на какой счет оприходовать трудовые книжки в 1с
Как в «1С: Бухгалтерии 8» вести учет бланков трудовых книжек?
Согласно п. 44 Правил у работодателя постоянно должно быть необходимое количество бланков трудовых книжек (вкладышей в них). Работодатель приобретает бланки трудовой книжки и вкладыши за плату на основании договора с законным распространителем этой продукции – организацией «ГОЗНАК». При выдаче работнику трудовой книжки (вкладыша в нее) работодатель может взимать плату, размер которой определяется суммой расходов на их приобретение ( п. 47 Правил ). Бланки трудовой книжки хранятся в организации как бланки строгой отчетности (БСО) ( п. 42 Правил ).
Бухгалтерский учет
Порядок учета бланков трудовых книжек нормативно не закреплен. На практике применяется несколько вариантов учета трудовых книжек:
Организация самостоятельно определяет, какой способ учета трудовых книжек она будет применять, и утверждает его в учетной политике.
Минфин России в рекомендациях аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2007 год (утверждены письмом от 29.01.2008 № 07-05-06/18 ), указал, что в соответствии с ПБУ 10/99 и ПБУ 9/99 расходы организации по приобретению бланков трудовой книжки и вкладыша в нее относятся на прочие расходы, а плата, взимаемая работодателем с работника при выдаче ему трудовой книжки и вкладыша в нее, – на прочие доходы.
В балансе бланки трудовых книжек могут быть учены на счете 10 «Материалы».
В учетной политике организации можно закрепить положение о том, что стоимость новой трудовой книжки работник возмещает при ее оформлении ( п. 47. Правил ), кроме случаев, когда старая трудовая книжка испорчена или потеряна по вине организации.
Трудовые книжки хранятся в организации как бланки строгой отчетности на счете 006 «Бланки строгой отчетности» (БСО).
Аналитический учет бланков строгой отчетности ведется в Книге учета бланков строгой отчетности (форма 0504045) по видам, сериям и номерам. В ней указывается дата получения или выдачи бланков, их количество и стоимость. По итогу отчетного периода данные анализируются, после чего выводится остаток. Листы таких книг нумеруются, а сами книги должны быть прошнурованы и опечатаны.
Налоговый учет
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем. Обязанность приобретать соответствующие бланки закреплена в подзаконном акте, поэтому затраты на приобретение бланков трудовых книжек являются обоснованными и учитываются при расчете налога на прибыль. Плата, взимаемая с работника при выдаче трудовой книжки (вкладыша), включается в доходы (письмо ФНС от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@ ).
На дату выдачи трудовой книжки организация, плательщик НДС, должна:
При выдаче бланка трудовой книжки (при увольнении работника) с ее стоимости удерживается НДФЛ только в одном случае: если бланк трудовой книжки (вкладыш в нее) был передан работнику безвозмездно ( пп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ ). Хотя и в этом случае Минфин РФ считает, что факт выдачи ТК можно рассматривать как материальную помощь работнику (до 4 000,00 руб.) и не удерживать НДФЛ (письмо от 01.06.2010 г. № 03-04-06/6-106 ).
При выдаче трудовой книжки работнику (за плату или бесплатно) со стоимости бланка страховые взносы не начисляются.
Согласно постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» с целью учета трудовых книжек (а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее) у работодателей ведутся:
В программе «1С:Бухгалтерия 8» поступление бланков трудовых книжек оформляется документом «Поступление (акт, накладная)», а ее оформление – документом «Реализация (акт, накладная). Забалансовый учет трудовой книжки (как БСО) выполняется ручными проводками в документе «Операция».
Обратите внимание. Формулировки «Выдача бланка трудовой книжки» и «Выдача на руки трудовой книжки» имеют разный смысл и выполняются в разные даты. В первом случае речь идет о заполнении бланка трудовой книжки в момент приема сотрудника на работу, как это предписывает законодательство. В этот день в бухгалтерском учете отражается операция «Реализация трудовой книжки». Во втором – происходит именно выдача трудовой книжки на руки работнику. Эта операция выполняется в день его увольнения и в учете не отражается. Работник только расписывается за полученную на руки трудовую книжку.
Пошаговая инструкция:
Нужен ли бухгалтерский учет трудовых книжек?
Обязателен ли бухгалтерский учет трудовых книжек на предприятии?
С 01.09.2021 действуют новые правила ведения и хранения бумажных трудовых книжек. В том числе по новому порядку более не требуется применять установленные унифицированные формы книг и журналов учета книжек, а нужно утвердить собственные.
Что касается самих трудовых книжке нового образца, то их нужно будет применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Как вести трудовые книжки по новым правилам, подробно разъясняется в готовом решении от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.
Напомним! С 2021 года заводить бумажную трудовую книжку для работника, который впервые устаивается на работу, не нужно. На такого работника оформляйте только электронную версию документа. Подробности см. здесь.
Приобретение работодателем бланков трудовых книжек, как и любая другая хозяйственная операция, подлежит отражению в бухгалтерском учете. Списание трудовых книжек также подлежит учету. Таким образом, ведение бухгалтерского учета трудовых книжек— обязательная процедура для организаций. Если же работодатель — ИП, он будет вести учет трудкнижек только в части соблюдения требований по их заполнению и хранению.
Узнать больше о специфике ведения и хранения трудкнижек вы можете в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
В качестве какого объекта учитывать трудовую книжку?
Вопрос этот законодательно не урегулирован и остается до сих пор спорным. На наш взгляд, верен следующий подход:
Вместе с тем финансовое ведомство (письмо Минфина от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818) этот вопрос рассматривает так:
Иначе говоря, в рамках предложенной Минфином схемы предполагается ведение учета трудкнижек с применением счета 41.
В то же время в более ранних разъяснениях, например в письме от 10.06.2009 № 03-01-15/6-305, Минфин приводит совершенно иные тезисы — о том, что:
С учетом противоречивых позиций чиновников предприятию необходимо оценить самостоятельно все возможные риски и выбрать оптимальную схему учета, которую необходимо закрепить в учетной политике. Однако наше мнение: трудовая книжка не является товаром, и сейчас мы расскажем почему.
Доводы в пользу того, что трудовая книжка не товар
Трудкнижку не следует считать товаром, поскольку:
Есть и еще один нюанс: взимание компенсации предусмотрено только Правилами, в то время как ТК РФ — более высокий по правовой иерархии законодательный акт — о ней не упоминает и не ставит перед работодателем такой обязанности.
Какие проводки применять при покупке-списании трудкнижки в «1С» и других программах?
Факт приобретения трудкнижки в рамках схемы, которую мы предлагаем, отражается в бухрегистрах проводкой Дт 76 Кт 51 (в сумме, соответствующей закупочной цене бланков).
Далее книжки до внесения в них первой записи ставятся на забалансовый учет как БСО — проводкой Дт 006.
При оформлении экземпляра трудовой книжки на работника в регистрах отражается факт списания бланка — Кт 006. Одновременно отражается задолженность работника перед работодателем: Дт 73 Кт 76 (в сумме, которая соответствует закупочной цене бланка).
При компенсировании стоимости книжки работником фиксируется удержание суммы из его зарплаты: Дт 70 Кт 73 (или Дт 50 Кт 73, если компенсация прошла через кассу).
Если сотрудник отказался компенсировать стоимость трудкнижки (а у него, как мы уже знаем, есть на это право), в регистрах отражается возникновение прочего расхода: Дт 91 Кт 73.
Узнать больше об особенностях учета БСО в «1С» вы можете в статье «Порядок ведения учета БСО в “1С:Бухгалтерия” (нюансы)».
Какие журналы учета трудкнижек должны использоваться?
В соответствии с п. 40 Правил, утвержденных приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, работодатель должен самостоятельно разработать и вести журналы по учету:
Формы журналов, действующие до 31.08.2021, утвержденные постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, утратили силу. Но их можно взять за основу при разработке собственных книг (журналов). Скачать формы можно бесплатно по ссылкам ниже.
Срок хранения журналов (приказ Росархива России от 20.12.2019 № 236):
Технические нюансы: как прошить журнал учета трудовых книжек
Технология прошивки журналов учета трудкнижек нигде законодательно не закреплена. Для решения этого вопроса предлагаем вам воспользоваться рекомендациями Минфина, отраженными в письме от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 и касающимися правил подготовки копий документов, истребуемых ФНС при налоговых проверках.
Итак, Минфин советует:
РАЗЪЯСНЕНИЯ от КонсультантПлюс:
С 1 сентября 2021 г. опломбировать книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей не нужно, поскольку Порядком ведения и хранения трудовых книжек такое требование не предусмотрено. Исключение. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение, чтобы узнать в каких случаях книга должна быть опломбиирована.
Применение пломбы и сургучной печати
Если для работодателя предпочтительнее пломба, то она должна быть изготовлена с помощью специального устройства, порядок применения которого регламентируется ГОСТ 31282-2004.
Такое устройство должно:
В числе самых удобных пломб, которые предусмотрены указанным ГОСТ, — пленочные. В их структуре есть участки, на которых можно фиксировать дату опломбирования документа.
Работодателю также следует издать локальный НПА, регламентирующий:
Что же касается применения сургучной печати, то оно может выглядеть менее предпочтительным в сравнении с пломбами, поскольку:
Но если опечатывание сургучом все же выбрано, на уровне локального же НПА следует закрепить:
Нарушения в учете трудовых книжек: ответственность
Нарушения в учете трудовых книжек, которые приводят к несвоевременному снабжению сотрудников трудкнижками, могут быть поводом для применения к работодателю следующих санкций, предусмотренных п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:
Нарушение порядка бухучета трудкнижек может привести к штрафу в размере 5000–10 000 рублей, налагаемому на должностное лицо (п. 1 ст. 15.11 КоАП РФ).
В обоих случаях повторные нарушения приводят к существенному ужесточению санкций.
В случае если трудкнижки будут утеряны из архива предприятия при личном попустительстве работодателя, то к руководителю фирмы могут быть применены санкции, предусмотренные ст. 325 УК РФ: штраф в размере до 200 000 рублей, исправительные работы, лишение свободы.
Узнать больше о порядке несения предприятием ответственности за нарушения в порядке учета и хранения трудкнижек вы можете в статье «Какова ответственность за неприменение или утерю БСО?».
Итоги
Бухгалтерский учет трудовых книжек— обязательная процедура для организаций. Выбор счетов для его ведения — вопрос очень спорный и неоднозначно трактуемый чиновниками. Мы предлагаем применять схему, при которой трудкнижки принимаются к учету в качестве БСО.
Узнать больше об особенностях учета трудовых книжек вы можете в статьях:
Учет трудовых книжек
Порядок ведения и оформления:
Надо ли начислять НДС при выдаче работникам трудовых книжек или вкладышей в них, ведь они переданы работникам по той же стоимости, что и приобретены?
Да, надо начислять НДС. Объектом налогообложения НДС являются операции по реализации товаров (работ, услуг) на территории РФ. Операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек (вкладышей) относятся к такой реализации (переход права собственности произошел).
Особенностей применения НДС при реализации товаров (работ, услуг) по стоимости их приобретения глава 21 НК РФ не содержит (Письмо Минфина РФ от 28.08.2019 N 03-07-11/66111).
Нужно ли составлять СФ и регистрировать его в книге продаж при выдаче работникам трудовых книжек или вкладышей в них, если они переданы работникам по той же стоимости, что и приобретены?
При выдаче работнику трудовой книжки (вкладыша) организации-работодателю возможно выписать в 1-м экземпляре СФ и зарегистрировать его в книге продаж (Письмо Минфина РФ от 16.07.2019 N 03-07-09/52577).
А кассовый чек при реализации трудовых книжек пробивать не надо – возмещение работниками расходов работодателя на приобретение бланка трудовой книжки не относится к расчетам для целей Федерального закона N 54-ФЗ (Письмо Минфина РФ от 04.12.2018 N 03-01-15/87763, Письмо Минфина РФ от 25.01.2019 N 03-01-15/4355).
Нужно ли начислять НДС при выдаче работникам трудовых книжек (вкладышей), если они переданы работникам безвозмездно?
Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:
Можно ли принять к вычету входящий НДС по приобретению трудовых книжек (вкладышей)?
Да, можно принять к вычету входящий НДС по трудовым книжкам (вкладышам) т. к. операция по их выдаче (оформлению) облагается НДС (п. 2 ст. 171 НК РФ, п. 1 ст. 172 НК РФ)
Учетная политика БУ
Учетная политика НУ
01 августа Организация приобрела 25 бланков трудовых книжек на сумму 7 500 руб. (в т.ч. НДС 20%)
01 августа трудовая книжка, 1 шт., оформлена на работника, который впервые устроился на работу.
02 августа произведена 100% постоплата за трудовые книжки.
31 августа стоимость трудовой книжки удержана из зарплаты работника по его заявлению.
По учетной политике бланки трудовых книжек учитываются в составе МПЗ.
НДС начисляется на дату передачи трудовых книжек, и на эту же дату нужно отразить эту операцию в Книге продаж:
Поступление трудовых книжек.
Учет трудовых книжек на забалансовом счете.
Счет 006 Бланки строгой отчетности.
Оформление трудовой книжки работнику.
Списание трудовой книжки с забалансового счета.
Перенос задолженности работника за оформление трудовой книжки.
Оплата за трудовые книжки.
Начисление заработной платы на вкладке Удержание добавить созданное удержание.
Ведомость на выплату.
Удержание стоимости трудовой книжки из зарплаты сотрудника.
Контроль задолженности по ОСВ (карточке) по счету 70, 73.03.
См. также:
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
Карточка публикации
Вы можете задать еще вопросов
Доступ к форме «Задать вопрос» возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
Нажимая кнопку «Задать вопрос», я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>
Спасибо, за возможность получения информации от специалистов.
Что делать с книгой по учету трудовых книжек, заведенной до 1 сентября 2021 года?
C 1 сентября 2021 года изменяются правила учета трудовых книжек. В силу вступает приказ Министерства труда № 320н от 19.05.2021 года. В документе говорится, что организации сами должны разработать книги по учету трудовых книжек. Нужно ли будет фирмам начинать вести новые книги по учету трудовых после вступления постановления в силу? Как следует поступить со старым экземпляром?
Как велись книги по учету трудовых книжек до 1 сентября 2021 года
По действующим правилам, работодатели для того, чтобы вести учет трудовых трудовых книжек, бланков и вкладышей должны иметь в распоряжении:
Министерство труда в приказе № 69 от 10.10.2003 разработало новый вариант приходно-расходной книги, где работодатель должен учитывать бланки трудовых книжек. Изменения коснулись и книг для учета движения трудовых книжек сотрудников. Приходно-расходная книга, где фиксируются бланки и вкладыши в трудовой должна быть пронумерована и прошнурована. Также необходимо книгу заверить печатью фирмы, поставить сургучную печать или сделать опломбировку. То же самое относится и к книге по учету движения трудовых книжек.
Конкретных рекомендаций по ведению таких книг не был прописано в законе. Поэтому работодатель мог самостоятельно выбрать порядок ведения, который удобен для его организации.
Новый порядок по учету трудовых книжек с 1 сентября 2021 года
В силу вступают новые правила учета трудовых книжек. Компании, предоставляющие работу людям, обязаны:
Фирма в книге, где учитывается движение рудовых книжек и вкладышей в нее, не должна фиксировать:
В книге по регистрации бланков и вкладышей организация не должна записывать информацию, связанную с получением бланков и вкладышей трудовой книжки. Информацию о расходе тоже не следует указывать. Также не нужно фиксировать номер и серию каждого бланка, как это требовалось ранее.
Книги необходимо пронумеровать, прошнуровать, поставить подпись руководителя фирмы или индивидуального предпринимателя, а также заверить печатью организации, если она имеется. Согласно новому закону, с первого сентября организация должна сама разрабатывать книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книги учета движения трудовых книжек. Но это нововведение касается только тех фирм, которые заведут книги по учету движения трудовых после того, как вступит в силу приказ. Книги, которые были заведены до 1 сентября 2021 года и еще действуют, заменять на новые не нужно. Работодатель должен вести их до окончания. И только после этого, завести книгу по новому образцу.
Электронные трудовые книжки в 1С 8.3 Бухгалтерия
С 1 января 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Организации уже сейчас должны вести ЭТК. Переход для сотрудников пока не обязательный, по желанию. Но уже с 2021 года у вновь принятых сотрудников будут только электронные книжки.
В пошаговой инструкции рассмотрим, как организован учет ЭТК в 1С Бухгалтерия предприятия 8.3.
Основные изменения
При работе с ЭТК есть следующие процессы:
Все эти возможности реализованы в 1С.
Где найти ЭТП в 1С
Функционал учета электронных трудовых книжек можно найти в разделе 1С “Зарплата и кадры — Кадры — Электронные трудовые книжки”:
По кнопке “Создать” выбирается нужный документ:
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
Печать заявлений о способе ведения трудовой книжки
Создадим заявления на электронную трудовую книжку:
По кнопке “Заявление” печатаем заявление:
СЗВ-ТД
Данную форму организация должна передавать в ПФР даже по тем сотрудникам, которые сохранили бумажные книжки.
Документ заполняется, если в течение месяца были такие изменения:
Заполнение СЗВ-ТД
Создадим документ СЗВ-ТД:
В документе указываем организацию, дату и месяц, за который предоставляются сведения. Заполняем по кнопке “Заполнить” или подбором. В документ попадут сотрудники, по которым были описанные выше изменения.
В примере попали сотрудники, которые в январе подали заявления, а также были кадровые изменения.
Отметим, что кадровые документы учитываются, если в них установлен флажок “Отразить в трудовой книжке”:
Важный момент: если по сотруднику СЗВ-ТД формируется в первый раз, то кроме текущих сведений нужно указать последнее кадровое событие до 2020 года.
Например, сотрудник принят в 2019 году. В 2020 он подал заявление о переходе на ЭТК. Для корректного заполнения нужно в документе приема на работу установить флажок “Отразить в трудовой книжке”. Тогда в СЗВ-ТД попадет и информация о приеме, и информация о подаче заявления.
Из документа СЗВ-ТД можно посмотреть события по сотруднику. Для этого достаточно выполнить двойной клик мышкой по строке с сотрудником. Откроется окно с расшифровкой:
Передача СЗВ-ТД в ПФР
После заполнения документа нужно его сохранить и проверить по кнопке “Проверка”. Затем отчет отправляется в ПФР. Это можно сделать несколькими способами:
После отправки в ПФР установим флажок “Пачка принята в ПФР (не редактируется)”. Это нужно, чтобы случайно не изменить документ:
Документ заполняется отдельно на каждого сотрудника.
При создании документа выбирается сотрудник. По нему заполняется личная информация и кадровые документы:
После сохранения информацию можно распечатать и отдать сотруднику:
К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.