Настоящим письмом сообщаем что на английском
Фразы и выражения, использующиеся в деловых письмах на английском языке
Приветствие (если адресат известен)
Приветствие (если адресат неизвестен)
Первый абзац
We have received your letter dated …
Мы получили ваше письмо от …
Many thanks for … / Thank you (very much) for …
(Большое) спасибо за …
This is to confirm …
Для подтверждения …
We hereby inform you …
Настоящим уведомляем вас …
Последний абзац
If you have any questions, do not hesitate to contact us.
Если у вас есть вопросы, свяжитесь с нами, не колеблясь.
We look forward to your reply.
С нетерпением ждем вашего ответа.
We are looking forward to hearing from you soon.
С нетерпением ожидаем от вас известий.
Прощание (если адресат известен)
Прощание (если адресат неизвестен)
Yours faithfully / Faithfully yours ( BrE )
С совершенным почтением
Sincerely / Sincerely yours ( AmE )
С искренним уважением
Просьба
We got your address from …
Мы узнали ваш адрес от …
Your advertisement has come to our attention.
Мы имели возможность увидеть вашу рекламу.
We were told that you produce …
Нам сообщили, что вы производите …
We intend to buy … / We are considering the purchase of …
Мы намереваемся купить … / Мы рассматриваем возможность покупки …
We have a steady demand for …
У нас есть постоянный спрос на …
We would like to know more about …
Мы хотели бы больше узнать о …
Could you please send us information about …?
Не могли бы отправить нам сведения о …?
Please send us your catalogue / catalog.
Просим вас прислать нам ваш каталог.
Предложение
We are pleased to hear that you are interested in our products.
Мы были рады узнать, что вам интересны наши товары.
We hereby send you our offer.
Настоящим письмом мы отправляем вам наше предложение.
Enclosed please find our offer. / Enclosed you will find our offer.
Во вложении вы найдете наше предложение.
We are pleased to make the following offer:
Мы рады предложить вам следующее:
We assure you that your order will be dealt with promptly.
Мы уверяем вас, что ваш заказ будет немедленно обработан.
Please let us know your requirements as soon as possible.
Пожалуйста, сообщите нам ваши требования как можно скорее.
We look forward to receiving your order.
С нетерпением ожидаем вашего заказа.
Заказ
We would like to place the following order:
Мы хотели бы разместить следующий заказ:
We herewith order the following items:
В настоящем письме мы заказываем следующие предметы:
We require the goods urgently.
Нам срочно требуются товары.
We would be grateful if you could deliver as soon as possible.
Мы были бы очень признательны, если бы вы выполнили доставку как можно скорее.
Please let us know when we can expect the delivery.
Пожалуйста, сообщите нам, когда ожидать доставку.
Уведомление об отправке
We are pleased to inform you that your goods were sent today.
Рады вам сообщить, что сегодня были отправлены ваши товары.
We hereby inform you that your goods will be delivered tomorrow.
Настоящим письмом уведомляем вас, что ваши товары будут отправлены завтра.
We hope that the goods will arrive in perfect condition.
Мы надеемся, что товары прибудут в отличном состоянии.
We look forward to doing business with you again.
С нетерпением ждем продолжения нашего с вами сотрудничества.
Уведомление о получении
We have received your delivery.
Мы получили вашу доставку.
Your delivery arrived in perfect condition on …
Ваша доставка прибыла в отличном состоянии в …
Thank you very much for executing our order professionally.
Большое спасибо за то, что вы профессионально выполнили наш заказ.
ФРАЗЫ ДЛЯ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ
ФРАЗЫ ДЛЯ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ
ПРИВЕТСТВИЕ (если адресат известен)
Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr …
Уважаемый (-ая) Мисс / Миссис / Мистер / Доктор …
Приветствие (если адресат неизвестен)
Dear Sir / Dear Sirs
Gentlemen
Dear Madam
Ladies
Dear Sir or Madam
Ladies and Gentlemen
To whom it may concern
ВСТУПЛЕНИЕ
We have received your letter dated …Мы получили ваше письмо от …
Many thanks for … / Thank you (very much) for …
(Большое) спасибо за …
This is to confirm …Для подтверждения …
We hereby inform you …Настоящим уведомляем вас …
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
If you have any questions, do not hesitate to contact us.
Если у вас есть вопросы, свяжитесь с нами, не колеблясь.
We look forward to your reply. С нетерпением ждем вашего ответа.
We are looking forward to hearing from you soon.
С нетерпением ожидаем от вас известий.
Прощание (если адресат известен)
Yours sincerely / Sincerely yours С искренним уважением
Прощание (если адресат неизвестен)
Yours faithfully / Faithfully yours (BrE)С совершенным почтением
Sincerely / Sincerely yours (AmE) С искренним уважением
ПРОСЬБА
We got your address from …Мы узнали ваш адрес от …
Your advertisement has come to our attention.
Мы имели возможность увидеть вашу рекламу.
We were told that you produce …Нам сообщили, что вы производите …
We intend to buy … / We are considering the purchase of …
Мы намереваемся купить … / Мы рассматриваем возможность покупки …
We have a steady demand for …У нас есть постоянный спрос на …
We would like to know more about …Мы хотели бы больше узнать о …
Could you please send us information about …?
Не могли бы отправить нам сведения о …?
Please send us your catalogue / catalog.
Просим вас прислать нам ваш каталог.
ПРЕДЛОЖЕНИЕ
We are pleased to hear that you are interested in our products.
Мы были рады узнать, что вам интересны наши товары.
We hereby send you our offer.
Настоящим письмом мы отправляем вам наше предложение.
Enclosed please find our offer. / Enclosed you will find our offer.
Во вложении вы найдете наше предложение.
We are pleased to make the following offer:
Мы рады предложить вам следующее:
We assure you that your order will be dealt with promptly.
Мы уверяем вас, что ваш заказ будет немедленно обработан.
Please let us know your requirements as soon as possible.
Пожалуйста, сообщите нам ваши требования как можно скорее.
We look forward to receiving your order.
С нетерпением ожидаем вашего заказа.
ЗАКАЗ
Enclosed please find our order. / Our order is enclosed.
Наш заказ — во вложении.
We would like to place the following order:
Мы хотели бы разместить следующий заказ:
We herewith order the following items:
В настоящем письме мы заказываем следующие предметы:
We require the goods urgently.
Нам срочно требуются товары.
We would be grateful if you could deliver as soon as possible.
Мы были бы очень признательны, если бы вы выполнили доставку как можно скорее.
Please let us know when we can expect the delivery.
Пожалуйста, сообщите нам, когда ожидать доставку.
Уведомление об отправке
We are pleased to inform you that your goods were sent today.
Рады вам сообщить, что сегодня были отправлены ваши товары.
We hereby inform you that your goods will be delivered tomorrow.
Настоящим письмом уведомляем вас, что ваши товары будут отправлены завтра.
We hope that the goods will arrive in perfect condition.
Мы надеемся, что товары прибудут в отличном состоянии.
We look forward to doing business with you again.
С нетерпением ждем продолжения нашего с вами сотрудничества.
Уведомление о получении
We have received your delivery.
Мы получили вашу доставку.
Your delivery arrived in perfect condition on …
Ваша доставка прибыла в отличном состоянии в …
Thank you very much for executing our order professionally.
Большое спасибо за то, что вы профессионально выполнили наш заказ.
Деловая переписка на английском. Советы эксперта.
Мы живем в век информационных технологий, поэтому вся наша жизнь так или иначе связана с компьютерной техникой, Интернетом. Например, вряд ли найдется фирма, сотрудники которой не ведут электронную переписку с другими организациями. Если ваша компания имеет партнеров за рубежом, то ее работники должны владеть правилами написания делового письма (на родном языке и на иностранном), которые включают не только использование специфической лексики, стиля, но и определенный формат, которого следует придерживаться.
Итак, давайте посмотрим, как следует писать деловое письмо ( business letter ). Как правило, в официальном письме выделяют три блока:
В этой части письма формулируется цель его написания.
— Основная часть письма/ Body of the letter
В среднем, это два-четыре абзаца, в которых автор письма информирует получателя, задает ему вопросы, отвечает на вопросы получателя, содержащиеся в предыдущем письме.
— Заключительная часть/ Conclusion
В этой части письма содержится информация о последующих действиях получателя, предложенных отправителем, информация о будущих контактах.
АДРЕСАТ/ ADDRESSEE
Текст начинается с обращения к адресату ( addressee ).
Отправитель может знать имя получателя письма, в этом случае обращение может выглядеть следующим образом:
После имени получателя ставится запятая.
Если вы не знаете имя получателя, начните письмо с одной их следующих фраз:
To whom it may concern,
В этом случае также ставится запятая.
Если ваш адресат – коллективное лицо, то обращение выглядит следующим образом:
Dear Marketing Team,
ТЕЛО ПИСЬМА/ BODY OF THE LETTER
Основанная часть письма может включать элементы официального стиля ( formal style ), стилистически нейтральный словарь и профессиональную лексику. Также следует обратить внимание на клише, которые традиционно используются в деловой переписке.
Очень важно помнить, что в официальных письмах не допускаются сокращения типа:
Don’t – do not, isn’t – is not won’t – will not haven’t – have not и т.д.
ВСТУПИТЕЛЬНЫЙ АБЗАЦ / OPENING PARAGRAPH
Вступительный абзац предполагает указание цели написания письма, в нем также может быть выражена благодарность за полученное ранее письмо или какие-либо действия адресата. Можно воспользоваться следующими клише:
I am writing to … — Я пишу, чтобы…
I am writing to confirm… — Я пишу, чтобы подтвердить…
Thank you for contacting us… — Благодарим Вас за то, что написали нам…
Thank you for your letter dated… — Благодарю Вас за письмо от (дата)…
With reference to your e-mail… — В ответ на Ваше электронное письмо…
This is to confirm that… — Настоящим подтверждаем, что
БЛАГОПРИЯТНЫЕ ИЗВЕСТИЯ/ GOOD NEWS
Если вам необходимо сообщить адресату какую-либо положительную информацию, воспользуйтесь следующими фразами:
We are delighted to confirm… — Нам очень приятно подтвердить…
We are pleased to tell you… — Нам приятно сообщить Вам…
You will be happy to know… — Вам будет приятно узнать…
НЕГАТИВНЫЕ НОВОСТИ/ BAD NEWS
Информация негативного характера вводится предельно корректно:
We regret to inform you… — Мы с сожалением сообщаем Вам…
I am sorry, but… — Приношу свои извинения, но…
I am sorry to say that… — С сожалением сообщаю Вам, что…
I am afraid that we will not be able to… — Я боюсь, что мы не сможем…
ЗАПРОС ИНФОРМАЦИИ/ REQUESTING INFORMATION
Если вам требуется определённая информация от адресата, вы можете запросить ее таким образом:
Please let us know… — Пожалуйста, сообщите нам…
ПРЕДЛОЖЕНИЕ ПОМОЩИ/ OFFERING HELP
В некоторых случаях вам приходится предлагать свою помощь адресату. Для этого можно воспользоваться следующими клише:
ИЗВИНЕНИЯ/ SAYING SORRY
В определенных ситуациях отправителю письма приходится приносить извинения:
We must apologize for… — Мы должны извиниться за…
We deeply regret that… — Мы глубоко сожалеем, что…
We apologize for any inconvenience… — Мы приносим извинения за какие-либо неудобства…
Please accept my sincere apologies for… — Пожалуйста, примите мои самые искренние извинения за…
ПРИКРЕПЛЕННЫЕ ФАЙЛЫ/ ATTACHING FILES
Деловая корреспонденция предполагает не только отправление самого письма, но и текстовых или иных файлов, которые прикрепляются к письму, о чем следует сообщить в тексте письма:
Please find attached the files… — Ниже прилагаются файлы…, Смотрите в приложении…
I am attaching the following files… — Направляю Вам файлы…, К настоящему прилагается… 
ЗАКЛЮЧЕНИЕ/ CLOSING REMARKS
Изложив всю необходимую информацию, вы должны перейти к заключительной части письма, сформулировав ваши дальнейшие контакты с адресатом:
Do not hesitate to contact us if you require any further… — Свяжитесь с нами незамедлительно, если Вам необходимы дальнейшие…
If you have any questions, please feel free to contact us… — Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, обращайтесь к нам.
Thank you for your help. – Благодарим Вас за помощь.
I look forward to hearing from you. – С нетерпением жду от Вас сообщений.
We look forward to seeing/meeting you. – Мы с нетерпением ждем встречи с Вами.
ПОДПИСЬ/ SIGNATURE LINE
Подписывая текст письма, укажите свое имя, желательно его полную форму. Также необходимо указать должность и контактную информацию. Фразу « Yours sincerely » (« Sincerely ») следует писать в том случае, если в начале письма вы указали имя адресата.
В остальных случаях выбор клишированной фразы определяется характером ваших отношений с адресатом. В таблице представлены три группы клише – от официального стиля до полуофициального и неофициального:
Type
Formal
Semi-formal
Informal
Деловая переписка на английском языке: фразы и советы
Елена Соловьева, менеджер проектов в компании Лаборатория Касперского, специально для блога Нетологии поделилась советами о том, как вести деловую переписку с иностранными коллегами и партнерами на английском языке. Статья участвует в конкурсе.
Электронные сообщения дают возможность быстро обмениваться информацией на больших расстояниях. По скорости передачи идеи это приравнивает их к телефонному разговору. Однако электронные письма сохраняются на почтовых серверах и используются как печатное свидетельство наших слов. Поэтому электронная переписка требует ответственного отношения.
Задача становится сложнее, если вы общаетесь на неродном английском языке с представителями других культур. В статье я поделюсь, на что в этом случае обратить внимание, как избежать ошибок и достичь взаимопонимания с иностранными коллегами и партнерами.
Этикет
Вне зависимости от того, с кем и на каком языке вы ведете переписку, не забывайте про правила email-этикета.
1. Четко укажите тему письма (Subject).
По результатам исследования агентства Radicati Group, представители бизнеса получают до 80 электронных писем в день. Как убедить прочитать именно ваше письмо? Составьте заголовок, который полностью отражает содержание. Чем понятнее, о чем идет речь, тем быстрее собеседник прочитает сообщение.
Да: «How to boost online sales by 15% by the end of Q4 2017».
2. Используйте профессиональное приветствие и избегайте панибратства.
3. Перечитайте письмо перед отправкой. Ошибки и опечатки негативно повлияют на ваш образ в глазах собеседника.
4. Если вы вводите в переписку нового собеседника, кратко опишите предысторию вопроса. Не заставляйте его пролистывать вниз и читать все сообщения по теме. Опишите суть вопроса, что обсуждалось, что вы хотите об этом сказать.
5. Отвечайте на сообщения. Если у вас нет сейчас времени провести исследование темы, подтвердите, что письмо получено, и укажите, когда вы сможете заняться вопросом.
6. Не используйте красный цвет для привлечения внимания к идее. Красный говорит об опасности и вызывает негативные эмоции. Для выделения используйте специальные слова и фразы, а не графику или цвет:
Аудитория
Английский язык — универсальный язык общения людей из разных стран. Но это не значит, что стиль переписки будет всегда одинаковым. Рассмотрим отличия.
Китай, Япония, арабские страны
При общении с коллегами и партнерами из этих стран, особенно в начале знакомства, используйте максимально вежливые формы. Каждое письмо начинайте с вежливого приветствия и форм этикета, к примеру:
Германия, Великобритания
Уменьшите модальность фраз, но не отказывайтесь от вежливых форм и форм этикета:
Опустите формы этикета, если только вы не общаетесь со стоящим выше вас коллегой или партнером. Четко опишите, что произошло, и что вам нужно. Чем меньше конструкций с would, could, might, тем лучше.
Африка, Южная Америка
Если вы уже знакомы с коллегой или партнером из этих стран, поинтересуйтесь, как у него дела, как поживает его семья. Обращение к личному не воспринимается как плохой тон, наоборот, помогает установить хорошие отношения.
Языковые принципы
Рассмотрим общие принципы составления электронного письма.
Сокращайте
В деловой переписке нет места фигурам речи, сложным конструкциям и составным временам. Основная задача письма — без потерь донести ваше сообщение. Поэтому все, что может затруднить понимание, должно быть удалено.
You may remember John whom we met at the conference, he was in his funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him. → Ты, наверное, помнишь Джона, которого мы встретили на конференции, на нем еще был его смешной пиджак, и он громко разговаривал. Недавно я у него поинтересовался, как у него дела, и он ответил, что работает над очень интересным проектом, и попросил меня ему помочь.
John Johnson is now working on new partner program for his company. He proposed us to become his subcontractor on the project. → Джон Джонсон сейчас работает над над новой партнерской программой для своей компании. Он предложил нам стать подрядчиком по этому проекту.
Откажитесь от жаргонизмов
Откажитесь от жаргонизмов даже если вы общаетесь с коллегами, которые разбираются в вопросе. Вашу переписку могут переслать людям, которые не знакомы с темой.
Обратите внимание на титул, имя и пол собеседника
В русском языке все просто: Иванова, — женщина, Иванов — мужчина. В английском языке все не так однозначно. К примеру, Jody Jonson, это мужчина или женщина? Фамилия нам ни о чем не скажет. Более того, имя Jody носят и мужчины, и женщины:
Если вы не уверены, кто ваш собеседник, уточните у коллег, найдите его аккаунт в социальных сетях. Назвав Mr Johnson Mrs Johnson, вы поставите себя в неудобное положение.
Откажитесь от шуток и личных комментариев
Строго формальный стиль не обязателен, но важно звучать профессионально.
Уберите предлоги там, где это возможно
Большое количество предлогов затрудняет понимание и создает эффект «воды» в тексте. К примеру, вместо The meeting on December 1 about the marketing strategy → «Встреча первого декабря на тему маркетинговой стратегии», напишите The December 1 Marketing strategy meeting → «Встреча по маркетинговой стратегии 1 декабря».
Вместо фразовых глаголов come up with — придумать, и find out — выяснить, используйте их беспредложные синонимы generate и determine.
Избегайте восклицательных знаков
Передать эмоции через электронное письмо сложно. Восклицание в тексте воспринимается как повышение тона.
Если в сообщении много восклицательных знаков, они обесцениваются. Собеседник перестанет их воспринимать как призыв обратить внимание.
Ограничьтесь пятью предложениями
По словам Гая Кавасаки, если сообщение состоит менее чем из 5 предложений, оно звучит грубо, если более — это потеря времени.
Используйте короткие слова, предложения и абзацы
Этот принцип особенно актуален для тех, кто работает с почтой с телефона или планшета: нужно быстро прочитать письмо, понять и ответить, размер экрана вносит ограничения. Чем короче текст в сообщении, тем быстрее его прочитают.
Откажитесь от страдательного залога
Нет: The information was sentme by Peter → Информация была отправлена мне Петром.
Да: Peter sent me this information → Петр отправил мне эту информацию.
Используйте списки
Если вы интересуетесь мнением коллеги по вопросу и предлагаете ему выбор из альтернатив, перечислите их в виде нумерованного списка. Иначе вы рискуете получить в ответ односложное Yes. Собеседник хочет быстро ответить на сообщение. Ему удобнее сказать да, нет или указать цифру понравившегося варианта. В других ситуациях списки структурируют текст и помогают пониманию.
Поставьте дедлайн
Если вам нужна обратная связь к определенной дате, укажите ее в письме. Это дисциплинирует собеседника, и он не будет затягивать с ответом.
Структура письма
Электронное письмо состоит из пяти смысловых частей:
Приветствие
Используйте слова Dear, Hello, Greetings (если вы еще не знакомы с собеседником) и Hi (ближе к неформальному).
Сообщение
Это самая информативная часть. В ней мы сообщаем информацию, даем детали, спорим, предлагаем идеи и т.д. Рассмотрим полезные фразы для разных типов сообщения.
Как открыть сообщение
Используйте нейтральные фразы для повседневного общения с коллегами и формальные фразы для сообщений начальству, клиентам и партнерам.
