документовед это какое образование
Профессия документовед: кто это, чем занимается
Планируете учиться на документоведа? Статья поможет разобраться в особенностях этой профессии, способах получения образования, вариантах трудоустройства.
Чем занимается документовед?
Чтобы понять, кто такой документовед и что входит в его обязанности, необходимо познакомиться с типовой должностной инструкцией этого специалиста. В ней подробно регламентируется сфера его деятельности. В обязанности специалиста входит:
Особенности профессии документоведа
Главный плюс – высокая востребованность, практически на каждом предприятии необходим документовед. Вакансий много, есть из чего выбрать: можно оказывать аудиторские услуги в частном порядке, работать в офисе недалеко от дома, искать компании с подходящими условиями (соцпакет, дополнительное обучение, просторный офис, корпоративные бонусы и пр.).
В то же время, поскольку приходится работать с важными документами, документоведу нужно быть ответственным, внимательным, аккуратным. Часто в организации для получения этой должности требуется опыт работы, поэтому начинающий специалист может претендовать лишь на должность помощника документоведа с более низким окладом.
Где учат на документоведа?
Если вы хотите получить высшее образование, можно поступить в вуз на направление подготовки «документоведение и архивоведение». С дипломом о высшем образовании специалист получает право на повышение категории, может претендовать на руководящие должности. По окончании 4-летней программы бакалавриата (при заочном обучении – 5 лет) можно поступать в магистратуру. Если параллельно работать по специальности, к моменту получения магистерского диплома будет стаж, необходимый для получения должности документоведа I категории.
Вузы, готовящие специалистов по документоведению и архивоведению, есть во многих регионах России. Поступление на 1-й курс ведётся по результатам ЕГЭ по русскому языку, истории и обществознанию. В некоторых вузах вместо обществознания учитываются баллы ЕГЭ по иностранному языку. Чем выше сумма баллов по результатам трех экзаменов, тем выше шансы поступления на бюджет.
Во многих регионах РФ также работают техникумы и колледжи, предлагающие обучение по программам СПО «Документоведение», «Документационное (информационное) обеспечение предприятия» и др. Обучение длится до 3 лет, полученная квалификация позволяет занимать должности помощника документоведа или архивариуса. По окончании техникума или колледжа выпускник может поступить в вуз на заочную форму обучения и одновременно работать в соответствии с полученной квалификацией. Это также позволит приобрести одновременно и высшее образование, и необходимый опыт работы. Для поступления в ссузы сертификаты ЕГЭ не требуются.
Если у вас уже есть диплом по другой специальности, обучение по программе профессиональной переподготовки позволит вам сменить профессию и стать документоведом. Это отличный вариант и для представителей смежных профессий: часто в небольших организациях сотрудникам приходится совмещать различные функции, а диплом по окончании дистанционных* курсов даст для такого совмещения законные основания. Обучение по программе профпереподготовки длится от 5,5 месяца.
Где и кем может работать документовед?
Документационная деятельность ведется во всех организациях, фирмах, на предприятиях всех форм собственности. Специалисты работают в офисных структурах:
Примерный перечень должностей документоведа:
Какие возможности есть для карьерного роста? При наличии опыта работы и личных качеств, необходимых для руководящей работы, документовед может занимать должности управляющего делами, заведующего канцелярией, начальника кадровой службы, руководителя других служб и отделов.
Сколько зарабатывает документовед?
Зарплата документоведа определяется исходя из конкретной должности, доходов компании, региональной специфики. Традиционно самый высокий уровень зарплат в Москве и Санкт-Петербурге, здесь документовед получает в среднем от 30 до 50-60 тысяч рублей и выше. На зарплату от 70-80 тыс. рублей могут рассчитывать специалисты с опытом не менее 2-3 лет. В других регионах уровень доходов ниже, но во многом зависит от конкретной организации.
* Заочная форма обучения с применением дистанционных образовательных технологий
Подберем программу для Вас!
Внимание! Отдел по организации приема работает дистанционно без выходных!
В чем заключается работа документоведа
Любое предприятие и государственное учреждение — это сотни циркуляров, приказов, должностных инструкций, распоряжений. Одним словом — документов. Неважно, в каком виде они передаются, бумажном или электронном. Главное, что без их оборота любое производство встанет, так как нарушится вся коммуникация между ведомствами и отделами. Чтобы этого не произошло, в любом серьезном учреждении держат целый штат специалистов — документоведов.
Чем отличается документовед от делопроизводителя?
Designed by prostooleh/Freepik
Самая большая путаница чаще всего возникает между профессиями документоведа и делопроизводителя. Речь об одной и той же специальности или все-таки о разных? В действительности, документоведы и делопроизводители хоть и родственные профессии, но все-таки разные.
Документоведами называют специалистов, которые организуют документооборот на предприятии.
Делопроизводители — это менее квалифицированные работники, чья основная задача заключается в подготовке и пересылке официальных бумаг различным ведомствам и отделам. Как правило, на небольших предприятиях эти обязанности совмещают секретари или личные помощники руководителей.
На крупном предприятии или в государственном ведомстве документоведы руководят отделом и имеют в подчинении штат из нескольких делопроизводителей.
Обязанности документоведа
Исходя из этого, возникает вопрос: чем конкретно занимается документовед на предприятии? Если коротко, то организационной работой.
Подготовка документов (тем более строгой отчетности) — это тоже технология. Примерно такая же, как производство деталей для машины. У любого документа есть своя форма. Есть правила его составления. При этом каждый документ должен соответствовать нормативно-правовым актам, то есть быть приведен в соответствие с законодательством. Наконец, цель любой официальной бумаги (приказа, распоряжения) — вовремя проинформировать начальство и сотрудников.
Кроме того, документы имеют свойство устаревать. После этого их следует поместить в архив и должным образом оформить.
Обязанности документоведа таким образом можно перечислить в нескольких пунктах:
Учет, контроль и хранение различных документов;
Планирование и обеспечение документооборота на предприятии;
Внедрение передовых систем ведения документации, в первую очередь электронных баз данных;
Участие в повышении квалификации сотрудников отдела.
Выглядят должностные обязанности документоведа не слишком увлекательно. В этой профессии хватает рутины и того, что принято презрительно называть крючкотворством. Но в действительности от того, чем занимается документовед напрямую зависят сотни процессов — от своевременной передачи распоряжений начальства до закупки нового оборудования и успешного прохождения налоговых проверок.
Требования к знаниям и навыкам документоведа
Первое, что должен знать специалист документовед, это правильное оформление любых официальных бумаг. Однако этим требования к его навыкам не исчерпываются. Настоящий профессионал на зубок знает:
основы права в части делопроизводства;
нормативно-правовые акты и распоряжения, касающиеся оформления любых бумаг;
порядок оформления документов, правила их хранения и экспертизы ценности;
основы программирования и обеспечения работы баз данных;
Ключевой навык работы документоведа заключается в умении обращаться с базами данных. Хороший специалист владеет всеми популярными СУБД и по крайней мере должен уметь находить общий язык с программистами. Ведь конечный результат его работы заключается в том, чтобы любой документ можно было легко найти в архиве либо через поисковую систему на внутренних серверах. Собственно, за тем специалисту и нужны навыки в программировании.
Должностная инструкция документоведа
Этот документ в точности определяет должностные обязанности и права специалиста. В нём должны быть перечислены все требования к сотруднику, четко определена зона его ответственности и приведен полный перечень задач. Все эти нюансы могут значительно отличаться в разных организациях, где работают документоведы, поэтому ниже вы можете ознакомиться сразу с несколькими образцами должностных инструкций:
Как получить образование документоведа
Исходя из требований законодательства, на должность документоведа могут принять только совершеннолетнего с оконченным высшим либо средним специальным образованием. Курс так и называется — «Документоведение» либо «Документационное (информационное) обеспечение предприятия».
Первое, на что следует обращать внимание при поступлении в учебное заведение, это возможность производственной практики в крупной компании. Успешная стажировка на таком предприятии — не только хорошее подспорье в обучении документоведа, но и открывает дополнительные возможности при последующем трудоустройстве.
Перспективы работы документоведом
Designed by drobotdean/Freepik
Карьерный рост документоведа заключается в повышении квалификации. Специалист без опыта работы может пройти повышение квалификации и получить сначала первую, а затем вторую категорию. Однако при этом в обоих случаях нужно отработать не менее трех лет в должности.
У профессии документоведа есть весомое преимущество — универсальность подготовки. Работник с такой квалификацией может устроиться практически на любое предприятие. Он может работать документоведом в МФЦ, образовательных учреждениях и многих других организациях.
Помимо того, специалисты с дипломом документоведа могут работать и на других позициях: секретарей-референтов, помощников директора, архивариуса и т.д.
Самая главная перспектива для такого специалиста — это возможность открыть собственное дело и оказывать частные услуги по проверке правильности оформления документов (аудит по документообороту).
Однако при этом профессия документоведа не отличается особым разнообразием или творческим подходом. В ней гораздо важнее такие навыки, как грамотность, скрупулезность, усидчивость и внимательность. У документоведов всегда много работы и она крайне ответственна. Любая мелочь может стоить ему квартальной премии, а то и карьеры.
Средняя зарплата документоведа, вакансии
Как уже было сказано, документовед — специальность универсальная. Такие специалисты ценятся и в офисах крупных компаний, и в архивах, и на государственной службе. При этом вакансий для документоведов весьма много, хотя, конечно, называются они по-разному: секретарь-документовед, делопроизводитель, помощник директора, специалист по документообороту и т.д.
Средняя зарплата также существенно разнится, хотя в среднем колеблется в районе 25 т.р. В свою очередь документовед без опыта может претендовать на зарплату в районе 16 т.р. В целом же по стране, картина следующая:
Какое образование нужно документоведу?
Документовед занимается делопроизводством, документоведением, работает с официальными бумагами организации.
Где учиться на документоведа
Чтобы получить образование документоведа, необходимо обучение в среднем специальном учебном заведении (ссуз) или высшем учебном заведении (вуз).
Можно рассматривать 2 основные специальности для получения необходимых знаний:
Перед тем как отправить документы в учебное заведение, нужно убедиться в том, что выпускники быстро находят рабочее место, а во время обучения есть возможность пройти практику. В этом случае повышается шанс на поиск подходящей должности и получения опыта работы.
Также студент, получающий образование по специальности «документоведение», может дополнительно изучать профессию кадровика или архивариуса.
Для получения профессии документоведа подходят следующие вузы:
Чтобы поступить в вуз на специальность документоведа, или схожее направление обучения, нужно сдать ЕГЭ по следующим предметам:
В некоторых случаях для поступления требуется английский язык. Уточнить полный список экзаменов можно в каждом вузе.
Если обучение планируется после 9 или 11 класса в колледже, то в качестве экзамена будет проведен конкурс аттестатов.
После 9 класса обучение в колледже займет 2 года и 10 месяцев, а после 11 класса на 12 месяцев меньше.
Колледжи, где можно получить подходящее образование:
Источник фото: wirestock/freepik
Обучение документоведов на курсах
Если у вас имеется СПО или ВПО по любому направлению, но вы хотели бы работать документоведом, можно пройти курсы профессиональной переподготовки.
Можно пройти курсы документоведа дистанционно, очно или заочно — это зависит от учебного заведения, где планируется получение знаний.
Профессиональная переподготовка — удобный способ расширения своих компетенций и получения дополнительных знаний по интересующему направлению. В отличие от второго высшего образования, переподготовку можно пройти не только в вузе, но и в центрах ДПО.
Организация, которая занимается обучением, должна иметь лицензию на ведение образовательной деятельности, в этом случае по окончании обучения выдается диплом государственного образца, который можно предъявить работодателю.
Учащиеся изучают всю информацию, связанную с документоведением, например:
Дистанционная профессиональная переподготовка удобна тем, что вы можете получать знания без отрыва от основной работы, а документы, подтверждающие обучение, можно получить по почте.
Документовед
В свое время советский поэт Василий Лебедев-Кумач в своей «Песенке бюрократа» точно подметил, что главную особенность российского общества: «без бумажки ты букашка, а с бумажкой – человек!». Эти строки не потеряли своей актуальности и сегодня. Поэтому нет ничего удивительного в том, вся наша жизнь, так или иначе, тесно связана с представителями профессии документоведа, для которых документ – это не просто бумажка, а основной инструмент профессиональной деятельности.
В свое время советский поэт Василий Лебедев-Кумач в своей «Песенке бюрократа» точно подметил, что главную особенность российского общества: «без бумажки ты букашка, а с бумажкой – человек!». Эти строки не потеряли своей актуальности и сегодня. Документы сопровождают нас везде и всегда, независимо от того, личная это жизнь, или рабочие моменты. Поэтому нет ничего удивительного в том, вся наша жизнь, так или иначе, тесно связана с представителями профессии документоведа, для которых документ – это не просто бумажка, а основной инструмент профессиональной деятельности.
Отметим, что сегодня данная профессия переживает «второе рождение», обусловленное бурным развитием экономики и электронного документооборота. В современном обществе информация, во всех ее проявлениях, воспринимается как «ходовой» товар, поиск, обработка и хранение которого требует существенных финансовых, трудовых, временных и материальных затрат. Минимизировать эти затраты помогают документоведы, которые знают все секреты грамотного документооборота и владеют навыками оптимизации работы с информационным потоком. Как следствие, специалисты в этой сфере пользуются устойчивым спросом практически во всех сферах жизнедеятельности человека, а факультеты документоведения – большой популярностью среди абитуриентов.
Кто такой документовед?
Документовед – высококвалифицированный специалист в области делопроизводства и документоведения, обеспечивающий порядок в бумагах предприятия или организации. Родственные профессии: архивист, секретарь, организатор делопроизводства.
Название профессии произошло от латинского documentum (доказательство) и старославянского вѣдѣти (знать). Другими словами, изначально документоведы, функции которых, кстати, раньше выполняли писцы, скорее фиксировали доказательства о юридической подоплеке того или иного события, чем систематизировали документы. Привычное нам понятие документоведение приобрело только в первой половине 20 века, когда Поль Отле расширил значение слова «документ» до того, что документом стали называть любую информацию, зафиксированную на материальном носителе. Одновременно с этим возникла и профессия документоведа, обязанности которого кардинально отличались от обязанностей писца.
Профессиональные обязанности документоведов сегодня включают в себя не только составление документов, но и:
Какими личностными качествами должен обладать документовед?
Как следует из названия профессии, деятельность документоведа целиком и полностью связана с поиском, обработкой и хранением документов, поэтому специалист должен иметь склонность к «бумажной» работе. Кроме того, документовед не сможет качественно выполнять свою работу, если не будет обладать такими личностными качествами, как:
Помимо перечисленных выше личностных качеств, хороший документовед владеет целым набором профессиональных знаний и навыков, в перечень которых входят: навыки работы с офисными приложениями ПК (Word, Excel, 1С, Outlook и т.д.), знание основ экономики, бизнес-планирования, архивного дела, менеджмента, управления персоналом, организации электронного документооборота, источниковедения, кадрового делопроизводства, литературного редактирования, законодательства в области трудового, административного, гражданского и конституционного права.
Преимущества профессии документоведа
Основным преимуществом профессии документоведа является ее «универсальность». Диплом специалиста по организации документооборота и обширный «багаж знаний», полученный в ВУЗе, позволяет профессионалу устроиться на работу практически в любую компанию или организацию, независимо от сферы деятельности предприятия. При этом он может рассчитывать на вполне приличный уровень оплаты (в среднем, около 30-40 тысяч рублей в месяц).
Привлекает в этой профессии и богатая должностная «вариативность». После окончания ВУЗа молодой специалист может с легкость устроиться на такие должности, как: делопроизводитель, архивист, администратор, секретарь-референт, офис-менеджер, персональный ассистент (помощник руководителя) и т.д.
Несмотря на кажущуюся монотонность и рутинность профессиональной деятельности документоведа, работа этого специалиста весьма интересна и разнообразна. Ведь именно этот специалист первым получает документы, а значит, он всегда владеет самой актуальной информацией о новшествах, внедряемых в компании (а ведь, как известно, кто владеет информацией, тот владеет миром). Мало того, достаточно часто документовед является единственным человеком (помимо высшего руководства, конечно), который посвящен во все деловые секреты предприятия.
При наличии предпринимательской жилки и достаточного опыта работы в области документационного обеспечения управления персоналом, документовед может организовать собственный бизнес (например, создать аудиторскую компанию), и предоставлять услуги частным образом.
Недостатки профессии документоведа
Не сложно догадаться, что наравне с преимуществами профессия документоведа имеет и недостатки. И самым главным недостатком является большая ответственность. Особенно это касается тех специалистов, которые работают в архивном агентстве федерального значения или государственном НИИ документоведения и архивного дела. Ведь именно эти организации занимаются подготовкой документов для правительства, на основе которых принимаются важные государственные решения.
Недостатком профессии документоведа также можно назвать необходимость наличия практического опыта работы при трудоустройстве. Поэтому начинающему документоведу придется либо начинать свою профессиональную деятельность еще в процессе обучения (кстати, такая возможность у студентов появляется уже на 2 курсе, поскольку к этому времени они уже овладевают достаточным объемом знаний для их практического применения), либо устраиваться на работу помощником документоведа после окончания ВУЗа.
Документовед
Родственные профессии
Библиограф, библиотекарь, секретарь, архивариус
Сфера профессиональной деятельности
Классификация профессии
Описание профессии
Документовед – специалист по разработке и внедрению технологических процессов работы с документами и документной информацией. Современное человеческое общество, его благополучие и развитие немыслимо без общения людей, без деятельности по сбору, обработке и распространению информации как социальной, так и научно-технической. Любое учреждение, организация и предприятие отражает свою деятельность в многочисленных служебных документах: решениях, распоряжениях, приказах, планах, графиках, отчетах, справках, докладных записках и т.д. Деятельность по организации работы с документами называют документоведение. Осуществляют эту работу документоведы.
Труд документоведа является необходимым элементом в большом и сложном механизме управления. Он должен знать документоведение и патентоведение, историю и организацию работы государственных учреждений, теорию и практику научно-технической информации, а также логико-математические методы ее обработки, средства и системы механизации и автоматизации документоведения.
Требования к индивидуальным особенностям специалиста
К профессионально важным качествам документоведа относятся:
Документовед должен обладать следующими личностными качествами:
Медицинские противопоказания
Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 12 апреля 2011 г. N 302н
Требования к профессиональной подготовке
Документовед должен знать:
Документовед должен уметь: