в совещании примет участие директор
Письмо-вызов на совещание
Письмо-вызов на совещание (приглашение) оформляют в больших организациях, когда необходимо созвать для решения каких-либо задач работников подразделений или руководителей компаний-партнеров. Разберемся, как его составить.
Общие сведения
Если компания проводит важное совещание, куда должны подъехать партнеры, исполнители работ и т.д., то необходимо составить специальное уведомление о будущем событии. Обычно оформляют его в виде письма-приглашения или письма-вызова. Документ отправляют участнику заранее, например, за 2 недели или за 10 дней. Бывает, что встреча происходит вне плана, тогда сроки могут быть и короче.
Цель письма — уведомить о будущем совещании, о времени и месте его проведения. Также нужно написать, чему именно будет посвящена встреча, приложить подробный план совещания.
Кому можно отправить такое письмо:
Составлением письма занимается обычно секретарь или помощник руководителя. Он же берет на себя организацию совещания.
Составляем письмо-вызов (приглашение) на совещание
Такой документ компания разрабатывает самостоятельно. Его печатают на бланке с логотипом организации.
Требования к тексту таковы: не должно быть разговорных включений, двусмысленности, текст не должен быть длинным, но его содержание должно быть понятно с первого прочтения. Необходимо пользоваться стандартными формулировками, как и для любых деловых писем: «Сообщаем Вам», «Просим Вас», «Приглашаем Вас» и т.д.
В письме-вызове на совещание нужно указать такие сведения:
Письмо передают с курьером, либо, если оно предназначено для работника этой же компании, передают с секретарем. Также можно отправить его с помощью электронной почты.
Образец письма
Финансовому директору
ООО «Ландыш»
Кондратьеву Н.А.
Вызов на совещание
Уважаемый Николай Алексеевич!
Согласно плану работ по застройке ЖК «Солнечный» «26» октября 2020 года в 10 ч. 00 мин. состоится рабочее совещание с участием представителей заказчика и подрядчиков. Место проведения совещания — зал для переговоров ООО «Гладиолус» по адресу г. Пермь, ул. Сосновая, д. 12, оф. 13. Продолжительность совещания — 1 ч. 30 мин. На повестке дня обсуждение порядка выполнения совместных работ до конца текущего года и подписание всей необходимой документации.
В связи с изложенной информацией просим Вас посетить данную встречу.
Контактное лицо — секретарь Смирнова Екатерина Ивановна.
Тел. 8 (342) 666-66-66, e-mail: smirnova@glad.ru»>smirnova@glad.ru
План совещания прилагается.
С уважением, заместитель генерального директора
Игорь Иванович Семенов Семенов
Поиск ответа
| Вопрос № 306920 |
Приглашаем студентов ФГБОУ «Ромашка», ИвановаИ.К., ПетроваиО.И., принять участие в Финальном туре конкурса. Нужно обособлять ФИО?
Ответ справочной службы русского языка
Обособление не требуется: Приглашаем студентов ФГБОУ «Ромашка» Иванова И. К., Петрова О. И. принять участие в финальном туре конкурса.
Добрый день! Как правильно «в команде приняли участие работники. » или «в составе команды приняли участие работники. «?
Ответ справочной службы русского языка
Оба варианта некорректны. Возможные варианты: в команду вошли, в состав команды вошли работники... А принять участие можно в работе, соревнованиях, какой-либо деятельности и т. д.
Добрый день! Скажите, пожалуйста, как правильно говорить: принять участие В гала-концерте или НА гала-концерте? Если убрать «гала-«, то благозвучнее будет «в концерте» (соответственно, в гала-концерте). Но в СМИ используется вторая форма с предлогом на.
Ответ справочной службы русского языка
Слова принять участие требуют предлога в, поэтому верно: принять участие в гала-концерте.
Ответ справочной службы русского языка
В Вашем случае нормативно написание местоимения с прописной буквы. Человека, знакомого с правилами орфографии и уважающего эпистолярные традиции, обращение на вы (со строчной буквы) в личном письме неприятно удивит. И эта орфографическая мелочь может повредить репутации пишущего.
Как правильно писать «нестрашно» в данном предложении и расставить запятые? (Первое предложение для контекста). А что делать, если я пропустил занятие? Не страшно, для того чтобы поехать в поездку вы должны посетить минимум 85% встреч.
Ответ справочной службы русского языка
Корректно: А что делать, если я пропустил занятие? Нестрашно: для того чтобы принять участие в поездке, вы должны посетить минимум 85% встреч.
Добрый день! Помогите, пожалуйста, нужна ли запятая, если «ПО Возможности» в начале предложения? ПРИМЕР: По возможности (,) просим принять участие в проверках представителей департамента.
Ответ справочной службы русского языка
Слова по возможности не обособляются. Указанная запятая не нужна.
Добрый день. Какой знак поставить вместо скобок — запятую или тире?
Регистрируйся сейчас( ) и ты ещё успеешь принять участие занятиях.
Ответ справочной службы русского языка
Здесь можно поставить любой из этих знаков: Регистрируйся сейчас, и ты ещё успеешь принять участие в занятиях. Регистрируйся сейчас – и ты ещё успеешь принять участие в занятиях.
Ответ справочной службы русского языка
Правила меняются не так часто, а изменения охватывают не такое большое число слов, как может показаться. Но изменения неизбежны, ведь язык не стоит на месте, в нем постоянно что-то меняется, а филологи фиксируют новые нормы в словарях и справочниках. Чтобы успевать за изменениями в языке, достаточно просто пользоваться современными словарями и справочными пособиями.
И еще один важный момент, раз уж зашла речь о Тотальном диктанте. Даже если человек напишет диктант в строгом соответствии с тем, как его учили, это может не спасти его от ошибок, но не потому, что правила изменились, а потому, что его могли чему-то не научить. В школе изучаются не все правила правописания, школа дает базовые, основные сведения по русскому языку (как и по любому другому предмету, ведь, например, в школьном курсе физики тоже не излагаются абсолютно все сведения по физике). Чтобы безупречно владеть языком, нужно продолжать его изучать и после школы. И одна из задач Тотального диктанта, на котором участникам, в отличие от школьных диктантов, предлагают написать не учебные, не адаптированные тексты, – продемонстрировать это, показать, что русский язык сложнее, глубже и интереснее, чем кажется многим после 11 классов, рассказать о правилах правописания, которые человек забыл после школы или о которых просто не упоминали на уроке русского языка.
Как правильно пишется фраза
Приглашаем Вас принять участие в интернет-опросе, ПРОВОДИМОМ специалистами или ПРОВОДИМЫМ?
Ответ справочной службы русского языка
Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста. Нужны ли запятые перед словом «кто» и после слова «создание» вот в таком предложении:
(С окончаниями в словах все правильно?)
Ответ справочной службы русского языка
Подскажите пожалуйста верно ли написано предложение: «Приглашаем Вас принять участие в работе Круглого стола, которая проводится в рамках проекта ***.»
Ответ справочной службы русского языка
Может быть, так: в работе круглого стола, КОТОРЫЙ проводится в рамках проекта?
Ответ справочной службы русского языка
Вот правило: после однородного члена предложения, присоединяемого союзом а также или а то и, запятая не ставится, т. е. он не обособляется. См. справочник Д. Э. Розенталя «Пунктуация» (пункт 7 на этой странице).
Ответ справочной службы русского языка
Верно: принять участие в торжественной церемонии открытия форума, которая состоится.
Корректна ли следующая фраза (каждое утро звучит на белгородском радио):
«Приглашаем вас принять участие и посетить выставку. » (далее идет название выставки)?
Ответ справочной службы русского языка
Предложение некорректно. Возможный вариант: Приглашаем вас принять участие в выставке и посетить экспозицию.
Как правильно: «на этапе» или «в этапе»? Мне кажется: » принять участие в этапе», но «провести исследование на этапе», т.е. провести исследование в этапе нельзя. Права ли я? Спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
Вы правы в том, что выбор предлога зависит от предшествующего глагола.
Восемь правил эффективных совещаний
Каждую неделю руководители участвуют в десятке совещаний с составом от пяти до 10 человек: в совещаниях по стратегическим вопросам, крупным проектам, развитию новых направлений бизнеса. У менеджеров высшего звена на совещания уходит 60% рабочего времени, да и то при условии, если встречи хорошо организованы. Никто не ставит под сомнение важность совещаний, но они имеют обыкновение затягиваться и вместо запланированных 1,5 ч длятся по 3–5 ч. Вот восемь правил, которые позволяют руководителю вдвое сократить временные затраты на 3-часовое совещание с 5–7 участниками.
1. Совещание начинается с подготовки. Мало разослать всем приглашение в Outlook с темой. Не поленитесь составить повестку – перечислить, какие вопросы будут рассмотрены и каков лимит времени на каждый вопрос. Таким образом участники сэкономят 5–7 мин на знакомство с регламентом, а качество обсуждения повысится.
2. Определите необходимый минимум участников. Чем больше участников, тем больше времени может быть потеряно. Не приглашайте участников только потому, что их присутствие не помешает. Задайтесь также вопросом, насколько необходимо участникам присутствовать на протяжении всего совещания. Иногда некоторых участников можно пригласить только на те 20 мин, в течение которых будет обсуждаться вопрос, в котором их участие необходимо, и отпустить после. Таким образом можно сократить состав на 2–3 человека и сэкономить до 15–20 мин совещательного времени (ведь каждый из присутствующих захочет высказаться по двум-трем вопросам повестки).
3. Позаботьтесь о том, чтобы все участники заранее погрузились в тему. Изучать информацию с нуля непосредственно во время совещания – значит потратить много нужного времени впустую. Распределите, кто какой вопрос готовит и какие материалы следует заранее выслать всем участникам совещания. Тем самым вы сэкономите 20–30 мин на вникание участников в детали. Бывали и случаи, когда после предварительного знакомства с материалами становилось ясно, что обсуждать еще нечего – проект слишком сырой.
4. Введите штрафы за опоздания. Сколько приходится ждать тех, кто не приходит вовремя? Минут 10, а то и 15. Штрафы вылечили многих опаздывающих. Имеет значение размер штрафа и наглядность наказания. Если в совещании участвуют восемь сотрудников со средней зарплатой по 200 000 руб. в месяц, задержка совещания на 10 мин обойдется компании в 1500 руб. Если кто-то долго привыкает к пунктуальности – у вас будет бюджет на корпоратив в конце года.
5. Контролируйте соблюдение регламента. Это требует мужества, и, возможно, пара совещаний у вас уйдет на то, чтобы доказать серьезность своих намерений не позволять тратить время впустую. Вы или назначенный вами сотрудник должны настойчиво напоминать о превышении регламента. Запланировали 15 мин на презентацию – значит, через 15 мин время истекло. Через некоторое время все в компании уже поймут, что за 15 мин нельзя рассказать презентацию из 50 слайдов. Также под вашим бдительным контролем должен находиться лимит времени на одно высказывание. Двух минут вполне достаточно, совещание – не место для пространных монологов. Мягко останавливайте увлекшихся и следите за тем, чтобы высказались все присутствующие – иначе зачем вы всех этих людей собрали? Экономия может превысить 30 мин.
6. Придерживайтесь основной темы. Больше всего времени уходит на само обсуждение. И вам придется не только следить за регламентом, но и выступать в роли фасилитатора, мастерски отслеживающего, чтобы дискуссия не переключалась на побочные вопросы и оставалась конструктивной. Как только начинается обсуждение темы, не имеющей отношения к повестке совещания, вмешивайтесь со словами: «Это другой вопрос, зафиксируем его на будущее». На пресечении уводов дискуссии в сторону можно сэкономить 10 мин.
7. Не позволяйте обсуждению превратиться в эмоциональную и непродуктивную перепалку. Чем жестче сотрудники отстаивают позиции, чем яростнее нападают друг на друга, тем меньше пользы для дела. Найдите, в чем все единодушны, зафиксируйте эти тезисы. Сформулируйте пункты, по которым позиции участников разошлись, и определите, как будут разрешаться эти противоречия. Или решение будет принято прямо на совещании, или потребуется собрать дополнительную информацию, или нужно привлечь эксперта, который не присутствует на совещании. На эмоциях и пустых спорах можно сэкономить 10–15 мин.
8. Зафиксируйте письменно все решения, принятые на совещании. И обязательно с датами исполнения и ответственными по каждому вопросу. Такой протокол совещания нужно разослать всем участникам. Если вы качественно провели совещание и точно сформулировали все непроработанные вопросы, этот протокол послужит основой повестки нового совещания. Если протокола нет – значит, совещание прошло впустую. Потому что за ним не последует никаких конкретных действий.
Эти простые правила позволят сэкономить 1,5–2 ч. Самое сложное для руководителя, ведущего совещание, – то, что он сам вовлечен в тему и должен принимать управленческие решения в ходе обсуждения. Он участвует в дискуссии, вникает в детали – и становится обычным участником, теряющим контроль над ситуацией. Ведущему нужно периодически абстрагироваться от содержания и смотреть на совещание как на процесс, хотя это и трудно.
Как правильно и с пользой провести рабочее совещание
Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять.
Проведение совещаний нужно сделать системой
Зачем проводить совещания
Еще совещания дисциплинируют работников. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению. И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону. Стоишь, солидный и в костюме от “Бриони”, а тебя отчитывают, как первоклассника. Нет уж, лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях.
Виды совещаний
Совещания бывают плановыми и внеплановые:
Готовимся к совещанию правильно
Оперативки не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:
Правила проведения рабочего совещания
Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом.
Не делайте встречу однобокой
Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:
Не превращайте оперативку в набор формальностей
Хвалите подчиненных
Давайте всем право голоса
Собрание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором он не был. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Сделать это проще простого: после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний. Вообще как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать.
Делайте лирические отступления
Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе. Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным. Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей. На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.
С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.
Протокол совещания
Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:
Копии протоколов раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде. Пусть повесят у себя в офисе и вдохновляются. Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите да проверьте, как выполняются ваши поручения и нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом не сообщают.
Подытожим
Совещание. Кто примет участие в совещании
Что такое «совещание»? Само слово происходит из праславянского «совет», «вече». В те давние времена избранные, как правило, самые мудрые и опытные представители общества, организовывали встречу. Ее целью было обсуждение определенной темы или проблемы и принятие решений, которые должны были или разрешить возникшую проблему, или регламентировать общественный порядок.
Толковый словарь В. Д. Дмитриева раскрывает значение названного слова так:
с., употр. сравн. часто
Морфология:(нет) чего? совеща́ния, чему? совеща́нию, (вижу) что?совеща́ние, чем? совеща́нием, о чем? о совеща́нии; что? совеща́ния, (нет) чего? совеща́ний, чему? совеща́ниям, (вижу) что? совеща́ния, чем? совеща́ниями, о чем? о совеща́ниях
Вам будет интересно: Проныра – это. Значение слова и синонимы
1. Совещанием называют встречу нескольких людей с целью совместного обсуждения практических, деловых вопросов.
Короткое, важное совещание. Утреннее, срочное совещание. На 10:00 было назначено совещание руководителей отделов. В Москве прошло совещание представителей деловых кругов.
2. Совещанием на высшем уровне в прессе называют деловую, официальную встречу глав государств.
3. В судебной практике совещанием называют закрытую беседу присяжных или судей, где устанавливается форма приговора для подсудимого.
Вам будет интересно: Периоды истории России: названия, временная периодизация, главные события
По окончании прений суд удалился на совещание.
Цель проведения
Проведение совещаний преследует несколько целей:
Босс решает
Кто примет участие в совещании, периодичность и продолжительность сборов, а также какова их цель, решает руководитель.
Виды и типы совещаний
Совещания являются мощным инструментом управления и менеджмента. Среди них различают:
Эффективность проведения зависит от организации собраний. Она должна учитывать структуру предприятия, специфику взаимодействия сотрудников, способы коммуникации, занятость каждого из участников, необходимость решения вопросов и их актуальность.
Оперативные, итоговые и проблемные
В рабочем совещании примут участие сотрудники, которых назначает непосредственный начальник. Перечень обсуждаемых вопросов стандартный: итоги прошедшего дня, постановка целей на сегодня и так далее. Такие совещания непродолжительны по времени. Проводятся регулярно, о чем все участники оповещены заранее.
Итоговые совещания собирают с целью обсуждения какого-то большого объема работы. Это может быть:
К таким совещаниям идет тщательная подготовка. Принять участие в совещании по итоговому вопросу приглашают заранее. Участников назначает руководитель. Он же уточняет перечень необходимых материалов для успешного проведения. Время регламентируется как для каждого выступления, так и в общем. Совещание протоколируется. С содержанием протокола всех участников необходимо ознакомить.
Проблемные совещания организовывают по необходимости, Как правило, это обстоятельства форс-мажор, незапланированные ситуации. Принять участие в совещании по возникшему вопросу приглашает лицо, ответственное за решение проблемы. Участников назначает руководитель. По времени регламент не установлен. В итоге совещания принимается решение проблемы, проводится анализ причин возникновения, создается перечень превентивных мер. Протоколирование обязательно.
Приглашение
Возможные ошибки проведения совещаний
Каждый, кто примет участие в совещании, отвечает за его успешное и эффективное проведение. Перечислим типичные ошибки участия, организации и проведения:
Снижают эффективность совещаний и обыкновенные опоздания.
Методы проведения
В каждом собрании есть:
От того что представляют собой предмет и объект, зависит выбор метода проведения. Перечислим основные: