Штрафы для работодателей за отсутствие графика отпусков
Штрафы за отсутствие графика отпусков в организации — от 1000 до 70 000 рублей. Величина варьируется в зависимости от того, совершено нарушение впервые или повторно, и категории нарушителя.
Действующим российским законодательством предусмотрена ответственность за отсутствие графика отпусков на предприятии и за непредоставление ежегодного отдыха трудящемуся, поскольку это нарушение норм трудового права.
Законодательная база
Базовые требования к работодателю определены Трудовым кодексом РФ. Но штраф за отсутствие отпуска у работника или за ошибки в отпускной документации предусмотрен Кодексом об административных правонарушениях РФ, как и любые санкции за нарушение отпускных норм. Большое значение для правильного применения имеют разъяснения Роструда.
Порядок предоставления
В соответствии со ст. 122 ТК РФ длительный отдых предоставляется трудящемуся каждый год. При составлении графика в расчет берется календарный год. Первое «отпускное» право возникает у сотрудника спустя шесть месяцев непрерывной работы в одной организации. По согласованию сторон работник вправе уйти на длительный отдых и раньше.
В дальнейшем действует вышеупомянутое правило: каждый рабочий год — один оплачиваемый отдых (длительность его варьируется в зависимости от категории трудящегося, минимальная продолжительность — 28 календарных дней). Некоторые категории работников имеют льготы, выражающиеся в большей длительности отдыха или преимущественном праве выбора его периода, это учитывается при составлении графика. Любые нарушения прав на отдых болезненно воспринимаются работниками и служат причиной многочисленных судебных исков в адрес работодателей. Чтобы предупредить такие нарушения, Инспекция по труду строго следит за соответствующей кадровой документацией и наказывает в случае неверного ее оформления.
КоАП РФ устанавливает штраф за отсутствие графика отпусков в 2021 году: этот документ обязательно составляется каждый год не позднее чем за две недели до наступления нового года. В этом году его утверждали до 17 декабря.
Обязательная кадровая документация
Комплект документов, связанных с предоставлением отдыха на предприятии, обязателен, это установлено законом, а значит, не обсуждается: каждому предприятию необходим график отпусков, ответственность за отсутствие установлена в КоАП РФ. Документ нужен, чтобы каждая сторона рассчитывала производственную необходимость и составляла планы. Это актуально как для работника, так и для работодателя.
Когда можно не отпустить отдыхать
Как долго разрешается не отдыхать
Сотрудник вправе работать без отдыха не более двух лет подряд. В противном случае работодателю грозит ответственность за непредоставление отпуска в течение двух лет подряд. Например, если гражданин трудится в течение 4 лет, то работодатель обязан его отпустить отдыхать, выплатить отпускные за этот срок, а при обнаружении нарушения надзорные органы привлекут работодателя к ответственности.
Таблица штрафов
Характер нарушения
Меры ответственности
Непредоставление отдыха
Ответственность работодателя за непредоставление отпуска работнику:
Ответственность работодателя за отсутствие графика отпусков:
Микропредприятие вправе не иметь графика (очередность отдыха устанавливается соглашениями).
Несоблюдение графика
Ответственность за несоблюдение графика отпусков работодателем — те же штрафы.
Невыплата отпускных
По частям 1 и 2 статьи 5.27 КоАП РФ штраф за неотгулянный отпуск свыше 2 лет:
Как видим, штраф за несоблюдение графика отпусков установлен Кодексом об административных правонарушениях тот же, что и за другие нарушения, касающиеся прав работников.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заполнить график отпусков. Используйте эти инструкции бесплатно.
Если работник сам не желает отдыхать
В таком случае его следует принудительно отправить на длительный отдых, а предварительно ознакомить с распоряжениями и приказами. Даже если сотрудник не желает реализовывать свое право, то это не станет смягчающим обстоятельством, чтобы не платить штраф за непредоставление отпуска работнику более двух лет. Выход на работу в дни отдыха обязательно фиксируйте и по возможности пресекайте трудовую деятельность, даже угрожая привлечением к дисциплинарной ответственности. Нарушение распорядка ухода на отдых является дисциплинарным нарушением, поскольку противоречит утвержденным правилам трудового распорядка и другим локальным нормативным актам предприятия.
Каков штраф за непредоставление отпуска работнику?
Порядок предоставления отпуска
Правовую базу регулирования взаимоотношений между работником и работодателем составляют ТК РФ, письма и приказы Минтруда РФ. Государственная инспекция по труду (ГИТ) проверяет соблюдение сторонами трудовых отношений законодательства, а за его нарушение штрафует на основании КоАП РФ.
Прежде чем выяснить, какие санкции за непредоставление отпуска может наложить на фирму ГИТ, разберемся, кто и когда получает право уйти в отпуск.
Сотрудник может претендовать на отдых в виде отпуска спустя полгода непрерывной работы в компании. Если руководитель не против, то отпуск можно получить и раньше (ст. 122 ТК РФ).
В дальнейшем отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков — компания ежегодно формирует его в декабре на следующий календарный год.
Бланк и образец заполнения графика вы найдете в этой статье.
График отпусков утверждается приказом руководителя и дается под расписку для ознакомления каждому трудящемуся. С этого момента график — обязательный документ и для работника, и для его руководства. Его отсутствие — повод для штрафа от ГИТ.
ВНИМАНИЕ! Ряд работников имеет право требовать отпускные дни в любое время:
За каждый год работы сотруднику положен отпуск длительностью минимум 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).
Подробнее о расчете стажа для ежегодного отпуска узнайте здесь.
Отпускной период можно дробить, но одна из частей должна быть не меньше 14 дней.
Какие санкции ждут работодателя за несоблюдение графика отпусков разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Ряд категорий работников могут претендовать на дополнительные дни отдыха — об этом узнайте в публикации «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)».
В каких случаях можно отложить уход работника в отпуск
Ежегодный отпуск можно продлить (или перенести — по соглашению работодателя и работника) в следующих ситуациях:
Подробнее о сдвиге отпускных дней в связи с болезнью читайте в публикации «Как оформить перенос отпуска в связи с больничным».
Если уход работника в отпуск негативно повлияет на хозяйственную деятельность организации, то допускается перенос отпускного периода на следующий рабочий год.
Документально перенос отпускного отдыха по желанию работника оформляется на основании заявления сотрудника и приказа руководителя. Если изменение дат отпуска связано с производственной необходимостью, то у кадровой службы или бухгалтерии обязательно должно быть письменное согласие трудящегося на перенос. Для удобства обеих сторон трудовых отношений и минимизации споров не забудьте в приказе руководителя о переносе отпуска указать новый срок отпускного отдыха работника.
Отпустить сотрудника отдыхать надо не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который положен уход в отпуск (ст. 124 ТК РФ). Перенос отпуска — мера исключительная и не должна практиковаться постоянно, за сдвиг отдыха из года в год работодатель может получить штраф.
Штраф за непредоставление отпуска более двух лет
ТК РФ запрещает не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск сотруднику в течение 2 лет подряд, а несовершеннолетним работникам и тем, кто занят в деятельности с вредными условиями труда, — не предоставлять отпуск в принципе (ст. 124 ТК РФ).
За эти нарушения установлена административная ответственность:
Размер санкций, руб.
ИП или должностное лицо
10 000–20 000 либо дисквалификация на срок от 1 до 3 лет (для должностных лиц)
Срок давности за нарушение — 1 год.
Если фирма преступает закон и не отправляет в отпуск трудящихся, то по окончании календарного года отпускные дни никуда не исчезают, а остаются задолженностью организации перед сотрудником.
ООО «Сигма» на протяжении 4 лет с момента трудоустройства программиста Васильченко Игоря Валентиновича не предоставляло ему отпуск, мотивируя тем, что Васильченко — ценный работник и нужен фирме постоянно. Следовательно, программист имеет право на 4 × 28 дней = 112 календарных дней отпуска (Игорь Валентинович не относится к категории льготников, имеющих право на дополнительные дни). Если Васильченко решит уволиться из ООО «Сигма», то фирме придется выплатить денежную компенсацию за неиспользованный отпуск программиста, причем не за 1 год, а за все 4 — по 28 дней за каждый.
Неиспользованные отпускные дни за предыдущие годы работы предоставляются сотруднику в текущем календарном году:
В течение календарного года сотрудник может использовать несколько отпусков (письмо Минфина РФ от 13.05.2010 № 03-03-06/4/55).
Бухгалтерия должна посчитать отпускные и выдать их за 3 дня до начала отдыха.
О том, как это сделать, мы рассказываем в этой статье.
Как быть если работник не хочет уходить в отпуск
Нередко бывают ситуации, когда сам работник не хочет отдыхать и отказывается уходить в отпуск. Как мы уже выяснили, такое трудолюбие чревато для компании штрафами. Как быть?
Для начала убедитесь, что у вас есть график отпусков и упрямец с ним ознакомлен. График обязателен не только для работодателя, но и для всех сотрудников. И если трудящийся отказывается уходить в отпуск в соответствии с графиком — это нарушение трудовой дисциплины, наказуемое в соответствии с локальным нормативным актом и законодательством РФ (ст. 192 ТК РФ). Работодатель имеет право объявить работнику как минимум замечание.
А вот в каком случае нарушителя можно уволить, читайте в материале «Трудовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».
Самовольный выход сотрудника в период отпуска на работу должен фиксироваться, чтобы исключить в дальнейшем споры об оплате. Это может делать кадровый сотрудник или бухгалтер. Чтобы пресечь все дискуссии, можно и вовсе дать распоряжение службе безопасности компании или непосредственному руководителю работника не допускать трудящегося к рабочему месту в течение отпускных дней.
ВНИМАНИЕ! Отправить работника в отпуск можно только с его согласия — таковым является факт ознакомления под расписку с графиком отпусков или приказом руководителя о направлении сотрудника в отпуск.
Некоторые работодатели, пытаясь выйти из ситуации, когда работник хочет продолжать трудиться, не нарушая ТК, оформляют отпускной период на выходные дни. То есть ежегодный оплачиваемый отпуск работник делит на несколько частей, одна из них по закону не может быть меньше 14 дней (ст. 125 ТК РФ), а остальные части он берет на выходных.
Например, если сотрудник трудится по 5-дневке, то бухгалтер оформляет ему каждую неделю 2 дня отпуска — в субботу и воскресенье, до тех пор пока трудящийся не использует все положенные дни отпускного отдыха. Таким образом работник и реализует право на отпуск, и будет трудиться в прежнем ритме.
ТК РФ не содержит прямого запрета такой схемы. Однако проверяющие все же могут считать эту практику нарушением закона: выходные дни и ежегодный оплачиваемый отпуск являются разными видами времени отдыха (ст. 106, 107 ТК РФ). Оформляя отпуск на выходной день, даже по просьбе работника, работодатель уменьшает количество дней отдыха подчиненного, что приводит к фактическому увеличению рабочего времени и ущемлению прав работника (абз. 6, 12 ст. 21 ТК РФ). На это, в частности, обращает внимание Минтруд. Поэтому мы рекомендуем вам практиковать такой способ предоставления отпуска: дать сотруднику отпускные дни на выходных, захватив 2 смежных дня — пятницу и понедельник (при пятидневной рабочей неделе).
Работник может попросить вас заменить отпускной период денежной выплатой. Это тоже запрещено законодательством — компенсация вместо отпуска разрешена только за дни свыше 28 календарных дней ежегодного периода отпускного отдыха. Деньги вместо отпуска работник может получить только при увольнении — в виде компенсации за неиспользованный отпуск (ст. 127 ТК РФ).
Итоги
Право на отдых в виде отпуска — одно из базовых прав работника, гарантированных ему ТК РФ. Режим отпускного отдыха стороны трудовых отношений должны согласовывать в графике отпусков и строго его соблюдать. Отклонение от графика возможно по обоюдному согласию сторон и должно быть задокументировано. Не предоставлять отпуск работнику рискованно — в случае проверки вполне вероятно наложение штрафов.
Как избежать ошибок и штрафных санкций при составлении графика отпусков на 2021 год
Незаметно, шаг за шагом, текущий календарный год близится к своему завершению. За окнами уже царит золотая осень. А значит, у сотрудников кадровой службы начинается горячая пора. Ведь им уже сейчас необходимо запланировать порядок предоставления отпусков сотрудникам в будущем, 2021 году. Для этого, в первую очередь, нужно утвердить график отпусков работников компании, который должен составляться ежегодно. В своей статье я хочу обратить внимание читателей на те ошибки и недочёты, которые могут быть допущены при составлении этого документа.
Понятно, что не ошибается только тот, кто ничего не делает, но в случае с ошибками, допущенными в таких важных документах, цена даже небольшого недочёта может быть очень велика.
Напомню, что несоблюдение требований к порядку составления и утверждения графика отпусков может обернуться для организации и её руководителя штрафом за нарушение трудового законодательства. В соответствии с ч.1 ст. 5.27 КоАП РФ этот штраф составляет для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей; для должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей. Наказать за такой проступок могут в течение 1 года со дня совершения административного правонарушения, то есть с момента утверждения графика отпусков.
Не соблюдение сроков утверждения графика отпусков, установленных ч.1 ст. 123 ТК РФ, является самой распространённой ошибкой при его составлении.
График отпусков на следующий календарный год должен быть утверждён не позднее, чем за две недели до наступления нового года. Следовательно, график отпусков на следующий календарный год должен быть утвержден не позднее 17 декабря текущего года (Письмо Минтруда от 08.12.2017 N 14-2/ООГ-9399). А значит, не позднее 17 декабря 2020 года приказ об утверждении графика отпусков на 2021 год должен быть издан.
По мнению Минтруда РФ если 17 декабря выпадет на нерабочий день, то в силу п. 4 ст. 14 ТК РФ днём окончания срока утверждения считается ближайший рабочий день. Трудовой кодекс не запрещает работодателю утвердить график заранее, не дожидаясь 17 декабря.
Срок утверждения графика отпусков будет нарушен и в том случае, если сначала график отпусков был утверждён в установленные Трудовым кодексом сроки, а потом, например, из-за изменения должности у кого-то из сотрудников, был утверждён ещё раз, но уже после 17 декабря. В такой ситуации дату утверждения графика изменять не следует. Достаточно будет издать приказ «О внесении изменений в график отпусков от ХХ.12.2020».
Второй наиболее часто встречающейся и, пожалуй, самой досадной ошибкой работодателя при работе с графиком отпусков является отсутствие ознакомления работников с этим категорически важным для них кадровым документом. Так как именно графиком отпусков определяется очерёдность предоставления им оплачиваемых отпусков.
В соответствии со ст. 123 ТК РФ и работник, и работодатель обязаны чётко следовать графику отпусков. Это означает, что работник фактически должен использовать отпуск в тот период, который указан в графике, а работодатель, в свою очередь, обязан отпустить его в отпуск в означенный период. Ни одна из сторон не может отказаться в одностороннем порядке от обязательств, определённых в документе. Изменить период отпуска стороны могут, только придя к взаимному соглашению.
При несоблюдении работником очерёдности отпусков, зафиксированной в графике, он может быть привлечён к дисциплинарной ответственности. А если нарушение обязательств допустит работодатель, его, при возникновении споров, могут привлечь к административной ответственности.
Поэтому в интересах работодателя ознакомить сотрудников с графиком отпусков, утверждённым в компании на следующий календарный год, и сделать это своевременно. Бытует мнение, что для ознакомления с графиком отпусков его достаточно вывесить на всеобщее обозрение, и в этом же документе, при отсутствии возражений, работники должны поставить свои подписи. Но это не совсем так.
График отпусков обязательно подписывают работники, которые
Остальные сотрудники, могут поставить свои подписи непосредственно в графике отпусков, только в том случае, если в нем предусмотрена для этого специальная графа, например, «С графиком отпусков ознакомлен».
Правильнее будет ознакомить сотрудников с утверждённым графиком отпусков, воспользовавшись ведомостью (листом) ознакомления или подписью в журнале ознакомления с локальными нормативными актами компании.
Помимо ошибок, относящихся к процедуре утверждения графика отпусков и ознакомления с ним работников, специалисты кадровой службы часто допускают ошибки непосредственно в самом документе. Эти досадные неточности, в конечном итоге, делают его недостоверным и недействительным. Вот одна из таких ошибок.
Очень часто специалисты кадровой службы в графике отпусков указывают только месяц предоставления отпуска. И действительно, в Трудовом кодексе не содержится прямого требования указывать в графике даты начала отпусков работников. Но по мнению специалистов Роструда у всех работников, включённых в график, в обязательном порядке следует указывать точные даты начала и окончания для каждого вида отпуска. В случае возникновения споров это позволит избежать претензий со стороны Государственной инспекции по труду.
Теперь допустим, что в графике отпусков вообще не указаны ни дата, ни месяц начала отпуска работника. Это уже будет являться прямым нарушением трудового законодательства, которое может повлечь наложение административного штрафа на организацию и на должностных лиц. В этом случае, оспорить позицию контролирующих органов в судебном порядке, скорее всего, не удастся (Решение Засвияжского райсуда г. Ульяновска от 10.10.2017 N 12-556/2017).
Другой распространенной ошибкой составления графика отпусков, которую регулярно допускают кадровики, является включение в график не всех сотрудников, работающих в компании по трудовым договорам.
Про каких работников зачастую «забывают» сотрудники кадровой службы, составляя график отпусков?
Как правило, это сотрудники компании, трудоустроившиеся незадолго до нового года. При этом, кадровики искренне считают, что их включать в график отпусков не нужно. Так как на 1 января года, на который составляется график, они ещё не отработали в компании 6 месяцев. Это в корне ошибочная позиция. Ведь рабочий год у таких сотрудников завершится раньше окончания следующего календарного года. А в соответствии со ст. 122 ТК РФ отпуск сотруднику работодатель обязан предоставить до истечения 12 месяцев работы в компании.
Очень часто в график отпусков не включают сотрудниц, которые собираются в декрет. Хотя, по общему правилу, отпуск по беременности и родам предоставляется только на 140 календарных дней. По окончании отпуска по беременности и родам сотрудница может выйти на работу, а не использовать отпуск по уходу за ребенком. Поэтому она вполне может успеть вернуться из декрета с правом на отпуск в том году, на который и составляется график.
В число ошибочно забытых сотрудников входят и сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком. Однако, в этом случае, кадровики отчасти правы, так как в график отпусков следует включать только тех из них, у которых отпуск по уходу за ребенком закончится в том году, на который составляется график отпусков.
К ним относятся и работники, имеющие право на отпуск в любое удобное для них время в соответствии со ст.123 ТК РФ. Например, работники в возрасте до 18 лет, женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, супруги военнослужащих и т.п. Эти работники обязательно должны быть включены в график отпусков. А в том случае, когда по каким-либо причинам даты отпуска такой работник сообщить не может, кадровому работнику просто не следует вносить информацию в графу о планируемых датах отпуска. При этом, в примечании, желательно указать причину, по которой даты отпуска неизвестны. Например, «Является совместителем (ст. 286 ТК РФ)» или «Многодетный родитель (ст. 262.2 ТК РФ)».
И, наконец, работники, которые использовали свои отпуска полностью ещё до начала календарного года, на который составляется график. Такие работники обязательно должны быть включены в график отпусков на следующий календарный год с указанием, что ими отпуск уже был использован, а потому в 2021 году и не предусмотрен. В примечании следует отметить, что, например, отпуск за 2021 год сотрудники уже полностью использовали в 2020 году.
Самая распространенная ошибка при составлении графиков отпусков
Но, пожалуй, самой распространенной ошибкой, допускаемой специалистами кадровой службы при составлении графика отпусков, является либо разделение отпуска на части без согласия сотрудника, либо неправильное разделение отпуска на части.
На самом деле отпуск сотруднику с его согласия можно разделить на части. Об этом прямо изложено в ч. 1 ст. 125 ТК РФ. Но сделать это нужно таким образом, чтобы продолжительность хотя бы одной из частей отпуска была не меньше 14 календарных дней. А вот в какой последовательности будут предоставлены сотруднику части отпуска — значения не имеет.
Следовательно, при разделении отпуска на части согласие сотрудника является обязательным, работодатели не вправе требовать от своих подчиненных разделения их отпуска. Поэтому работодателю и работнику еще до составления графика отпусков необходимо согласовать не только сам факт разделения отпуска, но и определить продолжительность каждой из частей, не забывая, что одна из них должна длиться как минимум 14 календарных дней.
Работнику кадровой службы, ответственному за составление графика отпусков, необходимо быть предельно внимательным при отражении отпусков тем сотрудникам, которым запланировано предоставление отпуска частями. Не следует вносить записи об отпусках, если у вас нет подтверждения, что разделение отпуска на части произошло по взаимному согласию сторон. Ведь сама по себе подпись сотрудника о том, что он ознакомлен с графиком отпусков, не выражает согласия последнего с разделением ему отпуска на части, в том числе и на разделение ему отпуска именно таким образом.
Во избежание возникновения споров лучше получить от сотрудника заявление о согласии на разделение отпуска на части с указанием продолжительности и даты начала и окончания каждой из них. Или заключить с ним отдельное соглашение. Можно также дополнить график отпусков специальной графой, содержащей отметку о согласии сотрудника с разделением ему отпуска на части. Но в этом случае, как показывает практика, контролирующие органы и суды могут посчитать такое оформление соглашения недостаточным.
Дорогие мои читатели, многие из Вас подходят к составлению графика отпусков формально, думая, что график необходим исключительно для проверяющих. Да, в Трудовом кодексе он указан, как обязательный документ, который должен быть в каждой организации. Но если подойти к составлению графика отпусков с должным вниманием и при формировании учесть особенности производственного процесса и степень нагрузки на персонал в разные периоды в течение года, то он станет хорошим подспорьем для руководителя компании. Он позволит равномерно распределить нагрузку на персонал, предоставляя отпуска сотрудникам таким образом, чтобы в один прекрасный летний день компания не осталась совсем без работников.
Екатерина Сорокина — эксперт по заработной плате проекта«Зарплата 360°»Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более 3 лет. Доступно рассказывает сложные вещи на простом языке.
