документ объясняющий причины какого либо события факта поступка называется

Когда, как и зачем нужно составлять записки: докладные, служебные, объяснительные, аналитические, пояснительные

«Бухгалтерский учет и налогообложение в бюджетных организациях», 2011, N 1

Иногда работники сталкиваются с необходимостью составления разного рода записок: докладных, служебных, объяснительных, аналитических, пояснительных. Во многих ситуациях эти информационно-справочные документы могут быть очень полезны, но написать их не так просто. К тому же далеко не все понимают, в чем разница между разными видами этих документов, а также когда, как и почему нужно составлять ту или иную записку. Ответы на данные вопросы содержатся в данной статье.

Докладная записка

Докладные записки (фиксирующие или предупреждающие о наступлении событий, перечисленных в ч. 2 и 3 ст. 72.2 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ)) служат основанием для документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью.

В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299, этот документ упоминается только один раз как докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (код ОКУД 0286041), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

А вот в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000, докладную записку можно встретить в самых разных разделах управленческих документов.

На основании вышеприведенного можно сделать вывод, что докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности, по личному составу (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания и т.д.), по административно-хозяйственным вопросам и т.д.

Существует следующая классификация докладных записок:

Классификация докладных записок

В зависимости от содержания докладной записки ее автор может изложить в ней выводы, предложения или ограничиться простым изложением фактов. Исходя из этого, структура докладной записки может состоять из следующих смысловых разделов:

Проще говоря, в первых строках докладной записки надо сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу. Текст докладной записки излагается от первого лица единственного числа.

Не создавайте «вступительных речей»: никаких «Уважаемый Иван Иванович!», «Довожу до Вашего сведения», «Обращаюсь к Вам, потому что. » и т.д. Гораздо лучше начать: «По Вашему поручению мною проведена. «, «Во исполнение приказа. «, «В соответствии с планом. » и т.д.

Избавляйте текст от слов-паразитов, они производят не самое приятное впечатление и говорят о бедном словарном запасе автора записки.

Не рекомендуем заканчивать текст докладной записки словами «Вносится на Ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения» и т.д. В конце текста докладной записки лучше четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или сделать выводы. Заканчивать текст целесообразно словами: «Считаю. (необходимым, целесообразным и т.д.)», «Предлагаю. «, «Прошу. (выделить, направить и т.д.)».

Внутренняя докладная записка. Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги формата А4 (210×297 мм), но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Обратите внимание! Положения этого документа носят рекомендательный характер (абз. 4 п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003, Федеральный закон от 27.12.2002 N 184-ФЗ «О техническом регулировании»).

К таким реквизитам применительно к внутренней докладной записке относятся:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров;

При оформлении докладной записки можно пользоваться как угловым, так и продольным расположением реквизитов заголовочной части.

Внешняя докладная записка. Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации. Составление и оформление внешней докладной записки по структуре и расположению реквизитов аналогично оформлению внутренней докладной записки. При этом полное или сокращенное наименование организации-адресата используется согласно уставу такой организации. Наименование организации-автора также должно соответствовать ее наименованию в учредительных документах. Подписывает такую записку руководитель организации. Документ подлежит регистрации.

Пример углового расположения реквизитов

Реброва Татьяна Ивановна работает бухгалтером с августа 2010 г.

В ноябре 2010 г. Ребровой Т.И. было объявлено замечание за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, повлекшее утрату документа.

Должностные обязанности Реброва Т.И. исполняет с нарушением локальных нормативных актов предприятия «Стандарт», кадровые документы оформляет с ошибками содержательного и технического характера, нарушает установленные сроки подготовки документов, осложняя тем самым работу бухгалтерии.

До 14 января 2011 г. Реброва Т.И. должна была подготовить документы к передаче в архив, однако к указанному сроку работа не выполнена.

В связи с неисполнением Ребровой Т.И. должностных обязанностей предлагаю объявить ей выговор.

Пример продольного расположения реквизитов

О соблюдении техники безопасности

Отдел труда и техники безопасности неоднократно информировал вас о несоблюдении техники безопасности на строительной площадке бизнес-центра на ул. Солнечной СЗАО г. Москвы.

Однако до настоящего времени отсутствуют ограждения в местах проведения строительных работ. Не ограждаются места сварочных работ. На площадке ведется бетонирование колонн, хотя ограждение котлована не сделано.

Прошу вас срочно принять меры по безопасному ведению работ на указанной строительной площадке.

Служебная записка

Самого понятия «служебная записка» нет ни в одном нормативном документе.

В Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД ОК 011-93) служебная записка вообще не упоминается. Зато дважды этот документ упоминается в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000: служебная записка о нарушении правил внутреннего распорядка (ст. 408) и служебная записка о пропускном режиме организации (ст. 469).

Этот вид документа широко используется на практике, в частности в таких сферах, как материально-техническое, информационное, организационное, хозяйственное обеспечение и др.

Составлять и оформлять служебную записку лучше в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях единства оформления документации, то есть так же, как и докладные записки.

Объяснительная записка

В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз как объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код ОКУД 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000, объяснительная записка упоминается дважды: объяснительная записка, не вошедшая в состав личных дел (ст. 343), и объяснительная записка о выдаче, утрате удостоверений и пропусков (ст. 413).

Согласно ст. 193 ТК РФ объяснительная записка в трудовых отношениях является обязательным документом, сопровождающим документирование дисциплинарных взысканий. В такой объяснительной записке работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка служит основанием для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен. Текст такой объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:

Объяснительную записку работник чаще всего пишет от руки и в свободной форме, но нередко в организациях используются специальные бланки, формы которых приведены в инструкции по делопроизводству.

Текст объяснительных записок должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

По структуре текста объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений. Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

В целях унификации информационно-справочных документов эту записку целесообразно составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».

Аудиторское заключение по финансовой (бухгалтерской) отчетности ЗАО «Инновация» за 2010 г. подписано мной 12 апреля 2011 г. по следующим причинам.

Аудиторская проверка бухгалтерской отчетности ЗАО «Инновация» за 2010 г. (2-й этап) была проведена мной своевременно в сроки, установленные планом аудиторских проверок. В соответствии с установленными сроками, а именно 30 марта 2011 г., в электронном виде были представлены начальнику службы ДОУ Суворовой Е.М. следующие документы: письменная информация (аудиторский отчет) о результатах данной проверки, сводная ведомость исправления выявленных нарушений, аудиторское заключение за 2010 г., а также полностью сформированный пакет рабочих документов.

Перечисленные выше обстоятельства были доведены мной как до генерального директора ООО «ЭСЭФ Аудит» Владимирского А.А., так и до начальника службы ДОУ Суворовой Е.М. в устной форме.

Вопрос о сроке пересдачи бухгалтерской отчетности в налоговую инспекцию решался ЗАО «Инновация» самостоятельно. Комплект пересданной ЗАО «Инновация» бухгалтерской отчетности за 2010 г. был принят налоговой инспекцией 11 апреля 2011 г., о чем свидетельствует соответствующая отметка налогового органа на представленном вместе с отчетностью сопроводительном письме. Данный экземпляр отчетности был представлен главным бухгалтером в ООО «ЭСЭФ Аудит» этим же числом. Окончательное урегулирование результатов проверки с главным бухгалтером ЗАО «Инновация» также состоялось 11 апреля 2011 г. В силу этих причин аудиторское заключение датировано и подписано мной 12 апреля 2011 г.

На практике нередко возникает вопрос: обязательно ли регистрировать служебные, докладные и объяснительные записки в организации? По нашему мнению, если изложенный в записке вопрос требует письменного решения в виде резолюции руководителя, то эти документы необходимо регистрировать, поскольку они требуют исполнения и использования в информационно-справочных целях. Если же вопрос, изложенный в той или иной записке, может быть решен устно, регистрировать такую записку не обязательно.

Пояснительная записка

В ОКУД ОК 011-93 этот документ не упоминается.

В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000, пояснительная записка упоминается трижды: пояснительная записка по структурам и схемам организации управления (ст. 18), пояснительная записка по проектам годовых планов экономического и социального развития организации (ст. 91), пояснительная записка к бухгалтерским балансам и отчетам (ст. 135).

Пояснительные записки составляются в произвольной форме. Порядок оформления и состав реквизитов пояснительной записки по структурам и схемам организации управления, а также по проектам планов определяются организацией самостоятельно в инструкции по делопроизводству.

Пояснительная записка к бухгалтерской отчетности предприятия «Синтез» за 2010 год

Из-за низких контролируемых параметров окупаемости производства упаковочных материалов из полимеров согласно решению Совета директоров (Протокол N 18 от 18.10.2010) предприятие «Синтез» полностью прекращает деятельность по производству ПЭТ-бутылок (бутылок из полиэтилентерефталата) для производителей масложировой продукции.

Прекратить деятельность планируется путем продажи активов (инжекционно-литьевых машин, ПЭТ-преформ и ПЭТ-гранулята), использовавшихся для выдува ПЭТ-бутылок, а также исполнения непогашенных обязательств, относящихся к этой деятельности.

Решение Совета директоров о прекращении деятельности по производству ПЭТ-бутылок доведено до сведения юридических и физических лиц, чьи интересы непосредственно будут затронуты:

В связи с сокращением штата планируется уволить 38 человек, выходное пособие которых составит 540 тыс. руб.

Контрагентам, договорные отношения с которыми будут прекращены, планируется выплатить 650 тыс. руб.

Вследствие чего предприятие «Синтез» признает:

Все расчеты с сокращаемыми работниками планируется завершить в марте 2011 г.

Общая сумма резерва (2190 тыс. руб.) отражена в бухгалтерском балансе по состоянию на 31.12.2010.

Аналитическая записка

Аналитические записки обычно содержат информацию о состоянии или проблемах в той или иной деятельности организации, требующей решения. Во многих случаях они используются в процессе планирования или бюджетирования, например при составлении как консолидированного бюджета организации, так и при составлении локальных бюджетов по направлениям деятельности (проектам) на определенный период времени.

В ОКУД ОК 011-93 этот документ не упоминается.

В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000, аналитическая записка упоминается дважды: аналитическая записка о выполнении планов (ст. 96) и аналитическая записка к годовым балансам и отчетам (ст. 137).

Жестких требований к структуре или объему аналитической записки нет. Обычно аналитические записки составляются в произвольной форме и имеют значительный объем текста (от нескольких до десятков страниц).

Итак, те или иные записки зачастую помогают работникам решать многие проблемы, отстаивать свое мнение и доказывать эффективность своих предложений как в стандартных, так и в сложных, запутанных ситуациях.

Источник

объяснительная записка

Смотреть что такое «объяснительная записка» в других словарях:

Объяснительная записка — письменное сообщение должностного лица вышестоящему руководителю с пояснением какого либо факта, действия, обстоятельств. Источник: ПРИКАЗ Ростехнадзора от 23.10.2006 N 928 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В… … Официальная терминология

Объяснительная записка — письменное сообщение должностного лица вышестоящему руководителю с пояснением какого либо факта, действия, обстоятельств. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

объяснительная записка — и. В делопроизводстве: служебный документ, записка, поясняющая содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта), а также сообщение должностного лица, поясняющее какое л. действие, факт, происшествие, представляемое… … Учебный словарь стилистических терминов

Объяснительная записка — Жанр официально делового стиля, документ, указывающий на причины, которые привели к нарушениям. Составляется в произвольной форме. Используются следующие клишированные синтаксические конструкции: 1) вводящие констатирующую информацию: Сообщаю… … Общее языкознание. Социолингвистика: Словарь-справочник

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА — – разновидность служебной записки, поясняющая какое либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. Требования к подготовке и оформлению служебных записок установлены параграфом 2.1.4 Типовой инструкции по… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

объяснительная записка — делопр. 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному… … Краткий словарь терминов из области делопроизводства

Записка Объяснительная — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого либо события, факта, поступка. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

записка объяснительная — Документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого либо события, факта, поступка. [http://www.lexikon.ru/dict/buh/index.html] Тематики бухгалтерский учет … Справочник технического переводчика

записка — и; мн. род. сок, дат. скам; ж. 1. Листок бумаги, содержащий короткое письмо, вопрос, сообщение и т.п. Оставить, получить записку. Любовная з. З. лектору. 2. Краткое изложение какого л. дела, сообщение о чём л. в официальной форме. Объяснительная… … Энциклопедический словарь

записка — и; мн. род. сок, дат. скам; ж. см. тж. записочка 1) Листок бумаги, содержащий короткое письмо, вопрос, сообщение и т.п. Оставить, получить записку. Любовная запи/ска. Запи/ска лектору. 2) Краткое изложение какого л. дела, сообщение о чём л. в… … Словарь многих выражений

Источник

Записка Объяснительная

Смотреть что такое «Записка Объяснительная» в других словарях:

записка объяснительная — Документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого либо события, факта, поступка. [http://www.lexikon.ru/dict/buh/index.html] Тематики бухгалтерский учет … Справочник технического переводчика

ЗАПИСКА, ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого либо события, факта, поступка … Большой бухгалтерский словарь

ЗАПИСКА, ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого либо события, факта, поступка … Большой экономический словарь

Объяснительная записка — письменное сообщение должностного лица вышестоящему руководителю с пояснением какого либо факта, действия, обстоятельств. Источник: ПРИКАЗ Ростехнадзора от 23.10.2006 N 928 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В… … Официальная терминология

Объяснительная записка — письменное сообщение должностного лица вышестоящему руководителю с пояснением какого либо факта, действия, обстоятельств. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

объяснительная записка — и. В делопроизводстве: служебный документ, записка, поясняющая содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта), а также сообщение должностного лица, поясняющее какое л. действие, факт, происшествие, представляемое… … Учебный словарь стилистических терминов

записка — и; мн. род. сок, дат. скам; ж. 1. Листок бумаги, содержащий короткое письмо, вопрос, сообщение и т.п. Оставить, получить записку. Любовная з. З. лектору. 2. Краткое изложение какого л. дела, сообщение о чём л. в официальной форме. Объяснительная… … Энциклопедический словарь

записка — и; мн. род. сок, дат. скам; ж. см. тж. записочка 1) Листок бумаги, содержащий короткое письмо, вопрос, сообщение и т.п. Оставить, получить записку. Любовная запи/ска. Запи/ска лектору. 2) Краткое изложение какого л. дела, сообщение о чём л. в… … Словарь многих выражений

записка — и. В делопроизводстве: вид служебных документов, краткое изложение какого л. вопроса или пояснение содержания какого л. факта, события (например, служебная з., докладная з., памятная з., объяснительная з.) … Учебный словарь стилистических терминов

объяснительная записка — Жанр официально делового стиля, документ, указывающий на причины, которые привели к нарушениям. Составляется в произвольной форме Используются следующие клишированные синтаксические конструкции: 1) вводящие констатирующую информацию: Сообщаю Вам … Словарь лингвистических терминов Т.В. Жеребило

Источник