на какой счет отнести бланки документов

Счет 006 «Бланки строгой отчетности»

СЧЕТ 006 «БЛАНКИ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ»

Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Минфином СССР 29.07.83 N 105, к бланкам строгой отчетности могут относиться бланки форм первичных учетных документов в случаях, установленных законодательством. В частности, Минфином РФ и МНС РФ по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам утверждены формы бланков в качестве документов строгой отчетности, приравниваемых к кассовым чекам, а также методические указания по их заполнению и применению. Данные бланки могут использоваться при расчетах с населением для учета наличных денежных средств без применения ККМ (квитанции, наряды-заказы, чеки и др.). Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

Бланки строгой отчетности, содержащие все обязательные реквизиты, являются первичными документами, на основании которых оформляются хозяйственные операции.

Во всех других случаях перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, порядок их хранения и использования организации вправе устанавливать самостоятельно.

Бланки строгой отчетности учитываются на счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке. При необходимости учетной политикой может приниматься иная оценка, например, по сумме фактических затрат на их изготовление (приобретение).

Бланки облигаций и других ценных бумаг при их выпуске в документарной форме учитываются обособленно, как правило, по номинальной стоимости с указанием их номеров и серий.

Приходуют бланки строгой отчетности на забалансовый учет по дебету счета 006 на основании накладных типографий, актов приема-передачи и других документов. Списание бланков с забалансового учета отражают по кредиту счета 006 на основании отчетов об использовании бланков строгой отчетности подотчетными лицами, актов приема-передачи и пр.

Аналитический учет по счету 006 «Бланки строгой отчетности» ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения в журналах учета бланков путевок (экскурсионные, туристические, в оздоровительные учреждения и т.п.), книгах учета бланков строгой отчетности и т.п.

Инвентаризация бланков строгой отчетности проводится в установленном порядке. Результаты инвентаризации и выявленные количественные расхождения с учетными данными оформляются в Инвентаризационной описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16).

Источник

На какой счет отнести бланки документов

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Бюджетным учреждением до 2019 года были приобретены БСО. Сумма приобретения отнесена на расходы, и учет бланков ведется на забалансовом счете 03. Бланки закреплены за материально ответственным лицом. Согласно Стандарту «Запасы» в 2020 году ранее приобретенные бланки надо отразить на балансовом счете. В каких случаях нужно перенести данные бланки на балансовые счета учреждения? Какими бухгалтерскими проводками это сделать? Как отразить последующую выдачу БСО со склада ответственному лицу?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Бланки строгой отчетности, приобретенные до 2019 года, хранящиеся на складе учреждения, соответствуют понятию «актив» и подлежат отражению на счете 105 06 «Прочие материальные запасы» до момента выдачи их со склада с дальнейшим отражением на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».
В случае, если бланки строгой отчетности, приобретенные до 2019 года, закреплены за материально ответственным лицом с целью их дальнейшего использования (выдачи), то в таком случае отражать данные бланки на балансовых счетах учреждения не нужно. Такие бланки строгой отчетности продолжают учитываться на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Детальный порядок учета бланков строгой отчетности следует закрепить в рамках формирования учетной политики учреждения.

Обоснование вывода:
Объектами бухгалтерского учета являются активы, обязательства, источники финансирования деятельности субъекта учета, доходы, расходы, иные объекты. Для целей бухгалтерского учета активом признается имущество, включая наличные и безналичные денежные средства, принадлежащее субъекту учета и (или) находящееся в его пользовании, контролируемое им в результате произошедших фактов хозяйственной жизни, от которого ожидается поступление полезного потенциала или экономических выгод (п.п. 35, 36 Стандарта «Концептуальные основы. «). Таким образом, бланки строгой отчетности, приобретенные (полученные) учреждением для осуществления своей деятельности, соответствуют понятию «актив» и, как следствие, подлежат отражению на балансе учреждения на соответствующих счетах Рабочего плана счетов бухгалтерского учета.
Бюджетные учреждения, начиная с 01.01.2020, в части учета материальных запасов руководствуются в том числе требованиями Стандарта «Запасы». Так, согласно п. 45 Стандарта «Запасы» объекты бухгалтерского учета, подлежащие отражению на соответствующих балансовых счетах, ранее не признававшиеся таковыми в составе запасов и (или) отражавшиеся на забалансовом учете, признаются субъектом учета в составе запасов и, следовательно, отражаются в бухгалтерском учете на соответствующих балансовых счетах по их первоначальной стоимости (смотрите также п. 8 Методических рекомендаций к Стандарту «Запасы»). При этом бланки строгой отчетности подлежат отражению на счете 105 06 «Прочие материальные запасы» (п. 118 Инструкции N 157н). Кроме того, согласно п. 337 Инструкции N 157н бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».
Вместе с тем приказом Минфина России от 14.09.2020 N 198н в Инструкцию N 157н внесены изменения, согласно которым бланки строгой отчетности подлежат отражению на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» с момента их выдачи ответственным лицам с мест хранения (со склада) с целью их оформления (использования в рамках хозяйственной деятельности учреждения) или находящихся у ответственных лиц с момента их приобретения (смотрите также письмо Минфина России от 14.03.2019 N 02-06-10/16864, письмо Минфина России от 26.04.2019 N 02-07-07/31230, письмо Минфина России от 25.10.2019 N 02-07-10/82444). То есть, учитывая нормы Инструкции N 157н, Стандарта «Концептуальные основы. «, Стандарта «Запасы», в случае если бланки строгой отчетности учитываются на складе и планируется их закрепление за ответственным лицом с целью их дальнейшего использования (выдачи) в рамках хозяйственной деятельности учреждения, то бланки строгой отчетности подлежат отражению на счете 105 06 «Прочие материальные запасы». В свою очередь, на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» могут отражаться только те бланки строгой отчетности, которые уже закреплены за ответственным лицом с целью их выдачи (использования в рамках хозяйственной деятельности учреждения).
Таким образом, в случае, если у учреждения имеются бланки строгой отчетности, хранящиеся на складах учреждения, то в учете необходимо отразить корректировку входящих остатков в межотчетный период через счет 0 401 30 000 «Финансовый результат прошлых отчетных периодов» на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833). При этом указанная информация отражается в том числе в Сведениях об изменении остатков валюты баланса учреждения (ф. 0503773) (п.п. 16, 17 Стандарта «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», п. 9 Методических рекомендаций по применению Стандарта «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», п. 8 Методических рекомендаций по применению Стандарта «Запасы»). То есть в учете бюджетного учреждения подлежат отражению следующие записи:
1.1. Уменьшение забалансового счета 03
1.2. Дебет 0 105 Х6 346 Кредит 0 401 30 000
— отражен перенос бланков строгой отчетности с забалансового счета 03 «Бланки строгой отчетности» на балансовый счет 105 06 «Прочие материальные запасы» в межотчетный период.
Дальнейшее списание бланков строгой отчетности со склада учреждения для закрепления за ответственным лицом с целью дальнейшего использования (выдачи) отражается по дебету счета 0 401 20 272 «Расходование материальных запасов», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» в корреспонденции с кредитом соответствующих счетов аналитического учета счета 0 105 00 000 «Материальные запасы», с одновременным отражением на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».
Таким образом, бланки строгой отчетности, приобретенные до 2019 года, хранящиеся на складе учреждения, соответствуют понятию «актив» и подлежат отражению на счете 105 06 «Прочие материальные запасы» до момента выдачи их со склада с дальнейшим отражением на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». При этом в случае, если бланки строгой отчетности, приобретенные до 2019 года, закреплены за ответственным лицом с целью их дальнейшего использования (выдачи), то в таком случае отражать данные бланки на балансовых счетах учреждения не нужно. Такие бланки строгой отчетности продолжают учитываться на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Детальный порядок учета бланков строгой отчетности следует закрепить в рамках формирования учетной политики учреждения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Панина Кристина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Источник

Учет бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении

Что такое бланк строгой отчетности

Бюджетные организации часто работают со специально разработанными документами, которые имеют уникальные опознавательные данные и используются для подтверждения какой-либо хозяйственной операции (например, продажи) или подтверждают какую-либо информацию о человеке (например, свидетельство о чем-либо, диплом и т. д.). Законодатель разработал множество видов БСО для организаций, занимающихся разнообразными видами деятельности.

Эти БСО зафиксированы в приказах и письмах Минфина. Кроме того, существует возможность самостоятельной разработки бланка организации при соблюдении условий его оформления, оговоренных в ст. 4.7 закона 54-ФЗ. Также существуют и требования по обращению с БСО для разных отраслей.

Примерами БСО являются:

Каждое учреждение должно установить в учетной политике применяемые им БСО.

Бухучет бланков строгой отчетности

Бухучет в бюджетном учреждении регулируется Единым планом счетов и инструкцией, утвержденными приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н, а также частным планом счетов, утвержденным приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н (для казенных учреждений – приказ Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н, для автономных учреждений – приказ Минфина от 23.12.2010 № 183н). Для учета БСО предусмотрен забалансовый счет 03 «Бланки строгой отчетности». Таким образом, БСО не приходуются привычным образом как остальные материальные запасы. Учетная политика учреждения должна предусмотреть, по какой стоимости они принимаются к учету:

Забалансовые счета для бюджетных учреждений работают так же, как для коммерческих, то есть приход отражается только по дебету, а выбытие только по кредиту, без корреспонденций. Кроме того, на счете 03 организуется аналитика в разрезе материально ответственных лиц, а также мест, предназначенных для хранения БСО. Такой учет необходим для контроля сохранности бланков.

Учреждение должно вести специально разработанный регистр учета — книгу учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045).

Образец заполнения книги учета бланков строгой отчетности смотрите в «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет регистрации в системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Также важной процедурой внутреннего контроля является инвентаризация, которая проводится по имуществу и обязательствам, учитываемым на балансовых счетах, в соответствии с учетной политикой. Результаты пересчета и данные о наличии БСО согласно бухучету фиксируются в инвентаризационной описи (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086). Если найдены несоответствия, оформляется ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). При недостачах, обнаружении испорченных БСО на основании согласия специальной комиссии оформляется акт о списании БСО (ф. 0504816).

Указанные документы утверждены приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! БСО нельзя путать с денежными документами, хранящимися в кассе и учитываемыми на счете 0020135000 «Денежные документы». Учреждение оплачивает товары (услуги) и получает документ, по которому эти товары (услуги) могут быть получены в будущем. К денежным документам относятся марки, оплаченные талоны на получение каких-либо товаров (топливо, обеды), оплаченные путевки и т. д.

Бухучет расходов на бланки строгой отчетности

Поскольку БСО учитываются за балансом, встает вопрос, куда отнести расходы на их приобретение. Порядок применения классификации операций сектора госуправления (КОСГУ), утвержденный приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н, говорит о том, что такие расходы учитываются по аналитическому коду КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги», то есть 3 последние цифры бюджетного счета расходов будут 226. Перечислим такие счета:

Учреждение приобрело 10 трудовых книжек по 230 руб. БСО учитываются по фактической стоимости покупки. Из них 4 были выданы работникам, служащим в аппарате управления, в текущем месяце.

Расходы на приобретение БСО приняты к учету на сумму 2 300 руб.:

Отражены БСО за балансом на сумму 2 300 руб.:

Списана стоимость 4 трудовых книжек на сумму 920 руб.:

Итоги

В государственных учреждениях, часто работающих с БСО, должен вестись строгий учет и контроль сохранности БСО. Этих целей помогает добиться своевременное и корректное отражение поступлений и выбытий БСО на счетах бухучета.

Источник

Понятие бланков строгой отчетности

Видов бланков существует множество, а в качестве примеров можно привести железнодорожные билеты, билеты в театр и т. д.

ВАЖНО! Бланк строгой отчетности — первичный учетный документ, приравненный к кассовому чеку, сформированный в электронном виде и (или) распечатанный с использованием автоматизированной системы для БСО в момент расчетов с клиентом и подтверждающий факт произведения таких расчетов.

В 2021 году бланки строгой отчетности, изготовленные в типографии, более не действуют. Их можно применять только следующим образом:

Организации, пользующиеся такими документами, должны вести их строгий учет, так как БСО являются определенной отчетностью перед налоговыми органами.

Забалансовый счет 006

Забалансовые счета предназначены для учета различного имущества, которое находится в компании временно, на хранении или на правах аренды, например. Особенностью учета на этих счетах является отсутствие метода двойной записи, то есть в Дт или Кт счета не будет корреспонденции. Аналитический учет ведется в регистрах, разработанных компанией самостоятельно и отраженных в учетной политике.

Кстати, узнать, что нового в учетной политике предусмотрено на следующий год, можно здесь.

Для учета именно бланков строгой отчетности действующим планом счетов предусмотрен счет 006. Он забалансовый, то есть его сальдо никак не будет влиять не валюту баланса, тем не менее этот счет не позволит забыть о некоторых материальных ценностях в компании.

По дебету данного счета отмечается поступление бланков в условной оценке, по кредиту — расход. Предполагается, что учет ведется в разрезе наименования каждого бланка и по местам их хранения. Таким образом, если у вашей компании есть обособленное подразделение, то у вас будет 2 места хранения на этом счете. Условную оценку (например, 1 руб.) компания устанавливает самостоятельно.

К ведению забалансовых счетов требования практически те же, что и для балансовых. Узнать про инвентаризацию таких счетов можно в нашей статье «Предусмотрено ли для забалансового счета проведение инвентаризации?».

Прочитать в целом о бухгалтерском учете забалансовых счетов можно здесь.

Как учесть расходы на приобретение БСО при подсчете НДС и прибыли, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, оформите пробный демо-доступ. Это бесплатно.

Давайте рассмотрим учет бланков строгой отчетности на примере.

Пример учета БСО на счете 006

Чаще всего БСО приобретаются самостоятельно компанией и выдаются в подотчет работникам. Учет расходов на приобретение таких бланков ведется на счетах затрат по стоимости их приобретения согласно документам. Сами БСО учитываются на счете 006.

Компания «Термосоль» работает с населением за наличный расчет. Согласно действующим нормативным актам при получении денежных средств компания выдает БСО, распечатанный на онлайн ККМ, а также билеты, распечатанные в типографии, которые также являются БСО. Партия БСО, закупленная 3 апреля, приобретена по 25 коп. за штуку без НДС, 2000 штук — согласно накладной. Квитанции сразу выданы в магазины для работы с клиентами. Бухгалтер в учете покажет такие проводки:

Одновременно с этой проводкой появляются другие, для контроля использования бланков (в разрезе мест хранения):

Итоги

Как мы видим, забалансовый учет бланков строгой отчетности достаточно прост, но при этом позволяет контролировать эту сторону деятельности организации.

Источник

Учет денежных документов в «1С:Бухгалтерии 8»

Организация учета денежных документов

1С:ИТС

Подробнее о бланках строгой отчетности старого и нового образца (с учетом действующей редакции Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ) см. в справочнике «Онлайн-кассы» раздела «Юридическая поддержка».

На счетах 50.03 и 50.23 в программе ведется учет как в суммовом, так и в количественном выражении. Аналитический учет организован в разрезе денежных документов (для этого используется справочник Номенклатура денежных документов). Для каждого денежного документа указывается его вид:

При вводе сведений в карточке денежного документа можно указать его стоимость, тогда она будет автоматически проставляться при регистрации поступления или выдачи соответствующего документа.

Рис. 1. Настройка функциональности

После установки флага в разделе Банк и Касса программы становятся доступны документы Поступление денежных документов и Выдача денежных документов, а также журнал Денежные документы. Из журнала можно сформировать Отчет по движению денежных документов, который предназначен для контроля поступивших и выданных денежных документов. Для контроля сохранности и анализа движения денежных документов также можно воспользоваться стандартными бухгалтерскими отчетами.

Документ Поступление денежных документов предназначен для отражения факта поступления в кассу организации денежного документа. В шапке документа нужно указать счет учета денежных документов (50.03 или 50.23). Если выбирается счет 50.23, то необходимо указать валюту учета денежных документов. В зависимости от способа поступления денежного документа выбирается вид операции:

Если регистрируется Поступление от поставщика, то в поле Счет расчетов требуется указать счет учета расчетов с контрагентом.

При этом в документе Поступление денежных документов не предусмотрено одновременное указание и счета учета расчетов с контрагентом, и счета учета расчетов по авансам. Поэтому в качестве счета расчетов удобно использовать счет 76.05 «Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками». Этот же счет следует указывать и при отражении оплаты поставщику, тогда затруднений с зачетом авансов не возникнет.

Для каждой номенклатуры поступивших денежных документов указывается их количество и сумма (с учетом налогов). НДС в сумме документа не выделяется, так как факт поступления денежного документа не является фактом принятия к учету товаров или услуг, право на получение которых предоставляет документ. Товары (работы, услуги) могут быть приняты к учету позднее (например, при регистрации авансового отчета сотрудника о командировке или о приобретении ГСМ по талону), тогда, по общему правилу, НДС и учитывается.

Документом Выдача денежных документов отражаются следующие виды хозяйственных операций:

Учет ГСМ по талонам

К горюче-смазочным материалам относятся топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), а также специальные жидкости (тормозные, охлаждающие). Организация может приобретать ГСМ за наличный расчет и в безналичной форме.

Если организация выбрала безналичную форму, то с поставщиком ГСМ заключается договор поставки, в соответствии с которым организация перечисляет денежные средства на расчетный счет поставщика, а взамен получает талоны или топливные карты, по которым водители осуществляют заправку автомобилей на автозаправочных станциях (АЗС).

1С:ИТС

Подробнее об учете ГСМ по топливным картам см. в «Справочнике хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8» раздела «Бухгалтерский и налоговый учет».

Применение талонов в качестве формы оплаты ГСМ получило широкое распространение. Для учета таких операций имеет значение, какой вид талонов использует организация, и в какой момент к организации переходит право собственности на ГСМ.

Талоны бывают двух видов:

В зависимости от условий договора поставки нефтепродуктов право собственности на ГСМ может переходить к организации либо в момент получения талонов, либо в момент заправки автомобиля на АЗС. При заправке водитель отдает талон, а взамен получает отрывной купон со штампом погашенного талона и кассовый чек. Талоны имеют срок действия, установленный в договоре с продавцом ГСМ.

Если по договору с поставщиком право собственности на ГСМ переходит к организации в момент заправки топлива в бак автомобиля на АЗС, то талоны на ГСМ могут учитываться:

Документом, который подтверждает расход топлива, данные о фактическом пробеге и производственный характер маршрута движения автомобиля, является путевой лист (утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78). Эта форма документа носит обязательный характер только для автотранспортных организаций. Остальные организации могут разработать свою форму документа, которая должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».

Если автомобили организации оснащены электронной системой контроля пробега (или пробега и топлива), то подтвердить расход топлива можно на основании распечатанного отчета системы за подписью ответственного лица.

Законодательно нормирование расходов на ГСМ не предусмотрено, но организация может сама установить нормы расхода топлива приказом руководителя.

При этом можно руководствоваться распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р или нормами, указанными в инструкции по эксплуатации автомобиля.

Если нормы не установлены, то фактический расход топлива на основании путевых листов списывается в расходы по обычным видам деятельности. Если в учетной политике организации предусмотрено использование норм расхода ГСМ, то сумма израсходованного топлива в пределах норм относится на расходы организации по обычным видам деятельности, а сверх норм включается в состав прочих расходов.

В налоговом учете расходы на приобретение ГСМ могут учитываться одним из способов:

Для целей налогообложения прибыли расходы на ГСМ не нормируются и учитываются в полном объеме, если они экономически обоснованы, документально подтверждены и произведены в целях осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

НДС по приобретенным ГСМ принимается к вычету в общем порядке на основании счета-фактуры, предъявленного поставщиком (п. 2 ст. 171 НК РФ, п. 1 ст. 172 НК РФ). Как правило, поставщик предоставляет комплект документов (накладная, счет-фактура) в конце месяца на общее количество реализованного в течение месяца топлива. Количество топлива по счету-фактуре поставщика и по авансовым отчетам водителей (по отрывным купонам и кассовым чекам) должно совпадать.

Пример 1

Оплата поставщику за талоны регистрируется в программе документом Списание с расчетного счета с видом операции Прочие расчеты с контрагентами, где в качестве счета расчетов следует указать счет 76.05.

В результате проведения документа формируется бухгалтерская проводка:

Обратите внимание, для тех счетов, где поддерживается налоговый учет, соответствующие суммы вводятся в специальные ресурсы регистра бухгалтерии для целей налогового учета. В рассмотренных в данной статье примерах разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Поступление денежных документов отражается одноименным документом с видом операции Поступ­ление от поставщика (рис. 2).

Рис. 2. Поступление денежных документов

В шапке документа следует указать реквизиты первичного документа: дату и номер. Закладка От кого заполняется пользователем следующим образом:

Поле

Данные

«Контрагент»
и «Принято от»

Указывается поставщик ГСМ, от которого поступили денежные документы (выбирается из справочника «Контрагенты»)

Из одноименного справочника выбирается договор
с поставщиком, при этом вид договора должен иметь значение «Прочее»

Указывается счет 76.05

На закладке Денежные документы по кнопке Добавить выбираются поступающие денежные документы из справочника Номенклатура денежных документов. В Примере 1 денежный документ имеет вид Талоны на ГСМ (рис. 3). Указывается количество и сумма поступивших денежных документов.

Рис. 3. Номенклатура денежных документов

При проведении документа в регистр бухгалтерии вводятся проводки:

Выдача талонов водителю отражается документом Выдача денежных документов с видом операции Выдача подотчетному лицу. На закладке Кому указывается подотчетное лицо, которое выбирается из справочника Физические лица.

На закладке Денежные документы указывается наименование талона (выбирается из справочника Номенклатура денежных документов) и количество, например, 10 шт. Стоимость талонов рассчитывается автоматически.

В результате проведения документа формируется проводка:

Оприходование бензина, приобретенного водителем по талонам, и учет входного НДС по полученному бензину отражается документом Авансовый отчет (раздел Банк и касса). Допустим, водитель отчитался за все выданные ему талоны.

В шапке документа необходимо указать отчитывающееся подотчетное лицо и дату составления авансового отчета. Если в организации учет запасов ведется по складам, то следует заполнить поле Склад.

На закладке Авансы через кнопку Добавить следует выбрать документ Выдача денежных документов, согласно которому подотчетное лицо получало талоны.

Поскольку подотчетное лицо приобретало товарно-материальные ценности, в документе Авансовый отчет следует заполнить закладку Товары. На данной зак­ладке по кнопке Добавить заполняется табличная часть (рис. 4):

Рис. 4. Табличная часть на закладке «Товары» документа «Авансовый отчет»

При проведении документа Авансовый отчет формируются проводки:

Вычет НДС по приобретенному бензину будет отражен датой получения счета-фактуры при установленном флаге Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения в форме документа Счет-фактура полученный на поступление.

Для включения стоимости бензина в расходы необходимо создать документ Требование-накладная (раздел Производство).

Допустим, бензин, приобретенный по талонам, в соответствии с путевым листом был израсходован полностью. В шапке документа указывается дата списания ГСМ (последний день месяца) и заполняется поле Склад.

На закладке Материалы указываются наименование и количество (500 л) бензина. Если предварительно выполнены настройки номенклатуры, то счет учета заполняется автоматически. На закладке Счет затрат выбирается счет затрат, на который списываются материалы, например, счет 26 «Общехозяйственные расходы».

При проведении документа формируется проводка:

1С:ИТС

Как учитывать денежные документы в виде талонов, см. в «Справочнике хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8» раздела «Бухгалтерский и налоговый учет»:

Учет проездных документов

Расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы включаются в состав расходов на командировки (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Проездные документы (авиа- и железнодорожные билеты) могут приобретаться сотрудником, направляемым в командировку, самостоятельно. В этом случае работодатель обязан возместить сотруднику данные расходы (ст. 168 ТК РФ). Также организация может приобретать проездные документы через специализированные транспортные агентства.

Проездные документы оформляются на бланках строгой отчетности (п. 2 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Основанием для вычета НДС по расходам на перевозку работников к месту командировки и обратно является проездной документ, в котором налог выделен отдельной строкой. Такой билет или его копия регистрируется в книге покупок после утверждения авансового отчета работника (п. 18 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Часто все проездные документы приобретаются в бездокументарной форме (электронные билеты). При этом документами строгой отчетности являются:

Согласно разъяснениям Минфина России, при приобретении авиабилетов в электронном виде к вычету принимается сумма НДС, выделенная отдельной строкой в маршрут-квитанции электронного пассажирского билета, распечатанного на бумажном носителе (см. письма от 30.01.2015 № 03-07-11/3522, от 30.07.2014 № 03-07-11/37594). На практике данное разъяснение применяется и в отношении купона электронного железнодорожного билета.

Если работник летит в командировку самолетом, то для подтверждения расходов на перелет, помимо маршрут-квитанции электронного авиабилета, необходим еще и посадочный талон. Вместе с тем, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов (письмо Минфина России от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/84409).

Если работник едет в командировку железнодорожным транспортом, то документом, подтверждающим его расходы на проезд, будет являться контрольный купон электронного проездного документа (письмо Минфина от 14.04.2014 № 03-03-07/16777).

Каких-либо документов, свидетельствующих об оплате электронного билета (например, выписки по банковской карте) для подтверждения указанных расходов не требуется (письмо Минфина России от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/84409).

Действующее законодательство не содержит специальных норм, регламентирующих порядок учета электронных проездных билетов. Приобретение электронного проездного билета может учитываться как поступление денежного документа (так как электронный билет вполне соответствует его критериям) либо в качестве предоплаты транспортных услуг (поскольку услуги потребляются позже). Таким образом, порядок отражения данных операций в бухгалтерском учете организации необходимо отразить в учетной политике.

Пример 2

Сотрудник ООО «Конфетпром» направлен в командировку в г. Уфа с 09.04.2018 по 11.04.2018 (на 3 дня). Размер суточных, сог­ласно положению организации о командировках, составляет 700 руб. На личный счет сотрудника под отчет перечислено 9 000 руб.

Сумма НДС (10 %) выделена в билете отдельной строкой и составляет 930 руб. Стоимость сервисного сбора, взимаемого транспортным агентством, составляет 295 руб. (в т. ч. НДС 18 %). В соответствии с учетной политикой организации электронные проездные билеты учитываются как денежные документы.

По возвращению из командировки подотчетное лицо представляет авансовый отчет, к которому прикладывает документы, в том числе посадочный талон и документы от поставщика гостиничных услуг (на сумму 7 000 руб. без НДС).

Перечисление денежных средств на личный счет сотрудника, подтвержденное выпиской банка, отражается документом Списание с расчетного счета с видом операции Перечисление подотчетному лицу. В поле Получатель указывается подотчетное лицо, которое выбирается из справочника Физические лица.

После проведения документа Списание с расчетного счета формируется бухгалтерская проводка:

Расчеты с трансагентством можно вести на счете 76.05 с помощью следующих документов:

При этом договор с трансагентством должен иметь вид:

Таким образом, расчеты с трансагентством в Примере 2 ведутся по двум договорам с разными видами.

Оплата в адрес трансагентства регистрируется документом Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику (по договору с видом С поставщиком). После проведения документа сформируется бухгалтерская проводка:

После проведения стандартного документа Поступление (акт, накладная) с видом операции Услуги, в регистр бухгалтерии вводятся записи:

Приобретение электронного билета отражается документом Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика. В Примере 2 денежный документ имеет вид Билеты. При проведении документа в регистр бухгалтерии вводится запись:

По договору с видом Прочее зачета аванса не происходит. Для зачета аванса поставщику (по договору с видом С поставщиком) можно использовать документ Корректировка долга с видом операции Списание задолженности, после проведения которого сформируется проводка:

Выдача электронного билета подотчетному лицу оформляется документом Выдача денежных документов с видом операции Выдача подотчетному лицу и отражается проводкой:

По возвращению из командировки подотчетное лицо представляет авансовый отчет. Для включения расходов по командировке в затраты и учета входного НДС создается документ Авансовый отчет. На закладке Авансы через кнопку Добавить указываются документы:

Сведения о расходах по командировке (проезд, проживание и суточные) отражаются на закладке Прочее. Данная закладка заполняется согласно документам, представленным подотчетным лицом. В полях указывается следующие данные (рис. 5):

Рис. 5. Табличная часть на закладке «Прочее» документа «Авансовый отчет»

Поле

Данные

Вводится информация о первичных документах

Выбирается соответствующий расходу элемент из справочника «Номенклатура»

Указывается сумма и ставка налога по документу, поле «Всего» рассчитывается автоматически

Выбирается контрагент из одноименного справочника (для суточных данное поле не заполняется)

Устанавливаются флаги для регистрации электронного билета в качестве бланка строгой отчетности. При этом поле «Реквизиты счета-фактуры» заполнится автоматически по номеру и дате БСО из поля «Документ (расхода)». После выполнения команды «Записать» в поле «Реквизиты счета-фактуры» документа «Авансовый отчет» автоматически добавляется ссылка на созданный документ «Счет-фактура (бланк строгой отчетности)»

«Счет затрат / Подразделение»

Указывается счет затрат по бухгалтерскому учету, в дебет которого будут включены расходы по командировке (например, 26 «Общехозяйственные расходы»). Если ведется учет по подразделениям, указывается соответствующее подразделение

Указывается аналитика к счету затрат (для счета 26 статья затрат «Командировочные расходы»)

«Счет затрат НУ» и «Субконто НУ»

По умолчанию заполняются по данным бухгалтерского учета. При необходимости их можно отредактировать

По умолчанию устанавливается счет 19.04 «НДС по приобретенным услугам» (при необходимости можно выбрать другой счет учета НДС)

При проведении документа Авансовый отчет формируются проводки:

Вычет НДС по электронному авиабилету будет отражен датой авансового отчета при установленном флаге Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения в форме документа Счет-фактура (бланк строгой отчетности).

Если флаг снять, то вычет можно отразить документом Формирование записей книги покупок.

Чтобы посмотреть состояние расчетов с подотчетным лицом, можно воспользоваться отчетом Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».

В оборотно-сальдовой ведомости по счету 71.01 кредитовое сальдо составляет 100 руб. Это означает, что организация должна выплатить перерасход денежных средств подотчетному лицу (наличными из кассы или путем перечисления на банковскую карту сотрудника).

Обмен и возврат проездных документов

На практике случаются ситуации, когда билет приходится возвращать или обменивать. При этом за возврат или обмен проездного документа (в т. ч. и электронного) перевозчик удерживает комиссию (штраф). Транспортное агентство при этом также может взимать дополнительную плату за свои услуги.

Если обмен или возврат билета обусловлен производственной необходимостью, то организация может отнести к расходам для целей налогообложения прибыли как стоимость первоначально приобретенного (за минусом возвращенной авиакомпанией суммы), так и нового билета (письмо Минфина России от 02.05.2007 № 03-03-06/1/252). Расходы в виде штрафа за переоформление и возврат билетов уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций (письмо Мин­фина России от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890).

Пример 3

После проведения документа Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику сформируется бухгалтерская проводка:

Обмен авиабилета через трансагентство отражается документами:

Дополнительно следует сформировать документ Поступление (акт, накладная) с видом операции Услуги для отражения дополнительных расходов на услуги трансагентства (590 руб.). При заполнении документа Поступление денежных документов с видом операции Поступление от подотчетного лица на закладке От кого заполняются реквизиты Подотчетное лицо и Принято от (ФИО сотрудника для печатной формы).

На закладке Денежные документы указывается наименование денежного документа, количество (1 шт.), а его стоимость заполняется автоматически. После проведения документа формируется проводка:

Рис. 6. Возврат денежного документа поставщику

Дополнительно требуется заполнить реквизиты на закладке Счета доходов и расходов для отражения разниц между учетной стоимостью денежных документов и суммой возврата:

После проведения документа сформируются проводки:

Затем следует создать новый документ Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика, где отразить поступление нового авиа­билета. После проведения документа сформируются проводки:

Дальнейшие действия с электронным билетом аналогичны действиям, описанным в Примере 2.

Учет неиспользованных проездных документов

Вернуть или обменять проездной документ удается не всегда. Например, билет был приобретен без права возврата, или время для возврата уже было упущено. Если поездка сорвалась по уважительным причинам, то организация вправе учесть при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы по неиспользованному авиабилету (письмо Минфина России от 14.04.2006 № 03-03-04/1/338).

Пример 4

Списание неиспользованного проездного документа и учет его стоимости в расходах можно отразить документами:

В документе Выдача денежных документов с видом операции Прочая выдача на закладке Кому необходимо заполнить счет дебета и аналитику учета затрат на приобретение неиспользованного билета (рис. 7):

Рис. 7. Списание неиспользованного проездного документа

Поле Выдано используется только для печатной формы, и его можно не заполнять.

На закладке Денежные документы указывается наименование и количество списываемого денежного документа, при этом его стоимость заполняется автоматически.

После проведения документа сформируется проводка:

1С:ИТС

Подробнее об авансовом отчете по командировке на территории РФ и об оформлении в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) см. в «Справочнике хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8» раздела «Бухгалтерский и налоговый учет».

Источник