техника помидор в тайм менеджменте
Как управлять временем по методу Pomodoro: объясняем на томатах
Чтобы все успеть и не сойти с ума, нужно правильно распределить время. Рассказываем, как это сделать по методу Pomodoro.
Причем тут томаты
Представьте, что открываете холодильник, а там ― пять томатов. Какой вы захотите съесть первым?
Вы еще здесь? Тогда продолжаем. Какой помидор вы выбрали? Да, любой подойдет ― подумали вы и сразу ошиблись. Мы здесь не салат готовим. Каждый помидор ― это время для задачи из вашего списка дел.
Эта томатная история началась в конце 1980-х годов, когда итальянский студент Франческо Чирилло понял, что устал. Он много учился каждый день, но не знал, куда уходит время. Пора было что-то с этим делать. Однажды Чирилло решил проверить, сможет ли концентрироваться на учебе хотя бы десять минут. Нужно было засечь время, а под рукой как раз оказался кухонный таймер в виде помидора. Так появился Pomodoro ― метод планирования времени для увеличения продуктивности.
Основная идея ― работать короткими этапами: 25 минут работы, потом ― пять минут перерыва. Во время перерывов ― полная смена деятельности.Такой алгоритм нужно повторить четыре раза, то есть «съесть четыре помидора». А потом ― длинный перерыв, чтобы отдохнуть. Из инструментов понадобится только таймер (форма, цвет и принадлежность к овощам не имеют значения).
Как планировать время по методу Pomodoro
Представьте руководителя проекта по разработке веб-приложения. Каждый его день состоит из разноплановых и срочных задач. Нужно подготовить и согласовать план разработки, следить за процессом и помогать команде. Успевать общаться с заказчиком и собирать обратную связь. В общем, делать все и сразу. Но как, если постоянно приходят коллеги с вопросами?
Давайте посмотрим на правила метода Pomodoro, и как их может использовать руководитель digital-проектов.
Правило томатов № 1 ― выбирайте приоритетную задачу
Не самую большую и сложную, а ту, которая важнее в данный момент. На сегодня у руководителя проекта такой план: поставить задачи команде, составить отчет, встретиться с заказчиком, подготовить доклад к конференции, спланировать следующий этап работы. Project-менеджер оценит ситуацию целиком и поймет, что важно сделать прямо сейчас, а что ― отложить.
Правило томатов № 2 ― концентрируйтесь на одном деле
Даже если вам кажется, что вы можете делать всё одновременно, то сбавьте обороты. Одна задача — на один отрезок времени. Не успели ― начинайте с нее же следующий. Следующая задача ― только после того, как закончили текущую.Когда руководитель проекта работает по методу Pomodoro, то не перескакивает с одного на другое. Если в этом отрезке по плану ― проанализировать результат работы, то этим project-менеджер и занимается, пока не прозвенит таймер.
Правило томатов № 3 ― не отвлекайтесь
Во время работы над задачей ― только работа над задачей. Отключите раздражители, не отвечайте на письма и звонки. Руководитель проекта — потому и руководитель, что он как осьминог решает свои задачи, а еще постоянно отвечает на вопросы команды и заказчика. Но только после того, как прозвенит таймер.
Правило томатов № 4 ― не старайтесь успеть
Если вы завели таймер на 25 минут, это не значит, что цель ― решить задачу за это время, но важна полная концентрация и работа. Если будете стараться успеть, пока не сработал таймер, это может отразиться на качестве. У руководителя проекта не стоит задача успеть за 25 минут решить все дела. Задача в том, чтобы сконцентрироваться на чем-то одном и не отвлекаться, а это сложно сделать в безумном графике project-менеджера.
Правило томатов № 5 ― не пренебрегайте перерывами
Работать много тоже вредно. Короткий перерыв даст возможность восстановить силы, но не выпасть из рабочего процесса. Когда у руководителя перерыв, он идет выпить кофе с командой. Чтобы отдохнуть и отвлечься от работы, нужно полностью сменить род деятельности.
Правило томатов № 6 ― регулируйте нагрузку
Возможно, что лично вам для продуктивной работы мало 25 минут и перерыва в пять. Регулируйте время до тех пор, пока не станет комфортно. Если у руководителя проекта встреча с заказчиком и за 25 минут никак не успеть, то менеджер не сбежит с середины совещания, потому что прозвенел таймер. Зато пометит в ежедневнике, что для встреч с заказчиком нужно запланировать больше времени.
Правило томатов № 7 ― оценивайте результат
Посчитайте, сколько помидоров вам удалось «съесть» сегодня. Если вы не успели сделать что-то важное, пересмотрите процесс. Руководитель проекта всегда оценивает полученный результат. Если не хватило времени ― в следующий раз запланирует на задачу больше. Если за день успел отработать пять помидоров, то завтра постарается улучшить результат.
Важно!
Специфика работы project-менеджера такова, что не все правила метода Pomodoro ему подойдут.
Нельзя игнорировать вопросы команды, поэтому вряд ли получится полностью сконцентрироваться на задаче. Но Pomodoro ― гибкий метод, можно использовать только те принципы, которые вписываются в процесс.
Что общего у томатов и гибких методологий
Метод Pomodoro ― это алгоритм: «спланировать ― выполнить ― проверить ― исправить». Похожим образом работают agile-методологии, например, Scrum.
Теперь вы знаете, что такое Pomodoro. Если хотите научиться управлять временем, это хороший старт, но есть и другие методы.
Если вы менеджер проектов и хотите попасть в сферу digital, то тайм-менеджмент будет полезным навыком, но далеко не главным. Также придется научиться говорить с командой на одном языке, разобраться в технических терминах и циклах разработки ПО.
Если вы ― программист, который хочет стать руководителем, то уже хорошо подкованы в технической сфере. Осталось научиться тайм-менеджменту, тонкостям общения с командой и разобраться в методологиях управления.
Не так важно, на каком вы этапе. Если хотите понять кухню digital изнутри, помните правило: немного теории плюс много практики. Теория есть в интернете и специальной литературе, главное ― обращайтесь к проверенным источникам. Что насчет практики? Выбирайте курсы, где дают не только посмотреть на процесс, но и «потрогать» его. Или, например, как в Skillbox — создать свой проект.
Пишет про управление в Skillbox. Работала координатором проектов в Русском музее, писала для блога агентства CRM-маркетинга Out of Cloud.
Методика Pomodoro: как управлять временем
Одержимость продуктивностью
Тренд на продуктивность может перерасти в одержимость. Преподаватель практической философии в Кремниевой долине Эндрю Таггарт считает, что стремление достичь максимальной производительности теперь похоже на религию. Ее первосвященники — гуру тайм-менеджмента, специалисты по лайфхакам и тренеры продуктивности, учения — методы, инструменты и подходы, а последователи — участники семинаров и студенты курсов.
Тренд подогревают блогеры и технологические лидеры: Илон Маск, Тим Кук, Марк Цукерберг, Билл Гейтс. Например, глава Apple Тим Кук ложится спать в 22:30, а встает в 3:45. Утром он читает около 800 писем, а в 5 утра занимается в спортивном зале. Гендиректор Tesla и SpaceX Илон Маск работает по 80-90 часов в неделю, выпивая восемь банок диетической колы и несколько больших чашек кофе.
По мнению Таггарта, все дело в «Эре буржуазии» — масштабном сдвиге мировоззрения, который начался примерно с 1800 года. Сейчас мы все — буржуа. Там, где аристократы восхваляли героев, а христиане почитали святых, мы почитаем сообразительного торговца и дальновидных предпринимателей.
После Второй мировой войны с ростом ВВП работа занимает центральное место в жизни человека. Американцы из среднего класса покупают собственные дома, начинают ценить удобства и достижения технологий, четко разделяют работу и личную жизнь. Представители поколений X и Y представляют будущее еще ярче, все больше зацикливаясь на работе.
В итоге мы принимаем иллюзию о том, что личная продуктивность — это счастье. Общество труда поощряет постоянную занятость и эффективность, но не дает задать себе самые важные вопросы: «Кто я?», «Зачем я это делаю?», «В чем смысл повседневной рутины?» Без размышлений и ответов на эти вопросы бессмысленно пользоваться методами тайм-менеджмента и техниками повышения продуктивности.
Если вы четко понимаете, зачем работать продуктивнее, освойте одну технику управления временем — метод Pomodoro (помидора). Методика Pomodoro помогает концентрироваться на только одной задаче и не отвлекаться.
Методику придумал итальянский студент Франческо Чирилло в 1980 году. На первом курсе Чирилло готовился к экзаменам и не мог сосредоточиться на учебе. Тогда он завел кухонный таймер в виде помидора на 10 минут, за которые не будет отвлекаться от задачи, а после сделает перерыв. Франческо заметил, что концентрироваться на короткое время проще, и со временем развил свой метод до полноценной системы.
Как работает методика Pomodoro
Метод Pomodoro подходит для учебы и работы. Помидором называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и 5 минут на отдых.
В простом виде он работает так:
Почему стоит использовать метод Pomodoro
Метод помидора помогает успевать больше за меньшее время. При этом его используют и трудоголики: ограничивают себя, чтобы отдыхать. Например, автор материала на habr сократила рабочий день с 10 до 5 часов, а свободное время посвящает супругу, хобби и чтению.
Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.
Вы знаете цену своему времени. Ваше время ценно, независимо от того, платите вы за него или нет. Методика помогает рассчитать стоимость вашего времени и спланировать рабочий день. Если вы научились думать о задачах в помидорках, сможете уложиться в сроки и целевые показатели и сохранить баланс между работой и личной жизнью.
Повышаете продуктивность. Метод помогает сконцентрировать внимание, чтобы успевать больше за то же время. Вы сосредотачиваетесь на одной задаче и управляете отвлекающими факторами: не отвлекаетесь на звонки, письма и побочные задачи.
Управляете ожиданиями. Вы точнее оцениваете, сколько времени уйдет на конкретную задачу. Если знаете, что восьмичасовая работа — это 16 помидорок с перерывами, и вы не успеете сделать их за один день, то не будете обманывать себя и других. Сможете управлять собственными ожиданиями и ожиданиями руководителя, ментора, коллег.
Тренируете силу воли. Вы концентрируетесь на своих целях, потому что сами так решили. Вы не перекладываете ответственность на блокировщики сайтов, помогающие сервисы и других людей.
Предотвращаете выгорание. Запланированные короткие перерывы избавляют от «загнанного» ощущения, сохраняют силы и ресурсы. Вы не переутомитесь и не выгорите, если будете придерживаться этой методики.
Когда метод Pomodoro вам не поможет
Методика Pomodoro не подойдет вам, если:
Как быть с отвлечениями
Pomodoro помогает сконцентрироваться на задаче, но отвлечения все равно появляются. Если вы отвлеклись за 25-минутный отрезок времени, сделайте отметку в списке напротив текущей задачи. Когда закончите все дела из списка, проверьте отметки и подумайте:
Если нужно отойти — остановите таймер и прервитесь. Когда вернетесь, запустите таймер заново и продолжайте работу над недоделанной задачей. Помните: таймер не панацея, но старайтесь не отвлекаться.
Приложения Pomodoro для смартфона и компьютера
Компьютер
Android
25 и 5: как и почему работает метод помидора?
Техника Pomodoro является одной из ключевых в тайм-менеджменте. Её эффективность доказана многими исследователями. Например, Федерико Гоббо и Маттео Ваккари наблюдали за группой программистов, которые работали по технике и без неё. Эффективность работы по методу помидора была выше. Согласно другому исследованию компании Staples, сотрудники, которые работают только с перерывом на обед, наименее продуктивны, чем сотрудники, делающие несколько небольших перерывов во время рабочего дня.
Несмотря на то, что многие о «помидоре» слышали, подробное представление о технике есть не у каждого. Разложили всё по полочкам и подготовили для вас небольшой гайд.
Слушай аудиоверсию этой статьи в нашем подкасте:
Немного из истории
На дворе 1980 год. Студент итальянского университета Франческо Чирилло переходит на второй курс после успешной сдачи экзаменов. Лето проносится незаметно и наступает новый учебный год. Франческо усердно учится и каждый день выполняет домашние задания, приходя домой. Время несется неумолимо, на носу очередная сессия. И тут наш герой осознал, что совершенно не готов к экзаменам. Чирилло не понимал, почему оказался в такой ситуации, ведь в течение семестра проводил за учёбой немало времени.
Чтобы найти ответ на этот вопрос, студент спросил себя: «Смогу ли я по-настоящему заниматься хотя бы 10 минут?». Чтобы цифры не были чем-то эфемерным, Франческо взял кухонный таймер в виде помидора и стал использовать его во время своих занятий. Так у методики и появилось своё название – Pomodoro. Месяцы практики и временны́х экспериментов превратили опыт обычного студента в признанную и всемирно известную технику.
Зачем нужен метод Помодоро?
В отличие от студента прошлого века, мы живём во время постоянных отвлечений, когда умение концентрироваться на одной задаче становится гораздо актуальнее. Помодоро помогает увеличивать продуктивность и делать большее количество дел за меньшее количество времени.
Чирилло выделил следующие задачи для своего метода:
1.Постоянно подогревать желание достигать поставленных целей;
2. Улучшать рабочий процесс;
3. Делать работу более эффективной.
Однако стоит заметить, что Помодоро лишь полезный инструмент для достижения поставленных задач. Остальное зависит от того, кто и как его использует.
В чём суть?
Промежутки рабочего процесса принято условно называть помидорами (мы с вами теперь знаем, почему). 1 помидор = 30 минут. Из них 25 минут – рабочее время, 5 минут – отдых.
Перед тем, как включить таймер, подготовьте список всех задач, которые должны быть выполнены сегодня. Укажите приоритет для каждой: от наиболее важной к наименее важной.
Берем первую задачу, включаем таймер и начинаем работу.
Звонок таймера говорит о том, что у вас есть 5 минут на отдых. Не стоит сразу смотреть на следующую задачу или скроллить ленту в соц.сетях. Расслабьтесь, потянитесь, пройдитесь. Дайте своему мозгу немного отдохнуть. Когда время закончится, снова включайте таймер и погружайтесь в работу.
После 4 выполненных «помидоров» нужно сделать долгий перерыв: от 15 до 30 минут.
Список задач в работе по этой технике очень важен: он поможет вам оценивать свою эффективность. Например, в конце рабочего дня/ недели, можно увидеть, сколько времени было потрачено на ту или иную задачу.
А что с отвлечением делать?
1. Запишите отвлекающий вас фактор (мысль, какое-то действие и т.д.) на листочек, чтобы не забыть, и вернитесь к своей задаче.
2. Если отвлечение очень важно и нет возможности отложить его, поставьте таймер на паузу. Сделайте возле «остановленной» задачи заметку, чтобы после видеть, в какие моменты вы были наименее продуктивны.
Официально эти правило никто не прописывал, они появились постфатум. Чирилло и вовсе настаивал на том, что нет таких отвлечений, которые не могут подождать до конца «помидора».
Оценка
Через неделю работы по этой технике вы сможете посмотреть, сколько «помидоров» вы осиливаете в день. Например, 8-часовой рабочий день равен 14 помидорам.
Эти данные помогут вам при составлении списков задач на день, потому что вы будете знать, какие задачи потребуют больше времени, а какие смогут подождать следующего дня.
Что делать, если задача закончилась, а таймер ещё не прозвенел?
Точно не стоит выключать его раньше времени. Лучше займитесь заданием, которое не входит в ваш текущий список, или распланируйте следующий рабочий день.
Можно ли ставить таймер на большее количество времени?
Франческо считал, что оптимальная длительность рабочего времени – 30 минут. Однако, если вы освоите технику, можете смело экспериментировать с интервалами. Например, устанавливать таймер на 50 минут (45 – работа, 5 – отдых).
Weeek и Pomodoro
Сегодня кухонным таймером почти никто не пользуется. В мобильных и компьютерных маркетах много различных приложений, которые позволяют работать по методу Помодоро.
Не так давно мы создали свой таймер, который вы можете включать, работая над задачами в Weeek. Необходимость пользоваться дополнительными сервисами отпала.
Открываем рабочую область и составляем список задач на день.
Для этого просто укажите дату (чтобы задача отобразилась в вашем личном календаре) и установите приоритет. Если вы работаете в командной области – укажите исполнителем себя, чтобы в календаре отсеять задачи других членов команды.
Когда список составлен, приступаем к настройке таймера:
Вы можете пользоваться стандартным таймингом, о котором мы рассказывали выше (25 и 5), или установить свой.
Готово? Нажимаем «Play» и работаем! Когда время закончится, таймер оповестит вас классическим звоночком о том, что настало время отдыха:)
Приступая к следующему «помидору» нажмите значок повтора.
Техника Помодоро – что это такое и как с ее помощью повысить личную продуктивность
Куча задач, один исполнитель и всего 8 рабочих часов на то, чтобы все успеть и ничего не забыть. Знакомо? Те, кто знает, что такое тайм-менеджмент, наверняка слышали о разных техниках, позволяющих управлять временем. Одной из таких является техника Помодоро. Сегодня я расскажу о том, что это такое, как ее использовать, кому она подходит и как сделать ее максимально комфортной для себя.
Что это такое
Техника Pomodoro, или метод помидора, – это система управления временем, которая позволяет быть более эффективным, но тратить при этом меньше времени. Такая продуктивность выполняется за счет глубокой концентрации и организации небольших перерывов.
История появления термина берет начало в 1980-х годах. Будучи еще студентом, итальянец Франческо Чирилло – ныне мировой гуру тайм-менеджмента – озадачился вопросом о том, куда так быстро уходит время и что с этим можно сделать.
Он решил провести эксперимент и разделил работу над домашним заданием на равные промежутки времени с короткими перерывами. Для самоконтроля он взял обычный кухонный таймер в виде помидора, который заводился на 10 минут. Работа пошла быстрее и продуктивнее. Чирилло знал, что уже через 10 минут сможет отдохнуть, поэтому занимался усерднее.
На итальянском языке такой таймер называется pomodoro, что переводится как “помидор”. Поэтому техника и получила название Pomodoro technique, или техника Помодоро.
Как использовать метод Pomodoro
Помидорная техника очень простая. Таймер – это все, что вам потребуется.
Вот пошаговый алгоритм:
Таким образом, один цикл представляет собой один помидор. Вы работаете 25 минут + 5 минут отдыхаете. Итого получается 30 минут. Это один полный цикл и один целый помидор. За 1 час работы вы выполните 2 помидора, за 2 часа – 4 помидора. После 4 помидоров вам нужно сделать большой перерыв с полной сменой деятельности. После такого отдыха вы сможете с новыми силами вернуться в работу.
Чтобы впоследствии иметь возможность анализировать результаты, все задачи можно фиксировать. Для этого подойдет листок бумаги и карандаш, либо электронный планер:
Почему и как это работает
В тайм-менеджменте есть еще один похожий метод – метод слона. Его суть заключается в том, что вы не приступаете к одной объемной работе сразу, а делите ее на маленькие части и шаг за шагом двигаетесь к большой цели. Другими словами, вы делите “слона” на кусочки и незаметно для себя “съедаете” всего слона целиком.
Помодоро действует по схожему принципу. Когда перед вами стоит большая задача, бывает трудно ее начать и сохранить мотивацию. Но стоит только разделить ее на отдельные маленькие части, да еще и с обязательными перерывами, и работа не кажется столь уж сложной. Ситуация становится управляемой и сводится к тому, чтобы просто сделать еще один шаг.
Кроме того, это отличная тренировка для мозга, который привыкает к высокой концентрации и тем самым помогает вам добиваться успеха.
Система Помодоро подойдет и офисным работникам, и фрилансерам, которые вынуждены самостоятельно контролировать процесс своей деятельности и на этой почве часто прокрастинируют. Многие “свободные художники” смогли с помощью помидорной техники сократить свой рабочий день и освободить время для семьи и хобби.
В чем сила Pomodoro? Подведем небольшие итоги:
Когда принцип не поможет
Pomodoro – это универсальный способ управления временем. Вместе с тем он может не подойти в некоторых случаях:
Но несмотря на перечисленные особенности, технику Помодоро можно тестировать всем без исключения. Во-первых, она применима не только в работе, но и в бытовых делах. А во-вторых, есть некоторые уловки, помогающие адаптировать технику под свои индивидуальные условия. И сейчас узнаем, как это сделать.
Как адаптировать технику под себя
Важно понимать, что техника Pomodoro – это не заключение себя в кандалы, а способ работы с личной производительностью. Она должна помогать, а не создавать лишние проблемы. Поэтому метод можно и нужно видоизменять.
Вот некоторые рекомендации:
Оценка результата
Итоговая оценка важна не меньше, чем сама техника. В конце рабочего дня проанализируйте получившийся список и посчитайте, сколько помидорок вы сегодня выполнили.
Можно еще немного модернизировать технику и начать добавлять в список пометки об отвлечениях. Если в процессе 25-минутной помидорки вы отвлеклись, поставьте какой-нибудь отличительный знак (например, крестик). Можно еще сразу оценивать это отвлечение по шкале важности от 1 до 10.
По завершении всех текущих дел задайте себе несколько вопросов:
Если вы увеличиваете длину активности, обязательно указывайте это в своем планере. Равно как и протяженность передышек. В конце дня вы увидите, как часто вам приходилось отклоняться от плана и как это влияло на работу.
Сервисы и приложения для смартфона и компьютера
Для выполнения техники можно использовать стандартный таймер, который по умолчанию встроен в любой смартфон. Но есть много других удобных программ, которые специально созданы для Помодоро.
Таймеры для компьютера:
Приложения для Android:
Программы для iOS:
Заключение
Итак, мы с вами узнали, что представляет собой метод Помодоро и зачем он нужен. В оригинале его правила куда более жесткие: Чирилло убежден, что любой отвлекающий фактор может потерпеть 20–25 минут, а потому не рекомендует ставить таймер на паузу. Кроме того, создатель техники поощряет низкотехнологичный подход с применением обычного механического таймера, который своим тиканьем должен напоминать о течении времени.
За время существования Pomodoro тысячи людей научились работать более продуктивно, по-разному адаптируя методику и находя оптимальные для себя вариации. Не бойтесь экспериментировать, но помните, что самое главное – это научиться грамотно распоряжаться временем, а не загонять себя в угнетающие рамки.
Если вы хотите узнать больше о практике применения помидорной техники, рекомендую к прочтению книгу “Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией” от автора оригинальной методики Франческо Чирилло. Судя по отзывам, в ней есть масса информации, которая оказалась в новинку даже для тех, кто думал, что знает о Помодоро все.
Благодарю за внимание. Успехов вам во внедрении новой техники в деловую и повседневную жизнь.