на каком счете учитываются денежные документы
На каком счете учитываются денежные документы
Счет 56 «Денежные документы»
Счет 56 «Денежные документы» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных документов, находящихся в кассе предприятия (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов, оплаченных путевок в дома отдыха и санатории и др.).
Денежные документы учитывают на счете 56 «Денежные документы» по номинальной стоимости.
Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.
Акционерные общества могут открывать к счету 56 «Денежные документы» специальный субсчет «Собственные акции, выкупленные у акционеров». На нем учитывают собственные акции, выкупленные акционерным обществом у акционеров для их последующей перепродажи или аннулирования. Иные хозяйственные товарищества используют этот субсчет для учета доли участника, приобретенной в установленном порядке самим товариществом для передачи другим участникам или третьим лицам.
При выкупе акционерным обществом (товариществом) у акционера (участника) принадлежащих ему акций (доли) в бухгалтерском учете делается запись по дебету счета 56 «Денежные документы» и кредиту счетов учета денежных средств.
Аннулирование выкупленных акционерным обществом собственных акций проводится по кредиту счета 56 «Денежные документы» и дебету счета 85 «Уставный фонд» после выполнения этим обществом всех предусмотренных законодательством процедур.
Счет 56 «Денежные документы» корреспондирует со счетами:
│ Хозяйственная операция │Коррес- │
│Приобретение почтовых марок, марок государственной │ 50, 51 │
│Оплата стоимости авиабилетов, путевок в дома отдыха, │ 51, 52 │
│Приобретение через подотчетных лиц денежных │ 71 │
│Передача на хранение талонов на общественное питание, │ 76 │
│Поступление денежных документов от дочерних │ 78, 79 │
│предприятий и от внутренних подразделений, имеющих │ │
│Списание стоимости израсходованных почтовых марок │ 26 │
│Выдача талонов и абонементов на общественное питание, │ 71, 73 │
│билетов, марок и т.п. │ │
│Отнесение недостачи денежных документов │ 84 │
│Выдача работникам путевок в санатории и дома отдыха за│ 88 │
Как вести учет денежных документов
Денежные документы – особый вид материальных ценностей организации, учитываемый на активном счете 50.3. Бланки, на которых печатаются денежные документы, учитываются на забалансовом счете 006. Аналитический учет организуется по видам денежных документов. Денежные документы приобретаются за безналичный и наличный расчеты. Наличное приобретение можно осуществлять через подотчетных лиц. Отражение таких операций в документообороте организации на практике имеет ряд существенных нюансов, которые следует учитывать.
Какие документы относят к денежным
Денежные документы в организации относят к ТМЦ, поскольку они имеют стоимостной эквивалент и одновременно сопровождают движение денежных средств. Состав денежных документов законодательно определен Инструкцией по применению плана счетов №157-н от 01-12-10, п. 169. К ним относят:
Кстати говоря! Пластиковые банковские карты не являются денежными документами организации. Выпущенная банком карта – его собственность. Учет корпоративных банковских карт ведется на забалансовом счете 002 (Методические указания Минфина №119-н от 28-12-01 п. 18).
Следует различать денежные документы и бланки строгой отчетности (БСО). В первом случае речь идет об уже осуществленных расчетах, подтверждением которых может стать бланк строгой отчетности, а во втором – о документах, которые имеют уникальные характеристики и могут в будущем подтверждать хозяйственные операции, расчеты. В то же время бланки строгой отчетности могут служить и другим целям.
Пример: оплаченные талоны на бензин – денежный документ. Бланки талонов на приобретение бензина – БСО. Бланк трудовой книжки (БСО) одновременно не является денежным документом.
Кроме того, к денежным документам организации не относят:
Денежные документы хранятся в кассе. К ним применяются те же правила, что и установлены для хранения наличности.
Учет денежных документов
ВАЖНО! Образец журнала учета приема, выдачи и списания денежных документов от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Инструкция по применению плана счетов 157-н (п. 170) предусматривает оформление приходных и расходных операций с кассовыми документами с помощью кассовых ордеров, приходных и расходных.
При этом на кассовых ордерах обязательна надпись «фондовый». Ордера по движению денежных документов регистрируются в журнале регистрации РКО и ПКО обособленно от аналогичных по движению наличности.
В кассовой книге для денежных документов также заполняются отдельные листы с пометкой «фондовый». Поступление денежных документов имеет место в случае поступления от контрагента или выявленного при инвентаризации излишка. Выбытие характеризуется расходными операциями через подотчетных лиц, списанием выявленных недостач и возвратом поставщику, если такое условие закреплено в договоре с ним, и др.
В журнале операций по прочим операциям (с использованием ф. 0504071 ) отражают на основании отчета кассира и первичной документации к нему все операции по движению денежных документов. Законом не запрещено и создание собственных журналов учета денежных документов с соблюдением в их форме всех необходимых реквизитов.
Типовые проводки по учету денежных документов могут быть такими:
Проводки по учету денежных документов с участием подотчетных лиц рассмотрены подробно ниже.
НДС по приобретенным денежным документам следует учитывать на счете 19 только в случае, если сумма выделена в самом документе или в поступившем с ним счете-фактуре. В ином случае выделять НДС запрещено (письмо №03-07-11/01 Минфина от 10-01-13). Денежный документ приходуется на счет 50.3 по фактической стоимости его приобретения.
Денежные документы и подотчетные суммы
Приобретение денежных документов по безналичному расчету, как правило, не вызывает сложностей и вопросов у бухгалтера, в то время как операции подотчетных лиц с денежными документами имеют особенности, о которых важно помнить.
Рассмотрим пример. Пусть менеджер Сидоров А.А. получил распоряжение руководства о приобретении авиабилетов. Для этой цели под отчет ему выдано 27 тыс. руб. Билеты предназначены для работника Иванова И.И., которого фирма направила в командировку. Сидоров приобрел 2 билета: туда и обратно по цене, соответственно, 10 и 12 тыс. руб., включая НДС. Ставка НДС на авиабилеты — 10%. НДС выделен в билете.
Будут сделаны следующие проводки:
Сумма НДС по 1-му билету — 909,09 руб.
Сумма НДС по 2-му билету — 1090,91 руб.
Кстати говоря! Денежные документы, между хранением и использованием которых отсутствует временной интервал, не отражаются на счете 50.3, а сразу включаются в оправдательные по авансовому отчету. Например, использованный билет, приобретенный командированным сотрудником в кассе транспортного предприятия, не отражается на счете 50.3.
Обратите внимание, что в отношении талонов на ГСМ определение «денежные документы» применимо не всегда. Полученные от поставщика после предоплаты талоны должны иметь стоимостные показатели, а не натуральные, литровые. Лишь в этом случае они признаются денежными документами. Топливные карты, как еще один из вариантов приобретения топлива, денежными документами также признать проблематично, поскольку в них отсутствует стоимостной показатель.
Проводки для «денежных» талонов на ГСМ можно сделать такие:
Главное
Денежные документы – вид материальных ценностей, сопровождающий движение денежных средств. Учитываются на счете 50.3 по стоимости приобретения, хранятся в кассе, по правилам хранения наличных денежных средств. Движение денежных документов оформляется типовыми кассовыми документами, с пометкой на них «фондовый».
Понятия «денежные документы» и «бланки строгой отчетности» в широком смысле различны. Бланки строгой отчетности могут служить подтверждением уже оплаченных денежных документов, однако не все БСО могут являться денежными документами.
Учет денежных документов в 1С: Бухгалтерии
Многие организации используют различные виды денежных документов. Но не все бухгалтеры правильно оформляют операции поступления и выбытия. В плане счетов для аналитического учета предусмотрен субсчет 50.03 «Денежные документы». Каждый документ отражается в соответствии с видом и статьей расходов на приобретение. Ведение учета операций в 1С: Бухгалтерии 8 редакции 3.0 имеет несколько особенностей.
Денежные документы подразделяют на несколько категорий:
Перечень является открытым. При необходимости бухгалтер самостоятельно пополняет категории новыми видами документов.
Следует учитывать основные требования по работе. Прежде всего, должно быть обеспечено безопасное хранение в сейфе или кассе. Кроме того, выбранный порядок учета обязательно закрепляется учетной политикой.
Поступление отражается на дебете субсчета 50.03, а выбытие – по кредиту 50.03.
Отражение операций в 1С: Бухгалтерии на примере
В качестве примера можно рассмотреть оформление через 1С: Бухгалтерию покупки железнодорожных билетов.
Два билета на поездку по ж/д стоят 3000 рублей за единицу. В стоимость включен НДС. Расходы были произведены из кассы компании.
Следует учитывать, что НДС по таким расходам принимается к вычету только при наличии БСО (для железнодорожных и/или авиабилетов) или оформленного счета-фактуры. Сумма налога (НДС) должна быть указана отдельной строкой.
Регистрация покупок проводится через подраздел «Денежные документы» раздела меню «Банк и касса». Учет, как и для кассовых операций, ведется в количественной и стоимостной форме.
Поступление денежных документов
Оформление поступивших «ценных бумаг» производится по нескольким видам операций:
Вводится подробное наименование билета с указанием маршрута. Указывается полная стоимость.
Формируется проводка Дт 50.03 Кт 76.05
Затем оформляется оплата из кассы. Для этого используется форма «Выдача наличных» с видом операции «Прочий расход».
Проведение формирует проводку: Дт 76.05 Кт 50.01
Выдача командированному сотруднику оформляется через «Выдача денежных документов». Необходимо выбрать подходящую категорию из:
При возврате рассчитываются прибыли и убытки от этой операции. В случае выдачи подотчетному лицу:
Формируются проводки Дт 71.01 Кт 50.03
Возврат купленных билетов (с расчетами прибылей и убытков)
Один из билетов был возвращен РЖД с частичной потерей денежных средств. Операция оформляется «Выдачей денежных документов». Выбирается раздел выпадающего подменю «Возврат поставщику». Вкладка «Кому» относится к контрагенту «РЖД». Указывается счет учета.
Закладка «Денежные документы» обновляется. В появившемся поле «Сумма возврата» указывается 2400 руб.
Счета проводок выбираются в разделе подменю «Счета доходов и расходов». Указывается статья «Прочие внереализационные доходы (расходы)».
После проведения документа формируются проводки.
После возврата денежных средств со счета РЖД за неиспользованный билет формируется новое «Поступление наличных». Сумма составляет 2400 руб. Вид операции – «Прочий приход». Выбирается корреспондирующий счет 76-05.
Формируются проводки Дт 50.01 Кт 76.05
В отчете «Карточка счета» субсчета 76-05 по контрагенту «РЖД» можно проверить обороты.
Специализированная форма «Движение денежных документов» используется для анализа и выявления ошибок учета. Чтобы сформировать отчет, необходимо перейти в подраздел меню «Денежные документы».
Печатная форма выглядит следующим образом.
Учет каждого документа ведется на отдельном листе кассовой книги. В соответствии с методическими рекомендациями по применению и заполнению кассовой книги, утвержденными приказом Министерства финансов РФ от 30.03.2015 № 52н, обязательно проставляется особая метка «фондовый».
Записи по движению вносятся непосредственно после получения (выдачи) в журнал регистрации. Можно использовать типовую форму или разработанную самостоятельно. Журнал регистрации денежных документов должен иметь поля для подписей сотрудников, участвующих в документообороте.
Учет денежных документов через подотчетное лицо (нюансы)
Что является денежным документом?
Косвенно определение понятия такого объекта учета, как денежные документы, дано в Инструкции по применению плана счетов, утвержденной приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н (далее — Инструкция 94н). В описании счета 50 Инструкции 94н указано, что на субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются марки (почтовые, вексельные, госпошлины), оплаченные авиабилеты и иные денежные документы, которые имеются у предприятия.
Таким образом, к денежным документам относятся такие документы, которые имеют определенную стоимостную оценкуи позволяют в будущем получить материальные ценности, имущественные права или услуги. Это могут быть талоны на питание, молоко, ГСМ (если указана фиксированная стоимость горюче-смазочных материалов); автобусные, железнодорожные и другие виды билетов, туристические путевки, прочие аналогичные документы. Инструкция 94н предписывает вести аналитический учет таких документов в разрезе их видов (отдельно по путевкам, отдельно по железнодорожным билетам и т. д.).
ВАЖНО! К числу денежных документов не относят ценные бумаги (гособлигации, облигации других предприятий, акции и векселя), БСО (чеки, талоны, билеты, другие бланки, выпущенные самим предприятием).
На счете 50 денежные документы учитывают, когда между моментом их приобретения и моментом использования имеется интервал, в течение которого они хранятся в кассе. Если же, например, командированный работник на полученные подотчетные средства приобрел билет на поезд для своей поездки самостоятельно, то такой документ не проводят через кассу. А уже использованный билет, сданный в бухгалтерию в качестве подтверждения расходов, будет храниться вместе с авансовым отчетом. При этом использованный билет также не является денежным документом, поскольку не обладает свойством обмена на какую-либо выгоду в будущем.
Как правильно учитывать денежные документы, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Рассмотрим подробнее порядок поступления и выдачи денежных документов.
Порядок оприходования денежных документов
Все первичные объекты бухгалтерского учета, к числу которых относятся и денежные документы, необходимо учитывать в соответствующих регистрах (п. 1 ст. 10 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее — закон № 402-ФЗ).
Унифицированного регистра для учета денежных документов не существует. К тому же предприятия имеют право разрабатывать форму подавляющего большинства первички и бухгалтерских регистров самостоятельно (информация Минфина № ПЗ-10/2012).
Подробнее о том, как разработать регистр бухучета, можно узнать из статьи «Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы)».
При разработке регистров учета для денежных документов необходимо отразить все их существенные параметры в отдельных графах. При этом специализированные программы для ведения бухучета, как правило, имеют в своем функционале подобные регистры, и бухгалтеру достаточно просто занести в них все необходимые для учета сведения из денежных документов.
Если же по какой-то причине ведение бухучета осуществляется без применения компьютерной программы, регистр придется разработать самостоятельно. Что отразить в таком регистре?
Для разных документов могут быть свои нюансы. Например, для учета билетов существенными сведениями, отражаемыми в регистре, будут:
После занесения документа в регистр бухучета выбирается счет, на котором этот документ необходимо учесть — субсчет 50-3 «Денежные документы» к счету 50 «Касса». По его дебету отражается полная стоимость денежного документа — та сумма, в которую обошлось для предприятия его приобретение.
Оплату и приход денежных документов можно отразить следующими проводками:
Учет денежных документов
Автор: Морозова Л., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Под денежными документами понимаются документы, имеющие стоимостную оценку. Они хранятся в кассе учреждения наравне с денежными средствами. С 2021 года внесены изменения в правила учета денежных документов, установленные Инструкцией № 157н. Как вести бюджетный учет таких документов, расскажем далее.
Перечень денежных документов
В соответствии с п. 169 Инструкции № 157н для учета денежных документов предназначен счет 201 35. В этом же пункте приведен перечень различных денежных документов:
оплаченные талоны на бензин и масла, на питание и т. п.;
оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы;
полученные извещения на почтовые переводы;
конверты с марками;
марки государственной пошлины;
перевозочные документы (билеты) для проезда железнодорожным, авиационным транспортом, оформленные на бумажном носителе.
Стоит отметить, что перевозочные документы (билеты) добавлены в перечень денежных документов с 2021 года. Кроме того, с этой же даты данный перечень стал закрытым.
Обратите внимание: путевки, полученные безвозмездно от общественных, профсоюзных и других организаций, не относятся к денежным документам, хотя и хранятся в кассе учреждения. Такие путевки учитываются на забалансовом счете 08 «Путевки неоплаченные» (п. 347 Инструкции № 157н).
Денежные документы хранятся в кассе учреждения (п. 169 Инструкции № 157н).
Согласно обновленной редакции п. 171 Инструкции № 157н аналитический учет денежных документов ведется по их видам в разрезе ответственных лиц (лиц, ответственных за их выдачу (сохранность) (кассиров)) в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051).
«Фондовая» касса для денежных документов
Прием в кассу и выдача из кассы денежных документов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с указанием на них записи «Фондовый» (п. 170 Инструкции № 157н).
Ордера с записью «Фондовый» регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих операции с денежными средствами.
Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах кассовой книги (ф. 0504514) учреждения с проставлением на них записи «Фондовый».
Согласно Указаниям № 52н, утвержденным Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н записи в кассовую книгу вносятся по каждому фондовому приходному и фондовому расходному ордеру, оформленному соответственно на полученные и выданные денежные документы.
Итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируются по денежным средствам (в рублях, в иностранной валюте (по видам валют)) и по денежным документам раздельно. В листах кассовой книги, содержащих данные о движении денежных документов, строки «в том числе на заработную плату» и «Общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» не заполняются.
Корреспонденция счетов по операциям с денежными документами
Учет операций с денежными документами ведется в журнале по прочим операциям (ф. 0504071) на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира (п. 172 Инструкции № 157н).
Приведем в таблице корреспонденцию счетов по поступлению и выбытию денежных документов согласно п. 50 Инструкции № 162н: