документы передаются в госархив на какое хранение
Статья 21. Передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение
Статья 21. Передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение
1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы.
Информация об изменениях:
2. Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела.
Информация об изменениях:
Федеральным законом от 23 мая 2016 г. N 149-ФЗ в часть 3 статьи 21 настоящего Федерального закона внесены изменения
3. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, научными организациями, включенными в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и собственниками указанных документов.
Информация об изменениях:
Федеральным законом от 23 мая 2016 г. N 149-ФЗ в часть 4 статьи 21 настоящего Федерального закона внесены изменения
4. Государственным органам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и негосударственные организации.
5. Передача на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы обязательного бесплатного экземпляра документов осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об обязательном экземпляре документов.
ГАРАНТ:
См. комментарии к статье 21 настоящего Федерального закона
Документы передаются в госархив на какое хранение
Статья 18. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации
1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности, хранятся:
(в ред. Федерального закона от 23.05.2016 N 149-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. Федерального закона от 30.04.2021 N 114-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
2. Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации, перечень которых устанавливается Правительством Российской Федерации. Сроки и условия депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов устанавливаются в договорах, заключаемых федеральными органами исполнительной власти и организациями с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
(часть 2 в ред. Федерального закона от 18.06.2017 N 127-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
3. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:
4. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также научную организацию, включенную в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм настоящего Федерального закона.
(в ред. Федерального закона от 23.05.2016 N 149-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
5. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в собственности центров исторического наследия президентов Российской Федерации, прекративших исполнение своих полномочий, подлежат постоянному хранению.
(часть пятая введена Федеральным законом от 13.05.2008 N 68-ФЗ)
Документы передаются в госархив на какое хранение
Статья 21. Передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение
1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы.
2. Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов, федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела.
(в ред. Федерального закона от 28.12.2017 N 435-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
3. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, научными организациями, включенными в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и собственниками указанных документов.
(в ред. Федерального закона от 23.05.2016 N 149-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
4. Государственным органам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и негосударственные организации.
(в ред. Федерального закона от 23.05.2016 N 149-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
5. Передача на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы обязательного бесплатного экземпляра документов осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об обязательном экземпляре документов.
Сдача документов в архив
Архив имеется во многих сферах жизни. Как правило, его назначение одинаковое — длительное хранение полезных материалов. С точки зрения организации он является отдельным структурным подразделением для хранения больших объемов документов. Важно понимать, что передача дел в архив — это не просто взять кипу бумаг и положить на свободное место. Для этого требуется установленный заранее порядок. Подготовку осуществляют квалифицированные специалисты.
При это весь объем дел по длительности хранения классифицируется на следующие типы:
Также имеются личные дела, которые рассматриваются отдельно.
Общий порядок передачи документов в архив
Процесс происходит в несколько этапов:
Каждый шаг требует предельной аккуратности и внимательности. Ведь ошибки могут привести к дополнительной головной боли при проверке организации налоговыми органами.
Экспертиза ценности
Подразумевает определение сроков хранения и ценности рассматриваемых документов. Проводится специальной экспертной комиссией при организации, действует постоянно. В зависимости от размеров предприятия структура и численность состава самой комиссии также может отличаться. В среднем это около 30 самых опытных и квалифицированных специалистов компании. Обязательными членами выступают: заместитель руководителя и сотрудник, отвечающий за архив.
Обычно подобные структурные подразделения имеют непосредственную связь с экспертными комиссиями самих архивов, где будут храниться дела организации. Их называют экспертно-проверочными комиссиями.
Функции органа, проводящего экспертизу, сводятся не только к определению сроков и ценности. Комиссия также рассматривает предложения по работе с номенклатурным перечнем: правила работы с ним, изменения сроков хранения отдельных дел и рекомендации к их правильному оформлению. Также составляются методические пособия, облегчающие понимание и работу.
Отражение в «1С: Документооборот»
В электронной форме процесс организован более комфортным образом. Потому что в 1С есть советы и подсказки по заполнению и правильному оформлению документов.При допущении серьезных ошибок программа выдаст сообщение. Но требования к ведению от этого не меняются.
По результатам экспертизы составляются отдельные описи дел для электронного документооборота.Дела, подлежащие хранению, и описи к ним рассматриваются на заседании комиссии. Для участников важно определить, что остается в организации и что отдается в архив.
Помимо этого формируются акты для документов, которые подлежат уничтожению. Сам процесс возможен только после согласования с руководителем и экспертно-проверочной комиссией, если это потребуется. Уничтожения происходит обоих экземпляров документов: бумажного и электронного. Физическое уничтожение производится обычно специальным оборудованием, например, шредерами. Электронное обычно сопровождается удалением данных.
Подготовка и оформление дел
Этот этап также подразумевает работу как с бумажными, так и с электронными документами. Ключевым действием является оформление. В зависимости от типов дел меняются и требования к тому, как их подготовить. Особо тщательно необходимо оформлять документы для постоянного хранения. Это вполне естественно, ведь они не должны утратить свой вид в течение длительного времени.
При подготовке следует правильно оформить обложку и составить лист-заверитель. Относится к каждому акту. Чтобы бумага со временем не испортилась, нужно избавить ее от соприкосновения с металлическими изделиями. Известно, что металл подвержен коррозии.
Важным аспектом является и нумерация. Здесь нельзя допускать много ошибок, страницы помечаются карандашом арабским цифрами по порядку.
Далее заслуживает рассмотрения внутренняя опись. В ней указывается количество принятых документов, сведения о них и итоговые значения. Имеет установленную форму.
Теперь подробнее про обложку дел. В ней указываются: название предприятия и конкретного подразделения, даты и срок хранения, количество листов, внутренние идентификаторы. В 1С имеется заранее подготовленная печатная версия (форма). Достаточно лишь грамотно заполнить карточку.
Составление описей
Здесь также подразумевается двойное ведение. Архивные описи составляются в 3-х экземплярах. После завершения всех этапов делопроизводства передаютcя в хранилище организации через год.
Алгоритм составления описей включает важнейшие моменты:
Как и в любой описи в конце заносятся количественные данные с порядковыми номерами.
Все формы, которые нужны для подготовки дел имеют установленные формы. Для их заполнения в электронном виде в 1С есть специальные поля. В системе программы можно организовать справочник «Внутренние документы». Это позволяет навести порядок в огромном объеме дел в электронном виде. А также допускает установление уровней доступа, чтобы с теми или иными документами могли работать только уполномоченные сотрудники.
Передача в архив
Правила гласят, что документы, не подлежащие уничтожению, уходят в архив во временных промежутках от 1-го до 3-х лет. Электронные версии тех же актов могут находится в программе сколько угодно. Но при их удалении из 1С также необходимо проводить заседание комиссии для экспертизы.
Нюансы работы с документами
Последним пунктом стоит рассмотреть отдельные нюансы, которые проявляются в процессе документооборота. Они помогут не допускать простых ошибок, а также обеспечат сохранность дел.
Перечислим эти нюансы по порядку:
Рассмотрим подробнее каждый аспект.
Срок хранения временных документов
Дела, не подлежащие передаче в архив, должны храниться до 10 лет. Место их нахождения остается то структурное подразделение, где они были подготовлены. Подобные акты также не требуют и особого оформления. Тем не менее их стоит расположить так, чтобы в любой момент можно было найти нужные сведения. Для них составляются отдельные описи по заранее установленным правилам.
Уничтожение дел
Перечень документов, которые необходимо уничтожить в связи с истечением срока их хранения, определяется той же экспертной комиссией на ежегодном заседании. Несмотря на то, что время их хранения истекло, перед утилизацией необходимо разрешение руководителя организации.
Необходимость утилизации возникает и электронных экземпляров. Как правило, у каждого акта есть столбцы с указанием срока хранения и фактически прошедшего времени с его начала. Если второе равно или превышает первое, то документ необходимо уничтожить.
Например, есть дела от 2012 года, которые были переданы на хранение в 2013-м. Их требуется держать в течение 4-х лет. Это значит, что составлять акт об уничтожении данных документов можно только в 2018-м году. Если рассматривать электронную версию, то программа 1С просто не даст включить в акт об уничтожении дела, которые еще должны храниться.
Оформление обложки при смене названия
Стоит дать рекомендацию и в этой ситуации. Это характерно для случаев, когда название предприятия сменилось в течение года. Правила оформления гласят, что старое наименование пишется первым, причем в скобках. Под ним пишется новое название.
Определение законченности сводной описи
Здесь есть правила для предприятий разного размера. В зависимости от этого завершенность сводной описи считается по разному.
Для небольших организаций сводная опись завершена, если в ее составе находятся ежегодные разделы постоянных документов за 5 лет. Обычно в подобных компаний образуется не больше 200 дел за год. Для остальных случаев сводная опись завершена, если количество заголовков документов достигло 1000 за год или больший период.
У документов разного типа нумерация законченных сводных описей также отличается. В общем виде это выглядит следующим образом:
Примерно такую же маркировку дела имеют и в электронном виде.
Документооборот — процесс общий и касается большого количества сотрудников организации. Поэтому руководство и ответственные лица должны требовать от каждого работника правильного оформления установленных форм. Помимо этого важно давать практические рекомендации и составлять методические пособия, чтобы у персонала было меньше вопросов.
Нужен и постоянный контакт со специалистами, которые работают с большими объемами документов. Например, лицо, ответственное за архив, в обязательном порядке должно входить в состав экспертной комиссии. Дополнительно требуется поддерживать контакт и с архивным органом, куда будут передавать дела для постоянного хранения.
Документы передаются в госархив на какое хранение
3.1.2. Прием архивных документов на постоянное хранение в архив
Документы Архивного фонда Российской Федерации и архивные документы, сроки временного хранения которые еще не истекли, могут приниматься в архив вне сроков план-графика (внеплановый прием) при ликвидации организации или при угрозе утраты архивных документов.
Сроки сдачи архивных документов в архив негосударственными организациями оговариваются в договоре между архивом и организацией, а затем также включаются в план-график.
Архивные документы принимаются в архив только в упорядоченном состоянии вместе с научно-справочным и учетным аппаратами к ним и, при необходимости, страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.
Процессу приема архивных документов в архив предшествует проверка физического, санитарно-гигиенического и технического состояния документов путем визуального осмотра дел.
При проверке санитарно-гигиенического состояния архивных документов выявляются биологические вредители, например, насекомые, плесень и др.
Проверка технического состояния проводится при приеме в архив электронных документов и документов на иных носителях, например, аудиовизуальных. Электронные документы проверяются на наличие вредоносных компьютерных программ, а также на наличие и техническое состояния собственно электронных документов.
Проверка качества бумаги и текста архивных документов на бумажной основе, поступающих в архив, проводится путем выборочного полистного просмотра дел.
Более подробно эти вопросы раскрыты п. 1.2.
Прием и размещение в архивохранилищах архивных документов без предварительной проверки их состояния не допускается.
После выявления дефектов и составления акта архив осуществляет контроль за их устранением.
Устранить дефекты архивных документов может и архив, но на договорной основе (за плату).
Архивные документы принимаются в архив только вместе с утвержденными экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) архивных учреждений описями (3 экземпляра) и научно-справочным аппаратом к передаваемым на хранение делам.
Собственно прием архивных документов на постоянное хранение в архив может проводиться как без проверки количества листов в делах, так и с выборочной проверкой количества листов в делах, но особо ценные дела обязательно принимаются с полистной проверкой.
Прием электронных документов в архив осуществляется также поединично в соответствии с описью электронных документов постоянного хранения, утвержденной ЭПК архивного учреждения. Сотрудник архивохранилища проверяет соответствие архивного шифра каждой единицы хранения электронных документов (контейнера) с описью электронных документов постоянного хранения.
Архивный шифр контейнера кроме № фонда, № описи и № единицы хранения содержит указание статуса экземпляра (основной или рабочий) и вида носителя (если хранение в архиве осуществляется на физически обособленных материальных носителях).
На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме архивных документов, в том числе электронных документов, в архив.
· составляется новая итоговая запись в описи (в новой итоговой записи указывается фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел);
· номера отсутствующих дел и причины их отсутствия указываются в акте приема-передачи архивных документов на хранение (в акте приема-передачи архивных документов на хранение причины отсутствия дел указываются в графе «Примечания».);
· номера отсутствующих дел и причины их отсутствия указываются в справке к акту;
· утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.
В завершении процесса прием а- передачи архивных документов сотрудники архивохранилища должны сделать следующее:
· разместить принятые дела на стеллажах, электронные документы – в специальных средствах хранения документов (стеллажах, шкафах, упаковках);
· сделать отметку в топографических указателях о размещении дел.
Изменения в размещении архивных документов в связи с приемом новых должны своевременно отражаться в топографических указателях, а также в необходимых случаях и в плане (схеме) размещения архивных фондов.
Порядок приема-передачи архивных документов из одного архива в другой.
В ряде случаев в связи с уточнением профиля архива, а также в результате экспертизы ценности документов осуществляется передача документов из одного архива в другой. Передача документов в данном случае осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством субъекта Российской Федерации, муниципальными правовыми актами. Передача оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение. В случае полной передачи архивного фонда передаются три экземпляра описи, дело фонда и лист фонда.
[1] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М. 2007. С. 38.