на каком транспорте доставляются рабочие к месту работы
Как организовать и учесть доставку сотрудников к месту работы и обратно
Иногда рабочие места находятся довольно далеко от привычных транспортных магистралей, например, работа в загородных промышленных зонах, в пригородных супермаркетах и др. Случается, что график работы построен таким образом, что сам сотрудник вряд ли успеет добраться к началу рабочей смены или уехать домой после нее. И, наконец, некоторые компании включают доставку сотрудников на работу в условия трудового и/или коллективного договора.
Помимо правильной и эффективной организации прибытия к месту работы и отбытия с нее, нужно уделить внимание и учету расходов на этот «бонус». Чтобы у налоговых инспекторов не возникло претензий, траты должны быть обоснованы и правильно учтены в бухгалтерском балансе. Рассмотрим эти вопросы подробнее.
Вопрос: Облагается ли страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний стоимость доставки работников до места работы и обратно (ст. ст. 20.1, 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ)?
Посмотреть ответ
Правовое обеспечение
Трудовой Кодекс РФ в ст. 301 предусматривает доставку сотрудников до места работы и назад в случае применения вахтового метода. Обязанность доставки персонала работодателем также прописана в некоторых отраслевых соглашениях.
Во всех остальных случаях это право, а не обязанность работодателя. Оно закрепляется во внутренних нормативных документах, например, в колдоговоре, и при этом должно быть обосновано производственной необходимостью.
Вопрос: При каких условиях доставка (оплата проезда) сотрудников к месту работы и обратно признается расходом для целей налога на прибыль (п. 25 ч. 2 ст. 255, п. 26 ст. 270 НК РФ)?
Посмотреть ответ
Как можно организовать доставку
У работодателя есть несколько возможностей для облегчения сотрудникам проблемы, связанной с расстояниями, временем и транспортом, необходимыми для того, чтобы своевременно добраться до рабочего места, а по окончании работы уехать домой.
Вопрос: Облагается ли НДС доставка сотрудников к месту работы и обратно (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ)?
Посмотреть ответ
Доставка – это расход
Какой бы способ организации доставки персонала ни выбрал работодатель, он несет определенные траты. Бухгалтерия должна правильно списать эти расходы для корректного определения базы налога на прибыль, чтобы у налоговых инспекторов не возникло претензий в их обоснованности. Также немаловажным является вопрос о необходимости отчислений с этих сумм взносов в страховые фонды.
Два условия для вычета трат на доставку из расчета налога на прибыль
Налоговый Кодекс РФ не предписывает исключать суммы, затраченные на доставку персонала, из учета налога на прибыль, каким бы образом он ни производился: компенсацией расходов на общественный или личный транспорт, ведомственными или арендованными транспортными средствами (п. 26 ст. 270 НК РФ). Но существует два условия, позволяющие исключить эти траты из налогового расчета.
ВАЖНО! Для обоснования той или иной технологической особенности необходимо документальное подтверждение: утвержденным графиком работы организации с указанием часов каждой смены, технологической картой, справкой о движении общественных маршрутов от местных властей.
К СВЕДЕНИЮ! Министерство финансов РФ настаивало на одновременном соблюдении обоих условий, но сложившаяся судебная практика утвердила обоснованность исключения трат на доставку из расчетов налога на прибыль при наличии хотя бы одного из этих факторов. Все же работодателю рекомендуется не пренебрегать внутренним правовым обоснованием доставки своего персонала и его соответствием технологическим характеристикам.
Налоговый учет трат на доставку персонала
Рассмотрим две основные формы организации доставки: использование собственного (арендованного) транспорта фирмы и услуги других организаций. Как в этих случаях нужно учитывать налоговые платежи?
Доставка ведомственным транспортом
Проанализируем учет затраченных средств по основным налогам и сборам:
ВНИМАНИЕ! Причина неначисления НДС и страховых взносов – в том, что нет трат в пользу конкретных сотрудников, а также существует производственная необходимость в указанных расходах.
Доставка договорной транспортной компанией
Основные налоги и сборы будут немного отличаться от отраженных затрат по доставке транспортом фирмы:
Отражение доставки персонала в бухучете
С точки зрения бухгалтера, данные траты – это расходы по «прочим видам деятельности». Их можно отражать по дебетам таких счетов:
Эти счета в зависимости от компании-собственника транспортных средств могут корреспондировать:
Доставка работников на место работы и обратно: как правильно оформить, чтобы включить в расходы для целей налогообложения
ООО заключило договор на доставку работников на места работы и обратно. Транспортная компания за оказанные услуги выставила УПД. Нужны ли еще какие-то документы для того, чтобы уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму расходов по доставке сотрудников до места работы и обратно?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Чтобы уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму расходов по доставке сотрудников до места работы и обратно, следует закрепить эту обязанность работодателя в коллективном и (или) трудовом договоре или же обосновать производственную необходимость (технологическую особенность производства) такой доставки.
В целях документального подтверждения факта оказания услуг может использоваться универсальный передаточный документ.
Формы, порядок и периодичность составления документов по договору возмездного оказания услуг определяются сторонами этого договора.
Обоснование вывода:
Налог на прибыль
В общем случае расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами и ведомственным транспортом не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль. При этом Налоговым кодексом РФ предусмотрены некоторые исключения.
В соответствии с п. 26 ст. 270 НК РФ организация вправе включить в расходы при определении налоговой базы по налогу на прибыль затраты на оплату проезда работников к месту работы и обратно специальными маршрутами и ведомственным транспортом, если:
доставка вызвана технологическими особенностями производства (связана с режимом работы предприятия, местоположением), то есть если сотрудники организации не имеют иной возможности добраться до места работы и обратно (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ);
обязанность работодателя организовать доставку сотрудников закреплена в трудовых или коллективном договорах (п. 25 ст. 255 НК РФ).
В одних письмах специалисты Минфина России разъясняют, что должны выполняться одновременно оба условия. Если хотя бы одно из них не соблюдено, то организация не вправе учесть произведенные затраты для целей налогообложения прибыли (письма Минфина России от 23.01.2020 N 03-03-06/1/3758, от 18.03.2015 N 03-03-06/14664, от 21.04.2014 N 03-03-06/1/18198, от 31.08.2012 N 03-03-06/1/449, от 24.11.2011 N 03-03-06/1/778, от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434, от 11.05.2006 N 03-03-04/1/435). В арбитражной практике поддерживается эта позиция (постановления ФАС Северо-Западного округа от 10.12.2013 N Ф07-8924/13, ФАС Московского округа от 29.02.2012 N Ф05-10937/11).
В других письмах специалисты Минфина России указывают, что организация вправе отнести в состав расходов затраты, связанные с перевозкой работников к месту работы и обратно, если данные расходы обусловлены технологическими особенностями производства либо предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами как система оплаты труда (письма Минфина России от 27.11.2015 N 03-03-06/1/69181, от 10.01.2017 N 03-03-06/1/80079, от 16.07.2015 N 03-11-06/1/40977, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/810, от 07.11.2007 N 03-03-06/1/777). Это мнение также находит подтверждение в арбитражной практике (постановление Восьмого ААС от 12.08.2015 N 08АП-8001/15, постановление Тринадцатого ААС от 24.05.2011 N 13АП-6277/11, постановления ФАС Уральского округа от 26.04.2005 N Ф09-1626/05АК, ФАС Восточно-Сибирского округа от 06.10.2005 N А19-5465/04-5, ФАС Поволжского округа от 27.02.2006 N А65-6046/2005-СА2-9; смотрите также постановления ФАС Поволжского округа от 24.10.2006 N А65-6040/05, от 17.08.2006 N А65-23970/2005).
В письме Минфина России от 21.01.2013 N 03-03-06/1/18 разъяснено, что выплаты работникам компенсаций их расходов на проезд не могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль организаций, если налогоплательщиком организован специальный маршрут автобуса, доставляющий сотрудников к месту работы. В письме Минфина России от 04.12.2006 N 03-03-05/21 содержится даже вывод о том, что расходы организации по доставке сотрудников на работу и обратно до дома в черте города не уменьшают налогооблагаемую прибыль.
В письмах Минфина России от 30.04.2019 N 03-04-06/32414 и от 16.04.2019 N 03-03-07/26913 сказано: если расходы организации по возмещению затрат работника по проезду на работу и возвращению с работы из удаленных населенных пунктов являются формой системы оплаты труда, то такие расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли организаций в составе расходов на оплату труда при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ. В случае если указанные расходы организации не являются формой системы оплаты труда и носят социальный характер, то такие расходы не могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций независимо от того, предусмотрены эти расходы трудовыми договорами или нет (п. 29 ст. 270 НК РФ).
Таким образом, для того, чтобы уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму расходов по доставке сотрудников до места работы, достаточно закрепить эту обязанность работодателя в коллективном и (или) трудовом договоре или же обосновать производственную необходимость (технологическую особенность производства) такой доставки. В целях минимизации налоговых рисков возможно перестраховаться и выполнить одновременно оба условия. Разумеется, должно выполняться условие соответствия таких расходов требованиям ст. 252 НК РФ.
Документальное подтверждение расходов
Все расходы организации должны быть документально подтверждены (ст. 252 НК РФ).
При этом нормы главы 25 НК РФ не устанавливают конкретного перечня документов, подтверждающих те или иные расходы (письма Минфина России от 03.02.2020 N 03-03-05/6546, от 09.12.2019 N 03-03-05/95878, от 29.08.2017 N 03-03-06/1/55280, от 15.08.2017 N 03-07-08/52318, от 05.12.2014 N 03-03-06/1/62458, от 12.11.2007 N 03-03-06/1/800, определение КС РФ от 24.09.2012 N 1543-О). Из обосновывающих расходы надлежащим образом оформленных документов четко и определенно должно прослеживаться, какие расходы были произведены (письма Минфина России от 26.03.2019 N 03-03-06/2/20469, от 21.03.2019 N 03-03-07/19097) и присутствовать их связь с деятельностью, направленной на получение дохода (письмо Минфина России от 26.03.2019 N 03-03-07/20466).
Документальным подтверждением расходов по доставке работников к месту работы и обратно могут служить:
трудовой (коллективный) договор, в котором предусмотрена обязанность работодателя обеспечивать доставку работников к месту работы и обратно;
приказ руководителя об организации доставки сотрудников до места работы и обратно (в приказе необходимо указать, каким образом организована доставка, для каких категорий работников она предназначена, указать причины необходимости организации доставки сотрудников);
правила внутреннего трудового распорядка, график работы сотрудников, для которых организована доставка;
документ, подтверждающий режим работы общественного транспорта;
письмо (справка) от органов местного самоуправления об отсутствии маршрутов общественного транспорта вблизи местонахождения организации или ее структурных подразделений (или справка о том, что данное направление не обслуживается общественным транспортом);
документы, подтверждающие сам факт осуществления доставки. Так, если доставка осуществляется сторонней организацией, в общем случае нужно иметь в наличии договор о перевозке, акты на оказание услуг, счета-фактуры (УПД).
Следует отметить, это примерный перечень документов, которыми организация сможет обосновать доставку сотрудников к месту работы и обратно. Конкретный перечень таких документов будет зависеть от конкретной ситуации, обусловившей необходимость производить такую доставку.
Относительно необходимости составления акта выполненных работ и достаточности УПД для документального подтверждения расходов в целях налогообложения отметим следующее.
В соответствии с п. 5 ст. 38 НК РФ услугой для целей налогообложения признается деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности.
В законодательстве отсутствуют нормы, которые бы регулировали правила и периодичность составления документов, подтверждающих потребление услуг (смотрите, например, определение ВАС РФ от 08.12.2010 N ВАС-15640/10). Законодательной обязанности по составлению акта об оказании услуг (или иных конкретных документов, оформляемых при оказании услуг) не установлено (глава 39 ГК РФ).
Представители налоговых и финансовых органов также неоднократно сообщали о необязательности ежемесячного составления акта об оказании услуг для целей документального подтверждения расходов заказчика в случае, если из требований законодательства и (или) условий договора об оказании услуг не следует, что акт об оказании услуг связи подлежит ежемесячному составлению (письма Минфина России от 13.11.2009 N 03-03-06/1/750, от 16.04.2009 N 03-03-06/1/247, от 06.10.2008 N 03-03-06/1/559, от 09.11.2006 N 03-03-04/1/742, УФНС России по г. Москве от 11.06.2010 N 16-15/062200@).
Поэтому необходимость, порядок и периодичность составления акта по договору возмездного оказания услуг определяются сторонами этого договора.
Для того чтобы УПД мог исполнять роль первичного документа для целей бухгалтерского учета и налогообложения, он должен содержать все реквизиты, предусмотренные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»*(1).
Электронный формат УПД утвержден приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@.
Период оказания услуг исполнитель может указать в элементе «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав» (НаимТов) или «Наименование работ (услуг)» (НаимРабот).
В новом формате УПД для автоматизированной обработки такой информации выделены отдельные элементы (ДатаНач; ДатаОкон).
ФНС России указывает, что применение УПД не ограничивает права хозяйствующих субъектов на использование иных форм первичных учетных документов (письма ФНС России от 29.01.14 N ГД-4-3/1402@, от 21.10.13 N ММВ-20-3/96@).
Возможность использования УПД следует закрепить в учетной политике организации (четвертый абзац п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).
Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Учет оплаты доставки работников до места работы и обратно;
— Энциклопедия решений. Документальное подтверждение расходов в целях налогообложения прибыли;
— Энциклопедия решений. Расходы на доставку работников к месту работы и обратно специальными маршрутами и ведомственным транспортом (в целях налогообложения прибыли);
— Энциклопедия решений. Универсальный передаточный документ в целях учета расходов при налогообложении прибыли;
— Энциклопедия решений. Составление акта по договору возмездного оказания услуг;
— Оплата проезда работников к месту работы и обратно: как учесть в расходах? (Л.И. Баянова, журнал «Налог на прибыль: учет доходов и расходов», N 3, март 2017 г.);
— Какой вариант документального оформления перевозки персонала до места работы и обратно выгоднее в налоговом плане («Российский налоговый курьер», N 12, июнь 2013 г.);
— Комментарий к письму Министерства финансов Российской Федерации от 10.01.2017 N 03-03-06/1/80079 (Е.Л. Ермошина, журнал «Строительство: акты и комментарии для бухгалтера», N 2, февраль 2017 г.).
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мозалева Наталья
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
*(1) Заметим, что использование предлагаемой формы УПД в статусе первичного документа (код 2) организациями и предпринимателями, не являющимися плательщиками НДС, не влечет за собой для них обязанности по исчислению и уплате в бюджет НДС (письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).
Доставка сотрудников на работу на арендованном авто. Как отразить в учете?
СИТУАЦИЯ
Подразделение производственной организации расположено за чертой города. Рабочий день у одной части сотрудников начинается в 8.00, у другой — в 9.00, у третьей — в 11.00. До места работы раз в день ходит только один рейсовый автобус. Время прибытия его на ближайшую остановку от места работы (1 км) — 12.00.
Организация является местом основной работы для водителя. Детей (иждивенцев) у него нет.
Арендная плата и заработная плата (за вычетом всех удержаний) перечислены работнику на банковскую карточку.
Затраты по доставке сотрудников учитываются в составе общепроизводственных затрат и в конце месяца списываются в состав управленческих расходов.
РЕШЕНИЕ
Таблица бухгалтерских записей