на каком счете учитывается топливо в бюджете

На каком счете учитывается топливо в бюджете

Дата публикации 23.07.2021

В муниципальном бюджетном образовательном учреждении имеются:

Топливо приобретается по талонам, которые предоставляются в количественном эквиваленте. Согласно договору учреждение принимает топливо в количестве с указанием цены за один литр. Право на товар переходит от поставщика к заказчику в момент передачи талонов. Заправка осуществляется на АЗС поставщика. Бензин списывается согласно путевым листам, ведомостям расхода. Согласно инструкциям № 157н, 174н нужно оприходовать талоны, вести фондовую кассу. Однако в учреждении нет кассы и кассира, приход талонов на бензин не оформляется за неимением фондовой кассы. Правильны ли действия учреждения? Как быть в этой ситуации? Как вести учет бензина?

Поставщики реализуют топливные талоны в рамках договора на поставку нефтепродуктов. В этом документе оговаривается порядок определения цены бензина и перехода права собственности на него от поставщика к покупателю.

Порядок бухгалтерского учета талонов зависит от их вида (количественные или денежные) и момента перехода права собственности на топливо (в момент передачи талонов или в момент заправки на АЗС).

Как следует из вопроса, учреждение приобретает талоны в количественном эквиваленте. Право на ГСМ переходит от поставщика к заказчику в момент передачи талонов. В количественных талонах на нефтепродукты указывают количество литров бензина (литровый номинал), которые можно получить на АЗС в обмен на талон. При заправке на станции водителю отпускают то количество бензина, которое указано в талоне. Талоны оплачиваются по ценам на топливо, действующим в день их приобретения. При этом текущая стоимость бензина, которая действует на момент заправки транспорта, значения не имеет. Таким образом, цена одного литра топлива является твердой.

Таким образом, приобретение ГСМ по талонам отражается в учреждении записями:

Выдачу талонов водителям для заправки автомобилей целесообразно фиксировать в специально разработанном регистре вне рамок бухгалтерского учета, где указывать ФИО водителя, дату, количество талонов, подпись водителя, подпись ответственного лица, выдавшего талоны. Такой порядок необходимо закрепить в учетной политике.

Смотрите также

Источник

На каком счете учитывается топливо в бюджете

Дата публикации 08.09.2020

Будет ли нарушением правил бухгалтерского (бюджетного) учета ведение учета топливных карт на счете 03 «Бланки строгой отчетности»? Некоторые эксперты предлагают учитывать топливные карты на забалансовом счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» или на специально созданном забалансовом счете. По их мнению, учет топливных карт на забалансовом счете 03 некорректен, поскольку карты не обладают признаками бланков строгой отчетности. Как правильно учитывать топливные карты и приобретение ГСМ по ним?

Порядок бухгалтерского учета топливных карт в инструкциях по бухгалтерскому учету для учреждений госсектора не установлен. Следовательно, учреждение, исходя из экономического содержания операции, вправе разработать его самостоятельно и закрепить в учетной политике.

Согласно п. 1.7 технических требований к электронным контрольно-кассовым машинам (ККМ) для денежных расчетов с населением в сфере торговли нефтепродуктами и газовым топливом (утв. решением Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам, протокол № 14 от 10.11.1994) магнитные и чиповые карты являются эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов.

С этой точки зрения топливную карту можно было бы рассматривать как денежный документ аналогично талонам на ГСМ (п. 169 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, далее – Инструкция № 157н). Однако карта не имеет одного из основных признаков денежного документа – номинальной стоимости. Кроме того, карту можно пополнить и заблокировать, срок ее действия не ограничен, в то время как при предъявлении денежного документа обычно предоставляется товар (услуга) на всю его номинальную стоимость. Поэтому организовать достоверный учет топливных карт на счете 201 35 не представляется возможным.

Топливная карта содержит техническую информацию о видах топлива и установленных суточных лимитах (в литрах или рублях). Она не является средством расчета (платежа) за приобретаемое топливо. Суды отмечают, что топливные карты используются как средство строгой отчетности, позволяя их держателю получить от имени покупателя определенное количество нефтепродуктов (постановление АС Северо-Западного округа от 03.03.2016 № Ф07-2618/2016 по делу № А56-2768/2015, постановления ФАС Поволжского округа от 05.06.2008 № А12-987/08-С22, от 03.04.2008 № А12-16953/07-С22).

Если рассматривать карты исключительно как техническое средство для учета операций получения топлива (носитель информации), то для обеспечения их сохранности и контроля за выдачей наиболее оправдана организация учета карт на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Это не означает, что топливные карты являются бланками строгой отчетности. Учет карт и бланков должен вестись раздельно. Речь идет о том, что счет 03 позволяет учесть всю необходимую информацию о картах с наименьшим количеством трудозатрат.

Учет на забалансовом счете 03 ведется в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения. Внутренние перемещения бланков строгой отчетности в учреждении отражаются по забалансовому счету на основании оправдательных первичных документов путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.

Применительно к топливным картам имеет значение и тот факт, что учет на забалансовом счете 03 может вестись как в условной оценке (один бланк, один рубль), так и по стоимости приобретения бланков. Дело в том, что в зависимости от условий договора топливные карты могут передаваться как бесплатно, так и за плату.

Аналитический учет смарт-карт можно вести в разрезе каждой карты по номеру или закрепить каждую карту за автомобилем или за водителем. Списание карты с забалансового счета производится в случае ее утраты или расторжения договора с топливной компанией.

В письме Минфина России от 03.06.2008 № 02-14-10а/1611 также выражено мнение, что карты эмитентов, не являющихся кредитными организациями, которые предназначены для получения юридическими лицами (в т.ч. уполномоченными физическими лицами, держателями карт) предварительно оплаченных товаров, работ, услуг (карты ГСМ), необходимо учитывать на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Подобная точка зрения в отношении транспортных карт содержится в письмах Минфина России от 02.10.2018 № 02-07-10/70752, от 12.10.2012 № 02-06-10/4243.

Следовательно, вводить специальный забалансовый счет для учета топливных карт нецелесообразно. Ведение учета ценностей на забалансовом счете 27 предполагает наличие у них балансовой стоимости (п. 385 Инструкции № 157н), которой в случае с топливными картами может и не быть.

Таким образом, организация учета топливных карт на забалансовом счете 03 представляется оптимальной. Главное – закрепить такой порядок в учетной политике. Тогда ни о каком нарушении методологии бухгалтерского учета не может быть и речи.

В 2020 году вступил в силу федеральный стандарт «Запасы», утв. приказом Минфина России от 07.12.2018 № 256н (далее – СГС «Запасы»). Согласно п. 45 СГС «Запасы» объекты, подлежащие отражению согласно стандарту на соответствующих балансовых счетах, которые ранее не признавались таковыми в составе запасов и (или) отражались на забалансовом учете, отражаются в бухгалтерском учете на соответствующих балансовых счетах по их первоначальной стоимости, если они соответствуют критериям признания актива.

Как правило, топливная карта остается собственностью компании, которая ее выпустила, и служит носителем информации об авансовых платежах. Поэтому она не является самостоятельным объектом бухгалтерского учета, который необходимо учитывать на балансовых счетах учреждения. Соответственно, топливные карты не отвечают понятию актива, закрепленному в пп. 36 – 38 федерального стандарта «Концептуальные основы», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н, и не могут быть учтены на балансе.

Расходы по оплате информационных услуг, которые оказывают поставщики нефтепродуктов клиенту (компьютерный учет заправок по пластиковым топливным картам), отражаются по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (п. 10.2.6 порядка, утв. приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н, далее – Порядок № 209н).

Расходы на приобретение ГСМ относятся на подстатью 343 КОСГУ (п. 11.4.3 Порядка № 209н).

Как правило, изначально учреждение перечисляет поставщику предварительную оплату за ГСМ. Поставщик обобщает данные о нефтепродуктах, отпущенных по топливным картам на автозаправочных станциях, за определенный период времени (месяц) и оформляет единую накладную (счет-фактуру, реестр операций и т.д.). Чтобы оперативно принимать к учету полученные ГСМ, для водителей (ответственных лиц) в учреждении могут быть установлены более сжатые сроки для представления документов, которые подтверждают получение нефтепродуктов. В составе таких документов обязательно должны быть чеки ККТ электронного терминала. Сводные документы об отпуске нефтепродуктов, представленные поставщиками по окончании периода, могут служить для сверки с показателями бухгалтерского учета.

Стоимость топлива списывается в состав расходов на основании данных путевых листов.

В бухгалтерском учете бюджетного (автономного) учреждения приобретение ГСМ с использованием топливных карт можно отразить следующими записями (на примере деятельности в рамках выполнения задания):

Смотрите также

Источник

Учет горюче-смазочных материалов в бюджетных учреждениях

В соответствии с пунктом 63 Инструкции №25н счет 0 105 03 000 «Горюче-смазочные материалы» предназначен для учета всех видов топлива, горючего и смазочных материалов: дров, угля, торфа, бензина, керосина, мазута, автола и так далее.

Под горюче-смазочными материалами (далее – ГСМ) следует понимать автомобильный бензин, дизельное топливо, керосин, газ, используемые в качестве топлива, масла, а также другие технические жидкости, используемые при эксплуатации различных транспортных средств.

ГСМ, как и все материальные запасы, принимаются к учету по фактической стоимости, порядок определения которой зависит от их способа поступления в организацию. ГСМ могут приобретаться за плату у поставщиков.

Кроме того, бюджетные организации могут получить ГСМ безвозмездно. Фактическая себестоимость ГСМ, полученных по договору дарения или безвозмездно, определяется как их текущая рыночная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету, под которой понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате их продажи.

При безвозмездном получении ГСМ бухгалтер отражает эту операцию следующим образом:

Дебет 1 105 03 340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов»

Кредит 1 106 04 440 «Уменьшение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг).

ГСМ могут приобретаться организациями за наличный расчет и по безналичной форме расчетов.

Организации, имеющие незначительное количество собственных или арендованных транспортных средств, как правило, приобретают ГСМ за наличный расчет, по талонам или пластиковым картам.

За наличный расчет ГСМ приобретаются на автозаправочных станциях непосредственно водителями, которые в данном случае будут являться подотчетными лицами.

Размер и срок, на который выдаются денежные средства, устанавливаются бюджетными организациями самостоятельно на основании приказа руководителя.

Наличные денежные средства на приобретение ГСМ, могут выдаваться только определенному кругу лиц – работникам организации, список которых утверждается приказом руководителя.

Срок, на который могут выдаваться подотчетные суммы, а так же их размеры, законодательно не ограничен. Размер и срок, на который выдаются денежные средства, устанавливаются бюджетными организациями самостоятельно на основании приказа руководителя.

Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных под отчет, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

К авансовому отчету должны быть приложены все документы, подтверждающие произведенные подотчетным лицом расходы, в частности все выданные на АЗС чеки контрольно-кассовой техники.

На чеке должны быть отражены следующие реквизиты:

— идентификационный номер организации-налогоплательщика;

— заводской номер контрольно-кассовой машины;

— порядковый номер чека;

— дата и время покупки (оказания услуги);

— стоимость покупки (услуги);

— признак фискального режима.

В чеке могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККТ, с учетом особенностей сфер их применения. Письмом Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам от 28 ноября 1994 года №АО-7-272 «О решении государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам» утверждены «Технические требования к электронным контрольно-кассовым машинам для осуществления денежных расчетов с населением в сфере торговли нефтепродуктами и газовым топливом». В соответствии с пунктом 35 Письма Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам от 28 ноября 1994 года №АО-7-272 «О решении государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам» на чеке должна содержаться следующая информация:

— заводской номер машины;

— программируемое наименование АЗС, не менее 20 символов;

— порядковый номер операции;

— дата продажи (покупки);

— время продажи (покупки);

— сумма продажи (покупки) (кроме косвенной безналичной оплаты);

— идентификатор (номер) оператора;

— номер топливораздаточной колонки;

— номер карты при безналичной оплате;

— сумма, внесенная покупателем, и сумма сдачи при наличной оплате;

— идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) предприятия (АЗС) из фискальной памяти ККТ;

— поле для отметки о номере и сумме чека коррекции, не менее 15 символов.

Предположим, что водитель легкового автомобиля Иванов Г.Н. (табельный номер 31) 7 августа получил из кассы образовательного учреждения денежные средства на приобретение ГСМ в размере 1 800 рублей.

Приказом по образовательному учреждению установлено, что выдача денежных средств на ГСМ производится еженедельно.

14 августа Иванов Г.Н. составил авансовый отчет, согласно которому он произвел в течение недели три заправки на АЗС:

Чек №00152703 от 7 августа 2006 года на сумму 720 рублей;

Чек №00765442 от 10 августа 2006 года на сумму 630 рублей;

Чек №02150016 от 12 августа 2006 года на сумму 450 рублей.

Кассовые чеки, подтверждающие произведенные расходы на ГСМ приложены к авансовому отчету.

Остатка по предыдущему авансу у Иванова Г.Н. не было. Авансовый отчет №115 от 14 августа 2006 года Иванов Г.Н. сдал вместе с оправдательными документами в бухгалтерию, подписал авансовый отчет главный бухгалтер Федорова М.Г. и утвердил руководитель организации Ивченко П.М.

На основании полученных документов бухгалтерия произвела следующие бухгалтерские записи:

Окончание примера.

Обращаем внимание читателей на одну из наиболее распространенных ошибок, допускаемых бухгалтерами, при списании приобретенных ГСМ на расходы. Довольно часто бухгалтеры списывают расходы на ГСМ лишь на основании кассовых чеков, полученных от АЗС. При списании ГСМ бухгалтер должен руководствоваться следующим. Статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что:

«Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет».

Кассовый чек представляет собой документ, свидетельствующий об оплате ГСМ, однако не может служить основанием для списания топлива на затратные счета. Первичным документом, служащим основанием для списания ГСМ является путевой лист и нормы расхода топлива.

Напоминаем, что формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее – Постановление №78). Заметим, правда, что указанные унифицированные формы путевых листов обязательны к применению лишь для специализированных автотранспортных организаций, остальные хозяйствующие субъекты вправе разработать свою форму путевого листа и утвердить ее локальным актом организации. При этом следует помнить, что документ разработанный организацией самостоятельно будет признан первичным бухгалтерским документом лишь в том случае, если он содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В частности такая точка зрения по этому вопросу высказана в Письме Минфина Российской Федерации от 20 сентября 2005 года №03-03-04/1/214.

«Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Р3112194-0366-03)» утверждены Минтрансом Российской Федерации 29 апреля 2003 года. Обращаем ваше внимание, что указанный документ действует до 1 января 2008 года.

Пожалуй, одной из самых распространенных форм приобретения ГСМ по безналичному расчету является приобретение ГСМ по талонам.

Для приобретения талонов на ГСМ бюджетная организация должна заключить договор с организацией, осуществляющей продажу ГСМ по талонам, перечислить этой организации авансовый платеж и получить талоны на ГСМ определенной марки. Поскольку в последнее время происходит частое изменение цен на ГСМ, их количество и цену целесообразно устанавливать не в самом договоре, а в приложениях к договору или в дополнительных соглашениях.

Здесь же хотелось бы обратить внимание читателей на Письмо Управления Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по городу Москве от 30 апреля 2004 года №29-12/29514, в котором сказано следующее:

«…автозаправочные станции при безналичной оплате за отпуск нефтепродуктов (по талонам, платежным картам) в общеустановленном порядке должны пробивать кассовые чеки (без указания суммы продажи, но с указанием марки нефтепродукта и количества литров нефтепродукта) на контрольно-кассовой технике и выдавать их покупателям.

Кассовый чек, выданный при применении контрольно-кассовой техники, является документом, подтверждающим исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, и составляется в момент совершения операции, как того требует Федеральный закон от 21 ноября 1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Существуют различные виды талонов. В некоторых указывается марка ГСМ, их количество и стоимость, в некоторых лишь марка и количество ГСМ. То есть талоны можно подразделить на так называемые стоимостные и литровые талоны.

Учет талонов на ГСМ в бюджетной организации должен быть поставлен таким образом, чтобы позволял получать информацию о талонах, имеющихся в организации и выданных водителям под отчет, о марках топлива, отпускаемого по талонам, и другие данные.

Учет талонов осуществляется материально-ответственным лицом, назначаемым приказом руководителя организации.

На каждую марку ГСМ рекомендуется открывать отдельную ведомость на выдачу талонов, причем водители, получившие талоны, должны обязательно расписываться в ведомостях.

Неиспользованные талоны водители должны сдавать материально-ответственному лицу. Учет возвратных талонов целесообразно отражать в отдельной ведомости возврата талонов.

Порядок бухгалтерского учета талонов на ГСМ зависит от того, в какой момент к покупателю переходит право собственности на ГСМ, поскольку договором может быть установлено, что право собственности на ГСМ переходит к покупателю либо в момент передачи талонов, либо в момент фактической заправки транспортного средства топливом.

При приобретении ГСМ по талонам в случае, когда право собственности на горючее переходит к покупателю в момент передачи талонов, бухгалтерская запись будет следующего содержания:

Дебет 1 105 03 340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов»

Кредит 1 302 00 000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В том случае, если условиями договора предусмотрено, что право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент заправки транспортных средств, стоимость таких талонов следует отражать на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности», который предназначен для обобщения информации о наличии и движении бланков строгой отчетности, среди которых поименованы и талоны. Аналитический учет на счете 03 должен быть организован таким образом, чтобы обеспечить информацию по каждому виду талонов и местам их хранения.

Как было уже отмечено ранее, списание использованного топлива производится на основании норм расхода ГСМ.

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте содержат значения базовых показателей:

— норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава общего назначения;

— норм расхода топлива на работу специальных автомобилей;

— порядок применения норм и методы расчета нормируемого расхода топлива при эксплуатации;

— справочные нормативы по расходу смазочных материалов;

— значения зимних надбавок;

Данный документ предназначен для автотранспортных предприятий и организаций (независимо от форм собственности), предпринимателей и других лиц, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации. Также данные нормы могут использоваться в качестве основы для расчета ведомственных норм при эксплуатации специальных и технологических автомобилей.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, утверждены Постановлением №78.

В частности, Постановлением №78 утверждены следующие формы путевых листов, которые должны применяться юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющимися отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

Источник

Учет ГСМ в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8»

Общий порядок работы

В статье кратко описаны общий порядок работы с подсистемой Учет ГСМ и возможности подсистемы, позволяющие повысить эффективность учета ГСМ в учреждении за счет сокращения времени оформления и обработки документов учета ГСМ и минимизации ошибок в рутинных операциях ввода данных. Полная информация о подсистеме Учет ГСМ, методике учета ГСМ, приведена в разделе «Учет ГСМ» методической поддержки редакции 2 «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» в ресурсах ИТС-БЮДЖЕТ.

Согласно пункту 2 статьи 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (ТС).

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (ред. 2) предусмотрено оформление путевых листов на транспортные средства различных видов.

В программе производится таксировка путевых листов и учетных листов на агрегаты и списание ГСМ в соответствии с нормативами.

Расчет нормативного и фактического расходов по путевому листу (учетному листу агрегата) может быть произведен по нескольким видам ГСМ, например для газо-дизельного оборудования, по нескольким маршрутам или режимам работы с различными условиями эксплуатации транспортного средства или агрегата, влияющими на расход ГСМ.

Для каждого транспортного средства, агрегата можно создать настройки, соответствующие типичным условиям эксплуатации, которые будут подставляться при таксировке и при необходимости могут быть скорректированы, если маршрут или режим работы, отличаются от типового.

Эта работа ведется в подсистеме Учет ГСМ.

Какие задачи решает подсистема «Учет ГСМ»

Подсистема Учет ГСМ решает следующие задачи:

Возможности, предоставляемые подсистемой, включаются опционально: в разделе Администрирование следует вызвать команду Настройка параметров учета на панели навигации и далее на закладке Специализированные подсистемы следует установить флаг Учет горюче-смазочных материалов в одноименной раскрываемой группе. По умолчанию опция ведения учета ГСМ отключена.

Принципы работы в подсистеме «Учет ГСМ»

Заполнение настроек подсистемы «Учет ГСМ»

В первую очередь следует заполнить справочник Виды ГСМ (раздел Администрирование, группа команд Учет ГСМ), затем ввести нормы расхода ГСМ, поправочные коэффициенты и значения в соответствующие справочники, а также настроить режим округления результатов расчета нормативного и фактического расхода ГСМ (раздел Нормативно-справочная информация, группа команд Учет ГСМ).

Нормы расхода задаются для каждого вида ГСМ на 100 км пробега и в зависимости от типа нормы могут иметь основной параметр расчета (например, «время простоя (ч)» или «объем транспортной работы (т-км)») и его значение по умолчанию. Нормы расхода позволяют указать сезонность применения (день и месяц начала, день и месяц окончания действия). Для нормы расхода смазочных материалов и специальных жидкостей указывается вид горючего и значение расхода при расходе 100 единиц горючего.

Нормы для агрегатов имеют основной параметр расчета, в качестве которого могут быть:

Поправочные коэффициенты отражают поправку в большую или меньшую сторону в процентах (например, + 5%). Поправочные значения отражают поправку в большую или меньшую сторону в единицах измерения ГСМ (например, + 1 л).

Формирование путевых и учетных листов

Перед выездом транспорта (до начала работы агрегата) оформляются путевые листы (учетные листы агрегатов). Оформление путевых листов и учетных листов агрегатов выполняется специализированными документами программы или вручную, путем заполнения бланка.

Для оформления первичных учетных документов, характеризующих работу агрегата, применяется документ Рабочий лист агрегата. Форма первичного документа разработана на основании формы № 17 «Рабочий лист агрегата» (код по ОКУД 6002210). Для оформления первичных учетных документов, характеризующих механизированные работы тракторов, комбайнов и самоходных машин, в программе применяется документ Учетный лист тракториста-машиниста (форма № 411-АПК). Форма первичного документа разработана на основании формы № 411-АПК «Учетный лист тракториста-машиниста».

Для открытия списка соответствующих документов можно воспользоваться командами Журнал путевых листов и Журнал учетных листов агрегатов в группе команд Учет ГСМ раздела Материальные запасы.

Следует отметить, что перечень унифицированных форм первичных учетных документов, утвержденный приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н, не содержит форм путевых листов, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, а также форм № 411-АПК, № 17, поэтому учреждение вправе разработать и утвердить в Учетной политике формы путевых листов и учетных листов агрегатов при условии, что они будут содержать обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».

Путевые листы, формируемые в программе, отвечают данным требованиям. Также к любому документу можно добавить внешнюю печатную форму в рамках типового функционала (в разделе Администрирование следует вызвать команду Печатные формы, отчеты и обработки, а затем убедиться, что включен флажок Дополнительные отчеты и обработки и перейти по одноименной ссылке для детальной настройки).

Для формирования печатных форм путевых листов следует заполнить:

Для быстрого заполнения документов предусмотрена специальная настройка. Настройка «привязана» к основному средству и типу учетного документа (доступна для добавления и заполнения в панели навигации формы элемента справочника Основные средства, НМА, НПА). Данная настройка позволяет упростить заполнение:

Расчет нормативного и фактического расхода ГСМ

В случае если списание ГСМ необходимо выполнять в конце установленного договором расчетного периода после получения документов от поставщика топлива, в документах таксировки путевых листов можно не заполнять таблицу Списываемые материалы на закладке Списание ГСМ, а создать сводный документ таксировки и заполнить его за период. Сводный документ таксировки объединит результаты расчета по всем путевым листам (учетным листам) за период.

Если путевые листы оформляются на типографских бланках, то данные путевого листа указываются в документах таксировки вручную на закладке Данные путевого листа.

На закладке Исходные данные следует ввести все маршруты (шаг 1 на рис. 1) с различными условиями применения норм и поправок (например, первый маршрут был в горах, а второй маршрут проходил по усовершенствованным дорогам). В таблице слева задаются маршруты и виды ГСМ, а справа задаются нормы и поправки, отражающие особенности для каждого маршрута.

Для упрощения заполнения норм и поправок расхода для транспортного средства следует ввести настройку в регистре Настройки норм расхода для транспортных средств и агрегатов.

Данная настройка также позволяет задать контрольные параметры для пробега и срока эксплуатации транспортного средства для своевременного начала или прекращения действия поправок, учитывающих обкатку транспортных средств или износ, связанный с большим пробегом и сроком эксплуатации, согласно методическим рекомендациям, утвержденным распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Использование данной настройки позволит быстро заполнять любые сложные сочетания норм и поправок, характеризующие типичные условия эксплуатации для каждого транспортного средства.

После выполнения команды Заполнить параметры расчета по настройкам для ТС (шаг 2 на рис. 1) можно редактировать значения основных параметров расчета норм и добавлять/удалять нормы и поправки норм в соответствии с условиями эксплуатации в данном рейсе.

На закладке Расчет расхода ГСМ выполняется расчет расхода ГСМ.

Общий порядок действий пользователя следующий:

2. Ввести данные о количестве выданных (заправленных) ГСМ и остатках ГСМ при возвращении, расчет фактического расхода ГСМ будет выполнен автоматически.

На закладке Списание ГСМ определяется список номенклатуры и направление расхода ГСМ для списания.

Для сокращения времени на заполнение списка списываемых материалов можно настроить регистр сведений Настройки отражения затрат на ГСМ и по команде Заполнить в результате сопоставления вида ГСМ и номенклатуры таблица списываемых материалов будет заполнена автоматически. В более сложных случаях списания расходов следует использовать команду Подбор. Документ позволяет гибко списывать ГСМ по различным значениям реквизитов Номенклатура, ИФО, Подразделение, КФО, Счет учета, КПС, Дополнительная аналитика, МОЛ/Место хранения, Счет учета затрат и субконто счета затрат.

После указания состава и заключения комиссии, а также проведения документа можно сформировать печатные формы «Справка-расчет расхода ГСМ» и «Акт списания МЗ (ф.0504230)».

В Справке-расчете расхода ГСМ представлены исходные данные, формулы и расчет нормативного и фактического расхода ГСМ.

Формирование отчетов для контроля корректности расходования ГСМ

Подсистема позволяет формировать следующие отчеты:

Отчеты доступны в группе Учет ГСМ панели отчетов Отчеты по материальным запасам раздела Материальные запасы.

Источник