вы включаете отпуск за следующий рабочий год, часть которого должна быть не менее 14 календарных дней. Законом не запрещено указывать в графике отпусков конкретный месяц предполагаемого отпуска, просто потом нужно будет дополнительно согласовать с сотрудником точную дату начала отпуска.
Неиспользованные дни отпуска за предыдущие периоды сотрудник может приплюсовать отпуску за этот год. Министерство труда советует чрезмерно не дробить отпуск, так как работник не сможет полноценно отдохнуть и восстановить трудоспособность. Объясните сотрудникам позицию Минтруда в части отпуска только на выходные дни. Он приравнивает это к нарушению трудового законодательства (письмо от 07.12.2018 № 14-2/ООГ-9754).
Кого включать в график отпусков
В график отпусков включаются все сотрудники, с которыми на момент утверждения графика действуют трудовые договоры. Даже те, кто написал заявление об увольнении, ведь они имеют право отозвать такое заявление (ч. 4 ст. 80 ТК). Не нужно добавлять в график лиц, работающих по гражданско-правовым договорам.
Составляя график отпусков учитывайте право работника на:
График отпусков составляют на всех работников предприятия, в том числе и внешних совместителей (ст. 123 ТК РФ). Таких сотрудников нужно включать в график отпусков в общем порядке (это касается как внешних, так и внутренних совместителей). Поскольку отпуск совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы, работодателю внешнего совместителя нужна информация о планируемом отпуске в основной организации (ч. 1 ст. 286 ТК РФ).
Для этого работодатель обращается к сотруднику с просьбой предоставить выписку из графика отпусков или соответствующую справку с основного места работы. Также можно направить официальный запрос о получении таких документов к основному работодателю. Вы можете выбрать наиболее удобный для вас способ получения этой информации.
К сведению: если вам не удалось получить сведения об отпуске с основного места работы, то укажите в графике примерные даты отпуска сотрудника. А в графу «Примечание» графика напишите комментарий, например, «Даты примерные, отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе».
Обращаю ваше внимание, что если продолжительность отпуска совместителя по основной работе больше, чем в вашей компании, то по письменному заявлению совместителя вы должны предоставить ему отпуск за свой счёт соответствующей продолжительности (ч. 2 ст. 286 ТК РФ).
Для этого сотруднику-совместителю нужно подтвердить длительность отпуска по основному месту работы:
В утверждённом графике отпусков сотрудникам необходимо расписаться (абз. 9 ч. 2 ст. 22 ТК). Можно дополнить форму № Т-7 графой «Ознакомлен (дата, подпись)».
Как внести изменения в график отпусков на 2021 год
В график отпусков, как и в любой другой документ, можно вносить исправления. Вносятся корректировки, если в течение 2021 года изменятся сроки предоставления отпуска, к примеру, из-за болезни или отзыва сотрудника из отпуска. Многие работодатели заполняют графу «фактическая дата отпуска» сразу, как только сотрудник написал заявление, и оформлен приказ. Однако лучше делать такую запись в графике после выхода сотрудника на работу. Вот к примеру, будучи в отпуске сотрудник заболел, ему необходимо перенести часть отпуска, соответственно дата отпуска изменится (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).
Если работник ушёл в отпуск не так, как было запланировано, а фактическая дата начала отдыха уже отмечена в документе, нужно зачеркнуть старую запись, внести новую с пометкой «исправленному верить», указать должность внёсшего исправление сотрудника и расписаться. Второго поля для указания фактической даты начала отпуска в форме нет. При большом количестве исправлений лучше оформить чистый экземпляр графика. В утверждённый график принятых в январе сотрудников добавлять не нужно и создавать отдельный график тоже нет необходимости. Им отпуск можно предоставить на основании заявления.
За график отпусков, утверждённый после 16 декабря, при проверке трудовая инспекция назначит штрафы (ч. 1 ст. 5.27 КоАПР РФ):
Подведём итоги
Законодательством не утверждена и не описана процедура составления графика. В статье я вам привела примерный последовательный порядок действий для его составления, а именно:
При составлении графике обратите внимание на производственный календарь на 2021 год. В 2021 году будут перенесены следующие выходные дни:
Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более семи лет.
Читайте другие статьи автора в нашем блоге: