на какой счет оприходовать канцелярию

Приобретение и учет канцелярских товаров

Автор: Алексеева М., эксперт журнала

Как отразить в бухгалтерском учете расходы на приобретение канцтоваров? На какие КВР и коды КОСГУ они относятся? Как учитываются указанные объекты: в составе основных средств или материальных запасов? Ответы на эти вопросы – в статье.

Основные средства или материалы?

Отнесение материальных ценностей к соответствующей группе нефинансовых активов (основные средства или материальные запасы) входит в компетенцию образовательного учреждения, которое самостоятельно принимает решение исходя из установленных в учетной политике способов ведения бухгалтерского (бюджетного) учета, функциональной и экономической направленности производимых расходов, принимая во внимание положения инструкций № 157н[3], 162н[2], 174н[1], 183н[4], СГС «Основные средства»[5] и СГС «Запасы»[6].

Главным критерием в данном случае будет срок полезного использования. Если он превышает 12 месяцев, то канцелярские принадлежности включаются в состав основных средств, если нет – в состав материальных запасов.

Особенности учета канцтоваров.

Учет в составе основных средств

Канцтовары, отнесенные к основным средствам (калькуляторы, дыроколы, брошюровщики, переплетчики бумаги, ножницы, лотки для бумаги, подставки для канцелярских мелочей и другие аналогичные принадлежности, которые используются более года), учитываются на счете 0 101 06 000 «Инвентарь производственный и хозяйственный» (п. 53 Инструкции № 157н).

Формирование первоначальной стоимости канцтоваров осуществляется на счете 0 106 01 000 «Вложения в основные средства» (п. 130 Инструкции № 157н).

Расходы на приобретение канцтоваров отражаются по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» в увязке со статьей 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ (п. 48.2.4.4 Порядка № 85н[7], 11.1 Порядка № 209н[8]).

Канцтовары, стоимость которых не превышает 10 000 руб., при выдаче их в эксплуатацию списываются с балансового учета и отражаются на забалансовом счете 21 «Основные средства в эксплуатации» (п. 39 СГС «Основные средства», п. 50, 373 Инструкции № 157н). Принятие таких объектов к забалансовому учету осуществляется на основании ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) либо накладной на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102) одним из следующих способов:

в условной оценке «один объект – один рубль»;

по балансовой стоимости введенного в эксплуатацию объекта, если такой способ оценки предусмотрели в учетной политике.

На канцтовары стоимостью от 10 000 до 100 000 руб. начисляется амортизация в размере 100 % балансовой стоимости при выдаче их в эксплуатацию (п. 39 СГС «Основные средства», п. 92 Инструкции № 157н). Внутреннее перемещение этих объектов в учреждении оформляется требованием-накладной (ф. 0315006).

Выбытие канцтоваров как с балансового, так и с забалансового учета производится на основании акта приема-передачи объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) либо акта о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104).

За счет субсидии на выполнение государственного задания образовательное учреждение (является автономным) приобрело у сторонней организации брошюровщик на сумму 8 000 руб. Оплата товара произведена с лицевого счета, открытого учреждению в ОФК. Комиссией по поступлению и выбытию активов принято решение учитывать брошюровщик в составе основных средств (код 330.28.99.11 ОКОФ). Он используется в основной деятельности учреждения, не облагаемой НДС.

Согласно Инструкции № 183н в бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Отражены вложения в объект основных средств – брошюровщик

Погашена задолженность перед сторонней организацией

Забалансовый счет 18

Принят к учету брошюровщик

Выдан брошюровщик в эксплуатацию

Отражено увеличение забалансового счета

Забалансовый счет 21

* Предусмотрен учетной политикой учреждения.

Учет в составе материалов.

Канцтовары, отнесенные к материальным запасам (бумага, ручки, карандаши, стержни, папки, скрепки и иные материалы, которые используются 12 месяцев и меньше), учитываются на счете 0 105 06 000 «Прочие материальные запасы» (п. 118 Инструкции № 157н).

Для учета вложений в объеме фактических затрат учреждения в материальные ценности (канцтовары) при их приобретении используется счет 0 106 04 000 «Вложения в материальные запасы» (п. 133 Инструкции № 157н).

Расходы на их покупку отражаются по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» в увязке с подстатьей 346 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов» КОСГУ (п. 48.2.4.4 Порядка № 85н, п. 11.4.6 Порядка № 209н).

В зависимости от порядка приобретения и (или) использования канцтовары можно учитывать (п. 8 СГС «Запасы», Письмо Минфина РФ от 01.08.2019 № 02‑07‑07/58075):

в номенклатурных (реестровых) единицах;

партиями, однородными (реестровыми) группами запасов.

Номенклатурную единицу целесообразно применять в случае необходимости ведения раздельного аналитического учета однородных материальных запасов, выпущенных разными производителями, имеющих разные артикулы, торговые марки, размеры, сорт.

Учет партиями ведется при массовых продажах. К уникальным товарам данная единица учета не применяется.

Однородная группа материальных запасов позволяет оптимизировать учетные процедуры, уменьшить затраты, связанные с ведением учета. Например, бумагу для офисной техники разных торговых марок при совпадении количества листов в пачках и формата можно учитывать по однородной группе «Бумага для офисной техники формата A4».

Выбранный способ учет канцелярских товаров следует закрепить в учетной политике учреждения.

Аналитический учет канцелярских товаров ведется по группам (видам), наименованиям, сортам и количеству в разрезе материально ответственных лиц и (или) мест хранения в карточках количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) (п. 119 Инструкции № 157н).

В целях перемещения канцелярских товаров внутри учреждения оформляется требование-накладная (ф. 0504204).

Списание канцтоваров с балансового учета при выдаче в эксплуатацию осуществляется по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости на основании ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) или акта о списании материальных запасов (ф. 0504230). Способ списания закрепляется в учетной политике учреждения.

Казенное дошкольное образовательное учреждение приобрело через подотчетное лицо канцтовары (бумагу, папки-скоросшиватели, ручки, блокноты). Подотчетные средства в размере 5 000 руб. были зачислены на банковскую карту учреждения, выданную работнику. Работник снял с карты наличные деньги через банкомат и приобрел канцтовары на сумму 4 950 руб. Неиспользованные денежные средства в сумме 50 руб. внесены работником на карту через банкомат и в этот же операционный день зачислены на лицевой счет учреждения. На основании авансового отчета канцтовары были приняты к учету, а потом выданы в пользование сотрудникам учреждения.

В соответствии с Инструкцией № 162н в бюджетном учете отразятся следующие записи:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Перечислена на банковскую карту учреждения подотчетная сумма на покупку канцтоваров

Забалансовый счет 17

Получена работником подотчетная сумма через банкомат

Забалансовый счет 18

Приняты к учету канцтовары на основании авансового отчета

Внесен неиспользованный остаток подотчетной суммы на банковскую карту

Забалансовый счет 17

Зачислены неиспользованные денежные средства на лицевой счет учреждения

Забалансовый счет 18

Списаны на расходы выданные канцтовары

Отнесение канцтоваров к соответствующей группе нефинансовых активов (основные средства или материальные запасы) входит в компетенцию образовательного учреждения, которое принимает решение по данному вопросу в соответствии с положениями действующих нормативных правовых актов по ведению учета и несет ответственность за правильность принятого им решения.

Канцелярские принадлежности, которые планируется использовать в деятельности учреждения более года, учитываются в составе основных средств на счете 0 101 06 000, расходы на их приобретение отражаются по КВР 244 и статье 310 КОСГУ. Принадлежности со сроком использования менее года – в составе материальных запасов на счете 0 105 06 000 с отнесением расходов на их приобретение на КВР 244 и подстатью 346 КОСГУ.

[1] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

[2] Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

[3] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

[4] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

[5] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Основные средства», утв. Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 257н.

[6] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Запасы», утв. Приказом Минфина РФ от 07.12.2018 № 256н.

[7] Порядок формирования и применения кодов бюджетной классификации РФ, утв. Приказом Минфина РФ от 06.06.2019 № 85н.

[8] Порядок применения классификации операций сектора государственного управления, утв. Приказом Минфина РФ от 29.11.2017 № 209н.

Источник

Что относить на счет 10.06, а что на 10.09?

Вопрос задал Валентина О.

Ответственный за ответ: Мария Демашева (★9.72/10)

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, что мы относим на счет 10.06, а что на счет 10.09? В моем понимании канцелярия и вода могут быть учтены на 10.09, но в организации они числятся на 10.06. На сколько это правильно и критично?
Что подразумевается под «прочими материалами» и «инвентарем и хоз.принадлежностями»?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Все комментарии (5)

Посмотрите описание субсчетов

Будет понятно, что относится к каждой категории.

Дополнительно надо смотреть первоисточник т.е. План счетов — там описание всех счетов и их корреспонденции. Это Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению». Что касается 10-го счета, то нужен Раздел II. Производственные запасы, Счет 10 «Материалы».

Проводки должны быть корректными, поэтому согласно описанию субсчетов отражаем соответствующую информацию по Дт и Кт 10.06 и 10.09.
Канцтовары и вода не могут отражаться на 10.09 т.к. они не подходят под описание инвентаря, инструментов, хозяйственных принадлежностей.
Также со счета 10.09 материал не списывается документом Требование-накладная, а оформляется документ Передача материалов в эксплуатацию. В результате проведения документа хозпринадлежности будут учтена на забалансовом счете МЦ.04.

Добрый день! Посмотрела описание счетов, но все как-то размыто. Так и не пойму, канцтовары тогда на 10.01 относить? Да и с водой не очень тогда понятно, исходя из описания.(

Мы все пользуемся именно этими описаниями.
Обычно то, что описываете учитываем на 10.01. Если только нет каких-то особых причин там не отражать. Все особенности, при их наличии, описываем в своей Учетной политике на бумажном носителе.
Чтобы выбрать счет учета, когда несколько их, как с 10-м, надо идти по описанию всех счетов и так выбирать методом исключения. Не подходит первое, идем во второе и т.д. до самого конца. Так самостоятельно по своей ситуации делаем выбор. Например, все описания изучили и поняли, что больше всего подходит 10.01.
Материалы по теме
Блок Как оформить авансовый отчет при покупке материалов и ТМЦ
Оформление авансового отчета в 1С Бухгалтерии 8.3 по шагам
По воде
Покупка в офис питьевой воды
Учет возвратной тары
.

В том-то и дело, что методом исключения по моей логике больше подходит 10.09, чем 10.01.(

Надо учитывать нормативную базу и автоматизацию в 1С.
Счет 10.09 в данном случае не подходит. Потому что на этом счете учитывает то, что используем долго и что закреплено за конкретным МОЛ. Этот актив учитываем за балансом и контролируем его. По описанию вода и канцтовары сюда не подходят.
Это мое личное мнение. Считаю, что надо учитывать по счету 10.01.
Дальше уже на ваше профессиональное суждение, могу не знать каких-то нюансов учета в вашей организации.

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме «Задать вопрос» возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8

Нажимая кнопку «Задать вопрос», я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

Источник

Что относится к хозяйственному инвентарю и принадлежностям

Что может входить в список инструментов, хозяйственного инвентаря и принадлежностей (далее — материальные ценности, МЦ), никем не определено. Организация сама это регулирует. Обычно в него включаются:

Приобрести подобные товары возможно как по безналичному расчету, так и через подотчетных лиц.

Чтобы организовать бухгалтерский учет, необходимо правильно классифицировать МЦ.

Возможны 2 варианта учета инвентаря:

Важно! С 01.01.2021 МПЗ учитываются по новым правилам, которые установлены новым ФСБУ 5/2019 «Запасы», прежнее ПБУ 5/01 утратило силу. Некоторые учетные правила изменены существенно. Перестроить учет МПЗ вам поможет аналитический Обзор от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в материал.

При любом варианте объекты принимаются к учету по фактической стоимости приобретения, которая складывается из всех связанных с покупкой затрат. В общем случае НДС в эту сумму не входит. В стоимость его включают, только если МЦ используются для необлагаемой этим налогом деятельности (пп. 9-11 ФСБУ 5/2019 «Запасы», утвержденного приказом Минфина России от 15.11.2019 № 180н, п. 8 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденного приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н).

Бухучет инвентаря и хозяйственных принадлежностей в составе ОС

Инвентарь относят к ОС, если срок его полезного использования — более 12 месяцев, а стоимость — свыше 40 000 руб. (п. 4 ПБУ 6/01). При меньшей стоимости допускается учитывать его в составе МПЗ (п. 5 ПБУ 6/01). При этом стоимостную границу между ОС и МПЗ при указанном выше пределе организация может установить свою. Например, как ОС учитывать объекты стоимостью свыше 20 000 руб., а как МПЗ — более дешевые. Порог стоимости нужно закрепить в учетной политике.

Важно! С 2022 года ПБУ 6/01 утратит силу. Его заменит новый ФСБУ 6/2020 «Основные средства», который в числе прочего разрешает организациям самостоятельно устанавливать лимит стоимости ОС — с учетом существенности информации о таких активах.

Рассмотрим образец бухгалтерских проводок, которые формируются при поступлении, движении и выбытии ОС.

Бухгалтерская проводка

Действие, документ

Дт 08 Кт 60 (10, 71, 76)

Приобретается ОС. Товарная накладная, форма ОС-1

Выделен НДС. Счет-фактура

Сформирована стоимость ОС. Ему присваивают инвентарный номер и заполняют инвентарную карточку ОС-6

Дт 20 (23, 25, 26…) Кт 02

Начислена амортизация. В бухгалтерском учете есть 4 способа начисления амортизации. Выбранный способ фиксируют в учетной политике

Списана амортизация. Это происходит в момент выбытия, продажи, безвозмездной передачи, недостачи или порчи ОС

Списана остаточная стоимость. В случае если ОС полностью амортизировано, остаточная стоимость равна 0. Форма ОС-4

Это лишь небольшая часть из возможного комплекта проводок по учету ОС в организации.

Что касается документального оформления, в данном случае для инвентаря нужно использовать документы, обычные для оформления ОС либо утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7. Например, такие как:

Либо организация может разработать такие документы самостоятельно. Они, напомним, должны содержать обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Далее будем приводить только унифицированные формы.

Какие еще документы могут потребоваться для оформления движения ОС, читайте здесь.

Учет инструментов и хозяйственного инвентаря в составе МПЗ и проводки к нему

Инвентарь со сроком полезного использования до 12 месяцев нужно учитывать в составе МПЗ. Причем независимо от его стоимости.

Он приходуется на склад организации на основании соответствующей первички:

После этого на оприходованные объекты заводят карточки учета, используя, к примеру, форму М-17.

В этот момент в бухгалтерском учете делается запись по дебету счета 10.9. Корреспондирующий счет зависит от способа поступления МПЗ в организацию.

Важно! Разъяснения от КонсультантПлюс (новый порядок с 2021 года)
На каждую отчетную дату запасы в общем случае должны отражаться в учете по наименьшей из величин (п. 28 ФСБУ 5/2019):
фактической себестоимости;
чистой стоимости продажи.
.
Превышение фактической себестоимости запасов над их ЧСП считается обесценением запасов. При наличии обесценения необходимо создать резерв под обесценение запасов (п. 30 ФСБУ 5/2019).
Определить чистую стоимость продажи и создать резерв вам помогут рекомендации экспертов К+. Пробный доступ можно оформить бесплатно.

Во время передачи инструментов и принадлежностей со склада для нужд организации оформляют требование-накладную по форме М-11. Также в качестве первичных учетных документов используют формы М-8, М-15 (утвержденные постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а).

Какие именно данные указывают при заполнении форм М-11, М-15, читайте в статьях:

Чтобы передать специальные инструменты со склада, необходимо предварительно установить лимиты, которые разрабатываются организацией по решению руководителя.

Форма М-8, лимитно-заборная карта, применяется как для отпуска специальных инструментов, так и для контроля соблюдения лимита. Ее выписывают в 2 или 3 экземплярах.

В системе КонсультантПлюс вы можете скачать бланк формы М-8 и посмотреть образец его заполнения. Получите пробный бесплатный доступ и переходите к документам.

МПЗ могут отпускаться со склада в промежуточные подразделения и без указания точного количества необходимого инвентаря. По мере его использования подразделение составляет акты (отчеты) в произвольной форме, но с обязательным раскрытием таких реквизитов, как наименование, количество, стоимость, подтверждение целесообразности его использования. На основании этих актов стоимость МПЗ будет списываться в затраты.

Способ списания инвентаря в производство необходимо закрепить в УП организации (п. 36 ФСБУ 5/2019):

В случае если МПЗ испорчены или потеряны, составляют акт списания с указанием причины выбытия, а потери списывают.

Списание инвентаря в учете отражается следующими бухгалтерскими проводками.

Рассмотрим учет инвентаря в составе МПЗ на примере.

ООО «ЛЕС» в феврале приобрело для работников компьютерные стулья (5 штук) стоимостью 16 155 руб., в т. ч. НДС — 2 464,32 руб.

В УП организации указано, что для целей БУ объекты ОС стоимостью менее 40 000 руб. списывают на расходы при их передаче в эксплуатацию. Одновременно с этим делают запись на забалансовом счете 012 «Материалы, переданные в эксплуатацию». Как только стулья доставили, бухгалтер списал их стоимость на расходы и отразил их передачу в эксплуатацию на забалансовом счете.

В октябре руководством ООО «ЛЕС» было принято решение переехать в новый офис, в котором уже была вся необходимая мебель. В связи с этим было решено продать стулья одному из работников. Сумма сделки составила 11 150 руб. (в т. ч. НДС — 1 700,85 руб.).

В бухгалтерском учете были сделаны следующие проводки.

При формировании расчета по налогу на прибыль за 12 месяцев ООО «ЛЕС»:

Контроль над движением переданного в эксплуатацию хозяйственного и производственного инвентаря

Выше мы уже сказали, что активы, отвечающие критериям отнесения к ОС и стоимостью в пределах лимита, установленного организацией, но не более 40 000 руб., могут отражаться в БУ в составе МПЗ. При этом п. 5 ПБУ 6/01 прямо требует, что организация обязана установить контроль над ними, чтобы отслеживать их передвижение и обеспечивать сохранность после передачи в эксплуатацию.

Такое имущество, как правило, учитывают на счете 10.09 и списывают его стоимость единовременно при передаче в эксплуатацию. В тоже время, это имущество нужно продолжать учитывать за балансом до момента его полного изнашивания или утраты. Для этого, как правило, используют счет МЦ.04. При списании с забаланса нужно составить акт по форме МБ-8.

Образец акта МБ-8 подготовили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный бесплатный доступ к системе и переходите к образцу.

Что касается МЦ, относящихся к МПЗ, устанавливать контроль над их движением организация не обязана, но может это сделать, руководствуясь своими интересами.

Как именно должен осуществляться контроль над инвентарем, никем не определено. Организация сама разрабатывает нормы и правила для его осуществления.

Часто это делают с помощью отдельного забалансового счета, например 012, на котором и ведут учет инвентаря, переданного в эксплуатацию (Дт 012), до момента его списания в связи с истечением срока эксплуатации, продажи, утери и т. п. (Кт 012).

Итоги

Хозяйственный инвентарь, может оказаться как МПЗ, так и ОС. В зависимости от квалификации имущества избирается и подходящий способ учета и документирования. Основные учетные правила должны иметь обязательное отражение в учетной политике.

Источник

Учет и оприходование канцтоваров, на каком счете необходимо учитывать канцелярские товары

Каждому бухгалтеру необходимо знать, на каком счете(субсчете) все же учитывать канцтовары, чтобы правильно вести учет и вовремя снимать закончившиеся материалы с остатков. Только на первый взгляд может показаться, что это мелочи, с которыми не придется возиться. Но на самом деле даже опытные специалисты допускают массу ошибок, когда пытаются отразить все перемещения канцелярии. Причем разные профессионалы говорят о различном, и каждый из них обосновывает свое решение законами и требованиями налоговой. Давайте вспомним об общих правилах, которыми стоит пользоваться, чтобы избежать нареканий и штрафов со стороны проверяющих органов и разберемся, как же лучше отражать подобные операции.

Оприходование канцтоваров: что к ним относится

В соответствии с Инструкцией №157 и пунктом 118 к канцелярии можно отнести:

Это основные предметы, которые всегда можно отнести к канцелярским товарам, но в реальности их намного больше. Иногда их определяют как изделия, которые применяются для переписки или оформления документов, но это не полная формулировка.

В соответствии с ней к канцелярии относят:

Кроме всего этого, работа предприятия почти всегда связана с печатями и подготовкой материалов к хранению. Поэтому сюда причисляют также:

Отдельно стоит отметить еще несколько предметов инвентаря, которые тоже относят к категории КТ:

Учет канцтоваров в бухгалтерии

Стоит отметить, что если нефинансовый актив отнести к канцелярии, то это еще не значит, что его следует автоматически причислять к категории матзапасов. Главным критерием того, засчитывать его на основные средства или все же на запасы, относится срок использования. Важно понять, предмет будет использоваться постоянно, многократно или лишь однажды.

Как правильно вести

Обычно их принимают в формате МПЗ (материально-производственные запасы), зачисляют по реальной стоимости закупки, другими словами – по сумме потраченных на покупку денег:

Прием оформляют по ПКО (приходно-кассовый ордер), который имеет форму №М-4. Движение будет отражаться в карточках учета по ф. №М-17. Все делится по видам, товарным группам и другим признакам. Заполняет эти документы кладовщик по приходно-расходной документации, которую ему предоставляют в тот день, когда совершается хозоперация. В конце месяца подсчитывают остатки, их подписывает бухгалтер после сверки данных аналитики с фактически имеющимися.

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Как это закреплено законодательно

Есть методические рекомендации, которые указывают, как учитывать эти ценности. Это все вписано в 49 пункт указаний:

Всю документацию придется вести МОЛ (материально ответственное лицо) на основании бумаг прихода и расхода с проставленной датой, когда именно произошла хозяйственная операция, чтобы можно было учесть КТ по этой стоимости.

Поступление проходит по дебету 10, который именуется «Материалы». Затем по Инструкции организация может самостоятельно определить субсчета каждому виду из МПЗ. Поэтому в одном бухучете значится 10.01, отвечающий за КТ, а в другом это 10.09, необходимый для прочих товаров.

Таблица, на каком субсчете допускается учитывать и как правильно оприходовать разнообразные канцтовары

Выплачено поставляющей компании

ТН, заполняется по ф. М-4

Учитывается входящий НДС

К предыдущему добавляется СФ

Еще одна счет-фактура

Работникам, которые отправляются в командировку, выдаются деньги

Принятие канцелярии от командировочного лица

Выписывается товарный чек, подкрепляется к делу

Возвращаются денежные средства, которые подотчетные лица не потратили

На какой из счетов отнести канцтовары и как принять их к учету

Основной – 10, под названием «Материалы». Их появление должно быть зафиксировано по дебету на субсчете 10.09, но есть и другие варианты.

Каким бы типом ни прошла оплата, проводки следует вписать в подобном виде:

В соответствии с чем

Прикрепляется документация от банка

Все переносится в складские помещения

ПКО ф. М-4 либо накладная от поставщика с подписью МОЛ

НДС на приобретение канцелярии

СФ от поставляющей организации

Учет входящего НДС

Бумаги, которые подтверждают приход

Чек, в котором выведен НДС отдельно

На какой субсчет отнести канцтовары и каким образом потом их оприходовать

В работе организации применяют два разных способа:

Стоит помнить, что 1 способ более достоверный, к нему нет вопросов у налоговых органов. Его просто использовать, если приобретается много канцелярии, но в расход сотрудникам она отправляется постепенно, небольшими порциями. Еще один плюс метода – можно рассчитывать потребность для обеспечения нормального рабочего процесса.

Основные проводки будут связаны со счетами Дт 10 и Кт 60 и 71. Нет большой разницы в том, на какой субсчет все зачислять, главное – отразить свое желание вести дела определенным способом в УП.

Засчитываем весь приход как одну штуку

Если был выбран этот вариант, то все зачисляется как 1 единица и списывать будут так же. Чтобы пользоваться подобным путем, нужно издать приказ, на его основании канцелярия будет приниматься и сразу же уходить на нужды.

В этом случае ПКО скрепляется с копией товарной накладной от поставщика, это позволит при необходимости отследить поступление.

Чтобы снять с учета, крепят заявки работников к накладной или другому подобному документу.

Среди плюсов – удобство применения. Но этот метод способен спровоцировать массу вопросов у налоговой инспекции.

Приемка по количеству

Это еще один вариант, который используют не так часто. Здесь считать будут только купленный объем, без названий и формы. Выглядеть это будет как «Канцелярка, 15 шт.». Это удобно, но может создать вопросы из-за большой разницы в стоимости. Например, списание одного кресла обойдется во много раз дороже, чем шариковой ручки.

Как вести учет без счета 10

В практике иногда бухучет ведется без «Материалов». Обычно данный способ избирается, когда планируется тут же использовать КТ на нужды компании. И эти расходы допускается записывать в виде услуг на затраты. Все это расписывается бухгалтерскими проводками, где Дт 25-26 и 44, а Кт считается как 60 и 71.

Если в этом алгоритме будут использоваться только незначительные суммы, то у налоговых служб не появляется вопросов. Но если на это регулярно тратится много денег и статья часто повторяется, то подобная ошибка спровоцирует интерес проверяющих.

Трудности могут появляться и в случае, если необходимо вычесть сумму входного НДС, ведь покупку не приняли к учету по правилам.

Еще одна сложность заключается в попытке отследить, что именно и в какой цех или отдел было потрачено. При проверке будет очень сложно понять, какие работники заказывают слишком много, приобретение для какого подразделения обходится дорого и неоправданно.

Как это будет выглядеть в бухгалтерии — основные проводки

Какой бы способ не был выбран, его предстоит вписать в УП фирмы. В любом случае бухучет проводится, как указано выше. Обязательно потребуется бухгалтерская проводка Дт распространенных 25, 26 и в отдельных случаях 44 счетов, а Кт 60 и иногда 71.

Как документально оформить покупку и использование канцелярии

Есть два варианта приобретать и приходовать:

Заранее определенный способ следует отметить в учетной политике компании и всегда его придерживаться.

Когда КТ передаются ответственному по материалам лицу, приходится делать определенное действие:

Во втором случае ответственный работник должен поставить подпись в этом документе. Себестоимость использованных товаров будет расходами по ПБУ 10/99, то есть считается, что это обычные виды деятельности организации.

Когда они выдаются сотрудникам, то списываются в соответствии с составленным требованием-накладной по ф. М-11.

Для упрощения работы и повышения эффективности стоит иметь соответствующие программы, которые облегчат оформление документации. Чтобы было проще выбрать среди многообразия ПО, советуем обратиться в «Клеверенс». Наши специалисты помогут найти подходящее программное обеспечение для вашего бизнеса, автоматизирующее рабочие процессы за счет обьединения работы учетных систем и оборудования, например, терминалов сбора данных. Так, для тех, кто использует 1С:Бухгалтерию есть программный продукт «Инвентаризация ОС».

Списание канцтоваров

Осталось разобраться, на какой счет учета отнести израсходованные канцелярские товары. Тут стоит помнить, что эта группа материальных ценностей напрямую участвует в основной деятельности. Поэтому списать можно на сч. 26, который отвечает за общехозяйственные расходы, и на 44, в котором отражают затраты на продажу.

Когда их дают работникам, то берут со склада. Для этого необходима накладная-требование, которая заполняется по ф. М-11. Еще один вариант – воспользоваться типовой формой, которую разработали в компании специально для этой задачи, но в этом случае документ должен быть вписан в учетную политику и применяться всегда. Следует обязательно указать стоимость КТ на дату, в которую осуществлялась выдача.

На каком счете в бухгалтерии отразить канцтовары, подлежащие списанию

Бухгалтерская запись будет выглядеть следующим образом:

У «упрощенки» алгоритм немного другой. Им можно по закону списывать все затраты в стандартную и основную деятельность сразу же после приобретения. По этой причине они не оформляют передачу сотрудникам. Все суммы будут признаны после оплаты.

Как будут выглядеть проводки по списанию канцелярии – образцы актов

Если «канцелярка» была учтена как производственные запасы, то предприятие имеет право полностью снимать их с баланса, когда их выдадут сотруднику. Дальше контроль уже не ведется. Оформляется это как Дт 91-94 и Кт 209.

Как мы уже говорили, если предмет выдается со склада, то заполняется форма М-11, которая станет основанием, чтобы составить акт списания. Его можно писать в произвольном виде, главное, чтобы его подписали МОЛ. Также в нем важно указать все наименования и стоимость принадлежностей.

Порядок, в котором будет списываться КТ

После того как мы разобрались, на какой счет относить канцелярские товары, стоит выяснить, как происходит их снятие с учета. Когда письменные принадлежности переходят со склада ответственным сотрудникам, необходимо оформить бумаги:

Иногда бухгалтерия относит сюда же заправку картриджей, но это неверный подход. Об этом говорит пп. 2 из п. 1 в статье 254 НК РФ. Эти затраты следует переводить на материальные.

Осталось понять, на какой счет учета относить канцелярию, которая отслужила свое. Сначала составляется соответствующий акт. В нем обязательно вписывается:

Источник