Накладная абп что это
Реализация товаров и услуг: выписываем накладные, акты, счета-фактуры и другие закрывающие документы
Для формирования закрывающих документов при реализации товаров и услуг в системе АБП:Документооборот должен быть создан заказ.
Создание отгрузки
При периодичности «Разовый», указанной в виде договора есть возможность изменить поля:
Если договор позволяет создавать отгрузки ежемесячно, также помимо вышеописанных полей, необходимо заполнить:
Отгрузка товара партиями – частичная отгрузка товара
При создании отгрузки, автоматически будет наполнена таблица во вкладке «Позиции отгрузки» всеми ранее не отгруженными товарами / услугами по заказу.
В этой таблице, Вы можете удалить строки с неотгружаемым товаром или изменить его количество по своему усмотрению.
В дальнейшем, когда Вам понадобится отгрузить оставшиеся товары или очередную партию – просто создайте еще одну отгрузку способом, описанным ранее и таким же образом, при необходимости, скорректируйте список отгружаемых товаров и услуг.
Печатные формы при реализации товаров и услуг: акт, ТОРГ-12, УПД, счет-фактура
При добавлении новой отгрузки, Вам автоматически будет предложено распечатать одну из стандартных печатных форм: для отгрузки материальных ценностей форма ТОРГ-12 или УПД, а для услуг – акт сдачи-приемки, а также другие документы (счет-фактура, КС и т.д.).
При этом в акт попадут только услуги, а товарно-материальные ценности – в форму ТОРГ-12.
Также, для удобства отправки электронных версий отгрузочных документов мы предусмотрели наложение оттиска печати организации и подписей должностных лиц фирмы. Для этого существует переключатель «Отображать подписи и печати» в панели инструментов печати формы документа. Переключая режимы переключателя, можно скрыть, либо отобразить печати и подписи в соответствующих местах отгружающей стороны.
Помимо этого, прежде чем отправить документ на принтер, Вы можете отредактировать его. Внести незначительные правки можно, переведя печатную форму в режим редактирования – для этого измените переключатель «Включить режим редактирования» на панели инструментов. Поля, доступные для редактирования будут выделены цветом, неизменяемые блоки останутся белыми.
Для внесения изменений достаточно просто нажать на необходимый блок, в котором появится поле ввода, содержащее текущее значение. Просто измените этот текст и нажмите Enter и блок заполнится измененной информацией.
Распечатать формы отгрузочных документов и прикрепленных файлов (шаблонов), Вы также можете, сформировав отчет по отгрузкам.
Отчет по отгрузкам
Оперативно получить информацию по отгрузкам можно из соответствующего отчета. Для его формирования откройте пункт меню «Отчеты»-«По отгрузкам». По умолчанию будут отображаться суммы отгрузок за текущий календарный год, сгруппированные по каждому контрагенту. Однако вывод данных и критерии отбора могут быть изменены по Вашему желанию. Для изменения параметров отбора данных можно воспользоваться блоком фильтров и блоком группировок.
В блоке фильтров, Вы можете изменить параметры договоров, заказов и отгрузок, а также указать фирму, контрагентов, ответственных сотрудников и т.д. Например, вывести все акты за май 2018 года с определенным контрагентом.
Таким образом, Вы сможете сформировать практически любой отчет и вывести его в нужном Вам разрезе. Однако, это еще не все возможности! При нажатии на строку, содержащую суммарное значение, в новом окне откроется список всех отгрузок, соответствующих критериям фильтрации. Нажатие на строку с отгрузкой – откроет ее на редактирование, а выделив одно или несколько строк таблицы позволит провести или распровести реализацию (изменить значение признака «Подписан, возвращен»).
Также, выделив одну из реализаций, Вы можете вывести на печать формы документов. А вывод прикрепленных файлов позволят открыть и распечатать заполненные шаблоны прямо из отчета. Также стоит отметить, что открывшийся список можно дополнительно отфильтровать, раскрыв блок нажатием на кнопку Показать в секции «Фильтры».
Шаблоны документов в АБП:Документооборот – назначение и преимущества
Функция создания документов из шаблонов, входящая в состав сервиса Документооборот, в первую очередь позволяет формировать документы, для которых законодательством РФ не определено стандартных форм. В основном это договоры, приложения к договорам, спецификации, дополнительные соглашения и т.д., которые в каждой организации различны.
Обычно, на заполнение подобного комплекта документов уходит немало времени, особенно, если договор создается для контрагента, которого нет в базе. При этом велика вероятность допущения ошибки, ведь данные вводятся руками. В то время, как на заполнение договора из шаблона в онлайн-сервисе АБП:Документооборот уходит не более 1 минуты, при том, что реквизиты контрагента заполняются автоматически.
Помимо договоров, в шаблоны можно добавить собственную форму счета, акта, КС и любых других форм, которые Вы можете сделать сами, применив к ним абсолютно любое форматирование, доступное в документах MS Word. Для этого Вам потребуется «рыба» документа и всего 5 минут времени.
Какие документы можно создавать из шаблона в АБП:Документооборот?
Как мы уже говорили, Вы можете создавать абсолютно любые документы, однако есть ограничение на те переменные, которые можно использовать в шаблонах. Перечислим документы системы АБП:Документооборот, для которых доступно добавление шаблонов:
Важным моментом, который необходимо учитывать при создании шаблонов документов является наличие тех переменных, которые можно использовать в собственных файлах. Подробно все переменные для каждого документа описываются в соответствующем подразделе документации.
Как создать собственный шаблон в АБП:Документооборот
Для создания шаблона документа необходимо определиться с типом документа, точнее с тем набором переменных, которые Вам необходимы для его создания.
Создание шаблона сводится к замене прочерков в «рыбе» документа на переменные, определенные сервисом. Именно эти переменные и будут заполнены значениями из базы данных при формировании документа из Вашего шаблона.
Приведем пример заполнения шапки договора, а по аналогии Вы сможете сами поставить подходящие переменные в нужные места своих документов.
Договор № 155 на поставку
ООО «Ромашка» в лице Генерального директора Иванова И.И., именуемое в дальнейшем Поставщик и ПАО «Колокольчик» в лице Председателя правления Петрова П.П., именуемое в дальнейшем Покупатель заключили настоящий…
Очевидно, что в зависимости от того, с каким клиентом мы заключаем договор и от какой фирмы – в шапке и далее по тексту должны быть внесены различные данные, уже не говоря про номер и дату документа. Поэтому, нам необходимо все поля, которые могут зависеть от конкретного поставщика и покупателя заменить на переменные. Для удобства заменяемые в исходном тексте значения выделены.
Договор № $ на поставку
Аналогично заменяются все изменяемые значения «рыбы» на соответствующие им переменные из списка переменных, указанных в полном перечне соответствующего документа. Далее шаблон необходимо сохранить в формате DOCX и загрузить в онлайн-сервис АБП:Документооборот.
Как загрузить собственные шаблоны в АБП:Документооборот
Создав собственные шаблоны из документа MS Word, их необходимо загрузить в сервис. Поскольку различным договорам могут соответствовать различные шаблоны документов (например, договор поставки программного обеспечения в корне отличается от договора оказания услуг), каждому виду договора необходимо загрузить свой комплект шаблонов.
Удаление и переименование шаблонов
Переименование шаблона осуществляется нажатием на кнопку в блоке соответствующего шаблона. Для редактирования станет доступно поле ввода, содержащее старое наименование шаблона, которое Вы можете изменить по своему желанию, а нажав Enter или убрав фокус с поля редактора, сохраните изменения.
Создание документа из загруженного ранее шаблона
В любой момент работы с онлайн-сервисом АБП:Документооборот, Вы можете создавать документы из загруженных ранее шаблонов. При сохранении записи, система проверяет, есть ли шаблоны, соответствующие этому типу договора и документу, и, если таковые обнаруживаются, вместе с выбором печатных форм, будет предложено создать и документ из шаблона.
В дальнейшем с этим файлом возможны все действия, которые допустимы к прикрепляемым файлам, такие, как удаление, переименование и т.д.
Всё об электронных транспортных накладных с 2022 года: как это будет работать и для кого обязательно
С 2022 года участники грузоперевозок смогут подключиться к государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) и оформлять транспортные накладные в цифровом формате. Рассказываем, кому нужно переходить на «цифру» и как подготовиться к переходу.
Зачем нужны электронные транспортные накладные
В октябре 2020 года Минтранс запустил эксперимент по переводу бумажных перевозочных документов в электронный формат. Он коснулся и транспортных накладных. Для работы с электронными документами был создан прототип единой государственной информационной системы — ФГУП «ЗащитаИнфоТранс». Компании взаимодействовали между собой через системы операторов ЭДО. Были разработаны правила обмена и экспериментальные формы электронных документов — транспортной накладной и путевого листа.
Бизнес начнёт подключаться к системе с 1 января 2022 года. Не исключено, что и правила обмена электронными документами будут дорабатываться и совершенствоваться.
В Минтрансе считают, что за счёт перехода на бездокументарный оборот к 2030 году Россия сможет в 6 раз увеличить скорость перемещения грузов и передачи информации о нём. А пока развитие грузоперевозочной системы сдерживает именно то, что многие документы формируются на бумаге.
Как обмениваться электронными транспортными накладными
Бизнес не будет напрямую работать в ГИС ЭПД. Посредниками между ними выступят операторы электронного документооборота. Оформлять и отправлять документы нужно будет с помощью решений этих операторов. Бизнес сможет подключиться только к тем операторам и использовать только те решения, которые одобрит Минтранс.
Примерная схема взаимодействия участников ЭДО:
Что представляет собой электронная транспортная накладная
Это аналог обычной транспортной накладной, созданный в специальной системе и заверенный квалифицированной электронной подписью. Его не надо распечатывать на бумаге.
Предназначение электронных транспортных накладных (ЭТрН) то же, что у бумажного документа. Первое — подтверждение заключения договора на транспортно-экспедиторские услуги. Второе — подтверждение расходов на логистические услуги.
Эксперимент помог отработать базовые сценарии оформления и обмена электронной накладной. В Приложении № 4 Постановления № 2200 правительство представило новый формат ЭТрН. Так, например, если экспедитор является грузоотправителем, он должен будет поставить галочку «Является экспедитором», в пункте 1а указать сведения о заказчике перевозки.
А в разделе 3 указать объявленную ценность груза.
Согласно проекту Приказа ФНС документ будет содержать четыре файла обмена:
Также документ может содержать и дополнительные файлы в зависимости от обстоятельств исполнения договора. Например, если изменились конечный пункт доставки груза, водитель, транспортное средство, стоимость перевозки или порядок расчёта. То есть информацию обо всех изменениях нужно будет отражать в электронном документе.
Кто должен будет работать с электронными транспортными накладными
С 1 января 2022 года юридические лица и ИП, которые так или иначе связаны с грузоперевозками, смогут плавно подключаться к ГИС ЭПД. Это грузоотправители, грузополучатели, логистические компании, фрахтовщики, фрахтователи. Обязательный обмен электронными транспортными накладными планируется с 1 января 2023 года. До этого момента участники системы могут создавать и отправлять ЭТрН на добровольной основе.
Что нужно сделать для обмена электронными транспортными накладными
Сколько времени потребуется для перехода на электронные транспортные накладные
Крупные компании, как правило, меняют бизнес-процесс и настраивают взаимодействие сервиса обмена с учётными системами. Обычно требуется от двух недель до нескольких месяцев в зависимости от масштабов компании и процессов, переводимых в электронный вид.
Какую выгоду получит бизнес от использования электронных транспортных накладных
К преимуществам можно отнести:
К тому же в отличие от бумажного электронный документ нельзя потерять или испортить.
Обратите внимание! Обмен электронными перевозочными документами, в том числе и транспортной накладной, возможен только при согласии обеих сторон.
Договор на оказание услуг по организации международных перевозок грузов
на оказание услуг по организации международных перевозок грузов
г. Москва ___________2013
Бизнес Посылка», именуемое в дальнейшем «Исполнитель» в лице
1. Предмет договора
1.1.Исполнитель обязуется по заявке Клиента оказать услуги по организации международных перевозок грузов в соответствии с Генеральными Условиями (ГУ) и Тарифной картой (ТК), а Клиент обязуется оплатить их.
2.1. Генеральные Условия (ГУ) и Тарифная карта (ТК), утверждаются Приказом Генерального директора Исполнителя и опубликовываются Исполнителем в отсканированном виде на сайте: www. *****. Отсканированная подпись Генерального директора на этих документах является аналогом собственноручной подписи Генерального директора Исполнителя в соответствии с п.2 ст.160 ГК РФ. Эти документы являются точной электронной копией этих же документов в бумажном виде, хранящихся у Исполнителя и являющимися оригиналами.
2.2. Клиент подтверждает, что ознакомился и полностью согласен с настоящим договором, а также с ГУ и ТК, размещёнными на сайте www. *****.
2.3. Исполнитель вправе изменять в одностороннем порядке содержание отдельных пунктов или всего содержания ГУ и/или ТК. Исполнитель публикует в отсканированном виде Приказ, ГУ, ТК в новой редакции не позднее 5-ти рабочих дней до введения их в действие на сайте www. *****. Клиент подтверждает, что нахождение их на этом сайте достаточно, чтобы считать, что они исходят от Исполнителя.
2.5. Исполнитель вправе привлечь к исполнению своих обязанностей третьих лиц, при этом ответственность перед Клиентом за исполнение договора лежит на Исполнителе.
2.6. Исполнитель вправе не приступать к выполнению задания Клиента при наличии его просроченной задолженности Исполнителю в соответствии со ст.328 ГК РФ.
3. Ответственность Исполнителя
3.1. Исполнитель несет ответственность перед Клиентом в виде возмещения реального ущерба за утрату, недостачу или повреждение (порчу) грузового места после принятия его Исполнителем и до выдачи его получателю либо уполномоченному лицу, указанному в накладной АБП либо до момента доставки в пункт назначения, указанного в международной транспортной накладной (CMR, AWB), если не докажет, что утрата, недостача или повреждение (порча) грузового места произошли вследствие обстоятельств, которые Исполнитель не мог предотвратить и устранение которых от него не зависело, в следующих размерах:
1) За утрату, недостачу грузового места Исполнитель несет ответственность в размере действительной (документально подтвержденной) стоимости грузового места. Эта стоимость является стоимостью вложения в соответствующее грузовое место и подтверждается документами: договором, счетом продавца, документом об оплате, счетом-фактурой, товарной накладной.
2) За повреждение (порчу) грузового места, внутреннюю недостачу Исполнитель несет ответственность перед Клиентом в размере суммы, на которую понизилась стоимость поврежденного вложения или в размере суммы расходов по устранению повреждения, в размере стоимости имущества, составляющего внутреннюю недостачу. Размер этих сумм, а также невозможность устранения повреждений определяется на основании экспертизы. Стоимость вложения подтверждается документами: договором, счетом продавца, документом об оплате, счетом-фактурой, товарной накладной. При невозможности устранения повреждений вложения Исполнитель несет ответственность в размере его стоимости, которая подтверждается в вышеуказанном порядке.
Наряду с возмещением реального ущерба, вызванного утратой, недостачей или повреждением (порчей) грузового места, Исполнитель возвращает Клиенту ранее оплаченную стоимость услуги Исполнителя, если она не входит в стоимость груза в размере, пропорциональном стоимости утраченного, недостающего или поврежденного (испорченного) грузового места, при этом плата за страхование Клиенту не возвращается.
3.2. Если нарушение Исполнителем его обязанностей вызвано ненадлежащим исполнением договора перевозки, ответственность Исполнителя перед Клиентом определяется на основании правил, по которым перед Исполнителем отвечает соответствующий перевозчик.
3.3. Исполнитель не несёт ответственности за невыполнение или ненадлежащее выполнение обязательств по настоящему договору, если:
— это явилось следствием неисполнения или ненадлежащего исполнения Клиентом его обязанностей по Договору, в том числе в виде невыполнения требований, предъявляемых к упаковке, маркировке на упаковке в связи с особенностями вложений;
— это явилось следствием действий государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц этих органов по маршруту следования Отправки;
— это явилось следствием действий обстоятельств непреодолимой силы: стихийные бедствия, приостановка действия путей сообщения, снежные заносы;
— грузовое место принято в закрытом виде, выдано под расписку адресату, отсутствуют внешние повреждения упаковки, печатей/пломб, делающие возможным доступ извне к вложению, при приемке отсутствуют письменные возражения получателя по исполнению;
3.5. Ответственность Исполнителя за просрочку доставки ограничена уплатой пени в размере 0,1% от стоимости всей услуги за каждые сутки просрочки, но не более всей этой стоимости.
3.6. В период с 1 ноября по 15 марта соответствующего года, Исполнитель вправе продлить максимальное время доставки на один рабочий день.
3.7. Исполнитель возмещает Клиенту документально подтвержденные расходы на проведение экспертизы, если экспертизой будет подтверждено, что недостача, порча или повреждение пересылаемого имущества произошли в связи с оказанием услуги по настоящему договору.
4. Предъявление претензий
4.1. Правом на предъявление претензии Исполнителю в связи с утратой, недостачей, повреждением (порчей) груза, нарушением срока выполнения обязательств по договору обладает Клиент, получатель груза, а также страховщик, приобретший право суброгации при условии соблюдения нижеследующих правил. Несоблюдение этих правил Клиентом порождает право Исполнителя на отказ в рассмотрении и удовлетворении претензии.
4.2. Претензии к Исполнителю в отношении возмещения убытков за утрату, недостачу, повреждение (порчу) груза, нарушение срока выполнения обязательств по договору могут быть предъявлены в течение 6-ти месяцев со дня, следующего за днем, когда груз должен быть выдан. Вместе с претензией Клиент должен направить копию документа, указанного в пункте 3.4., всю документальную информацию, касающуюся факта отправки, утраты, недостачи, повреждения (порчи) груза, нарушения срока выполнения обязательств, стоимости грузового места, оценки повреждений и недостач согласно разделу 3 настоящего договора. Претензия и документы, касающиеся стоимости грузового места, должны быть с оригинальной печатью. Клиент не вправе вычитать сумму причинённого ущерба из суммы стоимости услуг Исполнителя.
4.3. Исполнитель будет считать, что грузовое место доставлено надлежащим образом, если только Получатель/лицо, указанное в п. 4.1. настоящего Приложения, не укажет обратное в документе, составленном при получении Отправки с участием компании, осуществляющей доставку.
4. 4. В случае повреждения (порчи) груза при международных воздушных перевозках лицо, имеющее право на его получение, при обнаружении вреда должно заявить перевозчику уведомление в письменной форме не позднее чем через четырнадцать дней со дня получения груза. Указанное уведомление является основанием для составления коммерческого акта.
5.1. Оплата услуг Исполнителя производится согласно ТК.
5.2. Тарифы на услуги Исполнителя указаны в рублях без учета НДС. Счета за оказанные услуги выставляются Исполнителем по тарифам, действующим на дату приёма Отправки у Клиента.
5.3. Если Клиент согласно заявке не является плательщиком за пересылку, то в случае неоплаты Плательщиком счёта, услуги Исполнителя по вышеуказанной заявке оплачивает Клиент.
5.4. При оплате в безналичном порядке банковскую комиссию за перечисление уплачивает плательщик.
5.5. Оплата счетов Исполнителя должна быть произведена Клиентом или иным указанным Клиентом лицом в течение 5-ти рабочих дней с момента получения счета по факсу или электронной почте. Выставление счетов производится Исполнителем на еженедельной основе, если иное не предусмотрено Договором. Исполнитель направляет оригиналы документов (счет, счет-фактура, акт выполнения услуг) Клиенту по почте.
5.6. По окончании оказания услуг (приемка грузополучателем Отправки по накладной) Исполнитель направляет Клиенту Акт выполнения услуг. Клиент обязан в 3-х дневный срок от даты получения Акта подписать его или направить Исполнителю свои возражения в письменном виде. В случае неполучения от Клиента подписанного Акта или письменных возражений в двухнедельный срок от даты составления Акта, Исполнитель вправе считать Акт подписанным без возражений, а услуги по договору считать оказанными надлежащим образом.
5.7. При просрочке перечисления оплаты по счету на срок более 14 дней от даты счета Исполнитель вправе требовать, а Клиент в этом случае обязан уплатить пеню в размере 0,5% от суммы просроченного платежа за каждый день просрочки, но всего не более 10% от суммы просроченной задолженности.
6.1. Стороны обязаны соблюдать в своих взаимоотношениях по вопросам исполнения настоящего договора требования ФЗ «О коммерческой тайне».
Деловая информация или другие коммерческие данные, полученные одной из сторон в процессе исполнения настоящего договора, являются конфиденциальными и не подлежат разглашению стороной, получившей их, третьей стороне в период действия договора и на протяжении одного года после его прекращения.
6.2 Клиент настоящим подтверждает, что он имеет согласие физических лиц (сотрудников отправителя, сотрудников получателя, отправителей, получателей) на обработку их персональных данных Исполнителем и/или его подрядчиками для целей настоящего договора. Клиент обязуется обеспечить конфиденциальность и безопасность полученных в связи с настоящим договором от Исполнителя персональных данных физических лиц при их обработке, хранить эти персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки и уничтожить их по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении, при необходимости по требованию Исполнителя подтверждать, что указанные персональные данные уничтожены.
Исполнитель обязуется получить согласие своих соответствующих работников на обработку их персональных данных Клиентом для целей настоящего договора, предусмотреть в договорах со своими подрядчиками их обязанность получить согласие своих работников на обработку их персональных данных Клиентом для целей настоящего договора.
7. Разрешение споров
7.2. Споры и разногласия сторон по поводу содержания и действия ГУ, ТК, Приказа Генерального директора, опубликованных Исполнителем на вышеуказанном сайте подлежат разрешению самими сторонами или Арбитражным судом по месту нахождения на основании оригиналов названных документов в бумажном виде, хранящихся у Исполнителя. На Клиенте лежит бремя доказывания отсутствия полного и безоговорочного принятия им действовавших в соответствующей редакции ГУ и ТК, факта отсутствия текстов этих документов в соответствующей редакции на вышеуказанном сайте.
8. Действие договора
8.1. Срок действия настоящего Договора начинается с даты, указанной на 1 странице договора и заканчивается 31 декабря 2012 г. Если ни одна из сторон за 30 дней до истечения срока действия Договора не уведомит другую сторону о прекращении Договора, то Договор считается продленным на каждый последующий календарный год.
8.2. Любая из сторон вправе отказаться от исполнения договора путем письменного уведомления другой стороны не менее, чем за 20 дней до даты прекращения. В этом случае договор считается расторгнутым с даты, указанной в таком уведомлении. Расторжение договора не влечет автоматическое погашение задолженностей, возникших до даты расторжения.
9. Адреса, реквизиты и контактная информация сторон
Контактное лицо по вопросам отправок: __________________________________________
Полное название компании __________________________________________
Адрес юридический ________________________
Адрес фактический ________________________
Адрес для доставки счета ____________________
Контактное лицо для доставки счета __________________________________________
ОКВЭД ____________ ОКПО _______________
Наименование Банка: _______________________