Не могут закрыть электронный больничный что делать
Электронный листок нетрудоспособности: вопросы и ответы
Автор: Зарипова М., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Согласно изменениям, внесенным Законом № 86-ФЗ в ст. 13 Закона № 255-ФЗ и ст. 59, 78 Закона № 323-ФЗ, электронный листок нетрудоспособности с 1 июля 2017 года имеет равную юридическую силу с листком нетрудоспособности на бумажном носителе. В консультации ответим на вопросы, касающиеся выдачи электронных листков нетрудоспособности.
В соответствии с п. 5 ст. 13 Закона № 255-ФЗ назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам осуществляются:
на основании листка нетрудоспособности, выданного медицинской организацией в форме документа на бумажном носителе;
на основании электронного документа (с письменного согласия застрахованного лица), сформированного и размещенного в информационной системе страховщика, подписанного с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи медицинским работником и медицинской организацией.
При этом право выбора формы листка нетрудоспособности остается за застрахованным лицом (Письмо ФСС РФ от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462):
листок нетрудоспособности на бумажном носителе;
с письменного добровольного согласия – электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН).
Какие преимущества имеет ЭЛН?
Работник учреждения не сможет потерять ЭЛН, ему не надо будет беспокоиться о том, что он может испортить (помять, порвать и т. п.) листок нетрудоспособности, а в случаях утери информации о номере своего ЭЛН можно зайти в свой личный кабинет и посмотреть необходимую информацию.
Электронный листок нетрудоспособности полностью исключает представление работниками поддельных листков нетрудоспособности (ФСС проверяет подлинность ЭЛН, и работодатель, запрашивая его у фонда для оплаты, может не сомневаться в достоверности сведений).
У работодателей нет необходимости обеспечивать сохранность – вся информация с момента открытия ЭЛН хранится в системе ФСС и может запрашиваться страхователем неоднократно, а при проведении фондом проверок страхователей представлять ЭЛН сотрудникам ФСС не потребуется.
Как осуществляется выдача ЭЛН?
Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567 утверждены Правила информационного взаимодействия страховщика, страхователей, медицинских организаций и федеральных государственных учреждений медико-социальной экспертизы по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа (далее – Правила № 1567).
Как следует из данного документа, информационное взаимодействие по обмену сведениями в целях формирования ЭЛН осуществляется в федеральной информационной системе «Соцстрах», оператором которой является ФСС (п. 3 Правил № 1567).
В соответствии с п. 10 Правил № 1567 информация в информационную систему «Соцстрах» передается:
1) страхователями (работодателями) с использованием:
информационных систем, применяемых страхователями для автоматизации своей деятельности;
программного обеспечения, предоставляемого оператором на безвозмездной основе, посредством внешних сервисов информационного взаимодействия страхователя, а также с использованием личного кабинета, размещаемого на официальном сайте ФСС в Интернете;
2) медицинскими организациями с использованием:
медицинских информационных систем медицинских организаций, единой государственной информационной системы в сфере здравоохранения (данная норма вступает в силу 1 января 2019 года);
программного обеспечения, предоставляемого оператором на безвозмездной основе, посредством внешних сервисов информационного взаимодействия медицинской организации и сервисов единой системы межведомственного электронного взаимодействия.
Таким образом, в случае принятия работодателем решения об использовании ЭЛН он должен:
подключиться к информационной системе «Соцстрах»;
получить усиленную квалифицированную подпись юридического лица;
установить специальную программу для проверки электронной подписи и защиты информации;
установить программное обеспечение для работы с ЭЛН.
Как происходит формирование ЭЛН?
В целях формирования ЭЛН в информационную систему «Соцстрах» представляется следующая информация (п. 11 Правил № 1567):
1) сведения о медицинской организации и застрахованном лице, включая СНИЛС, временной нетрудоспособности, беременности и родах, иные сведения, необходимые для формирования листка нетрудоспособности. Их заполняет медицинская организация. В соответствующих случаях она же делает отметки о нарушении режима лечения, о членах семьи, за которыми осуществляется уход, о направлении застрахованного лица на медико-социальную экспертизу;
2) сведения, касающиеся проведения медико-социальной экспертизы застрахованного лица. Заполняются федеральными государственными учреждениями медико-социальной экспертизы;
3) сведения, необходимые для исчисления пособия, с указанием данных о страхователе и застрахованном лице. Заполняются страхователями (работодателями).
Страхователи (работодатели) представляют информацию, касающуюся исчисления пособий, с учетом сроков, установленных для назначения и выплаты страхового обеспечения в соответствии с законодательством РФ об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Насколько надежна система безопасности «Соцстрах»?
Информационная система «Соцстрах» обеспечивает все необходимые условия защиты информации и сохранения ее конфиденциальности в соответствии с требованиями законодательства в сфере информационных технологий. При этом сведения о диагнозе пациента медицинской организации, сформировавшей ему электронный листок нетрудоспособности, работодателю не предоставляются.
Сторонние лица доступа к электронному листку нетрудоспособности не имеют. Идентификация и аутентификация пользователей информационной системы «Соцстрах» для получения сведений в личных кабинетах осуществляются посредством федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме».
Должен ли работодатель информировать работников о ЭЛН?
Да, должен. Как следует из Информации ФСС, разъяснительная работа работодателями проводится с мая 2017 года. Номер ЭЛН работник должен сообщить работодателю. Организация может работать с ЭЛН в своей бухгалтерской программе (если она это позволяет) или в личном кабинете страхователя на сайте ФСС. Также для работы с ЭЛН можно скачать на сайте ФСС бесплатную программу (АРМ Подготовки расчетов). Чтобы получить информацию о листке нетрудоспособности из базы фонда, организации нужно ввести номер ЭЛН и СНИЛС работника. В настоящее время сведения отображаются после того, как ЭЛН будет присвоен статус «Закрыт». Также ФСС планируется вносить изменения в текущем году, и работодатель сможет, зная номер ЭЛН и СНИЛС работника, посмотреть ЭЛН уже с момента открытия в медицинской организации. Оплате также будут подлежать ЭЛН со статусом «Закрыт».
Однако прежде чем направить в ФСС реестр на оплату пособий, работодатель обязан заполнить свою часть в ЭЛН и направить ее в информационную систему фонда через используемую программу или личный кабинет.
Как информируется работодатель об ЭЛН?
В соответствии с разъяснениями, приведенными в Информации ФСС, после закрытия медицинской организацией листка нетрудоспособности в форме электронного документа гражданин сообщает своему работодателю номер ЭЛН, который запрашивает в информационной системе «Соцстрах». Работодатель по номеру ЭЛН и СНИЛС работника заполняет сведения о работнике, работодателе, сведения о стаже и заработке и направляет их в информационную систему «Соцстрах» с квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера, руководителя и самого работодателя – юридического лица.
Как отмечают специалисты ФСС, с ЭЛН нет необходимости ехать по месту работы и сдавать его в бухгалтерию или кадры – работник может сообщить работодателю номер ЭЛН любым удобным для него способом, например посредством предоставления талона с номером ЭЛН, телефонной связи или через Интернет.
При этом талон с номером ЭЛН, выдаваемый медицинской организацией застрахованному лицу, не является основанием для назначения страховых выплат и предназначен для информирования гражданина о сформированном ЭЛН.
Как и где можно проверить обоснованность ЭЛН?
Как отмечается в Информации ФСС, для проверки подлинности листка нетрудоспособности можно обращаться в территориальный орган фонда по месту регистрации страхователя либо в региональное отделение по местонахождению медицинской организации, реквизиты которой указаны в листке нетрудоспособности.
При этом проверка обоснованности выдачи листков нетрудоспособности относится к компетенции Росздравнадзора.
Необходимо ли распечатывать и хранить ЭЛН?
Согласно Информации ФСС ЭЛН является документом, имеющим юридическую силу, и в соответствии с Законом № 86-ФЗ формируется и хранится в информационной системе «Соцстрах».
Таким образом, работодателю нет необходимости распечатывать и хранить у себя копию электронного листка нетрудоспособности.
В заключение укажем, что в настоящее время основными российскими разработчиками бухгалтерского программного обеспечения, такими как компании «1С», «Тензор» (СБИС), «СКБ «Контур» и корпорация «Парус», обеспечено взаимодействие работодателей с ФСС по формированию ЭЛН непосредственно из программных продуктов, что значительно облегчает трудозатраты работодателей, использующих данное программное обеспечение.
В то же время чиновники ФСС отмечают, что в случае технической неготовности работодателя к формированию ЭЛН медицинская организация вправе заменить сформированный ЭЛН на листок нетрудоспособности, оформленный на бумаге. При этом посредством используемого программного обеспечения медицинской организацией в электронном листке нетрудоспособности указывается на прекращение действия ЭЛН (Письмо от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462).
Вопрос-ответ
Желающим задать вопрос по Электрнонному листку нетрудоспособности!
Просьба вопросы направлять на электронную почту: expert@ro72.fss.ru с пометкой в теме: «ВОПРОС по ЭЛН»
Также мы будем публиковать вопросы и ответы на Сайте и в наших группах в социальных сетях: Фейсбук и Вконтакте
Такая ошибка возникает когда не отправляли в ФСС больничный с первым
периодом, т.е. период сделали, а больничный в ФСС не отправили (забыли).
ВОПРОС. Электронный больничный: ошибка при попытке загрузки сведений из базы данных. Что делать?
При попытке загрузки сведений из базы данных возникает ошибка: «Сообщите следующую информацию: org.hibernate.exception.SQLGrammarException: could not extract ResultSet»
ВОПРОС. Электронный больничный: ошибка при установке АРМ ЛПУ. Что делать?
Что делать 1. Запустите установку с правами администратора 2. Выполните установку программы по шагам инструкции (смотрите инструкцию: http://cabinets.fss.ru/eln.html)
ВОПРОС. Могут ли подключиться к информационной системе «Соцстрах» негосударственные частные клиники и выдать электронный больничный?
ОТВЕТ. Участвовать в формировании электронных листков нетрудоспособности имеют право все медицинские организации, имеющие лицензию на медицинскую деятельность. То есть как государственные, так и негосударственные медицинские организации могут предоставлять гражданам возможность получать электронные листки нетрудоспособности.
ВОПРОС — Как оформить листок нетрудоспособности по самоизоляции для работника с имеющимся хроническим заболеванием?
При этом, оформление листков нетрудоспособности, назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности осуществлялись в случае принятия высшими должностными лицами субъектов Российской Федерации (руководителями высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации) на основании предложений (предписаний) главных государственных санитарных врачей субъектов Российской Федерации и их заместителей решения о продлении срока действия ограничительных мер, направленных на обеспечение санитарно-эпидемиологического благополучия населения, в части необходимости соблюдения режима самоизоляции лицами в возрасте 65 лет и старше.
Высшие должностные лица субъектов Российской Федерации (руководители высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации) уведомляли Фонд социального страхования Российской Федерации о принятом решении (с приложением копии решения) в день принятия указанного решения.
В указанные периоды, предписано соблюдение режима самоизоляции.
Однако, Постановление Правительства Тюменской области не регламентировало выдачу листков нетрудоспособности всем перечисленным категориям граждан, попадающих в зону повышенной опасности, подверженных риску проявления тяжелых последствий при заражении новой коронавирусной инфекцией (COVID-19) и не расширяло круг лиц, имеющих право на оформление листков нетрудоспособности в «дистанционном» формате, а также назначение и выплату им пособий по временной нетрудоспособности, установленный Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.04.2020 №402.
Таким образом, «дистанционное» оформление листков нетрудоспособности, а также назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности в рамках перечисленных постановлений Правительства Российской Федерации и Правительства Тюменской области были возможны только работающим гражданам в возрасте 65 лет и старше.
Работодателям, в свою очередь, при наличии в штате сотрудников, имеющих заболевания согласно приложению №1 к Постановлению Правительства Тюменской области №120-п, было рекомендовано обеспечить их отстранение от работы путем перевода (при наличии возможности) на дистанционный способ исполнения трудовых обязанностей или представления оплачиваемого отпуска.
Выдача, продление и оформление листков нетрудоспособности, включая порядок формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа (далее – Порядок) регулируются Приказом Министерства здравоохранения и социального развития России от 01 сентября 2020 года № 925н, который вступил в силу и действует с 14.12.2020.
В соответствии с положениями Порядка, решение о выдаче листка нетрудоспособности принимается медицинским работником после осмотра гражданина при необходимости временного освобождения его от работы.
Листок временной нетрудоспособности не выдается в том числе гражданам:
— обратившимся за медицинской помощью в медицинскую организацию, если у них не выявлено признаков временной нетрудоспособности;
— с хроническими заболеваниями вне обострения (ухудшения), проходящие обследование, принимающие различные процедуры и манипуляции и медицинские вмешательства в амбулаторных условиях.
Следовательно, выдача листков нетрудоспособности работающим гражданам, имеющим заболевания согласно приложению №1 к Постановлению Правительства Тюменской области №120-п, возможна только при обострении заболеваний (заболевания) и установлении уполномоченным медицинским работником факта временной нетрудоспособности.
Обращаем внимание: Согласно Постановлению Правительства Российской Федерации от 02.03.2021 №300 (далее – Постановление №300) перестают действовать следующие акты Правительства Российской Федерации: Постановление Правительства Российской Федерации от 01.04.2020 № 402 (с учетом изменений в ред. Постановлений Правительства РФ от 16.04.2020 №517, от 15.05.2020 №683, от 30.05.2020 №791, от 18.06.2020 № 876). Постановление №300 вступает в силу с 01.04.2021 года. Также Постановление №300 содержит рекомендации работодателям, исходя из складывающейся обстановки, связанной с распространением COVID-19, в приоритетном порядке переводить работников в возрасте 65 лет и старше на дистанционную работу в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.
ВОПРОС — Почему не удается запросить электронный больничный в личном кабинете страхователя?
В подобных ситуациях, медицинская организация не сможет аннулировать электронный листок нетрудоспособности.
В данном случае страхователю работника следует направить в региональное отделение Фонда официальное письмо (в произвольной форме) на адрес электронной почты pv@ro72.fss.ru с просьбой об изменении статуса электронного листка нетрудоспособности, в котором необходимо обязательно указать номер листка нетрудоспособности, СНИЛС и ФИО получателя пособия, а также причину изменения статуса документа (указать ошибку, допущенную в листке нетрудоспособности).
Во всех случаях специалисты Фонда меняют статус электронного листка нетрудоспособности до состояния «030 (Закрыт)», после чего медицинская организация, выдавшая больничный, может его аннулировать и выдать гражданину дубликат документа, либо организация производит исправления в части ЭЛН, заполняемой работодателем (если нарушения заполнения со стороны организации).
Что делать:
1. Удостоверьтесь, что номер ЭЛН, данные которого вы хотите получить, введен верно
2. Дождитесь перехода ЭЛН на статус, который позволит Вам получить данные ЭЛН
Такая ошибка возникает при отправке сведений ЭЛН на сервис ФСС.
Причина:
Сведения ЭЛН, передаваемые пользователем, уже присутствуют в базе данных ФСС. То есть пользователь повторяет отправку уже успешно загруженных данных.
Что делать:
Дополните ЭЛН новыми сведениями. Например, укажите новый период нетрудоспособности и отправьте на сервис ФСС.
ОТВЕТ-
Возможно, сообщение было зашифровано на ключе, отличном от ключа уполномоченного лица ФСС.
Проверьте правильность и актуальность ключа уполномоченного лица ФСС.
Причина:
В меню «Администрирование» – “Настройка подписей для сервисов” в поле «Имя сертификата ФСС» указан неверный сертификат.
ОТВЕТ-
Причина:
Вы указали неверный сертификат для шифрования сообщения в поле «Имя сертификата МО»: указанный сертификат может быть использован только для подписания, но не шифрования.
Что делать:
Закажите и установите сертификат, который поддерживает не только операцию подписания, но и операцию шифрования.
Для перехода в статус ‘Продлен’ необходимо добавить период нетрудоспособности
Для перехода в статус ‘Закрыт’ необходимо заполнить поля: ‘Приступить к работе с: дата’ или ‘Иное: код’
Для перехода в статус ‘Направление на МСЭ’ необходимо заполнить поле ‘Дата направления в бюро МСЭ’
Причина:
1. В системе существует ЭЛН с таким же номером и такими же данными, которые Вы присылаете
2. Присылаемые данные в ЭЛН не соответствуют этапу оформления (заполнения) ЭЛН:
недостаточно данных для определения состояния ЭЛН
внесенные данные относятся к разным этапам оформления (заполнения) ЭЛН
Что делать:
1. Запросите актуальное состояние ЭЛН из системы, тем самым Вы исключите повторную отправку тех же данных
2. Выполните необходимую дальнейшую операцию с ЭЛН:
продление (добавить новый период нетрудоспособности)
закрытие (добавить информацию о закрытии)
направление на МСЭ (добавить информацию о направлении на МСЭ)
ОТВЕТ— Если электронный листок нетрудоспособности на дату направления реестра не будет заполнен в части «заполняется работодателем», то при отправке реестра работодателем может быть получено предупреждение: «WARN_919(Ф/Л).
Для корректной обработки реестра сведений необходимо заполнить сведения в части страхователя в соответствующих электронных листках нетрудоспособности № … статус ЭЛН «030»».
Данное предупреждение не является критической ошибкой и не препятствует в передаче реестра на выплату пособия застрахованному лицу по незаполненному электронному листку нетрудоспособности.
При наличии ошибок в электронном больничном (ЭЛН) до момента выплаты на его основании пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, медицинская организация по решению врачебной комиссии формирует дубликат ЭЛН.
При наличии ошибки в ЭЛН, находящихся в статусах:
«020» – «Продлен»
«030» – «Закрыт»
«040» – «Направление на МСЭ»
В случае, если ЭЛН находится в статусе «060» – «Заполнен Страхователем» или «070» – «Заполнен Страхователем (реестр ПВСО)», аннулировать ЭЛН и выдать дубликат возможно только при понижении статуса ЭЛН до «030» региональным отделением Фонда.
Как изменить статус ЭЛН? Региональное отделение ФСС осуществляет рассмотрение заявлений на изменение статуса ЭЛН, заполненного страхователем, с целью его последующего аннулирования медицинской организацией и формирования дубликата ЭЛН.
Заявление на замену статуса ЭЛН оформляется на бланке работодателя с подписью руководителя или главного бухгалтера с указанием контактного телефона исполнителя.
В региональное отделение обращение можно направить дистанционно, используя сервис «Личный кабинет страхователя», размещенный по адресу https://lk.fss.ru.
После рассмотрения обращения работодателя региональным отделением ЭЛН со статусом «060» или «070» переводится в статус «030» – «Закрыт» для последующего аннулирования медицинской организацией.
625001, г. Тюмень, ул. Ирбитская, 16
Схема проезда
Приемная: 8(3452) 799-700
Время работы специалистов, осуществляющих прием граждан по предоставлению государственных услуг Фонда социального страхования: Понедельник-пятница с 8:00 до 17:00; Без перерыва на обед
Пошаговое руководство по работе с электронными больничными листами
Изменились ли функции кадровика при введении виртуального больничного?
С появлением электронных больничных в работе кадровиков кардинальных изменений не произошло. В их функции по-прежнему входит заполнение в листке нетрудоспособности необходимых данных: о страховом стаже, условиях исчисления пособия и др. Перечень заполняемых кадровиком сведений в больничном листе устанавливается внутрифирменным локальным актом (регламентом, инструкцией, приказом).
В настоящее время кадровики могут столкнуться одновременно и с бумажными, и с электронными больничными листками, поэтому при их заполнении важно не забыть основные правила их оформления.
Эксперты КонсультантПлюс пошагово разъяснили правила работы с электронными больничными. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.
Для обеих форм больничного листа существует законодательно установленные ограничения и условия оформления.
Выписанный в бумажном виде больничный заполняется:
Содержание разделов и строк больничного листа см. здесь.
Для электронной формы больничного листа не имеет значения цвет чернил — вся информация заполняется на компьютере. Однако электронный больничный оформляется с некоторыми ограничениями:
Обязан ли работодатель принимать электронные больничные, читайте здесь.
Вне зависимости от формы листка нетрудоспособности в нем должны быть заполнены две основные части:
В последующих разделах остановимся на новой форме (электронной) больничного листка, что позволит детальнее изучить вопрос «Что такое электронный больничный и как он работает для кадровиков?».
Как работает электронный больничный лист
Возможность оформления электронного листка предусмотрена законом «О внесении изменений…» от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Переходу к электронной форме взаимодействия работодателя и медучреждения с ФСС предшествовала масштабная информатизация системы здравоохранения, без которой наладить электронный документооборот не представлялось возможным.
Для оформляющего электронный больничный сотрудника медучреждения схема действий заключается в следующем:
Для сотрудника (пациента) предусмотрена следующая схема действий в процедуре получения электронного больничного:
О функциях работодателя в процедуре работы с электронным больничным см. далее.
Выбор системы работы с листками нетрудоспособности
Компания вправе выбирать схему работы с листками нетрудоспособности:
В настоящее время бумажный и электронный больничный листы имеют одинаковую юридическую силу, а работодателям предоставлено право выбора системы работы с ними.
Что делать, если работник принес электронный больничный (ЭБ), а ваша фирма еще не подключилась к системе работы с ЭБ, узнайте здесь.
Как оформить переход на электронные больничные читайте здесь.
Применение традиционной системы не избавляет работодателя от поддельных листков нетрудоспособности и необходимости хранения больничных.
Как распознать поддельный листок нетрудоспособности, узнайте из статьи «Действия работодателя с поддельным больничным листом».
Бумажные больничные могут содержать ошибки, допущенные как медучреждением, так и страхователем — это может служить препятствием для своевременной выплаты пособия.
В электронных больничных ошибки практически исключены (или минимальны и быстро исправимы), а существование поддельных листков нетрудоспособности невозможно в принципе. Помимо этого, исключена вероятность утери или порчи электронного листка нетрудоспособности.
Введение электронного больничного сохранило за работодателем обязанность по заполнению своего раздела больничного листа. Его содержание аналогично бумажной форме этого документа.
Учтите, что с 2021 года все регионы перешли на пилотный проект ФСС. То есть работодатель оплачивает только первые 3 дня болезни. Остальные дни оплачивает ФСС напрямую сотруднику. Для этого в фонд нужно отправить пакет документов на выплату пособия.
Как правильно это сделать, узнайте в КонсультантПлюс. Для этого получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Какими сведениями кадровику и бухгалтеру заполнить свой раздел бумажного больничного листа, узнайте из материала «Пример заполнения больничного листа работодателем».
Функции работодателя по работе с электронным больничным
Действия кадровиков по заполнению электронного больничного листа не описаны в федеральных нормативных актах. А отдельные фирмы не имеют в штатном расписании должности кадровика, и его функции выполняет бухгалтер или иной специалист. Количество и состав сотрудников, участвующих в оформлении электронного больничного, а также иные необходимые регламенты компания прописывает и утверждает на свое усмотрение.
При работе с электронными больничными работодателю необходимо учесть следующее:
Обязательно ли работать именно через личный кабинет на сайте ФСС, узнайте здесь.