если секретарь расписывается за начальника какую аббревиатуру он она ставит в графе подписи

Новый гост для оформления документов

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

Зачем гост для документов

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

Минимальные поля для всех документов:

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

Источник

Тест с ответами по деловому иностранному языку часть 1

⚑ Закажите написание студенческой работы!

Если возникли сложности с подготовкой студенческой работы, то можно доверить её выполнение специалистами нашей компании. Мы гарантируем исполнить заказ во время и без ошибок!

Тестовый вопрос: В complementary closes выберите выражение из ниже представленных, которое используется в Британии:

Выберите правильный ответ:

[ верно ] Yours faithfully

Тестовый вопрос: Какое обращение к женщине принято использовать в деловом письме, если не известно ее семейное положение?

Выберите правильный ответ:

[ верно ] Ms

Выберите правильный ответ:

[ верно ] Yours sincerely

Тестовый вопрос: Which method of electronic correspondents has all the advantages of sending a cable and in addition it is available in the office and offers a direct line, with immediate reply?

Выберите правильный ответ:

[ верно ] Telex

Тестовый вопрос: What kind of a style shouldn’t you use for your letter to be discourteous?

Выберите правильный ответ:

[ верно ] colloquial

Тестовый вопрос: If there are too many mistakes in grammar, punctuation or spelling the reader may be confused. How should you write your letter to avoid it?

Выберите правильный ответ:

[ верно ] correctly

Тестовый вопрос: Если секретарь расписывается за начальника, какую аббревиатуру он (она) ставит в графе подписи?

Выберите правильный ответ:

[ верно ] p.p.

Тестовый вопрос: How long should be the length of the letter?

Выберите правильный ответ:

[ верно ] As long as necessary

Тестовый вопрос: Cross the odd one out of the fax structure in the list.

Выберите правильный ответ:

[ верно ] Message from

Тестовый вопрос: Once the telex operator has dialled the code, an ___code will appear on the teleprinter indicating that the sender is through.

Выберите правильный ответ:

[ верно ] Answerback

Тестовый вопрос: How many parts are there in the letter requesting a service?

Выберите правильный ответ:

[ верно ] 4

Тестовый вопрос: What should be given in the “opening part” of the letter requesting information?

Выберите правильный ответ:

[ верно ] Tell how you heard about the reader

Тестовый вопрос: Какой фразой в США заканчивают письмо к другу?

Выберите правильный ответ:

[ верно ] Best wishes

[ верно ] Yours truly

Тестовый вопрос: Где обычно пишется дата в деловом письме?

Выберите правильный ответ:

[ верно ] В правом верхнем углу

Тестовый вопрос: “We would like to have your answer by 6 of October”. Which part of the letter does this expression refer to?

Выберите правильный ответ:

[ верно ] action

Тестовый вопрос: Which part of the letter requesting information can contain such an expression? “I am planning to …”

Выберите правильный ответ:

[ верно ] purpose

Выберите правильный ответ:

[ верно ] International Trading Company, Sabas Building, 507 A. Flores Street, Manila, Philippines

Тестовый вопрос: What is important that gives your reader his/herimpression of you and your company?

Выберите правильный ответ:

[ верно ] The first sentence or paragraph of the letter

Тестовый вопрос: The messages in telexes are usually ___ versions of the sentences we would use in everyday speech or in letters.

Выберите правильный ответ:

[ верно ] Abbreviated

Тестовый вопрос: Где обычно пишется дата в письме?

Выберите правильный ответ:

[ верно ] Напротив первой или последней строчки адреса получателя

Тестовый вопрос: Which expression refers to the action part of the letter requesting a service?

Выберите правильный ответ:

[ верно ] I look forward to hearing from you

Источник

Глава 22. Реквизит «Подпись»

Глава 22. Реквизит «Подпись»

118. Подпись отделяется от последней строки текста или отметки о наличии приложения 2-3 межстрочными интервалами.

120. Если документ оформлен на бланке, то реквизит «Подпись» включает краткое наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию.

Заместитель Председателя Правительства Калининградской области

Заместитель Председателя Правительства

121. Наименование должности лица в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, по отношению к самой длинной строке.

122. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией (инициалы пишутся перед фамилией). Последняя буква фамилии в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

123. При оформлении документа на бланке должностного лица, наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается.

124. При подписании документа несколькими должностными лицами не всегда их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Подписи отделяются одна от другой 1-2 интервалами.

125. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписи располагаются под наименованиями должностей через 1,5 межстрочных интервала, например:

126. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии. Например:

127. При отсутствии должностного лица, подпись которого оформлена на проекте документа, документ подписывается его заместителем или иным должностным лицом, имеющим право подписи. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ).

Не допускается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием должности.

Временно исполняющий обязанности начальника Административного управления Правительства Калининградской области

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник

Экспресс-подготовка к онлайн-тестированию:

для студентов дистанционного обучения, при устройстве на работу, прохождении аттестаций

Сдаешь тесты самостоятельно?

Закажи скайп-консультацию и узнай все секреты успешной сдачи экзаменов онлайн!

Деловой иностранный язык (английский) ч.1 Тесты с ответами Темы 1-4

Для быстрого поиска по странице нажмите Ctrl+F и в появившемся окошке напечатайте слово запроса (или первые буквы)

Где обычно пишется дата в письме?

+Напротив первой или последней строчки адреса получателя

Напротив последней строчки адреса получателя

Напротив первой строчки адреса отправителя

Напротив первой строчки адреса получателя

Где обычно пишется дата в деловом письме?

В левом нижнем углу

+В правом верхнем углу

В правом нижнем углу

В левом верхнем углу

Какое обращение к женщине принято использовать в деловом письме, если не известно ее семейное положение?

Какой фразой в США заканчивают письмо к другу?

В complementary closes выберите выражение из ниже представленных, котороеиспользуется в Британии:

+International Trading Company

507 A. Flores Street

Miss Claire Waterson

c/o Miller & Sons Pty. Ltd.

The International Trading

24 Churchill Avenue

How long should be the length of the letter?

+As long as necessary

What is important that gives your reader his/herimpression of you and your company?

The style of a business letter

+The first sentence or paragraph of the letter

The length of the letter

What kind of a style shouldn’t you use for your letterto be discourteous?

Какая аббревиатура используется при вложении в письмо дополнительных документов?

Чтотакое VAT номер ?

Если секретарь расписывается за начальника, какую аббревиатуру он (она) ставит в графе подписи?

How many parts arethere in the letter requesting a service?

Which part of the letter requesting information can contain such anexpression? “I am planning to …”

“We would like to have your answer by 6 of October”.

Which part of theletter does this expression refer to?

What should be given in the “opening part” of the letter requesting information?

+Tell how you heard about the reader

Tell why you want the information

Tell what you want

If there are too manymistakes in grammar, punctuation or spelling the reader may be confused. Howshould you write your letter to avoid it?

Which expressionrefers to the action part of the letter requesting a service?

+I look forward to hearing from you

We will need the following

This will confirm our telephone conversation

I appreciate your help

Which method of electronic correspondents has all theadvantages of sending a cable and in addition it is available in the office andoffers a direct line, with immediate reply?

The messages intelexes are usually ______ versions of the sentences we would use in everyday speech or in letters.

Cross the odd one out of the fax structurein the list.

Once the telex operator has dialled the code, an _________code will appear on the teleprinter indicating that the sender is through.

Источник

Как использовать факсимильную подпись

Факсимиле можно использовать по соглашению сторон или в соответствии с правилами документооборота внутри компании. Такая подпись не подойдет для документов, которые влекут серьезные финансовые или юридические последствия

Виктор Подгорский

Чтобы ускорить и упростить работу, можно визировать некоторые документы факсимильными подписями. Но использовать их разрешено только в некоторых случаях. В статье разберем, на какие документы можно ставить факсимиле и как это делать.

Что такое факсимиле

Факси́мильная подпись, или факси́миле, — оттиск печати, который воспроизводит подпись человека. Еще есть цифровой вариант факсимиле — картинка с изображением подписи, которую вставляют в электронные документы.

С помощью факсимиле можно визировать бумаги без участия человека, которому принадлежит подпись. Например, когда нужно быстро и сразу подписать несколько сотен почетных грамот, секретарь может их «проштамповать».

Когда можно использовать факсимиле

В законе нет единого списка документов, для которых можно использовать факсимильную подпись. Есть два варианта, когда документ можно подписать факсимиле:

По договору с контрагентом. Соглашение об использовании факсимильной подписи можно оформить отдельно либо включить такое условие в текст основного договора. В любом случае нужно перечислить документы, для которых разрешено использовать факсимиле. Первичное соглашение нужно заверить собственноручно.

Для внутренних документов. Чтобы использовать факсимиле внутри компании, издают распоряжение или приказ руководителя, а также готовят соответствующее положение. В нем перечисляют случаи использования факсимильной подписи и указывают ответственного за ее хранение.

Перед этим нужно проверить, не запрещает ли закон использование факсимильной подписи на каких-либо из перечисленных документов. Например, по трудовому кодексу нельзя подписывать факсимиле кадровые документы: трудовые договоры и книжки, приказы и распоряжения.

Когда нельзя использовать факсимиле

Компании и ИП не доверяют факсимильным подписям, потому что штамп может изготовить и использовать кто угодно. Большинство деловых бумаг уполномоченные люди должны подписывать лично, а факсимиле используют для документов, которые не влекут серьезных последствий.

Использование факсимильной подписи запрещено:

Эти запреты содержатся в соответствующих законах и других нормативных актах, например в Гражданском и Налоговом кодексах, письмах Минфина и Налоговой службы.

Контрагенты неправомерно подписывали счета-фактуры факсимиле, и суд взыскал с компании вычеты по НДС, пени и штраф

Что случилось. Налоговая доначислила ООО «Суворовские конфеты» НДС, пени и штраф за необоснованное возмещение налога по счетам-фактурам, подписанным факсимильными подписями. Общество подало апелляционную жалобу.

Почему налоговая права. 169-я статья налогового кодекса запрещает использование факсимиле на счетах-фактурах, товарных накладных и других документах, имеющих финансовые последствия. Поэтому представители ООО «Суворовские конфеты» лишились возможности произвести налоговый вычет того, что неправильно оформили первичные бухгалтерские документы.

Постановление суда. Апелляция согласилась с налоговой и сослалась на постановление Президиума Высшего Арбитражного Суда, который в 2011 году выразил аналогичную позицию по подобному делу. Суд решил, что инспекция правомерно не приняла к вычету неправильно оформленные документы и доначислила НДС, пени и штраф.

Как изготовить факсимильный штамп

Факсимиле заказывают в организациях, которые делают печати и штампы.

Процесс изготовления штампа обычно занимает не больше суток и состоит из нескольких этапов:

Сначала заказчик передает исполнителю качественную подпись на бумаге или присылает ее скан по электронной почте. Специалисты обрабатывают изображение в графическом редакторе, чтобы оно было четким и равномерным.

Затем заказчик выбирает автоматическую или ручную оснастку, на которую будут крепить клише с подписью. Использование факсимиле на автоматической оснастке удобнее и позволяет делать более четкие оттиски, но такое устройство обойдется дороже ручного штампа.

Чтобы сохранить исходный масштаб и выбрать подходящий размер оснастки, при отправке скана нужно указать размеры оригинальной подписи в миллиметрах.

Специалисты делают электронный макет и на его основе изготавливают клише из резины или фотополимера.

Эксперты рекомендуют изготавливать клише из резины, потому что они:

На завершающем этапе клише крепят на оснастку, и факсимиле готово. После изготовления его передают ответственному сотруднику заказчика, который будет хранить и использовать штамп.

Как отличить факсимиле от оригинальной подписи

Есть несколько очевидных отличий факсимильной и собственноручной подписей:

Самый надежный метод проверить факсимиле в договоре — заказать экспертизу.

Источник