коэффициент кпэ что это

Система KPI в компании: как не пойти на три буквы

Оценивать что-либо — очень сложно. Для этого нужно быть экспертом в той сфере, о которой идёт речь, уметь учитывать сторонние факторы, выбирать. Но всё знать и уметь нельзя. Однако бизнес подобрался к решению проблемы оценки вплотную — были придуманы показатели KPI. Но этот мощный и проработанный инструмент оказался не таким простым и безобидным. В компаниях вокруг KPI бушуют нешуточные страсти, в которых есть место даже ненависти и личным мотивам. Несколько месяцев жизни нашей компании были посвящены созданию системы расчёта KPI внутри CRM. Сегодня можно выдохнуть и сказать, что всё получилось. А заодно поделиться интересной информацией и своими выводами. В общем, про эти три буквы мы теперь знаем гораздо больше, чем про те.

Пока вы читаете этот пост, где-то в мире плачет один пиарщик. Шутка. Плачет контент-менеджер. Снова шутка. Я неслучайно упомянул статью в сочетании с должностью того, кто в больших-пребольших компаниях отвечает за подготовку текста. К сожалению, всё чаще в KPI начинают входить просмотры контента, лайки в Facebook, шеринг по социальным сетям, количество подписчиков групп и т.д. Да что говорить, если у кого-то в KPI входит количество строк кода, написанных за месяц.

Так вот, это несерьёзно. Метрика должна становиться KPI (ещё раз напомню — ключевым показателем деятельности) только тогда, когда она способна значительно повлиять на бизнес-процесс или бизнес в целом. Например, невыполнение плана продаж или снижение средней стоимости заказа приведёт к недополучению дохода и в относительной перспективе — к финансовым трудностям. А вот количество лайков в Facebook приведёт максимум к испорченному настроению SMM-щика, который долго фотошопил логотип на ухо пятничного котика. Конечно, есть категории бизнеса, для которого эти показатели являются решающими, но эти категории можно перечислить по пальцам одной руки.

При этом все показы, переходы и лайки нужно обязательно измерять — но это просто аналитические количественные показатели. И, если очень надо, для целей KPI их нужно брать в совокупности. Общее правило простое: если не можете соотнести показатель (ретвиты, фолловеры, просмотры и лайки или что-то ещё) с реальным доходом, не превращайте его в KPI. А теперь об истории вопроса и частных правилах.

У каждой болезни есть своя история

Честно признаться, нам в RegionSoft часто встречаются компании, в которых система KPI есть, но что-то идёт не так. Например, заполнение данных превращается в формальность, данные берутся с потолка или, наоборот, в компании возникает тотальный контроль и KPI превращаются в единственный смысл работы каждого сотрудника. Чтобы понять, откуда начинаются проблемы, стоит заглянуть в историю вопроса. При всей серьёзности темы история оказывается достаточно любопытной.

К середине XX века объём промышленного производства и внедрённые технологии требовали нового измерения производительности. Неслучайно, что первые «модели KPI» появились не в научных теоретических изданиях, а стали инициативой бизнеса. Первые метрики производительности в 50-е годы ввёл General Electric, а чуть позже во Франции была разработана Tableau de bord (приборная панель, dashboard, дашборд), которая до сих пор повсеместно используется во французских компаниях. Как раз Tableau de bord впервые упомянула финансовые и нефинансовые показатели, различающиеся для разных уровней управления. И именно в ней показатели впервые были разделены на целевые (видение стратегии) и функциональные (контролируемые, расчётные, увязанные с целями).

Основателем системы KPI принято считать профессора, экономиста и одного из корифеев менеджмента Питера Друкера. Именно ему принадлежат слова «Стратегия без метрик — просто желание. Метрики, которые не соответствуют стратегическим целям, — пустая трата времени». Друкер же предложил набор метрик и показателей, которые могли бы использоваться в бизнесе. Однако почти до конца 90-х система KPI не получала широкого распространения. К концу 90-х — началу 2000-х за рубежом сложились предпосылки для широкого использования KPI.

Попробуем рассказать, как же выстроить систему KPI так, чтобы она была эффективной, мощной и отвечала реальным целям бизнеса, а не мелким, а иногда и мелочным интересам отдельных сотрудников.

Большое исследование KPI — цифры говорят о многом

В сентябре 2015 года в Малайзии (Куала-Лумпур) прошёл очередной форум по вопросам роста производительности и KPI, в преддверии которого исследователи провели масштабный опрос. На вопросы было предложено ответить 73 000 человек. Результаты получились очень интересными.

Так, систему управления эффективностью в том или ином виде используют 49% на оперативном уровне и 39% на стратегическом. 42% используют сбалансированную систему показателей (та самая, которая родом из США — мы о ней говорили выше). 12% не используют систему управления эффективностью. После введения KPI 68% респондентов отметили позитивное влияние, 15% затруднились оценить, 14% уверены, что никакого влияния KPI на бизнес не оказали и только 3% заметили негативный эффект.

Причины (мотивы) введения KPI были оценены респондентами так:

> 43% — улучшение состояния бизнеса, объективное повышение уровня достижений
> 18% — фокусировка на том, что требует особого внимания
> 17% — прозрачность, детализированная численная оценка желаемого результата
> 13% — ощущение результатов управления компанией посредством формирования ответственности и подотчётности
> 6% — коммуникация, трансляция ключевых сообщений (о состоянии бизнеса) внешним и внутренним заинтересованным лицам
> 3% — обучение, формирование лучшего понимания бизнеса

При развитии системы управления эффективностью бизнес сталкивается с несколькими сложными вещами. Так, ожидаемо самый сложный аспект — выбор тех показателей, которые должны стать ключевыми. 32% опрошенных считают это реальной трудностью. У 28% вызывает проблемы сбор данных, у 19% — установление целевых значений KPI, 14% — анализ показателей, 5% — документирование и всего 3% — визуализация данных KPI.

После того, как результаты собраны и показатели на руках,

> 32% затрудняются, как построить и отладить культуру управления эффективностью
> 22% считают сложным внедрение инициатив по улучшению системы KPI
> 18% испытывают трудности в принятии решений о корректирующих действиях
> 16% ощущают проблемы при анализе полученных данных
> по 6% не понимают, как делать отчёты и как строить обучение на основе результатов

Дальше-больше, при установлении соответствия между планами KPI сотрудников и стратегических целей компании 16% признали полное несоответствие, 23% — полное соответствие и 56% согласились, что планы соответствуют частично.

Что касается автоматизации, то аналитика не обошла и её. 74% профессионалов для сбора данных и расчёта KPI используют таблицы Microsoft Excel, 10% — различные облачные решения, 9% используют десктопные системы, установленные на собственном сервере (к таким относится наша RegionSoft CRM), 7% не знают, что используется в их компании. Кстати, от себя замечу, что проблема как раз в том, что большинство менеджеров и руководителей не ожидают, что в CRM можно рассчитывать показатели эффективности KPI. А между тем, это как раз логично: данные, логика расчёта и итог в одном месте.

Лишь 18% специалистов используют KPI для прогнозирования и моделирования, 33% используют рассчитанные показатели в процессе принятия решений. 55% имеют специальные подразделения, которые занимаются KPI, 45% — не имеют.

KPI: как не надо делать

Чтобы подобраться к проблемам, связанным с KPI, рассмотрим реальный кейс, который болен настолько, насколько вообще можно.

Иллюстрация к приведённой системе KPI — лучше не придумаешь

А всё потому что эти KPI изначально несли в себе несколько ошибок. С них и начнём.

Пару лет назад в Linkedin мне попалась краткая и ёмкая статья Бернарда Марра «Осторожно: когда KPI становится ядом». В ней мне понравились две аналогии: 1) KPI перестаёт быть полезным, когда метрики цели превращаются в саму цель. 2) KPI — факелы в большой тёмной комнате. Одним мы можем осветить только ограниченное пространство, в остальных углах — мгла.

Но первый комментарий расставил точки ещё более метко.

I like the torch analogy. A single KPI will only illuminate a part of the room. If you put all your torches in the same corner, they’ll cast long shadows in other corners, but you still wont see much of the room. And, most importantly, if you chase KPIs instead of using them to illuminate, you’ll get burned, like moths to the flame. To quote an old movie, «Don’t go into the light!»

Перевод: Классная аналогия с факелом. Один KPI будет освещать только часть комнаты. Если вы сложите остальные факелы в тот же угол, они будут отбрасывать длинные тени в другие углы, но вы всё равно не увидите большую часть комнаты. И, самое главное, если вы будете гоняться за KPI, а не использовать их как осветительный прибор, вы сгорите, как мотыльки в пламени. Цитируя старый фильм, «Не идите на свет!»

На самом деле, негатив, который касается KPI, у каждого свой и сильно зависит от форм реализации системы и участия в ней подразделений. Поэтому разберём, что же нужно обязательно учитывать при разработке KPI и работе с системой управления эффективностью.

KPI: как надо делать

Система KPI – это мотивационная система, направленная на повышение эффективности работы сотрудников или подразделений, для которых настроены соответствующие критерии оценки их эффективности. Система KPI совмещает в себе две основные задачи – целевое и финансовое планирование в совокупности с план-фактным анализом. Другими словами, система KPI позволяет оценить степень достижения запланированных результатов. То есть она должна мотивировать, помогать планировать и оценивать.

KPI должна быть метрика, которая имеет возможность непосредственно влиять на доходы и затраты компании, или потенциально создавать предпосылки для значимых событий (например, участие в тендерах). И все эти метрики должны соответствовать ряду правил.

Настройка KPI в RegionSoft CRM 7.0 — флагманском решении компании (дата выпуска — август 2018 года)

Источник

Подробно о kpi

Если вы наблюдаете такую ситуацию, когда в один месяц компания работает продуктивно и выходит на хорошую прибыль, а в другой получает нулевые показатели, здесь кроется какая-то проблема. Иногда причиной неутешительного результата является работа сотрудников. Поэтому чтобы понять, в чем загвоздка, необходимо воспользоваться системой Key Performance Indicators. Метод KPI помогает грамотно контролировать работу персонала.

В статье разбираемся с понятием КПЭ, расчетами, внедрением и особенностями использования показателей эффективности.

Что такое KPI
и где он используется?

KPI — это ключевые показатели эффективности или специальные индикаторы, которые позволяют измерить полезные качества каждого работника. С помощью таких бизнес-индикаторов можно отследить, в какой мере конкретный сотрудник выполняет поставленные цели.

КПЭ является показателем результативности деятельности каждого отдельного специалиста, группы работников или целого подразделения. Параметр выражается в цифрах.

Простой пример KPI:

Благодаря performance indicators руководитель видит, какие действия не имеют смысла, а на какие необходимо сделать акцент, затратить время и финансы.

Что дает внедрение КПЭ:

Если система KPI была разработана и введена правильно, руководитель может анализировать результаты деятельности работников в любом ключе: как в позитивном, так и в негативном.

Чтобы проверить уровень работы, показатели пропускают через специальные «умные» фильтры, которые должны быть актуальны для бизнеса, подходить для измерения эффективности, соответствовать выбранному интервалу времени. Также каждый фильтр должен иметь конкретную цель. Для получения более точных результатов необходимо ориентироваться на несколько индикаторов.

Следует понимать, что показатели эффективности — это динамичные единицы. Они меняются в соответствии с ситуацией на рынке. Если для измерения результативности работы использовать одни и те же индикаторы, существует риск получить неактуальные данные и цели, которые уже устарели.

Руководители должны обратить внимание и на то, что для каждого сотрудника КПЭ рассчитывается индивидуально:

В личные performance indicators включают и особые параметры оценки: переработки, опоздания, выполнение дополнительных задач.

Система эффективности направлена не только на контроль качества работы и достижений, но и на личностную мотивацию. Если специалист получает фиксированный оклад, он теряет желание усердно трудиться. В результате даже при всех возможных стараниях человек получит «голую» зарплату.

Если внедрить КПЭ, сотрудник будет мотивирован на больший объем задач и положительный результат. Он получит не только фиксированный оклад, но и премиальные выплаты.

Понять, как работает система ключевых показателей эффективности, можно на примерах различных сфер деятельности:

Продажи

Выбор индикаторов зависит от возраста организации и поставленных целей. Для молодой компании на первом месте стоит большая клиентская база и объем продаж. Для фирм, которые давно присутствуют на рынке, важно удержать старых клиентов и продвинуть новые/инновационные продукты.

Необходимо учитывать и конверсию. Если при большом трафике маленький процент реальных покупателей, то продажники плохо справляются со своими обязанностями. Причины таких ситуаций бывают разными. Задача руководства — выяснить, почему так происходит, и скорректировать действия работников.

Интернет-маркетинг

В сфере digital можно выделить долгосрочные и краткосрочные цели, которые определяют метрики эффективности. При этом можно использовать стандартные и специальные индикаторы:

Внедрение системы показателей KPI в интернет-маркетинге позволяет сделать работу с проектами любой сложности максимально прозрачной.

Торговля

Для организаций, которые занимаются розничной торговлей, важны следующие индикаторы:

Выбор индикаторов зависит от направления деятельности торгового предприятия. При правильно подобранной схеме магазин может увеличить объем продаж и чистой прибыли, повысить свою рентабельность.

Руководство торгового объекта может мотивировать персонал следующим образом:

Чтобы система оценки работала эффективно, для каждого розничного специалиста достаточно восьми индикаторов. Также необходимо позаботиться о наличии CRM-системы, которая позволяет легко анализировать данные за указанный период.

Управление персоналом

Для отдела кадров и управления сотрудников используют универсальные и специальные индикаторы:

Отдел по подбору персонала может акцентировать внимание и на других метриках, в зависимости от направления, целей и стратегии предприятия.

Виды ключевых показателей

КПЭ метрики делятся на две группы:

По направлениям индикаторы делят на пять основных групп:

При этом индикаторы устанавливают не только для специалистов младшего звена, но и для руководства.

Для выражения индикаторов используют баллы, часы, рубли.

Кроме основных показателей используют внутренний и внешний indicator. Они различаются по значению:

Для каждого отдела устанавливают свои внутренние индикаторы:

В составлении карты метрик эффективности KPI используют:

Универсальные индикаторы, которые подойдут для большинства компаний: трафик и конверсия, средний чек, объем продаж, постоянные клиенты, вовлеченные клиенты, отзывы, финансовые потоки по отделам.

Индивидуальные или специфические индикаторы: сложность задач, скорость работы, поток обязанностей на одного человека, время, затраченное на создание продукта (сколько часов рабочий провел за оборудованием).

НА ЗАМЕТКУ

Каждое предприятие использует свои индивидуальные индикаторы. Метрики подбирают с учетом направления и особенностей бизнес-процессов. Универсальной карты не существует, но можно применять performance indicators, которые подходят для большинства.

Расчет KPI:
как подсчитать, что учитывать

Чтобы правильно рассчитать КПЭ, создают матрицу, в которую вносят маркеры с данными:

Маркеры помогают рассчитать КПЭ. По результатам можно узнать, достойны рабочие премии или нет.

Для обычных сотрудников матрица должна отражать пять индикаторов, для руководителей — семь.

Для оценки индекса KPI пользуются следующей формулой:

В итоге получаем коэффициент результативности.

Чтобы не запутаться, приведем пример:

Делаем вывод, что индекс получился в три раза выше 100%. Это значит, что продавец перевыполнил план и достиг поставленной цели. Если индекс ниже 100, специалист работает неэффективно, не справляется с нормами. В этом случае руководство принимает меры для повышения показателей.

Основные шаги
по внедрению системы KPI

Внедряя систему, необходимо еще учитывать принципы КПЭ:

Для введения Key Performance Indicators разрабатывают стратегию компании и только после этого создают матрицы. Выборкой ключей занимается не только руководство, но и компетентные специалисты.

После разработки стратегии и изучения принципов функционирования переходят к поэтапному внедрению системы:

Показатели должны соответствовать целям, которые ставит перед собой фирма. Чтобы не ошибиться в выборке, рекомендуется ответить на ряд вопросов:

Ответы позволяют выделить цели на короткий и длительный сроки.

Когда проделаны все шаги по внедрению стратегии, ее испытывают. Для этого лучше собрать небольшую группу работников из разных отделов или провести испытания на базе конкретного подразделения. Такой подход позволит избежать в будущем серьезных ошибок.

Для контроля функционирования системы можно выбрать любой временной отрезок. Фокус-группе выдаются задачи, с которыми она обязана справиться. Далее ведется подсчет по составленной матрице показателей.

Сегодня KPI персонала можно автоматизировать. Для этого существуют специальные инструменты, которые оптимизируют работу системы: доски мотивации, CRM и пр.

Как грамотно презентовать систему КПЭ подчиненным

Работникам необходимо объяснить, что система направлена на контроль и повышение их производительности. Они должны знать, как рассчитываются индикаторы, как происходит мотивация.

Для закрепления информации можно сделать таблицу, в которую будут вноситься показатели и все изменения по ним. Сотрудники должны знать, какая ситуация обстоит на текущий момент, делать соответствующие выводы, чтобы исправить проблемные точки.

Ответственный менеджер может создать группу-чат для подчиненных. В чате каждый имеет право задавать вопросы о работе системы, возникающих проблемах.

Чтобы работник мог отслеживать эффективность своего труда, рекомендуется передавать ему отчеты за каждую неделю на физическом и электронном носителе. Специалист оценит изменения по показателям, поймет, на какие действия обратить внимание.

Плюсы и минусы системы мотивации KPI

КПЭ как инструмент применим не только в сфере продаж. Технологию можно использовать в любых направлениях, включая личностный рост. Весомый плюс от внедрения системы получают компании, которые планируют масштабировать бизнес и могут столкнуться с проблемой отслеживания изменения из-за большого объема данных. Key Performance Indicators позволяет избежать путаницы и оптимизировать контроль динамики развития организации.

О плюсах и минусах подробно в таблице:

Что еще важно знать о KPI

Руководители очень часто допускают ошибки при внедрении системы. Чтобы избежать их, следуйте простым правилам грамотного КПЭ:

Налаженная система позволит с максимальной точностью измерять индикаторы. От руководства требуется только профессионально подойти к задаче и не использовать неизмеримых и недостижимых метрик.

Кому не подходит KPI

Руководители очень часто допускают ошибки при внедрении системы. Чтобы избежать их, следуйте простым правилам грамотного КПЭ:

НА ЗАМЕТКУ

Также не забывайте, что показатели эффективности могут изживать себя. Если индикатор стал бесполезен, его заменяют актуальным.

Вы узнаете о своих сильных и слабых сторонах, получите знания о построении эффективной системы управления персоналом и финансами, узнаете, как повысить объемы продаж, провести финансовый анализ, работать с KPI и так далее.

Курс рекомендован руководителям компаний, аналитикам, менеджерам по развитию и инновационным проектам.

Автор: Юлия Тришкина эксперт, руководитель отдела

С уважением, команда Moscow Business School

Источник

Что такое KPI и нужно ли его применять в своем бизнесе

Объясняем, как малый бизнес может использовать ключевые показатели эффективности в своей работе: планировать, контролировать прибыль и выходить на новый уровень дохода. Даже если речь идет об ИП без сотрудников

Вячеслав Марков

Руководитель онлайн-привлечения в Тинькофф Бизнесе

KPI — это цифры, которые показывают, насколько хорошо бизнес идет к своим целям. Изначально KPI пришел из продаж, теперь это общий термин в управлении и планировании. Рассказываем, как бизнесу применять KPI на практике.

Статья будет полезна начинающим ИП и собственникам малого бизнеса.

Что такое KPI и для чего он нужен

KPI — с английского Key Performance Indicator — ключевой показатель эффективности бизнеса. Если просто, это любые метрики, к которым стремится бизнес. Например, продать в следующем месяце 500 пар кроссовок, набрать 3000 подписчиков или заработать 2 000 000 ₽ чистой прибыли — все это можно назвать KPI.

KPI должен быть ограничен по времени, отвечать на вопрос, за какой период, в какие сроки. То есть заработать 2 000 000 ₽ чистой прибыли не вообще, а, например, за 6 месяцев.

В обиходе все привыкли, что KPI применяется в крупных корпорациях для мотивации сотрудников и подсчета премий. Но KPI — это любые цифры, которые можно применить как план. KPI может быть и у самозанятого репетитора, и у маленькой кофейни, и у Газпрома.

KPI основан на объективных метриках, цифрах, процентах и долях. Он помогает:

Какие бывают KPI

KPI можно разделить на высокоуровневые и низкоуровневые.

Высокоуровневый KPI. Это главная цель бизнеса. Чаще всего это план, сколько бизнес должен заработать чистой прибыли в год, или ежемесячная выручка, которая нужна, чтобы выйти на точку безубыточности в новом бизнесе.

Эти цифры можно взять на этапе составления финансовой модели бизнеса.

Например, Мария открывает кофейню. Она вложила в это 1 000 000 ₽. Чтобы выйти на точку безубыточности через 5 месяцев, ей нужно зарабатывать 200 000 ₽ чистой прибыли ежемесячно. Значит, KPI, к которому она будет стремиться, — 200 000 ₽ прибыли в месяц.

Высокоуровневый KPI — это показатель стратегического планирования. Чтобы достичь этот KPI, его нужно декомпозировать на несколько низкоуровневых. То есть разбить большую цель на несколько небольших задач.

Какие именно это будут задачи — зависит от специфики бизнеса.

Низкоуровневые KPI. Это те цели, которые должны выполнить разные отделы, подразделения или сотрудники компании, чтобы достичь главную цель бизнеса.

В кофейне Марии пока работает только она сама: отвечает и за привлечение покупателей, и за приготовление кофе. То есть за выполнение своего KPI отвечать будет только она.

Чтобы достичь высокоуровнего KPI по прибыли 200 000 ₽, кофейня должна приносить доход, который позволит получить эту прибыль.

Допустим, что в месяц расходы в кофейне — 100 000 ₽.

Плановый доход = ежемесячные расходы + прибыль.
100 000 ₽ + 200 000 ₽ = 300 000 ₽.

Значит, Марии нужно получать доход 300 000 ₽ в месяц, чтобы получить желаемую прибыль. Это ее KPI по доходу.

Теперь посчитаем, какой KPI должен быть по количеству посетителей в месяц. В среднем по рынку в этом районе средний чек — 500 ₽ с человека.

Количество посетителей в месяц = доход / средний чек.
300 000 ₽ / 500 ₽ с человека = 600 посетителей в месяц.

Это KPI по количеству посетителей в месяц.

Теперь можно разбить его на более мелкий KPI — количество посетителей в день:
600 человек / 30 дней = 20 человек в день.

Теперь у Марии есть высокоуровневый KPI — 200 000 ₽ чистой прибыли в месяц. А чтобы ее достичь, у нее есть более низкоуровневые KPI: количество посетителей в месяц и день: 600 человек со средним чеком 500 ₽ и 20 человек в день соответственно.

В примере выше низкоуровневый KPI ставила и выполняла сама собственница бизнеса. Но там, где есть сотрудники и отделы, выполнение таких KPI — задача сотрудников и нижестоящих отделов.

Когда Мария наймет управляющего в кофейню, следить за потоком клиентов и отвечать за их привлечение будет уже управляющий.

Когда ясны KPI, собственник может передать их выполнение сотрудникам, отвлечься от операционки и заняться стратегическим планированием и развитием бизнеса.

Как правильно выбрать KPI

Можно установить разные виды KPI. Главное правило — эти показатели прямо или косвенно должны влиять на финансовый успех и прибыль компании. KPI ради KPI устанавливает не нужно.

Интернет-магазин хочет внедрить KPI, чтобы проанализировать эффективность рекламной кампании.

Если выбрать количество кликов на карточку, это будет не показательно, потому что клик на карточку товара не всегда связан с продажей: посетитель может уйти с сайта, так ничего и не купив.

Также ошибкой будет поставить в качестве KPI количество показов рекламы — они тоже не гарантируют продажу. Может оказаться так: по трафику цифры большие, но реальных продаж нет. А значит, KPI выполнили, но бизнес ничего не заработал.

А вот стоимость заявки, стоимость продажи, конверсия в покупку — подходящие KPI для интернет-магазина, потому что от этих показателей напрямую зависит выручка и прибыль компании.

Какие КPI выберет конкретная компания, зависит от специфики бизнеса и воронки продаж. Ниже собрали, какие они могут быть. Это только пример, не исчерпывающий список:

Гнаться за показателями ради показателей — это тупик. За KPI всегда должна скрываться реальная польза для бизнеса: рост продаж, сокращение издержек и увеличение прибыли.

Кто устанавливает KPI

KPI устанавливает собственник бизнеса, исходя из собственных целей и планов по прибыли.

Если речь идет о большом бизнесе с разными подразделениями и отделами, то руководители устанавливают для подчиненных KPI с оглядкой на главный высокоуровневый показатель.

Например, для отдела продаж это может быть показатель количества продаж или объема оптовых сделок, в маркетинге — количества привлеченных новых клиентов.

Как оценить KPI

Чтобы рассчитать KPI, можно воспользоваться простой формулой:

У Марии стоял KPI привести в кофейню 600 посетителей в месяц, которые должны принести 200 000 ₽ выручки. Но в июне она смогла привлечь только 500 посетителей:
500 / 600 × 100% = 83,35%.

То есть Мария выполнила KPI по привлечению на 83%.

Если эти посетители покупали на средний чек 500 ₽, то выручка Марии получилась:
500 × 500 ₽ = 250 000 ₽.

Теперь оцениваем выполнение KPI по прибыли в июне:
150 000 ₽ / 200 000 ₽ × 100% = 75%.

Мария выполнила KPI по прибыли только на 75%.

Но допустим, что эти 500 посетителей оказались более обеспеченной ЦА и покупали не на средний чек 500 ₽, а на 600 ₽. Ситуация меняется:
500 × 600 ₽ = 300 000 ₽.

Выручка − расходы = прибыль:
300 000 ₽ − 100 000 ₽ = 200 000 ₽.

Теперь оцениваем выполнение KPI по прибыли в июне:
2 000 000 ₽ / 200 000 ₽ × 100% = 100%.

То есть несмотря на то, что Мария не выполнила KPI по привлечению, за счет роста среднего чека она выполнила KPI по прибыли на 100%.

Показатель выполнения KPI 一 это тот индикатор, на основе которого управляющий или собственник принимает бизнес-решения.

Мария проанализировала итоги нескольких месяцев и поняла, что с такими результатами не придет к нужной прибыли. Значит, нужно пересмотреть KPI или принять другое управленческое решение. Возможны варианты:

Пример в статье утрированный, один месяц для бизнеса — это слишком мало, чтобы принимать серьезные решения. Рекомендуем анализировать результаты за квартал, полгода и год и сравнивать их с показателями прошлого года за тот же период. Дело в том, что практически в любом бизнесе есть эффект сезонности: например, для кофейни в офисном здании январь или май может быть провальным, потому что все ушли на каникулы.

Учитывайте ситуацию вокруг, сезонность и устанавливайте KPI в соответствии с рыночными особенностями вашей сферы бизнеса.

Что делать, если KPI не работает

Если бизнес из раза в раз не выполняет KPI, причины могут быть такими:

Ненастроенные бизнес-процессы. В компании не налажено взаимодействие сотрудников или отделов, информация доходит не вовремя, одно подразделение работает хорошо, а другое — плохо. Это как если бы бариста в кофейне Марии варил лучший кофе в городе, но отдел рекламы не знал об этом и не запустил рекламную кампанию.

Нереалистичная цель. Когда план завышен, это может демотивировать сотрудников. Например, запанировать рост продаж через полгода на 30% — это вполне реалистичная цель. А вот рост на 1000% — прямая дорога к потере всякой мотивации сотрудников и разочарованию в компании.

Продукт не соответствует требованиям рынка. Здесь все просто: если рынок массово переходит в онлайн и основной клиент предпочитает делать покупки в интернете, а у вашего магазина нет даже сайта, то вряд ли стоит ждать высоких бизнес-результатов.

Плохая мотивация и работа сотрудников. Если KPI реален, а некоторые сотрудники из месяца в месяц не выполняют план, нужно смотреть, кто из них потерял мотивацию, перегорел или просто ленится.

При оценке KPI нельзя делать быстрых выводов, нужно проанализировать ситуацию со всех сторон. КРI — это только инструмент, который помогает двигаться к цели. И если не выполняется он, это знак, что в ситуации нужно разобраться, а не пытаться сразу менять сотрудников или ломать процессы.

Как часто пересматривать KPI

Стандартный подход к формированию целей в бизнесе — ставить большой KPI на год и дальше декомпозировать его на полгода и поквартально. При этом чем ближе срок, тем детальнее планировать развитие бизнеса и, значит, тем подробнее и мельче разбивать KPI.

Если вы только запускаете свое дело, можно начинать с более и простых коротких KPI — на месяц и квартал. А дальше — смотреть результаты и корректировать дальнейшие планы с учетом реальных показателей бизнеса.

Главное

KPI — это ключевые показатели эффективности бизнеса. От них зависит прибыль компании и эффективность работы сотрудников. Если ориентироваться на KPI, можно проследить, насколько успешен бизнес и нужно ли менять в бизнес-модели, чтобы больше зарабатывать.

Если KPI завышен, собственники и сотрудники могут потерять мотивацию и перестать работать. Важно сравнивать KPI с фактическими результатами бизнеса, оценивать их раз в квартал, полгода и год. Анализ покажет, нужно ли менять планы по KPI, бизнес-модель или сотрудников, которые не справляются.

Подписка на новое в Бизнес-секретах

Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

Сейчас читают

Как заработать на елках на Новый год

Продавать новогодние елки — один из самых прибыльных сезонных бизнесов. Узнали у реальных предпринимателей, как заработать на продаже елок

Какие нужны документы на помещение для открытия кафе

Собрали список документов и подробную инструкцию, как получить каждый из них

Как выбрать и проверить помещение для кафе

Найти место под кафе в популярной локации города — только полдела. Еще нужно убедиться, что Роспотребнадзор разрешит там открыть заведение. Разбираемся, на что обращать внимание при выборе места

Рассылка для бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта

Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.

Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе

После подписки вам откроется страница для скачивания

Источник