документ в электронной форме какой формат

Форматы и формы электронных документов. В чем разница?

Вопросы о том, чем отличается форма электронного документа от формата, появились с тех самых пор, когда Федеральная налоговая служба дала добро на использование в налоговом учете электронных первичных документов. Произошло это более трех лет назад. Тем не менее, данные понятия путают до сих пор. Давайте разбираться, что есть что.

Ваша компания до сих пор обменивается бумажными документами?

Что такое форматы электронных документов?

Чтобы ответить на этот вопрос, начнем с небольшой классификации. Весь перечень документов, используемых сегодня в организациях, можно разделить на две группы:

В данном случае нам интересны документы первой группы, которые по законодательству разрешено создавать, передавать и хранить в электронном виде. Правда, стоит иметь в виду, что к форматам некоторых электронных документов закон предъявляет жесткие требования, равно как и к форме ряда электронных документов.

.XML – единый формат учетных документов

Все электронные документы (далее – ЭД), которые применяет ваша организация в работе, делятся на формализованные и неформализованные.

ЭД, формат которых четко описан и определен законодательством, называются формализованными. К ним относятся: счет-фактура, накладная ТОРГ-12 и акт выполненных работ.

Все остальные ЭД (счета на оплату, письма, доверенности, паспорта сделки и др.) являются неформализованными. Особых требований к их форматам не существует. Форма данных электронных документов так же не важна.

Форма электронного документа – не есть его формат

Шаг за шагом мы приближаемся к пониманию того, что представляет собой формат электронного документа. На самом деле определений данного понятия может быть несколько. Это и структурированный набор данных, удобный для хранения и автоматической обработки. Форматом можно назвать и закодированную текстовую информацию, которая отвечает за распределение и представление данных в ЭД.

Теперь перейдем к форме. Если формат отвечает за «внутреннее содержание», то форма электронного документа являет собой его «лицо». Другими словами, то, как выглядит ЭД на экране компьютера или на бумаге, и есть его форма. Для некоторых документов закон определяет жесткую форму. Это в первую очередь касается счета-фактуры, форма которого утверждена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137.

Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов

Итак, давайте сделаем выводы. Среди всего массива форм и форматов существуют обязательные к применению и рекомендованные. Чтобы раз и навсегда уяснить положение дел с формами и форматами электронных документов, просто ознакомьтесь со следующей таблицей.

Таблица 1. Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов

Автор: Герасимова Евгения, PR-специалист Synerdocs

Источник

Почему от электронных документов не отвертеться: единые стандарты, форматы и цифровизация не только бизнеса

Одна из проблем обмена электронными документами — приведение их к стандарту. Например, акт на услуги у каждого может быть свой — как отправить его контрагенту, чтобы тот открыл его в неискаженном виде? Да и загружать в 1С стандартные документы проще. Для некоторых форм стандарт уже существует, для других разрабатывается. Бюджетные учреждения, которые активно переходят на работу с ЭДО, уже обязаны использовать документы в установленном формате. Но и коммерческие организации ждет то же самое.

Что касается законодательства по электронному документообороту, то оно выглядит сильно разбросанным по разным нормативным актам, например:

Это только часть, остальное нужно искать как в федеральном законодательстве, так и в отдельных постановлениях и приказах, отраслевых документах. ФНС также регулярно дает разъяснения и инструкции по работе с электронными документами.

Бюджетные учреждения руководствуются своими законами, так 48-ФЗ от 31 июля 2020 г. (еще не вступил в силу) регулирует в т. ч. и обмен электронными документами в рамках контроля.

В 2021 году ЭДО стал для многих обязательным:

Все это говорит о том, что поздно быть страусом и прятать голову в песок — ЭДО все равно плавно распространиться на всех. Те, кто раньше начнет с ним работать, получат преимущество перед теми, кто отложит внедрение до последнего момента.

Подключите Астрал.ЭДО для обмена документами с контрагентами — начните трансформацию своего бизнеса уже сейчас.

Для решения других задач у нас есть отдельные решения, например, Астрал.Маркировка — это работа с маркировкой от и до, начиная от получения КЭП и кодов и заканчивая продажей.

Стандарты и форматы электронных документов

Они устанавливаются например международными стандартами — ISO 22310:2006 и ISO 15489-1:2001. Национальными, например — ГОСТ Р ИСО 22310-2009 СИБИД и ГОСТ Р ИСО И другими, устанавливающими требования к формату и структуре конкретного документа.

Утверждаются требованиям к форматам электронных отчетов. В частности Приказ ФНС России от 24.12.2020 № ЕД-7-26/945@ вносит изменения в формат электронного расчета 6-НДФЛ (xml).

Для чеков онлайн-касс тоже существуют требования к форматам (приказ от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@).

Обычно такая информация пользователям не особенно интересна. Но проблема в том, что если вовремя не обновить свою учетную программу, где формируется отчетность или электронные документы, то при отправке вам будет выдана ошибка о неверном формате файла. И пока вы не проведете обновление и не переформулируйте документы, отправить их не сможете.

Отправлять чеки не соответствующие формату (для этого потребуется обновить прошивку кассы) в ОФД либо не получится (также будет отражаться ошибка), либо даже если они уйдут ФНС посчитает это нарушением. Нарушение = штраф.

Астрал Отчет 5.0 для отправки отчетности во все контролирующие органы, автоматическое обновление, всегда актуальные формы в нужном формате.

Влияние на ЭДО со стороны государства

Мы уже сказали, что бюджетников сплошь и рядом переводят на электронный формат. В той же поликлинике врачу нужно заполнять ваши данные в специальной системе, ФСС принимает больничные в электронном виде, можно получить в электронном формате выписку из ЕГРЮЛ, реестра недвижимости, вообще многие документы переходят в электронный вид.

Для коммерческих организаций ФНС разработала Концепцию развития ЭДО, о которой мы уже рассказывали. На что она направлена:

Астрал-ЭТ это электронная подпись для отправки отчетности, работы с ЭДО, участия в торгах, получения госуслуг и других случаев. Простая заявка, быстрый выпуск, безбумажное продление.

Есть и другие цели, например, организация международного обмена документами.

Не только бизнес становится цифровым. Мы с вами каждый день пользуемся различными платформами и сервисами, оказывающими электронные услуги и присылающими нам жокументы в электронном виде. К примеру, при заказе еды можно получить чек на электронную почту, самозанятые используют приложение Мой налог, чтобы передавать своим клиентам чеки и отражать платежи, с его помощью можно и налог оплатить, после получения извещения от ФНс о его сумме (тоже в виде электронного письма).

А скоро и паспорта будут цифровыми — пилотный проект в Москве по внедрению электронных паспортов собираются запустить до конца этого года.

Источник

Требования к формату электронных документов

Повсеместное развитие и распространение электронного документооборота в очередной раз поднимает вопросы, связанные с переводом форматов документов из бумажного в электронный вид. Какие документы имеют единый формат? Какие документы следует перевести в электронную форму? Будем разбираться в настоящей статье.

Дело в том, что далеко не каждый экземпляр бумажного документа может быть «оцифрован», другими словами, переведен в электронную форму. Например, сюда можно отнести копию счета-фактуры для передачи принципалу, декларацию соответствия, ТТН. Перечисленные документы пока еще необходимо вести в бумажном виде.

Однако, не за горами смена ситуации с товарно-транспортными накладными – правительством разрабатываются изменения к законодательству, которые позволят организациям работать с электронными ТТН.

Формат электронных документов

В современных компаниях используют две разновидности документации:

Документы, которые могут быть использованы и электронно, и в бумажном виде;

Документы, которые могут быть использованы только в бумажном виде.

Все электронные документы, которые создаются в системе электронного документооборота и передаются по телекоммуникационным каналам связи в ФНС, имеют единый формат .xml.

Виды электронных документов

Выделяют формализованные и неформализованные электронные документы. Под формализованной подразумевается документация, формат которой определен законодательством. Под неформализованной подразумевается документация, формат которой определяет каждая организация.

Следует отметить, что существуют два типа электронных документов, которые имеют наряду с форматом и утвержденное содержание. Сюда относятся счета-фактуры и акты выполненных работ/накладные по форме ТОРГ-12 (в последних должны быть указаны обязательные пункты).

Чтобы ваши документы и отчеты всегда сдавались в правильных формах и форматах, используйте СБИС Электронная отчётность. В СБИС вы будете оперировать актуальными формами отчетности, которые проходят перед сдачей обязательный форматно-логистический контроль.

Как придать юридическую силу электронным документам?

Чтобы электронный документ имел юридическую силу, необходимо, чтобы:

В нем были указаны обязательные реквизиты;

Его автор имел право создания и подписи документов;

Он был целостным и подлинным.

Являясь реквизитом документа, электронная подпись также обеспечивает соблюдение второго и третьего требования для придания электронным документам юридической силы.

Электронную подпись для ЭДО и для других целей вы можете получить в нашем Центре ЭЦП.

Существует ряд законов, которые регламентируют использование технологий электронного документооборота:

63-ФЗ позволяет считать электронные документы, подписанные цифровой электронной подписью, равнозначными бумажными документам, подписанным собственноручно и с печатью;

149-ФЗ позволяет рассматривать процедуру обмена электронными сообщениями, которые подписаны цифровой электронной подписью, в качестве обмена документами;

402-ФЗ позволяет составлять и подписывать электронно первичную бухгалтерскую документацию (в первую очередь, акты и товарные накладные);

Статья 169 часть вторая Налогового кодекса Российской Федерации позволяет составлять и подписывать электронно счета-фактуры;

ПП-1137 устанавливает регламенты по заполнению и исправлению электронных счетов-фактур, а также правила по их регистрации в журналах учета.

К первичной бухгалтерской документации относятся:

Товарные накладные, акты и счета-фактуры.

Каждая хозяйственная документация должна быть оформлена любым допустимым видом первичного документа, подтверждающим свершившийся факт деятельности организации. Поэтому первичные документы, как бумажные, так и электронные, должны содержать весь перечень обязательных реквизитов, начиная с названия документа и даты его составления, наименования организации и описания сделки, заканчивая суммой и единицами измерения, подписями и указанием лиц, подписавших его. Оформление хозяйственных операций на основе первичных документов регламентируется законом «О бухгалтерском учёте».

Таким образом, строгая регламентация и наличие электронной подписи придает электронным документам юридическую значимость. А экономическая целесообразность внедрения ЭДО делает этот процесс выгодным для предприятий. Что, в свою очередь, означает скорый и повсеместный переход бизнеса на «цифру».

А наши специалисты расскажут, как еще вы сможете автоматизировать ваш бизнес со СБИС.

Источник

Формат электронных документов

Из нашей статьи вы узнаете:

Разбираемся, какую документацию можно перевести в ЭДО, и для каких документов закон устанавливает единый формат.

Электронные и бумажные документы

Не все документы можно перевести в электронный вид — копии счетов-фактур для передачи принципалу, декларации соответствия и товарно-транспортные накладные (ТТН) всё ещё необходимо иметь на бумаге.

Ситуация с ТТН в скором времени поменяется — правительство разрабатывает поправки в закон, которые позволят любым компаниям использовать их электронно.

Форма документа и закон

Электронные документы (ЭД) бывают неформализованными и формализованными.

Большая часть документов — неформализованные, то есть их форму определяет организация, а не закон.

Формализованные документы — это счёт-фактура, универсальный передаточный документ и их корректировки. Формат этих документов прописан в приказах Федеральной налоговой службы:

Форматы документов ЭДО

Первичная учётная документация. Закон «О бухгалтерском учёте» требует оформлять хозяйственные операции в первичных учётных документах, скреплённых цифровой подписью. В структуру первички входят:

Счёт-фактура. Необходим для подсчёта НДС. Счёт-фактуру регистрируют в книге продаж, журнале учёта счетов-фактур и хранят 4 года. Подписывает документ только руководитель организации, а обмениваются счётами через оператора ЭДО.

Корректировочный счёт-фактура. Составляют, если цена товара изменилась в сравнении с первоначальным счётом. Для корректировочной версии действуют те же правила.

Отдельные правила регулируют документы в фармацевтической отрасли:

Протокол согласования цен. Обязательный при поставке жизненно важных лекарств. В нём указываю цену лекарства от производителя и допустимые законом надбавки. Рекомендуемая форма прописана в постановлении Правительства №1683;

Реестр сертификатов. Содержит информацию о продуктах, для которых требуется сертификация. В ЭД указывают серию, номер, срок действия и название органа, выдавшего сертификат. Реестр требуют при поставке лекарств. Форма документа свободная.

«1С-ЭДО» от компании «Астрал» работает с любыми форматами ЭД. Система поддерживает роуминг со всеми операторами, интегрируется в «1С:Предприятие» и автоматически заполняет журнал ЭД.

Оставьте заявку для установки «Астрал.ЭДО/1С-ЭДО» на сайте.

Источник

Что такое электронный документ и какова его юридическая сила?

Согласно п.11.1 ст.2 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», электронный документ — это «документированная информация, представленная в электронной форме». При каких условиях он приобретает юридическую значимость?

Согласно п.11.1 ст.2 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», электронный документ — это «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Юридическую значимость документу — как бумажному, так и электронному — придает его содержимое и подписи.

В то же время при работе с электронными документами необходимо учитывать и другие условия:

Все эти условия должны быть выполнены при необходимости. Остановимся на каждом подробнее.

1. Нормативный акт

Все документы, которые обязаны составлять организации, прописаны в нормативных актах: для счетов-фактур – ст. 169 НК РФ, для первичных документов – ст. 9 №402-ФЗ, договор в ГК РФ и т д. Если в нормативном акте нет прямого указания, что документ составляется только на бумаге, значит, его можно составлять и выставлять в электронном виде.

Документы представляют третьим лицам: факторинговым компаниям, банкам, налоговой, прокуратуре и прочим контролирующим органам. На данный момент не все контролирующие органы могут принять и обработать электронные документы. По специфическим документам придется спросить мнение органа. Например, по поводу товарно-транспортной накладной (ТТН) закон 402-ФЗ говорит, что документ может быть составлен в электронном виде, но ТТН необходима водителю в пути для предъявления ГИБДД. И иной возможности ее предъявить, кроме как на бумаге, у водителя нет.

2. Содержимое и форма

Документ — это информация, и неважно, в каком виде составлен документ, он должен содержать одинаково важную информацию о сделке. Есть обязательная информация (например, для первичных документов она перечислена в ст. 9 закона №402-ФЗ), без которой документ не имеет юридической силы, а есть необязательная. Обязательность диктуется законодательством и объясняется очень просто: чтобы контролирующие органы смогли прочесть документ и определить, что за событие произошло в их хозяйственной жизни, им нужно минимум этой информации. Все прочее организации могут либо не указывать, либо писать, как им угодно. Что организации и делали, изобретая свои формы, добавляя свои графы и столбцы, согласовывая друг с другом порядок составления документа.

3. Формат

Документ, как говорилось выше, представляет собой информацию, которая структурирована на носителе. На бумаге информация располагается в привычной для нас форме (или в утвержденной нормативным документом форме, как для счетов-фактур(СФ)): реквизиты, таблица с цифрами и т д.

Электронный документ тоже представляет собой информацию и тоже имеет свою структуру. Структура может быть разной, главное чтобы эту информацию могло прочитать ПО и обработать (например, вывести на экран, чтобы пользователь смог увидеть ее). В формате известна структура информации, длина и расположение полей. Когда формат универсален и известен многим участникам, то все они без труда с помощью своего ПО смогут прочитать документ.

На данный момент ФНС утверждены форматы для СФ, КСФ, книг покупок и продаж, журнала учета СФ, акта передачи работ (услуг) и товарной накладной. Причем для двух последних первичных документов формат был рекомендован и не является обязательным.

Это означает, что СФ должен быть составлен только в таком формате. Формат придает ему юридическую значимость. Вносить исправления в формат нельзя. А вот рекомендованный формат первичных документов изменять можно. Более того, первичные документы можно составлять в любом формате, и это не повлияет на его юридическую значимость.

4. Порядок передачи

Порядок передачи документа тоже может влиять на юридическую значимость.

Так, электронные СФ (ЭСФ) обязательно должны быть переданы в определенном порядке (ст. 169 НК РФ). Такой порядок был утвержден Приказом Минфина от 25.04.2011 №50Н. Неисполнение данного порядка влечет за собой потерю юридической значимости ЭСФ.

А вот для остальных документов, выставляемых в электронном виде контрагенту, нет требований к порядку передачи.

5. Подписи

Электронная подпись, согласно федеральному закону 63-ФЗ «Об электронной подписи», придает электронным документам юридическую значимость.

Закон №63-ФЗ утверждает два вида подписи — простую и усиленную. Простая подпись позволяет идентифицировать подписанта. Для ее создания не нужно использовать криптографию и ключевую пару. Простая электронная подпись (ЭП) – это информация, которая присоединена к файлу и говорит, кто подписал документ. Пользователь авторизуется в системе под своим логином-паролем и от своего имени отсылает файл получателю. Система фиксирует пользователя, таким образом получается, что файл содержит информацию о пользователе (простая ЭП).

Усиленная ЭП не только идентифицирует подписанта, но и защищает документ от изменений. Для формирования усиленной электронной подписи используются криптографические средства и два ключа: ключ ЭП и ключ проверки ЭП. Усиленная делится на квалифицированную и неквалифицированную ЭП.

В федеральном законе №63-ФЗ прописано, что участники электронного взаимодействия могут использовать ЭП любого вида, если это не противоречит нормативным актам или соглашению между этими участниками (ст. 4 №63-ФЗ). На данный момент в законодательстве есть только несколько указаний, какие документы чем подписываются. КЭП должны быть подписаны: ЭСФ, электронная отчетность, опись истребованных документов, трудовой договор с дистанционным работником. Для подписания первичных документов нет указаний, какой вид подписи применять. Поэтому стороны могут выбрать любой вид и договориться об этом между собой.

По умолчанию можно использовать КЭП, для нее не нужно даже составлять соглашение о равнозначности электронного документа бумажному. КЭП на уровне ФЗ приравнена к собственноручной подписи, в то время как для остальных видов сторонам такое соглашение составить придется (п. 2 ст. 6 №63-ФЗ).

6. Соглашение сторон

Помимо того, что придется составить соглашение, если электронные документы будут подписаны не КЭП, возможно, понадобится составить соглашение о переходе на ЭДО.

Переход на ЭДО с контрагентом – дело добровольное. Стороны могут выразить свое согласие или отказ работать с электронными документами. Согласие может быть выражено в различной форме. Например, в конклюдентной, то есть когда участники своими действиями подтверждают согласие. Так, в системе Диадок свое согласие участники выражают тем, что отправляют запрос на работу с электронными документами контрагенту, который в свою очередь его принимает или нет. Еще один способ — оформление согласия в письменной форме, в виде соглашения.

Что должно содержать соглашение, участники определяют самостоятельно.

В случае если у компаний есть потребность детально прописать особенности взаимодействия с контрагентом (например, каковы будут обязательства и ответственность сторон, в каких форматах будут передаваться документы, каким образом будет происходить исправление документов и т д.), лучше составить соглашение о порядке работы с электронными документами.

Все передаваемые через Диадок документы подписываются исключительно КЭП. Поэтому для признания электронных документов, переданных через Диадок, юридически значимыми, с контрагентом не нужно заключать никаких дополнительных соглашений — достаточно просто подключиться к Диадоку и подписать лицензионный договор с компанией «СКБ Контур».

В случае если стороны захотят составить соглашение о переходе на ЭДО, сделать это можно будет на бумаге или в электронном виде, но подписать КЭП.

Тамара Мокеева, эксперт в области электронного документооборота

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник