на какой счет списывать компенсацию сотруднику при дистанционной работе

На какой счет списывать компенсацию сотруднику при дистанционной работе

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Бюджетное учреждение в соответствии с локальным актом выплачивает работникам компенсацию за удаленный режим работы (использование личного компьютера) по КВР 112 и статье 226 КОСГУ. Данная компенсация облагается страховыми взносами.
По каким КВР и КОСГУ отразить уплату страховых взносов с компенсации за удаленный режим работы (использование личного компьютера), предусмотренной локальным актом учреждения?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Расходы на уплату страховых взносов, начисленных на суммы компенсации сотрудникам за удаленный режим работы в соответствии с локальным актом учреждения, отражаются по элементу вида расходов 119 «Взносы по обязательному социальному страхованию на выплаты по оплате труда работников и иные выплаты работникам учреждений» в увязке с подстатьей 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Обоснование вывода:
При выборе элемента вида расходов и статьи/подстатьи КОСГУ бюджетные учреждения должны руководствоваться соответственно Порядком N 85н и Порядком N 209, исходя из экономического содержания хозяйственной операции.
В соответствии с прямой нормой п. 48.1.1.4. Порядка N 85н расходы на уплату государственными (муниципальными) учреждениями страховых взносов по обязательному социальному страхованию в государственные внебюджетные фонды Российской Федерации, начисленных на выплаты, осуществляемые по элементам подгруппы 110 «Расходы на выплаты персоналу казенных учреждений», отражаются по элементу вида расходов 119 «Взносы по обязательному социальному страхованию на выплаты по оплате труда работников и иные выплаты работникам учреждений».
Так как компенсация за удаленный режим работы отражается по элементу вида расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда», следовательно, оплата страховых взносов с данных выплат отражается по элементу вида расходов 119 «Взносы по обязательному социальному страхованию на выплаты по оплате труда работников и иные выплаты работникам учреждений».
Согласно п. 10.1.3 Порядка N 209н расходы, связанные с начислениями на выплаты по оплате труда, относятся на подстатью 213 «Начисления на выплаты по оплате труда» КОСГУ.
При этом расходы на страховые взносы, начисленные на выплаты, производимые по договорам гражданско-правового характера, заключаемым с физическими лицами, а также на выплаты в пользу физических лиц по иным основаниям, определенным законодательством Российской Федерации (за исключением выплат, относимых на подстатьи 211, 212 и 214 КОСГУ), подлежат отнесению на те подстатьи КОСГУ, на которые относятся расходы на соответствующие выплаты.
Учитывая, что расходы на компенсацию за удаленный режим работы отражаются по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ, расходы на страховые взносы в рассматриваемом случае относятся также на подстатью 226 КОСГУ.
Таким образом, расходы на оплату страховых взносов, начисленных с суммы компенсации работникам за удаленный режим работы, отражаются по элементу вида расходов 119 «Взносы по обязательному социальному страхованию на выплаты по оплате труда работников и иные выплаты работникам учреждений» в увязке с подстатьей 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.
Данная взаимоувязка предусмотрена при отражении страховых взносов, начисленных на выплату компенсации работникам (сотрудникам) расходов, и Информацией Минфина России от 09.03.2021 «Таблица соответствия видов расходов классификации расходов бюджетов и статей (подстатей) классификации операций сектора государственного управления, применяемая в 2021 году».

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Старовойтова Елена

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Шершнева Анна

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Источник

Дистанционные работники: возмещаем им расходы на приобретение и использование в работе личной техники

Эксперт-методолог BDO Unicon Outsourcing

специально для ГАРАНТ.РУ

Если еще недавно дистанционные сотрудники в штате компании были скорее единичными случаями, то сейчас удаленная работа превратилась в устойчивый тренд, и все больше работодателей сталкиваются с вопросами по обеспечению условий труда, организации рабочего места и обязанностям, которые они несут перед удаленными работниками. Ведь для выполнения своих трудовых функций специалистам требуется наличие оборудования (как минимум компьютера или его аналога), а для некоторых категорий – еще и специальная «начинка»: например, особые видеокарты, карты памяти, профессиональные программы и программы защиты информации.

На кого возложены обязательства по обеспечению оборудования, и какие расходы дистанционных работников подлежат возмещению, рассказала

Законодательная база: что изменилось?

До начала 2021 года выплата компенсаций и возмещение расходов сотрудникам, которые использовали личное оборудование в интересах работодателя, осуществлялись на основании ст. 188 Трудового кодекса. Под действие этой статьи попадали все категории сотрудников и любое оборудование, применяемое в служебных целях (компьютеры, автомобили, фото- и видеотехника).

С 1 января 2021 вступили в силу поправки к главе 49.1 ТК РФ, которые дополнили существующие правила и определили новые порядки взаимодействия между работодателями и сотрудниками, в том числе обязанности работодателя в части компенсаций и возмещения расходов.

Прежде всего, стоит разобраться, чем отличается «компенсация» от «возмещения расходов», и в каких случаях они действуют.

Компенсации: определяем размер выплат

Понятие «компенсация» определено в ст. 164 ТК РФ, как денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.

В случае если работодатель не предоставляет дистанционному сотруднику служебную технику, работнику необходимо выплачивать компенсации за использование личного оборудования даже при отсутствии прямых денежных затрат из-за увеличения процента износа техники и сокращения сроков ее полезного действия.
Размер компенсации законодательно не регламентирован, он должен определяться соглашением сторон и зависеть от конкретной трудовой функции работника. Например, сумма компенсаций за компьютер архитектора, использующего дорогостоящее программное обеспечение и высокопроизводительную технику, должна оцениваться выше, чем эксплуатация компьютера со стандартным «офисным» пакетом программ и выходом в Интернет. Условие об использовании личного оборудования в служебных целях обязательно должно быть прописано в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему, в противном случае некоторые контролирующие органы могут признать выплату компенсации необоснованной. Согласно письму Минфина от 6 ноября 2020 г. № 03-04-06/96913 размер компенсаций должен быть экономически обоснован, при этом организация обязана «располагать копиями документов, как подтверждающими приобретение (аренду) оборудования (средств) работником, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании их в служебных целях».

Методику определения размера компенсаций организация вправе устанавливать самостоятельно, ее потребуется также закрепить в локальном нормативном акте. Поскольку поправки были приняты только полгода назад и опыта проверок еще нет, сложно сказать, какие из методик будут оспариваться Минфином России. Организациям приходится действовать на свой риск и стараться максимально обезопасить себя от налоговых последствий.

Пример расчета компенсации

Компания может устанавливать лимиты как по срокам давности приобретения техники (например, исходя из фактического срока амортизации техники), так и при расчете суммы возвращения: для этого максимальную стоимость техники нужно разделить на определенный срок полезного использования.

Например, если срок составляет 60 месяцев, а пороговая стоимость компенсации в вашей компании для одного сотрудника – 50 тыс. руб, то лимит составит 833 руб. в месяц. В целях экономической обоснованности к этим суммам можно также применить несколько коэффициентов:

Последние коэффициенты рассчитываются индивидуально и зависят от условий трудового договора, данных графика и табеля.

Ситуация: сотрудник представил документы, что 3 года назад приобрел ноутбук на свое имя стоимостью 70 тыс. руб. Согласно трудовому договору для него установлена нормальная продолжительность рабочего времени, дистанционная работа 5 дней в неделю и не было отсутствий в отчетном периоде.

Чтобы рассчитать компенсационные выплаты:

В некоторых ситуациях дистанционный сотрудник может понести прямые денежные затраты, например, если для выполнения его обязанностей потребуется заменить вышедшие из строя детали. В этом случае работник должен представить документы, подтверждающие приобретение и установку (чеки, накладные и т.д.), а работодатель обязан возместить понесенные расходы.

Возмещение расходов: основные правила
Чтобы определить, какие расходы подлежат возмещению, работодателю стоит ориентироваться на следующие правила.

Бывают ситуации, когда служебная техника выходит из строя. В этом случае сотрудник должен вернуть оборудование, а работодатель будет самостоятельно решать, что ему делать со своим имуществом: заменить оборудование или отдать его в ремонт. Стороны могут также изменить условия трудового договора, чтобы работник использовал личное оборудование в интересах работодателя.

Если выданная работодателем служебная техника, например, компьютерная мышка, вышла из строя, работник может вернуть ее для замены или самостоятельно приобрести аналог, если такой порядок действий предусмотрен в локальном нормативном акте. В этом случае сотрудник должен вернуть сломанную технику и представить документы (чек) на приобретение новой мышки, а работодатель – возместить расходы на приобретение в установленных регламентами размерах.

Речь не идет о сопутствующих расходах, которые сотрудник может нести в связи с выполнением трудовой функции удаленно. Поэтому конкретный перечень оборудования и программно-технических средств необходимо закрепить в локальном нормативном акте или трудовом договоре, а также обосновать необходимость их использования для выполнения конкретной трудовой функции.

Работодатель имеет право устанавливать лимиты, в пределах которых сотруднику будут возмещаться расходы на покупку и ремонт оборудования или приобретение программ. Например, работник должен понимать, что если он приобретает оптическую мышку стоимостью 3 тыс. руб., то он может рассчитывать на возмещение в размере только 500 руб., так как для выполнения его задач не требуются дорогие устройства.

Расходы на Интернет: нужно ли возмещать?

Поскольку дистанционный сотрудник не «привязан» к определенному стационарному рабочему месту, у работодателя нет возможностей проверить, что работник использует для служебных целей стационарный домашний интернет. Соответственно невозможно получить достоверную информацию, какой интернет-тариф использует сотрудник, какой объем приходится на выполнение служебных задач, и какие расходы несет специалист в связи с его оплатой.

В профессиональных кругах не существует единого понимания, должны ли расходы на Интернет подлежать возмещению. Согласно одной позиции, доступ в Интернет – это расходы, связанные с использованием личного оборудования в служебных целях, которые должны быть компенсированы. Сторонники другого подхода утверждают, что согласно ст. 312.1. ТК РФ для выполнения дистанционной работы требуется подключение к Интернету, то есть интернет – это способ выполнения трудовой функции, и не орудие труда, поэтому и возмещать такие расходы сотруднику, с которым заключен договор о дистанционной работе, работодатель не обязан.

Если же компания считает необходимым компенсировать эти затраты, стоит предусмотреть ежемесячную компенсацию, размер которой будет определяться по соглашению сторон, поскольку никаких документальных подтверждений предоставить в этом случае невозможно. Определять размеры ежемесячных компенсационных выплат или лимиты возмещаемых работнику расходов следует при активном участии бухгалтера, который сможет профессионально оценить налоговые риски.

Компенсация расходов за использование личного оборудования сотрудника – непростая процедура, которая требует дополнительных ресурсов со стороны HR-специалистов и сотрудников бухгалтерии. Однако грамотно составленные локальные нормативные акты, контроль за соблюдение сроков отчетности позволят избежать проблем при проверке контролирующих органов.

Источник

Компенсация затрат сотрудников на удаленной работе

Весна 2020 года принесла много нового, в том числе и новые условия работы. Активно стал использоваться термин «удаленная работа». Между тем в Трудовом Кодексе (ТК РФ) пока нет такого понятия. ТК РФ описывает возможные варианты работы из дома: надомный труд (глава 49 ТК РФ) и дистанционная работа (глава 49.1 ТК РФ). Но на подходе актуальные изменения: Государственная Дума уже рассмотрела законопроект № 973264-7У, который дополняет название главы 49.1 ТК РФ до «Особенности регулирования дистанционной и временной удаленной работы».

Для того, чтобы компенсировать затраты сотрудника на удаленной работе, не обязательно ждать изменений в ТК РФ. Уже сейчас ТК РФ содержит гарантии компенсаций для всех работников (не только дистанционных и надомных), использующих свое имущество и несущих затраты в интересах работодателя и по его поручению (ст. 164 и 188 ТК РФ). Например, оплату услуг связи, интернет, расходные материалы, износ ноутбука, принтера и прочее.

Перевод сотрудников на удаленную работу оформляется дополнительными соглашениями к трудовым договорам (ст. 72 ТК РФ), где можно предусмотреть как виды используемого имущества и предстоящих затрат, так и размеры компенсаций (абз. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

Минфин России в письме от 09.09.2019 № 03-03-07/69368 выразил мнение о правомочности признания в налоговом учете указанных компенсаций как экономически обоснованных (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Помимо обоснованности расходы должны документально подтверждаться, например, приказом руководителя, расчетами компенсаций, подтверждением принадлежности имущества работнику (письмо Минфина России от 17.06.2009 № 03-04-06-01/138). Право собственности на такое имущество, как ноутбук, принтер, телефон сложно подтвердить, полагаем, будет достаточно просто перечислить используемое работником имущество в соглашении. В ст. 312.3 ТК РФ предусмотрена компенсация за используемое не только собственное имущество, но и арендованное.

Порядок расчета компенсаций нормативными документами не установлен – это может быть фиксированная сумма, может быть расчетная сумма на основании каких-либо показателей (длительность времени труда (для амортизации ноутбука, например), использование по факту (расходные материалы), распечатки номеров звонков и проч.).

Есть мнение, что раз уж компенсации включены в трудовой договор, то и учитывать их нужно в расходах на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ). Минфин считает, что будет корректно признать такие расходы прочими (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186). Безопаснее уточнить вариант включения в расходы в учетной политике.

Налогом на доходы физических лиц компенсации сотрудникам не облагаются (абз. 10 п. 1 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 27.11.2015 № 03-04-06/69014). Страховые взносы на суммы компенсаций также начислять не нужно (абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ и абз. 13 пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Однако такое освобождение от налогообложения возможно при корректном документальном подтверждении затрат и компенсаций (письмо Минфина России от 12.09.2018 № 03-04-06/65168).

В бухгалтерском учете признавайте компенсации затрат при удаленной работе либо расходами по обычным видам деятельности, либо прочими расходами – в зависимости от подразделения деятельности сотрудника. Для отражения начисления и выдачи компенсаций применяйте счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Источник

На какой счет списывать компенсацию сотруднику при дистанционной работе

Дата публикации 05.06.2020

Организация в связи с угрозой распространения коронавируса приняла решение перевести сотрудников на удаленный режим работы на период карантина. Можно ли компенсировать сотруднику расходы, связанные с использованием в рабочих целях его личного имущества (ноутбук, принтер и т.п.), а также затраты на интернет, мобильную связь, бумагу для печати и иные необходимые для работы материалы? Учитываются ли такие затраты в расходах для целей исчисления налога на прибыль? Облагается ли сумма компенсации НДФЛ и страховыми взносами? Какие документы для этого нужны?

Дистанционная работа – это работа, выполняемая (ст. 312.1 ТК РФ):

Если организация переводит сотрудников на удаленный режим работы, то с ними необходимо заключить дополнительные соглашения о дистанционной работе (ст. 72 НК РФ).

В трудовом договоре (дополнительном соглашении) с дистанционным работником должны быть определены (абз. 1 ст. 312.3 ТК РФ):

Напомним, что компенсация за использование сотрудником личного имущества (инструмента, транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику) в рабочих целях с согласия работодателя, а также возмещение расходов, связанных с таким использованием, положены всем сотрудникам, а не только дистанционным (ст. 164, 188 ТК РФ).

Для целей налогообложения прибыли расходами признаются любые затраты при условии, что они являются экономически обоснованными, документально подтвержденными и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина России от 09.09.2019 № 03-03-07/69368).

Минфин России в письме от 09.09.2019 № 03-03-07/69368 подтвердил положения п. 1 ст. 252 НК РФ в отношении учета компенсации за использование личного имущества сотрудника в интересах работодателя в целях налогообложения прибыли. Ведомство подтвердило следующее: поскольку возмещаемые в таком случае расходы понесены в связи с исполнением трудовых обязанностей, они связаны с производственной деятельностью организации, то есть направлены на получение дохода. Как и любые другие расходы, учитываемые в целях налогообложения прибыли, их необходимо документально подтвердить.

Для выплаты компенсации в трудовом договоре (дополнительном соглашении) с сотрудником должно быть поименовано личное имущество, используемое им в рабочих целях, а также приведен расчет (порядок расчета) суммы компенсации.

Законодательство не устанавливает порядок расчета компенсации, то есть сумму компенсации можно платить как в фиксированном размере, так и рассчитывать каждый месяц исходя из определенных показателей.

Но с точки зрения экономической обоснованности размер ежемесячной компенсации за использование личного имущества следует установить исходя из расчетной суммы амортизации по нему, т.е. с учетом его стоимости и срока полезного использования (в соответствии с Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утв. постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1).

Рассчитаем сумму компенсации, которая положена дистанционному работнику за использование в рабочих целях личного ноутбука.

Срок полезного использования компьютерной техники и печатающих устройств – свыше двух лет до трех лет включительно (код ОКОФ 330.28.23.23 «Машины офисные прочие»).

Ноутбук используется не только в рабочих, но и в личных целях, поэтому в расчет компенсации за его использование следует включить только рабочее время.

Например, в апреле – это 24 % от общего времени (175 раб. час. / (30 кал. дн. * 24 час.) = 24%),

в мае – это 18 % от общего времени (135 раб. час. / (31 кал. дн. * 24 час.) = 18%).

Таким образом, компенсация за использование в рабочих целях личного ноутбука стоимостью 56 000 руб. в апреле составит 373,33 руб. (56 000 / 36 * 24% = 373,33 руб.), в мае – 280,00 руб. (56 000 / 36 * 24% = 280,00 руб.).

Наряду с износом технических средств, используемых в работе, сотрудник несет затраты на мобильную связь, интернет, электричество, картриджи и бумагу для печати (если этого требует рабочий процесс), канцелярские товары, иные материалы.

По затратам на мобильную связь целесообразно приложить распечатки телефонных звонков, предоставленных оператором мобильной связи, и выделить из них рабочие звонки или рассчитать их процент в общей сумме разговоров.

В затратах на интернет так же, как и при использовании техники, следует выделить сумму, приходящуюся на рабочее время.

При тарифном плане стоимостью 500 руб. в месяц сотруднику будет компенсировано в апреле 120 руб. (500 * 24% = 120 руб.), в мае – 90 руб. (500 * 18% = 90 руб.).

Расходы на картриджи, бумагу, канцтовары можно компенсировать в фиксированной сумме (также должен быть обоснованный расчет) либо по представленным сотрудником чекам.

Поскольку компенсация дистанционному работнику за использование личного имущества в служебных целях – это требование законодательства РФ и условие о ее выплате должно быть прописано в трудовом договоре (дополнительном соглашении) с работником, она учитывается в расходах на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ, как другие виды выплат, предусмотренных трудовым договором и производимых в пользу работника.

В то же время стоит отметить, что Минфин России допускает учет такой компенсации в составе прочих расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186).

Суммы компенсаций за использование работниками личного имущества в рабочих целях и иных затрат при дистанционной работе:

Минфин России неоднократно напоминал, что для освобождения суммы компенсации за использование личного имущества работников от обложения НДФЛ и страховыми взносами условие о компенсации должно быть прописано в трудовом договоре (дополнительном соглашении). Также необходимы документы, подтверждающие право собственности работника на используемое имущество, документы, подтверждающие фактически понесенные затраты, расчеты компенсаций (письма Минфина России от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, от 30.04.2015 № 03-04-05/25434, от 17.06.2009 № 03-04-06-01/138).

Обратите внимание, что условие о принадлежности сотруднику на праве собственности используемого в работе имущества обязательно, только если компенсация выплачивается на основании ст. 188 ТК РФ. Для дистанционных работников ст. 312.3 ТК РФ прямо предусмотрено, что им компенсация выплачивается за использование не только собственного, но и арендованного имущества. Поэтому она не будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами и в том случае, когда используемое в работе имущество не является личным.

В целях бухгалтерского учета компенсация сотруднику затрат, связанных с удаленной работой (в том числе с использованием личного имущества), признается:

На счетах бухгалтерского учета такие операции отражаются записями:

Смотрите также

Источник