документы эдо в каком виде хранятся

Как хранить юридически значимые электронные документы?

Переходя на электронный документооборот с контрагентами, организации нужно подумать о том, как в дальнейшем вести архив. На каких носителях хранить документы в электронном виде и как подтвердить их юридическую значимость?

В каком формате и на каких носителях хранить документы

В чем проблема?

Различные бухгалтерские, хозяйственные и кадровые документы организации должны хранить от несколько лет до нескольких десятилетий. Например, бухгалтерские первичные документы придется хранить пять лет после года, в котором их в последний раз использовали для бухгалтерской отчетности.

Электронный документ должен быть доступен для чтения и через несколько лет после создания. Проблема в том, что компьютерная техника и программное обеспечение устаревают, а у редакторов и ридеров появляются новые версии.

Велика вероятность, что документ, который создан несколько лет назад, невозможно будет прочитать из-за отсутствия нужного устройства или программы. Например, сегодня сложно прочитать информацию с 3,5 дюймовой дискеты, хотя 10 лет назад это был распространенный носитель информации.

Хранить документ нужно в формате, в котором он был создан. Если поменять формат, электронная подпись не будет соответствовать документу. Соответственно, доказать его подлинность будет уже невозможно.

Как решить?

Решить эту проблему поможет периодическая перезапись информации с устаревших носителей на более современные. Что касается программного обеспечения, все крупные разработчики при разработке новых версий своих продуктов поддерживают форматы предыдущих версий.

Если обмен велся через сервис оператора ЭДО, то документы будут доступны в любой момент. Крупные операторы бессрочно хранят документы в «облаке» и позволяют просматривать их, выгружать и получать данные о сертификате электронной подписи (ЭЦП), с помощью которого они были подписаны. Нужен только доступ в интернет.

Как подтвердить юридическую значимость документов

В чем проблема?

Электронная подпись используется для определения лица, подписывающего документ, и защищает документа от изменений после подписания. Но сертификат электронной подписи имеет срок действия — максимум 15 месяцев, а подтвердить действительность электронной подписи может потребоваться через несколько лет.

Как решить?

Эту проблему решает сервис метки времени, который предлагают удостоверяющие центры и некоторые информационные системы. К электронной подписи в момент ее создания добавляется дополнительный атрибут — штамп, или метка времени.

Также сервис прикрепляет к подписанному документу список отозванных на этот момент сертификатов. Подписывая список электронной подписью, сервис подтверждает, что подпись является действительной на момент подписания.

Подлинность подписи в этом случае можно будет подтвердить и после окончания срока действия самого сертификата. Электронная подпись с меткой времени называется усовершенствованной. Такая подпись не только упрощает архивное хранение электронных документов, но и является условием для электронного документооборота с информационными системами некоторых государственных служб (например, ГИС ГМП, ФТС) и электронными торговыми площадками (Фабрикант, ТЭК-Торг).

Источник

Особенности хранения документов в электронном архиве

Большинство современных организаций перешло на электронную форму документов, и они также должны как-то храниться. Как обеспечить надежное хранение? Нужно ли распечатывать электронные документы? Нет. Для их хранения создается электронный архив. К нему предъявляются определенные нормы и требования.

Требования к хранению документов в электронной форме

Хранение бумаг регламентируется ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492: «Обеспечение сохранности электронных документов». В этом нормативном акте прописаны следующие требования:

Второй документ, регулирующий электронные архивы, – это Рекомендации по учету и организации хранения. В них указано, что компания должна сформировать внутренние акты по хранению ЭД.

Внутренняя опись электронных документов

Как обычные, так и электронные документы направляются в архив в соответствии с определенным порядком:

Опись ЭД заменяет акт приема-передачи. Заполнять ее нужно в структурном подразделении.

Особенности составления описи

Компания должна правильно организовать опись:

Рекомендуется включить в опись число и тип электронных носителей, которые направляются в архив.

Особенности передачи ЭД в архив

Рассмотрим порядок направления ЭД в архив:

Архивариус должен уметь работать с ЭД, пользоваться антивирусными программами.

Требования к документам, отправляемым в архив

Как подготовить ЭД к отправке в архив? Нужно помнить об этих рекомендациях:

Архивный шифр на ЭД схож с шифром для бумажных документов. Однако в первый нужно включить статус бумаг: основная или рабочая.

Особенности хранения ЭД в архиве

При хранении ЭД нужно иметь в виду Приказ Министерства культуры №526 от 31 марта 2015 года «Об утверждении правил хранения». В пункте 2.30 Правил в редакции от 2015 года указаны эти правила:

ВАЖНО! Для организации архива обязательно нужно два носителя. Связано это с необходимостью наличия двух экземпляров документов.

Выдача документов

При выдаче ЭД документ нужно скопировать. Достоверность файла устанавливается отсоединенной электронной программой. Выдача бумаги отражается в специальном журнале. Нужные ЭД могут направляться по локальной сети фирмы. В подобной ситуации требуется внести запись в электронный журнал. В нем отражается эта информация:

Выдача документов должна контролироваться для того, чтобы отслеживать движение всех бумаг.

Особенности уничтожения ЭД

Уничтожение ЭД выполняется в стандартном порядке. Уничтожаемые бумаги указываются в соответствующем акте. В учетной документации проставляются пометки. В целом процесс уничтожения ЭД практически аналогичен уничтожению документов на бумажном носителе. Процедура должна проводиться таким образом, чтобы файлы нельзя было восстановить в дальнейшем. К примеру, можно поместить диск в печь или шредер.

Преимущества и недостатки электронных архивов

Далеко не все фирмы пользуются электронными архивами. Стоит ли на них переходить? Рассмотрим преимущества этой формы хранения:

С электронными документами очень просто работать, однако у подобных архивов есть минусы:

Переход на электронную систему неизбежен, потому фирмы должны подготовиться к этому переходу.

Источник

Хранение документов в системе ЭДО

Система электронного документооборота Диадок автоматически сохраняет все ваши входящие и исходящие документы. В любой момент вы сможете найти нужный документ, даже если получили его год назад.

Надежный способ хранения документов

Если вы пользуетесь Диадоком, ваши документы в полной безопасности. Серверное оборудование Контура находится в одном из крупнейших дата-центров России (SAFEDATA). Каждый документ копируется, и копии размещаются на разных серверах, что гарантирует стопроцентную защиту от потери или повреждения данных. Надежность системы подтверждается независимым аудитом — по итогам проверки ЗАО НИП «Информзащита» выдало Контуру свидетельство, подтверждающее, что Диадок соответствует высокому уровню защищенности.

Сроки хранения документов

По закону хранение документов — это обязанность организации. Каждый налогоплательщик должен хранить документы не меньше 5 лет, ст. 29 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Если вы пользуетесь электронным документооборотом через Диадок, то вам не придется беспокоиться, как хранить документы. Документы в электронном виде хранятся бессрочно на серверах Контура. Найти, просмотреть и скачать нужный файл получится даже после завершения оплаченного периода.

Быстрый доступ к документам

Электронные документы всегда под рукой, их легко найти в нужный момент. В Диадоке для этого есть простой и расширенный поиск. Благодаря фильтрам за секунды вы найдете документы по вашему запросу. Реестр документов можно скачать, он выгрузится в формате xlsx.

Структурированный архив в Диадоке

Документы можно просто хранить в ящике Диадока вашей организации, а можно выгрузить в локальное хранилище и создать структурированный архив.

Пример хранения документов в Диадоке

Для создания локального архива электронных документов на вашем компьютере или сервере вы можете использовать дополнительную функциональность Диадока. В этом случае вы сами настраиваете удобную структуру папок, учитывая особенности делопроизводства в вашей компании. Документы будут автоматически распределяться по папкам. Такой каталог поможет быстро находить документы по требованию налоговой, упростить ведение архива и поддерживать порядок в нем без участия человека.

Плюсы электронного архива

Сокращение затрат

Вы сможете снизить расходы на содержание бумажного архива: уменьшить площади помещений, меньше закупать оборудования и канцелярских принадлежностей, если ведете архив самостоятельно, или сэкономить на услугах аутсорсинга архива

Экономия времени сотрудников

Электронные документы не нужно сшивать ниткой с иголкой, относить в архив и утилизировать после истечения срока хранения. Организация архивного хранения бумаг — кропотливая работа. Когда вы доверите ее системе ЭДО, у сотрудников появится больше времени на задачи.

Сохранность документов

В электронном архиве документы не портятся со временем, в отличие от бумажных, которые могут потерять вид при нарушении правил хранения. Также исключены ситуации, когда документы невозможно найти, потому что кто-то из сотрудников перепутал места хранения или не вернул документы в архив.

Хранение безопаснее, чем на диске

Если организация хранит электронные документы на физических носителях, то необходимо регулярно проверять, в порядке ли сами устройства и воспроизводятся ли документы. Смена технологий происходит очень быстро, а физические носители устаревают и изнашиваются. При хранении в облаке такие проблемы не возникают.

Источник

Как обеспечить хранение значимых электронных документов. ЭП действует год. А дальше?

Как хранить бумажные документы всем понятно, а что делать с электронными, пока не все бухгалтера разобрались. ЭДО для большинства предпринимателей уже реальность, для остальных переход к электронному документообороту — вопрос времени. Мы решили ответить на главные вопросы о хранении и действительности документов, создаваемых в электронном виде.

Почему возникают сомнения?

Срок, на который выдается электронная подпись (ЭП), а точнее срок действия сертификата составляет обычно 12 месяцев. Относительно небольшой период использования позволяет максимально обезопасить пользователя от несанкционированных действий — взломов, например.

Если сертификат был скомпрометирован, сломан носитель ключа, изменились данные владельца (или выявлены ошибки в них), то придется перевыпустить ЭП досрочно.

При этом сроки хранения бухгалтерских документов гораздо больше. В основном они хранятся не менее 5 лет, а некоторые намного дольше.

Если закончится сертификат, документ, подписанный им, потеряет силу?

Если документ был подписан действительным сертификатом, то он сохранит свою юридическую силу. Проблема в другом — подтвердить действительность сертификата на момент подписания.

Как тогда обеспечить хранение документов с ЭП?

Есть два варианта. Первый — автоматическое переподписание. Ежегодно система будет автоматом переподписывать документ новым действительным сертификатом. Новую подпись получают, как правило, до истечения старой. Во-первых, это более простая процедура и может быть проведена удаленно. Во-вторых, это дает возможность ни на день не прерывать деятельность и иметь под рукой действующую ЭП.

Количество продлений не ограничено. Можно проводить их столько лет, сколько необходимо. Но о механизме переподписания (тем более автоматического) необходимо уточнять информацию у конкретного оператора ЭДО — реализована такая возможность или нет.

Второй вариант — квитанции переподписания DVCS (Data Validation and Certification Server). Квитанция выдается специальной службой (независимая третья сторона с точки зрения закона), которая заверяет достоверность документа.

В результате обращения к сервису формируется квитанция. В ней содержатся результаты проверки документа и сведения о дате и времени проверки. Квитанция подтверждает действительность электронной подписи и значит действительность самого документа.

После того, как срок действия первой квитанции подойдет к концу, можно сформировать вторую, затем третью и т.д., они будут подтверждать уже действительность друг друга — фактически это выпуск квитанции на квитанцию.

Что нужно учесть при хранении электронных документов?

Какие изменения в области ЭДО происходят сейчас?

А недавно Минэкономразвития выпустило проект закона, который глобально пересматривает подход к хранению электронных документов.

Если закон примут, то у предпринимателей появится возможность оцифровывать бумажные документы в электронный вид и переходить полностью на электронные архивы и электронный документооборот.

Предполагается, что будут установлены условия для организаций, осуществляющих хранение электронных документов. В частности, их обяжут проходить аккредитацию.

Обязательно ли переходить на ЭДО? Мы привыкли к обычному документообороту

Есть случаи, когда выбора не существует. Например, большая часть отчетности сейчас переходит в обязательный электронный вид. Декларацию по НДС давно положено сдавать только так, с 1 января 2020 года обязательной стала электронная бухгалтерская отчетность (для всех, кроме малых предприятий, на них правило распространяется, начиная с 1 января 2021 года).

Если количество сотрудников (среднесписочная численность) превысит определенное значение, то отчеты 6-НДФЛ, РСВ, СЗВ-М и другие придется тоже сдавать электронно.

Изменения законодательства нацелены на постепенный переход к электронной отчетности для всех. Что касается именно документооборота, то преимущества ЭДО для большинства пользователей уже очевидны — быстрый обмен, согласование и подписание документов ускоряют бизнес-процессы и упрощают ведение бухгалтерского учета.

Электронные документы подгружаются в бухгалтерскую программу и не требуют ручного ввода. Наверняка вы согласитесь, что это — приятный бонус.

Участники закупок наверняка в курсе, что подписание контрактов, обмен документами на площадке и получение документов за услуги самой ЭТП, тоже происходят в электронном виде. Вы не сможете отправить на электронный аукцион бумажную заявку.

Что нужно, чтобы начать работать с ЭДО?

Преимущества сервиса, работающего в программе 1С:

Бесспорным плюсом можно считать возможность обмена не только формализованными документами (счета-фактуры, УПД и т.п.),но и произвольными. Так при помощи Астрал Онлайн можно подписать договор или отправить письмо.

Источник

Проблемы хранения электронных документов: что изменит концепция от ФНС

Электронный документооборот ускоряет бизнес-процессы и экономит ресурсы компании. Власти анонсируют полный переход на ЭДО к 2024 году. Однако, для этого необходимо устранить пробелы в нормативной документации и обеспечить бизнесу комфортный переход к новым реалиям. Расскажем, какие проблемы сегодня возникают при хранении и подтверждении значимости электронных документов, и как планируют их устранить.

Где хранят электронные документы

Сегодня электронные документы хранят следующими способами:

1. В собственном архиве компании.

Документы хранятся в папках на компьютере, доступ к которому имеют определенные сотрудники. Например, в бухгалтерии.

Документы записывают на флешки или внешний жесткий диск и хранят в сейфе или другом защищенном месте.

Компания заключает соглашение с облачным сервисом и хранит документы в защищенном хранилище с ограниченным доступом.

4. В архиве оператора ЭДО.

Компания заключает договор с оператором и обменивается электронными документами с госорганами и контрагентами. Архив документов хранится на сервере оператора ЭДО.

Астрал.ЭДО — онлайн-сервис для ЭДО с контрагентами и хранения архива электронных документов.Удобная тарифная сетка и бесплатный промопериод помогут сократить затраты на обмен документами.

Какие правила хранения действуют сейчас

Обеспечение долговременной сохранности электронных документов регулирует ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR.

В соответствии с ГОСТ электронный документ должен сохранять информативность и достоверность на протяжении всего срока хранения.

Вот основные требования ГОСТ:

Также особенности хранения электронных документов изложены в приказе Минкультуры от 31.03.2015 № 526:

Как сегодня обеспечивается юридическая значимость электронных документов

Электронные документы подписывают электронной цифровой подписью (ЭЦП). Обычно, подпись выдается на один год. Однако, сроки хранения документации намного дольше: от 4 лет и более.

Документ, подписанный усиленной ЭЦП, сохраняет юридическую силу после истечения срока действия сертификата, так как в момент подписания ставится штамп времени (аналог даты на документе). Однако информацию о том, что сертификат действовал на момент подписания документа, придется запрашивать в удостоверяющем центре.

Действительность сертификата можно подтверждать путем продления. Для этой цели применяют следующие способы:

При подписании документа не усиленной ЭЦП, достоверно установить время подписания документа невозможно. Поэтому в будущем у компании могут возникнуть проблемы с подтверждением значимости документа. Например: в суде.

Закажите надежную и безопасную электронную подпись Астрал-ЭТ : быстрый выпуск, безбумажное продление, простая заявка на получение, проверка подлинности в личном кабинете.

Как будут решать проблемы хранения и обеспечения значимости документов

25.12.2020 президиум Правительственной комиссии по цифровому развитию выпустил Концепцию развития ЭДО. В этом документе обозначены проблемы, которые препятствуют переходу на электронный документооборот, мероприятия по их решению, а также принципы и сроки реализации этих мероприятий.

Как планируют решить проблемы:

1. Утвердить требования по хранению документов, которые будут обеспечивать:

2. Разрешить компаниям и ИП оказывать услуги хранения электронной документации наряду с операторами ЭДО. Таким хозяйствующим субъектам необходимо будет пройти процедуру аккредитации.

При этом хранитель будет обязан обеспечить не только хранение электронных документов, но и программ для их визуализации, а также:

Полностью привести в порядок нормативную базу чиновники обещают до конца 2021 года.

Продукты ГК «Астрал» помогут безболезненно внедрить электронный документооборот уже сегодня:

Наши продукты обеспечивают:

Источник