на основании каких нормативных документов осуществляется разделение персонала

На какие категории делится персонал

Персонал – это лица, которые включены в трудовые отношения в рамках конкретного юридического субъекта. Это личный состав предприятия, в который входят наемные сотрудники, собственники и совладельцы.

Основные признаки персонала

Перед квалификацией нужно понять, кто именно относится к персоналу. Персонал характеризуется этими признаками:

Управление персоналом отличается такими особенностями, как:

Сотрудники, никак не оформленные на предприятии, не будут являться персоналом.

Нарушение трудового законодательства заключается в действиях или бездействии должностных лиц организации, нарушающих нормы Трудового кодекса, других нормативных актов, что повлекло нарушение прав работников. При нарушениях трудового законодательства действуют все виды ответственности: дисциплинарная, материальная, гражданско-правовая, административная и уголовная.
Посмотреть характеристику видов ответственности

Нормативное обоснование

Категории персонала регулируются «Инструкцией численности рабочих на предприятиях» №17-10-0370, утвержденной Госкомстатом 17 сентября 1987 года. Ключевым документом также является Классификатор профессий №367, утвержденный Постановлением Госстандарта от 26 января 1994 года. Минздравсоцразвитием было издано несколько приказов, которые утверждают квалификационные категории:

В нормативных актах выделены эти группы персонала:

Необходимость в образовании определяется в зависимости от специфики деятельности. Сложная интеллектуальная работа предполагает наличие соответствующих знаний и навыков. Для исполнения простой работы достаточно начального образования.

Основные категории персонала

Персонал – это совокупность сотрудников различных специализаций, входящих в штатный состав. Подразделяется он на две основных категории: производственный и непроизводственный. Производственный персонал занимается трудом, результат которого выражен в материальной форме. К примеру, это могут быть лица, работающие над созданием автомобилей, строительством зданий. Рассмотрим составляющие первой категории:

Вторая категория – это непроизводственный персонал. Под ним понимаются сотрудники, занятые на непромышленных хозяйствах. То есть итогом их труда не является создание чего-то материального. Примером непроизводственного персонала являются работники ЖКХ, столовых, поликлиник.

Категории руководителей

Руководители производства подразделяются на эти категории:

Руководители подразделяются по уровням управления:

Руководители низового звена управляют небольшими отделами, среднего — укрупненными подразделениями, высшего – предприятием в целом.

Классификация персонала предприятия

Персонал подразделяется на категории в зависимости от конкретных признаков. Рассмотрим их подробнее:

Одни сотрудники отличаются от других по специфике своей деятельности, особенностям трудовых взаимоотношений с предприятиями.

Дополнительная классификация

Рассмотрим дополнительные категории для разделения персонала на группы:

Классификации также поддаются должности:

К СВЕДЕНИЮ! В России существует главный Классификатор профессий.

В зависимости от чего должность относится к той или иной категории

Существуют следующие характеристики, влияющие на отношение должности к той или иной категории:

Как правило, персонал поддается четкой квалификации. Структурный состав сотрудников определяется в зависимости от особенностей конкретного мероприятия.

Источник

Нормативные документы, регламентирующие разделение труда в организации

Рациональное распределение функциональных обязанностей между работниками является необходимым условием обеспечения эффективности системы управления персоналом.

Общероссийским документом, предназначенным для решения этих вопросов является «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37 (в редакции постановлений Минтруда России от 24 декабря 1998 г. № 52, от 22 февраля 1999 г. № 3, от 21 января 2000 г. № 7, от 4 августа 2000 г. № 57, от 20 апреля 2001 г. № 35, от 31 мая 2002 г. № 38, от 20 июня 2002 г. № 44) (с изменениями на 12 февраля 2014 г.).

Каждая квалификационная характеристика, включенная в Справочник, является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников.

Справочник разработан в соответствии с принятой классификацией служащих на три категории: руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей). Отнесение служащих к категориям осуществляется в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника (организационно-административные, аналитико-конструктивные, информационно-технические).

Наименования должностей служащих, квалификационные характеристики которых включены в Справочник, установлены в соответствии с «Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов» ОК-016-94 (ОКПДТР), введенным в действие с 1 января 1996 г.

Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Требования к квалификации».

В разделе «Должностные обязанности» установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.

В разделе «Должен знать» содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей.

В разделе «Требования к квалификации» определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании».

Квалификационные характеристики могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов – должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности. На основе Квалификационного справочника могут быть разработаны типовые должностные инструкции для различных сфер деятельности.

Однако существующие отраслевые и государственные критерии неполно и чрезмерно обще описывают требования к специалистам.

Каждая организация должна адаптировать нормативы под конкретные условия. В качестве внутренних нормативных документов, регламентирующих разделение труда применяются должностные инструкции. Должностные инструкции позволяют:

— рационально распределить функциональные обязанности между сотрудниками;

— повысить своевременность и надежность выполнения задач за счет введения количественных показателей их периодичности, трудоемкости, продолжительности и т.д.;

— нормализовать морально-психологический климат в коллективе, устранить конфликты между руководителями и подчиненными;

— конкретизировать права сотрудников в части подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов;

— повысить коллективную и личную ответственность сотрудников за своевременное и качественное исполнение возложенных на них функциональных обязанностей.

Содержательная часть должностной инструкции, как правило, состоит из следующих основных разделов:

3. Должностные обязанности.

В разделе «Общие положения» устанавливается сфера деятельности сотрудника, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещения во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность сотрудника и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться сотрудник в своей деятельности. В разделе «Функции» определяются основные направления деятельности сотрудника в соответствии с заключенным им трудовым договором (контрактом). В разделе «Должностные обязанности» перечисляются конкретные виды работ, возложенные на сотрудника, указывается форма его участия в управленческом процессе (руководит, утверждает, обеспечивает, рассматривает, контролирует и т.д.).

В разделе «Права» определяются полномочия, предоставленные сотруднику для выполнения возложенных на него функций и обязанностей по отношению к вышестоящему руководству, другим функциональным руководителям, подчиненным подразделениям и отдельным сотрудникам.

В разделе «Ответственность» устанавливаются виды ответственности за несвоевременное, неэффективное и некачественное выполнение сотрудником своих должностных обязанностей.

В разделе «Связи» устанавливается круг подразделений и должностных лиц, с которыми сотрудник вступает в официальные служебные взаимоотношения и обменивается информацией.

По мере необходимости в должностную инструкцию могут быть внесены дополнительные разделы. Должностные инструкции разрабатываются в соответствии со штатным расписанием организации и являются логическим продолжением и развитием Положения об отделе.

Анализ должностных инструкций, разработанных в ряде российских организаций, показал, что типичной ошибкой менеджеров по персоналу является ограничение должностной инструкции формальным перечислением обязанностей и прав сотрудника, что обусловливает «типовой» характер инструкций. Чтобы должностная инструкция стала реальным инструментом управления необходимо предварительное решение ряда задач:

— четко определить цель деятельности сотрудника;

— на основе сформулированной цели определить совокупность задач по ее достижению;

— выделить последовательность конкретных действий (обязанностей) сотрудника по решению каждой из поставленных задач;

— наделить сотрудника реальными правами, адекватными сформулированными обязанностями;

— разработать систему критериев, позволяющих оценивать эффективность работы сотрудника в рамках конкретной должности;

— определить порядок и качество взаимодействия сотрудника по должности;

— установить систему его отчетности перед непосредственным руководителем.

Использование подобных должностных инструкций позволяет руководителю не только эффективно управлять персоналом, но и своевременно выявлять недостатки в деятельности организации. Схема распределения функциональных обязанностей представлена на рис. 6.1.

Рис. 6.1. Схема распределения функциональных обязанностей работника

Внутрифирменные профессиональные стандарты. Существующие отраслевые и государственные критерии неполно и обобщенно описывают требования к специалистам. Для решения собственных кадровых задач каждому предприятию необходимо адаптировать стандарты под конкретные условия производства. Для этого предлагается система внутрифирменных профессиональных стандартов.

Внутрифирменный профессиональный стандарт специалиста – это требования к профессиональным качествам, предъявляемые организацией к своим сотрудникам.

Цель внутрифирменного профессионального стандарта (ВФС):

— формулировка требований к персоналу в соответствии с используемыми на предприятии технологиями и уровнем организационной культуры;

— создание системы критериев внутрифирменной оценки персонала;

— подтверждение квалификации персонала;

-стимулирование индивидуального профессионального роста работников;

-определение направлений внутрифирменной профессиональной подготовки.

ВФС является критерием оценки профессионального соответствия занимаемой должности любым специалистом предприятия.

ВФС включает в себя следующие данные:

— требования к образованию и стажу работы в зависимости от квалификационной категории;

— требования к профессиональным характеристикам;

В отличие от должностной инструкции (ДИ), которая регламентирует процесс разделения труда, внутрифирменный профессиональный стандарт регламентирует требования к качеству персонала (табл. 6.3). Структура и содержание внутрифирменного профессионального стандарта на рабочие специальности отличается от структуры ВФС на специалистов.

Таблица 6.3 − Сравнительный анализ функций ДИ и ВФС.

Данные отличия определяются разрядной градацией в объеме специальности (профессии) с различными требованиями по каждому разряду, а также особыми условиями допуска к работе. По мнению разработчиков, ВФС может применяться:

— при наборе персонала для определения уровня готовности соискателя к исполнению профессиональных обязанностей в предполагаемой должности;

-при проведении конкурсов на замещение вакантных должностей в качестве критериальной основы для разработки процедур оценки конкурсантов;

— для определения потенциальных возможностей служебного роста работников из состава кадрового резерва, разработки индивидуальной подготовки;

— для развития системы внутрифирменной подготовки персонала как основы разработки направлений и программ повышения квалификации;

— как в качестве основы для разработки и совершенствования критериев и процедур при проведении внутрифирменной оценки персонала, так и для определения соответствия работника занимаемой должности, установления категории и тарифного разряда оплаты труда;

— для создания предпосылок к переходу на высший этап оценки – сертификацию персонала (подтверждение уровня квалификации) независимой стороной.

Таким образом, внутрифирменные профессиональные стандарты регламентируют основные требования к образованию, стажу, профессиональным умениям и навыкам, личностным качествам работника, необходимым для эффективной работы в должности.
Внутрифирменный профессиональный стандарт является предпосылкой для перехода к сертификации качества персонала.

Дата добавления: 2019-07-26 ; просмотров: 737 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

Источник

27 кадровых документов, без которых не обойтись

Я кадровик-практик с 1992 года, мне приходилось работать в разных организациях, начинать работу с нуля и разгребать дремучие заросли. Кстати, для опытного кадровика начинать с нуля — оптимальный вариант. Главное — получить карт-бланш от руководства организации. В новых компаниях я часто сталкивалась не только с проблемами в систематизации документов, но даже с отсутствием сейфов для хранения трудовых книжек! Обычно реальное положение дел в отделе сильно разнится с тем, что представляешь на всех этапах собеседований с руководством новой компании.

Что делать в первую очередь

Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.

Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».

Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).

Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.

За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:

Обязательные кадровые документы

В первую очередь проверьте наличие обязательных кадровых документов.

1. Приказ о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек

Некоторые кадровики могут возразить, что в должностных инструкциях такой обязанности нет. Я только «за», чтобы в каждой должностной инструкции было прописано все досконально, но мы обязаны соблюдать не только все законы о труде, но и Постановления Правительства, Приказы Минтруда и другие нормативные акты. В статье 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 сказано, что такой приказ по основной деятельности в произвольном виде должен быть (за отсутствие — штраф 30 000 руб.). Такого приказа в организации может не быть только в одном случае — если все, что касается трудовых книжек (учет, хранение, заполнение) находится в руках руководителя. Он может работать с любыми документами без дополнительных приказов в силу своих уставных полномочий.

Совет: будет лучше, если наши руководители не станут прикасаться к трудовым книжкам. Пусть каждый занимается своим делом.

2. Правила внутреннего трудового распорядка (Статьи 68, 189, 190 ТК РФ)

3. Положение об оплате труда и премировании (Статья 135 ТК РФ)

4. Положение о защите персональных данных (Глава 14, пункт 8 статьи 86 ТК РФ)

Внимание! Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании и положение о защите персональных данных — это обязательные локальные нормативные акты (ЛНА), которые должна быть в любой организации, независимо от количества сотрудников и формы собственности. За отсутствие каждого — штраф 30 000 руб.

5. Штатное расписание

Дебаты о том, обязателен ли этот документ, не утихают. Я считаю, что, если в ТК РФ есть такой термин (он упоминается в статьях 8, 57 ТК РФ), то дискутировать на эту тему не нужно. Он должен быть.

6. График отпусков (Статьи 122, 123 ТК РФ)

График отпусков по номенклатуре дел хранится только один год. Поэтому главное — посмотреть на дату утверждения документа. Он должен быть датирован не позднее, чем за две недели до наступления года, на который составлен. Отсчет всех кадровых сроков начинается на следующий день. Применительно к графику отпусков это 17 декабря.

Не забудьте проверить календарь! Например, в 2016 году 17 декабря выпало на субботу. Любой инспектор ГИТ в такой ситуации спросит, есть ли у вас приказ руководителя компании о привлечении к работе в выходной день с соответствующей компенсацией? В тот год «спаслись» только компании, у которых руководителю установлен ненормированный рабочий день — «Вышел в субботу только для того, чтобы утвердить график отпусков». Все остальные заплатили штрафы по 30 000 руб.

7. Трудовые договоры (статьи 56, 57, 67 ТК РФ) и дополнительные соглашения к ним (статьи 72, 72.1 ТК РФ)

Это отдельная тема, четко регламентированная ТК РФ.

8. Трудовые книжки (Статьи 65, 66 ТК РФ)

Речь идет о трудовых книжках, которые кадровик заполнил и взял на хранение в соответствии с приказом о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек (см. выше). Я настоятельно рекомендую, даже если принять дела не у кого, составить акт с номерами трудовых книжек, которые обнаружите. Так вы сможете аргументировать возможную пропажу книжек.

9. Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним (Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках»)

А также «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладышами в трудовую книжку». Чистые бланки должны храниться в бухгалтерии вместе с приходно-расходной книгой (статьи 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Часто бланки и приходно-расходная книга хранятся в отделе кадров, потому что бухгалтерия отказывается их брать. А это нарушение Постановления Правительства РФ. За отсутствие бланков трудовых книжек и бланков вкладышей в трудовые книжки грозит по 30 000 руб. штрафов. Количество бланков на хранении зависит от числа работников и текучести кадров.

10. Приходно–расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Хранится в бухгалтерии.

11. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы (Статьи 40, 41 Постановления от 16.04.2003 № 225). Сейчас Роструд рассматривает вопрос об отмене сургуча или пломбы. Но пока за их отсутствие в двух книгах грозит штраф — по 30 000 руб.

12. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 50 лет

Прием, перевод, прекращение трудовых отношений (увольнение), отпуска по беременности, родам, уходу за ребенком, без сохранения зарплаты, ежегодные дополнительные оплачиваемые, командировки за границу и в районы Крайнего Севера, смена персональных данных.

Внимание! Приказы, изданные до 01.01.2003 нужно хранить 75 лет (№ 43-ФЗ от 2 марта 2016).

13. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 5 лет

Отпуска ежегодные, учебные, командировки по РФ.

14. Основания к приказам по трудовым отношениям

К любым приказам по кадрам обязательно должны быть письменные основания. Например:

Важно! В соответствии со статьей 68 ТК РФ, прием на работу оформляется приказом, изданным на основании заключенного трудового договора. И в ней нет ни слова о заявлении, хотя многие организации используют именно его.

15. Личные карточки работников (Т-2)

16. Табели учета использования рабочего времени Т-13, Т-12 (статьи 91, 99 ТК РФ)

17. Записки — расчет (Т-60, Т-61)

18. Материалы по охране труда (статья 212 ТК РФ)

В зависимости от рода деятельности организации, их количество может отличаться.

19. Разрешения на обработку персональных данных работников

За их отсутствие Роскомнадзор может оштрафовать на сумму от 15 000 руб. до 75 000 руб.

Дополнительный список кадровых документов

Эти документы становятся обязательными при определенных условиях.

1. Коллективный договор (Главы 6, 7 ТК РФ)

2. Положение о коммерческой, служебной или государственной тайне

Станет обязательным, если в трудовые договоры включен пункт о необходимости их соблюдения (статья 57 ТК РФ) или работник подписал обязательство об их неразглашении.

3. Положение об аттестации

Речь идет только внутренней аттестации работников организации. Она должна регламентироваться локальным нормативным актом с указанием целей, задач, порядка проведения и оформления итогов.

4. Должностные инструкции

В качестве альтернативы можно составить только должностные обязанности (ДО). Утвердить их и, либо прописать их в трудовых договорах, либо ознакомить с ними сотрудников под расписку. Роструд рекомендует ДО (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0, 31.10.2007 № 4412-6). А термин «должностные инструкции» в ТК РФ не упоминается.

6. Графики сменности

Графики сменности должны быть в организациях, сотрудники которых на отдельных должностях работают по графикам. Графики работы нужно доводить персоналу под расписку не позднее, чем за месяц до наступления периода, на который они составляются. Форма графиков законодательно не утверждена.

7. Гражданско–правовые договоры

Очень серьезная тема и ГИТ всегда предвзято относилась к ним. На протяжении с 01.01.2005 по 31.12.2014 решение трудовой инспекции о переквалифицировании договоров ГПХ в трудовые было рекомендательным, и только суд мог сказать, что он трудовой, то с 01.01.2015 права ГИТ вернули и теперь их решение по этому вопросу стало обязательным.

8. Договоры о материальной ответственности работников

Регулируются Постановлением Правительства РФ от 14.11.2002 № 823 «О порядке утверждения перечня должностей и работ, с которыми работодатель может заключать договоры о материальной ответственности». Эти договоры могут заключаться лишь с сотрудниками, работа которых непосредственно связана с приемом или выдачей материальных или денежных ценностей.

Мы проверили только наличие нужных документов, провели начальный аудит, разложили по папкам то, что нашли. Теперь нужно подробно проанализировать содержание документов, исправить ошибки и подготовить недостающие бумаги. Этому и другим аспектам работы с персоналом можно научиться на курсах Русской Школы Управления.

Источник

Нормативные документы, регламентирующие разделение труда в организации

Рациональное распределение функциональных обязанностей между работниками является необходимым условием обеспечения эффективности системы управления персоналом.

Общероссийским документом, предназначенным для решения этих вопросов является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37 (с изменениями от 21 января, 4 августа 2000 г., 20 апреля 2001 г.).

Каждая квалификационная характеристика, включенная в Справочник, является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работником.

Справочник разработан в соответствии с принятой классификацией служащих на три категории: руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей). Отнесение служащих к категориям осуществляется в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника (организационно-административные, аналитико-конструктивные, информационно-технические).

Наименования должностей служащих, квалификационные характеристики которых включены в Справочник, установлены в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР), введенным в действие с 1 января 1996 г.

Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Требования к квалификации».

В разделе «Должностные обязанности» установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.

В разделе «Должен знать» содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей.

Пример 1

Рассмотрим в качестве примера квалификационную характеристику машинистки.

Должностные обязанности. Выполняет машинописные работы (включая подготовку матриц для получения копий материала) с рукописных, машинописных и печатных оригиналов на пишущих машинах различных систем. Воспроизводит па пишущей машине записи, сделанные на магнитных носителях (с применением диктофонов, магнитофонов), или печатает под диктовку. Следит за состоянием пишущей машины, обеспечивает сохранность и правильный уход за ней.

Должен знать: машинопись; правила орфографии и пунктуации; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации.

Машинистка I категории: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, печатание со скоростью свыше 200 ударов в минуту.

Машинистка II категории: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, печатание со скоростью до 200 ударов в минуту.

В разделе «Требования к квалификации» определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании».

На основе Квалификационного справочника могут быть разработаны типовые должностные инструкции для различных сфер деятельности.

Пример 2

В 2001 г. Издательство «Приор» выпустило серию отраслевых должностных инструкций:

Должностные инструкции в строительстве. М.: Приор, 2001. 208 с.

Должностные инструкции в торговле. М.: Приор, 2001. 176 с.

Должностные инструкции для издательских и полиграфических организаций. М.: Приор, 2001. 176 с.

Должностные инструкции для транспортных организаций. М.: Приор, 2001. 144 с.

Однако существующие отраслевые и государственные критерии неполно и чрезмерно обще описывают требования к специалистам. Каждая организация должна адаптировать нормативы под конкретные условия.

В качестве внутренних нормативных документов, регламентирующих разделение труда применяются должностные инструкции.

Должностные инструкции позволяют:

· рационально распределить функциональные обязанности между сотрудниками;

· повысить своевременность и надежность выполнения задач за счет введения количественных показателей их периодичности, трудоемкости, продолжительности и т.д.;

· нормализовать морально-психологический климат в коллективе, устранить конфликты между руководителями и подчиненными;

· конкретизировать права сотрудников в части подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов;

· повысить коллективную и личную ответственность сотрудников за своевременное и качественное исполнение возложенных на них функциональных обязанностей.

Содержательная часть Должностной инструкции, как правило, состоит из следующих основных разделов:

В разделе «Общие положения» устанавливается сфера деятельности сотрудника, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещения во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность сотрудника и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться сотрудник в своей деятельности.

В разделе «Функции» определяются основные направления деятельности сотрудника в соответствии с заключенным им трудовым договором (контрактом).

В разделе «Должностные обязанности» перечисляются конкретные виды работ, возложенные на сотрудника, указывается форма его участия в управленческом процессе (руководит, утверждает, обеспечивает, рассматривает, контролирует и т.д.).

В разделе «Права» определяются полномочия, предоставленные сотруднику для выполнения возложенных на него функций и обязанностей по отношению к вышестоящему руководству, другим функциональным руководителям, подчиненным подразделениям и отдельным сотрудникам.

В разделе «Ответственность» устанавливаются виды ответственности за несвоевременное, неэффективное и некачественное выполнение сотрудником своих должностных обязанностей.

В разделе «Связи» устанавливается круг подразделений и должностных лиц, с которыми сотрудник вступает в официальные служебные взаимоотношения и обменивается информацией.

По мере необходимости в должностную инструкцию могут быть внесены дополнительные разделы, такие как:

· Порядок утверждения и изменения Должностной инструкции.

В разделе «Поощрения» указываются формы материального и морального стимулирования сотрудника за решение задач управления и достижение конкретных результатов.

В разделе «Порядок утверждения и изменения Должностной инструкции» рассматривается технология ее разработки и внесения в данный документ соответствующих корректив, связанных с организационными и технологическими изменениями в организации.

Должностные инструкции разрабатываются в соответствии со штатным расписанием организации и являются логическим продолжением и развитием Положения об отделе.

Анализ должностных инструкций, разработанных в ряде российских организаций, показал, что типичной ошибкой менеджеров по персоналу является ограничение должностной инструкции формальным перечислением обязанностей и прав сотрудника, что обусловливает «типовой» характер инструкций.

Пример 3

На одном из крупных уральских предприятий после собрания молодых специалистов попросили пойти на свои рабочие места и принести должностные инструкции. Из 150 участников собрания вернулись только 40. Из 40 только 5 знали содержание инструкций и только один заявил, что он ей руководствуется.

Чтобы должностная инструкция стала реальным инструментом управления необходимо предварительное решение ряда задач:

· четко определить цель деятельности сотрудника;

· на основе сформулированной цели определить совокупность задач по ее достижению;

· выделить последовательность конкретных действий (обязанностей) сотрудника по решению каждой из поставленных задач;

· наделить сотрудника реальными правами, адекватными сформулированным обязанностям;

· разработать систему критериев, позволяющих оценивать эффективность работы сотрудника в рамках конкретной должности;

· определить порядок и качество взаимодействия сотрудника по должности;

· установить систему его отчетности перед непосредственным руководителем.

В качестве примера рассмотрим неформальную должностную инструкцию, разработанную В.Е. Леваковым.

Пример 4

менеджера отдела продаж

Основной сферой деятельности менеджера отдела продаж является осуществление процесса прямых продаж продуктов всей товарной линейки в рамках стратегии компании.

Менеджер отдела продаж назначается и освобождается от должности приказом генерального директора ООО «____________». На время отсутствия замещается другим менеджером по продажам отдела по распоряжению начальника отдела продаж. Менеджер отдела продаж непосредственно подчиняется начальнику отдела продаж, директору по маркетингу и генеральному директору ООО «___________».

Менеджер отдела продаж обязан твердо знать (руководствоваться в своей работе):

— должностную инструкцию менеджера отдела продаж;

— положение о зарплате менеджера отдела продаж;

— положение о работе с клиентом.

2. Направления деятельности

Менеджер по продажам отвечает за поддержание и развитие оборота по продажам продуктов всей товарной линейки компании заданной группе клиентов.

В рамках обслуживания своей группы клиентов (своего географического региона) менеджер по продажам решает следующие основные задачи:

— осуществление продаж всех продуктов товарной линейки компании;

— поиск и привлечение новых клиентов;

— сбор и первичная обработка информации.

Менеджер по продажам обязан:

для осуществления продаж всех продуктов товарной линейки компании:

— досконально знать номенклатуру всех продуктов товарной линейки компании, их потребительские свойства, постоянно поддерживать качественный уровень этой информации;

— составлять и утверждать у начальника отдела продаж план по продажам продуктов всей товарной линейки компании своей группе клиентов на заданный временной интервал;

— консультировать клиентов по телефону и при личном общении по наличию и прогнозу наличия, цене, потребительским свойствам, условиям поставки и оплаты продуктов, доставке, особенностям работы склада, взаимодействию но рекламациям;

— в процессе коммуникаций доводить до клиентов информацию о продуктах всей товарной линейки компании;

— жестко отстаивать интересы компании при выборе варианта отпуска продуктов товарной линейки компании;

— в случае необходимости продажи товара ниже установленной цены запрашивать разрешение на данную операцию у начальника отдела продаж;

— контролировать своевременность оплаты заказа, в случае необходимости добиваться от должников немедленной ликвидации задолженности, достигать положительного результата;

— технически оформлять процесс продажи продуктов товарной линейки компании;

— контролировать правильность выдачи товара клиенту по выписанной накладной;

— в случае необходимости принимать решительные меры по ликвидации выявленного несоответствия;

— рассчитывать выгодность конкретного клиента для компании, по согласованию с начальником отдела продаж корректировать в зависимости от полученной информации взаимодействие с ним;

— постоянно отслеживать оборот своих клиентов, планировать и предпринимать действия по его увеличению и расширению ассортимента, добиваться положительного результата;

— привлекать клиентов компании к участию в маркетинговых программах и активно участвовать в них самому;

— управлять процессом реализации комплекса мерчандайзинга у клиентов компании, контролировать эффективность процесса рекламирования продуктов компании в местах их продаж;

— разбираться в причинах потери клиентов, по согласованию с начальником отдела вырабатывать и реализовывать меры по из «возврату» и добиваться положительного результата;

— оценивать потребность в данной информации и периодически (но не реже одного раза в год) самостоятельно или по поручению начальника отдела продаж проводить сверку задолженности клиентов;

для поиска и привлечения новых клиентов:

— постоянно отслеживать рыночные возможности в рамках своего сегмента продаж, находить и осуществлять коммуникации с перспективными (новыми или неохваченными ранее) клиентами, доводить до них информацию о компании, продуктах, тех выгодах, которые им принесет сотрудничество, добиваться положительного результата;

— вскрывать потребности клиента, предлагать возможности из удовлетворения, проводить презентации товара, добиваться положительного результата;

— информировать потенциальных клиентов о существующих и планируемых маркетинговых программах, инициировать их потребность в построении деловых отношений, добиваться положительного результата;

для сбора и первичной обработки информации:

— по запросу собирать информацию о ценах, продуктах, активности конкурентов, нереализованном спросе на своем сегменте и т.п., обрабатывать и предоставлять ее начальнику отдела продаж;

— в случае особой важности информации немедленно доводить ее до начальника отдела продаж;

— собирать любую первичную маркетинговую информацию по прямому указанию начальника отдела продаж.

3. Критерии эффективности деятельности и ответственность

Эффективность деятельности менеджера по продажам оценивается по следующим критериям:

В целях полного и качественного выполнения возложенных на менеджера по продажам должностных обязанностей ему предоставляются следующие права:

— пользоваться всеми ресурсами, имеющимися в наличии у компании, для осуществления продаж и развития клиентской сети;

— получать любую информацию, имеющуюся у компании, необходимую для осуществления продаж и развития клиентской сети;

— аргументированно отстаивать перед начальником отдела продаж несоответствие продажной цены продукта рыночной ситуации, необходимость коррекции плана продаж, изменения ассортимента или условий работы с клиентом;

— аргументировано требовать от начальника отдела продаж наличия любых планируемых к продаже продуктов компании;

— требовать установленным порядком и в установленные сроки необходимую информацию и данные от должностных лиц фирмы, определенных настоящей инструкцией;

— приходить (обращаться за помощью) к начальнику отдела продаж, а в случае необходимости к директору по маркетингу с предложениями по любым вопросам, связанным с его служебной деятельностью и развитием компании.

Использование подобных должностных инструкций позволяет руководителю не только эффективно управлять персоналом, но и своевременно выявлять недостатки в деятельности организации.

В общем виде схема распределения функциональных обязанностей может быть представлена в следующем виде:

Схема распределения функциональных обязанностей

Источник