деловое письмо какой шрифт

Записки недизайнера

В погоне за вчерашним днём

July 2013

Подробно о шрифтах для деловой переписки

Большинство шрифтов используется для деловой переписки разного рода, а значит, шрифт должен соответствовать писаным и неписаным правилам корпоративного мира. Текстовой набор для бизнеса должен выглядеть абсолютно серьёзно и отвечать поставленным целям незаметным и солидным образом. Гарнитуры вроде Times New Roman и Helvetica прекрасно подходят под это описание, не столько из-за особой практичности, сколько из-за отсутствия индивидуальности. Небольшое послабление строгому дресс-коду могут составить Palatino или Frutiger.

В целом несложно различать области бизнеса по принятым у них шрифтом: чем ближе профессия к технике, тем более холодным и строго спроектированным шрифтам отдают предпочтение (Univers для архитекторов), чем более традиционно ремесло, тем более классицистические шрифты применяются (Bodoni у банкиров).

Составляя каталог деталей машины или инструкцию по пользованию огнетушителем, вы не слишком заботитесь об изящно изогнутых засечках или классицистическом контрасте. Главное, чтобы буквы были хорошо различинмы, компактны, чтобы их побольше уместилось в ограниченном пространстве (если вообще места когда-нибудь бывает достаточно), чтобы они выдерживали суровые условия печати и копирования.

Как добиться того, чтобы сообщение по факсу выглядело прилично и читаемо?
Для факса следует выбрать устойчивую чёткую гарнитуру (без тонких штрихов и изящных форм). Шрифт должен выдержать сканирование с последующей печатью при низком разрешении в 200 dpi и с искажениями от передачи сообщения. И с искажениями от передачи сообщения. Большинство гарнитур, происходящих от машинописных шрифтов, например Letter Gothiс и светлый Courier, не очень подходят для факсов. Не годятся и традиционные книжные шрифты вроде Caslon или Garamond, если они набраны кеглем ниже 14 пунктов.
Кроме того, следует избегать жирных линеек и рамок (они искажаются при передаче), шрифта мельче 9 пунктов; толстых линеек для письма (они лишь искажают рукописный шрифт, которому должны помочь); набора в самом низу страницы (иначе факс будет сканировать весь лись даже при небольшом размере текста). Постарайтесь оживить текст небольшими картинками: например, используйте изображение телефона, стрелки для обозначения «кому» и «от кого», маленький домик для адреса, указующий перст или треугольник как указатели в списках.

Обратите внимание на шрифты с более узкими, чем обычные, пропорциями: News Gothic, узкие начертания гарнитур Univers, Minion, Frutiger. Эти шрифты сделают ваши отчёты и таблицы необычными: они будут не только лучше смотреться, но и станут лучше читаться.

Источник: Э. Шпикерман «О шрифте».

Posted on Feb. 10th, 2013 at 12:22 am | Link | Leave a comment | Share | Flag

Источник

Выбираем шрифты для письма: стильные, уместные, безопасные

Написать рассылку — это полдела, нужно ее еще и оформить! Мы уже говорили о дизайне рассылок в целом, а теперь расскажем, как подобрать верный почтовый шрифт для своих писем. Поговорим о видах шрифтов, различии их задач, а также расскажем, какие нюансы надо учитывать при выборе шрифта.

Содержание

Популярные шрифты для письма

Прежде чем разбираться с отдельными шрифтами, нужно познакомиться с их делением на классы — антиквой и гротеском. У антиква-шрифтов, или serif, на концах линий есть небольшие завитушки или точки. Гротеск, он же sans serif, — буквы без «украшений». Вот сравнение, чтобы было понятнее:

Сравнение шрифтов sans serif и serif

Эти два класса шрифтов используются для разных целей, дальше в статье поговорим о них подробнее. А теперь давайте посмотрим на самые популярные почтовые шрифты.

Times New Roman

Этот компактный, но четкий шрифт был разработан специально для газеты The Times в 1932 году, чтобы сэкономить место при наборе и при этом повысить читабельность.

Начертание шрифта Times New Roman

Сейчас его можно часто увидеть в русскоязычных официальных документах, им оформляют работы в школах и вузах. Если нужен серьезный тон, Times New Roman — ваш вариант, но лучше выбрать кегль на единичку крупнее, чем обычно.

Для наглядности мы набрали лид дайджеста от SendPulse антиква-шрифтом Times New Roman:

Шрифт Times New Roman в дайджесте от SendPulse

Georgia

Похож на Times New Roman, но предназначен для использования в вебе. Это чувствуется — буквы более крупные при том же кегле и более широкие, выглядят уже не так официально.

Начертание шрифта Georgia

Отличительная особенность Georgia — цифры. Они кажутся «прыгающими» из-за выносных элементы снизу и сверху. Ни в коем случае не заменяйте их цифрами из других шрифтов — будет выглядеть странно. Лучше просто выберите другой шрифт.

Так выглядит лид, набранный антиква-шрифтом Georgia:

Шрифт Georgia в дайджесте от SendPulse

Arial

Этот шрифт не оригинален — он почти копирует классический гротеск Helvetica, один из самых распространенных в мире шрифтов.

Начертание шрифта Arial

Мы рекомендуем использовать именно Arial, потому что он входит в число системных шрифтов и для Windows, и для MacOS. Helvetica предустановлена только на MacOS.

Вот так выглядит лид, набранный гротеск-шрифтом Arial:

Шрифт Arial в рассылке от SendPulse

Verdana

Verdana — веб-шрифт, разработанный специально для чтения с экрана.

Начертание шрифта Verdana

Если вам нравится такой шрифт, но хочется более плотного начертания, обратите внимание на Tahoma — ближайшего родственника Verdana.

Так этот шрифт выглядит в письме:

Лид, набранный шрифтом Verdana

Как выбрать себе шрифт для писем

Если у вашей компании есть разработанный стиль, значит, есть и брендбук — документ, в котором прописаны все используемые цвета и прочее элементы, в том числе и шрифты. Если брендбука нет, подберите почтовые шрифты, которые подходят по стилю вашей компании. Вот несколько советов, чтобы найти подходящий.

Обратите внимание на веб-безопасные шрифты. Они предустановлены практически в любой операционной или почтовой системе. Это значит, что вам не нужно покупать этот шрифт — он уже есть на стороне пользователя. Лишь уточните в коде письма, какой именно шрифт отобразить, когда будете делать рассылку.

Вот список основных веб-безопасных шрифтов:

Без засечек

С засечками

Выбирайте почтовый шрифт, который уместен. Сложно относиться серьезно к деловому тексту, если он набран Comic Sans. Сравните сами:

Сравнение шрифтов Comic Sans MS и Arial

Выбор шрифта — серьезное дело. Если не уверены в собственных силах, обратитесь к дизайнеру.

Выберите не больше трех почтовых шрифтов. Один найдите для основного текста, другой — для заголовков, и на крайний случай — декоративный, для ярких надписей на баннерах. Если нужно выделить важные части текста, лучше использовать разные начертания одного шрифта.

В письме магазина Michael Kors сочетаются гротеск и антиква. Похоже, для главной надписи на баннере использован тот же шрифт, что и в логотипе. Таким же или очень похожим шрифтом набраны более мелкие строчки на баннере и под ним, а на верхней строке сделан акцент с помощью шрифта с засечками:

Сочетание шрифтов в рассылке интернет-магазина Michael Kors

Антиква — для длины, гротеск — для краткости. Если нужно писать большие блоки текста, выбирайте шрифты с засечками: в типографике считается, что их читать легче. Если нужно написать пару предложений, то используйте шрифт без засечек, он меньше выделяется на однородном фоне и не отвлекает на себя внимание.

Впрочем, в своем почтовом ящике вы наверняка найдете и длинные тексты гротеска, и короткие блоки, набранные антиквой. Например, портал MarketingProfs использует антикву для заголовков в дайджесте:

Шрифт-антиква в рассылке портала MarketingProfs

А рассылка Greenpeace набрана гротеском, несмотря на большой объем текста:

Рассылка от Greenpeace, набранная шрифтом-гротеском

Нюансы при выборе почтового шрифта

Еще несколько тонкостей, которые помогут создать хорошее шрифтовое оформление вашего письма.

Проверьте, есть ли все нужные символы и начертания

Шрифт состоит из глифов — этим термином называют буквы, цифры и всякие специальные символы, то есть все элементы шрифта. Проверьте, есть ли в понравившемся вам шрифте все глифы, которые могут понадобиться в рассылках. Например, знаки валют, надстрочные и подстрочные символы и так далее. Иначе придется подставлять их из другого шрифта, и будет некрасиво.

В начале статьи мы показали шрифт Georgia c «прыгающими» цифрами. Смотрите, что получится, если заменить их на цифры из Times New Roman:

Цифры из Times New Roman в тексте, напечатанном Georgia

Дизайнер сразу заметит несоответствие. Если вы не дизайнер, присмотритесь: цифры из Times New Roman явно тоньше в линиях и выглядят более бледными, к тому же выбиваются из общих очертаний Georgia.

Декоративные шрифты вставляйте картинкой

Если используете редкий декоративный шрифт, в письмо его лучше вставлять изображением. Тогда меньше риска, что у получателя не окажется красивого почтового шрифта и надпись отобразится Arial.

Если присылаете письмо, где важный текст оформлен как изображение, помните, что у некоторых пользователей загрузка картинок по умолчанию отключена. Чтобы смысл письма от этого не пострадал, не забывайте прописывать alt текст к изображениям. Об особенностях работы с изображениями, шрифтами и другими элементами при верстке писем расскажет наша статья.

Выбирайте запасной шрифт для каждого уровня текста

При верстке письма всегда выбирайте несколько шрифтов для каждого уровня текста с помощью свойства font-family. Если на компьютере пользователя нет основного указанного шрифта, отобразится запасной. Например, font-family: Helvetica, Arial, sans-serif означает, что текст отобразится у получателя шрифтом Helvetica, а если этого шрифта нет, то Arial. Если нет обоих, то любым системным шрифтом без засечек.

Что стоит запомнить

Шрифты делятся на две группы:

Антиква подходит для длинных текстов: считается, что она облегчает чтение. Гротеск хорошо смотрится в маленьких текстовых блоках, потому что меньше выделяется на однородном фоне и не забирает на себя внимание.

Какой вид шрифта использовать — решать вам. Во многих email рассылках и для длинных, и для коротких текстов используют гротеск. Но с любым шрифтом нужно учитывать несколько нюансов:

При выборе обратите внимание на веб-безопасные шрифты. Они гарантированно отобразятся на устройстве пользователя, так что дизайн письма будет выглядеть, как задумано.

Вот список веб-безопасных шрифтов:

Шрифт — важная часть дизайна email-рассылок. С помощью советов из этой статьи выберите себе шрифт и создайте стильное и эффективное оформление для писем. Регистрируйтесь в SendPulse, чтобы делать классные рассылки без дизайнера и программиста!

Источник

Новый гост для оформления документов

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

Зачем гост для документов

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

Минимальные поля для всех документов:

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

Источник

Использование шрифтов в официальных документах по ГОСТу

Слово «шрифт» произошло от немецкого schreiben — «писать». Это комплект букв, цифр и других символов, разработанных в едином стиле. Каждый такой набор имеет свое название (тип) на латинице и характеристики: размер, начертание, насыщенность, емкость, удобочитаемость.

Официальные документы

Составление основной массы официальных печатных документов не регламентируется строго по ГОСТу. Шрифт подбирается исходя из области применения. Так, в бухгалтерском деле важна хорошая читабельность цифр; для документов, обрабатываемых преимущественно в электронном виде, используются стили, удобные для чтения с монитора (Arial, Helvetica, Verdana); где-то отдают дань печатной машинке и применяют системы с одинаковой шириной символов (Courier). Обычно ведомства или крупные предприятия разрабатывают свои внутренние стандарты для ведения документооборота, которых и придерживаются все исполнители этой организации.

Безусловным лидером до недавнего времени являлся Times New Roman. Это и понятно, именно он был предустановлен в программе Word, самом распространенном редакторе текста. C 2007 года стандартным шрифтом для документов в Word русской версии стал Calibri. С развитием информационных технологий, особенно в банковской сфере, стала нарастать популярность рубленых (или гротескных) шрифтов, к которым относятся уже упомянутые Arial и Helvetica. Однако свобода в выборе стиля не отменяет принципов разумности. Набранный текст не должен выглядеть слишком вычурным, поэтому для документации не рекомендуются декоративные шрифты. Они больше подходят для рекламы, да и то дозировано.

Итак, не столь важно, какой шрифт используется в документах. По ГОСТам определены лишь наиболее значимые параметры наборов символов. Один из них — это размер. При компьютерном наборе он должен составлять не менее 12 пунктов (он и является наиболее употребительным). Только в таблицах допускается более мелкий шрифт. Один пункт приравнивается к 0.3528 мм или примерно 1/72 дюйма. Часто применяется и 14-й шрифт.

Техническая документация

Строго говоря, эти ГОСТы также не определяют выбор шрифтов. Наоборот, они даже допускают использование нескольких гарнитур для привлечения внимания к тем или иным участкам текста. Под гарнитурой понимается совокупность одного или нескольких близких шрифтов, одинаковых или разных размеров и начертаний, объединенных единым стилем.

Параметры страницы

В Ворде стандарты предписывают установить следующие настройки:

Регламентируются также отступы в Ворде. По ГОСТу 7.32−2001 они такие:

Эти требования обязательны для печатных отчетов о научно-исследовательских работах. Для остальной документации они носят рекомендательный характер.

Существует также ГОСТ Р 6.30−2003. Он устанавливает опять же рекомендуемые (необязательные) требования для состава реквизитов документов и их оформления, а также для унифицированных бланков. Поля в Ворде по ГОСТу Р 6.30−2033 должны быть: верхнее, нижнее и левое — не менее 20 см, правое — не менее 10 мм. Это не противоречит предыдущим рассматриваемым ГОСТам. Для некоторых бланков возможен формат бумаги A 3.

Итак, мы выяснили, что для различных документов шрифт подбирается исходя из целесообразности, максимально удобочитаемый. Так, для распечатываемых впоследствии документов хорошо подходит Times New Roman. Во многих организациях он используется до сих пор, хотя в последних версиях Ворда маркетологи Microsoft от него отказались как от стандартного. Правда, в последнее время он стал уступать так называемым рубленым шрифтам, тому же Arial. Это связано с увеличением электронного документооборота. Однако ГОСТы предъявляют требования к оформлению печатной страницы в целом и к характеристикам шрифтов в том числе.

Видео

Из этого видео вы узнаете, как форомлять текстовые документы в Microsoft Word.

Источник

Правила ведения деловой переписки. Оформление делового письма

Достаточно часто первый деловой контакт – это письмо, и если не придавать должного внимания этикету делового письма, то знакомство может не состояться и вы можете потерять клиента и делового партнера.

Очень важно уметь правильно писать деловые письма, благодаря чему складывается благоприятное впечатление о вас лично и о компании в целом.

Правила составления деловой корреспонденции и ведения переписки сформировались более 150 лет назад. Принято считать, что впервые они были введены в Англии. При составлении деловых писем зарубежным и отечественным партнерам стоит учитывать некоторые особенности. о которых будет сказано чуть ниже.

Но, несмотря на различия, есть и общие правила, которые характерны как для российского, так и для зарубежного этикета делового письма.

Во-первых, перед тем как начать писать письмо деловому партнеру, стоит определиться по следующим пунктам:

1. Вид письма (сопроводительное, письмо-заказ, письмо-извещение, письмо-заказ, письмо-напоминание, письмо-презентация, письмо-отказ, гарантийное письмо и т. д.).

2. Предполагается ли получение ответного письма. В некоторых ситуациях ответ не письмо не требуется, например письмо-презентация.

3. Будет ли содержание письма однозначно и точно понятно вашему адресату. Не возникнут ли неясности относительно вопроса переписки?

Во-вторых, тон письма должен быть корректным, даже если это письмо-претензия. Вежливое и простое изложение вопроса звучит убедительно и, как правило, избавляет от излишней переписки. Следует также избегать неточностей и двусмысленности формулировок, слишком частого употребления профессиональных терминов и ненужных сокращений, поскольку это может привести к необходимости последующих уточнений и в итоге к затянувшейся переписке.

В-третьих, деловое письмо должно быть написано только на фирменном бланке организации, сотрудником которой вы являетесь. Фирменный бланк – это своеобразная визитная карточка компании, поэтому к письму следует относиться с особым вниманием.

В-четвертых, письмо должно состоять из нескольких абзацев, в каждом из которых выражается законченная мысль. Абзацы должны быть не слишком длинными, чтобы текст было легко читать. Можно следовать правилу: первый и последний абзацы – не более четырех машинописных строк, а все остальные – не более восьми. Абзац, содержащий менее четырех строк, нецелесообразно переносить на следующую страницу. В деловом письме лучше избегать переносов слов.

Письмо надо набирать шрифтом Times New Roman Cyr размером 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 и Times DL размером 12, 13, 14 через 1–2 межстрочных интервала.

При оформлении деловых писем номер страницы указывают в нижнем правом углу, а в других деловых документах –вверху посередине страницы.

На бланках формата А4 текст письма рекомендуется набирать через 1,5–2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее – через один. Реквизиты, состоящие из несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал.

В нашей стране порядок оформления документов регламентируются нормативными документами, и в первую очередь ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации».

ГОСТом установлено два стандартных формата бланков документов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Каждый документ, написанный как на бланке, так и просто на листе бумаги, должен иметь поля (не менее): левое – 20 мм; правое – 10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм.

Такие требования к оформлению документов закреплены российским законодательством, но можно соблюдать их и при составлении деловых писем зарубежным партнерам.

При обращении в письме такие слова, как «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и т. д., следует писать полностью. В противном случае получатель может подумать, что вы на самом деле не сильно его уважаете. Не стоит писать «Ув. г-н директор». Такое сокращение неуместно и звучит непочтительно.

В официальных письмах не принято обращение к адресату на «ты», даже если вы достаточно близко знакомы и вас связывают не только деловые, но и дружеские отношения с данным человеком.

Пример из жизни
Алексею американская привычка обращения на «ты» стоила потери высокооплачиваемой работы. Проработав в США достаточно долгое время и привыкнув обращаться к своему американскому начальнику просто «Джонни», Алексей в письме к потенциальному российскому работодателю обратился на «ты»: «Дорогой Николай!» Такое приветствие глава российской компании воспринял как фамильярное и панибратское. В России обращение по имени-отчеству – это знак уважения и способ соблюдения определенной дистанции и субординации. После получения письма дальнейших контактов со стороны работодателя не последовало, а соискатель долго думал, в чем проблема.

При оформлении делового письма российскому партнеру важно соблюдать еще несколько правил.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору
ОАО «АльфаЮвелир»
В. А. Лагунину

АО «БетаЮвелир-Холдинг»
главному бухгалтеру
В. М. Кочетову

В случае если вы используете сокращения «г-ну», «г-же», то сначала надо написать фамилию, после инициалы получателя.

Документ должен быть адресован не более чем четверым получателям. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не пишут. Если число получателей больше, составляют список рассылки документа.

При отправлении письма юридическому лицу, в адрес организации, указывают его наименование, затем почтовый адрес.

Профсоюзная ул., д. 82, Москва,

При отправлении документа физическому лицу сначала указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Образцову О. П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264

Отметку о приложении, названном в тексте письма, оформляют следующим образом.

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо содержит приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

1. Положение о ведении внутреннего учета на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов отдела продаж на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если приложение отправляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. – только в первый адрес.

В состав реквизита «подпись» входят:

— указание должности лица, подписавшего документ: полное – если документ оформлен не на фирменном бланке, сокращенное – если документ оформлен на официальном бланке компании;

— расшифровка подписи (фамилия, инициалы).

ООО «Гамма-ювелир» Личная подпись А. А. Борисов

На фирменном бланке компании:

Генеральный директор Личная подпись А. А. Борисов

На письменный запрос следует отвечать в течение 10 дней после его получения.

На послания, полученные по факсу и по электронной почте, следует отвечать в течение 48 часов, не считая выходных.

Источник